9 bước để thuyết trình trong một sự kiện. Chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện và việc mà tổ chức các hội nghị, chương trình đàm phán, phương án kinh doanh, hiệp hội,….. và hiển nhiên những người đứng lên phát biểu, trình bày trong sự kiện đều là những người quan trọng, ảnh hưởng đến phần còn lại của sự kiện và tuỳ thuộc vào từng vị trí tương tác giữa người thuyết trình và khán giả của họ.
Trên hình là chủ tịch hội đồng quản trị công ty lúa gạo Việt Nam – VINARICE đứng lên chia sẻ phát biểu tại hội nghị khách hàng diễn ra tại Vũng Tàu do công ty tổ chức sự kiện MATA tổ chức
Và với vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiêp, dưới đây chúng tôi chia sẻ 9chín phương pháp phân phối bản trình bày hiệu quả có thể giúp bạn thu hút khán giả. Chỉ cần làm theo những gợi ý đơn giản này để cung cấp một bản trình bày sự kiện thành công.
Khám phá các phương pháp để mang đến một bài thuyết trình sự kiện thành công
9 bước để thuyết trình trong một sự kiện
1. Quy tắc 20 phút
Nếu bạn không cảm thấy bài thuyết trình của mình trôi chảy như mong muốn ở mốc 20 phút trước khi đến giờ phát biểu, thì bạn sẽ không đạt được bất cứ điều gì bằng cách nhồi nhét nó trong đầu vào thời điểm đó. Đã quá muộn cho điều đó. Trên thực tế, bạn sẽ chỉ làm cho mọi thứ tồi tệ hơn cho chính mình.
Vào T-20 phút trước khi phóng, hãy cất tài liệu của bạn đi. Bây giờ bạn nên biết rằng bạn có điều gì đó có giá trị để chia sẻ với khán giả. Nắm lấy điều đó. Bỏ qua mọi nghi ngờ. Bạn đã cam kết với điều này và bạn cần phải làm cho bộ não của mình hoạt động đúng đắn.
Hãy tin những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi, đây là bước quan trọng không kém cho những phần tiếp theo của bạn.
2. Bước lên sân khấu
Đó là một cú sốc lớn trong vài lần đầu tiên bạn đứng trước một lượng lớn khán giả. Tất cả những khuôn mặt đó trông khác rất nhiều trên bục giảng so với khi bạn ngồi thoải mái giữa họ.
Chắc chắn, làm điều này. Lên sân khấu, hoặc bất cứ nơi nào bạn sẽ nói, 20 phút trước buổi thuyết trình trực tiếp. Điều đó sẽ giúp bạn bớt bỡ ngỡ ban đầu khi bước chân lên đó thực sự. Cảm thấy thoải mái với căn phòng khi nó trống rỗng. Biến nó thành căn phòng của bạn. Chỉ cần đứng đó trong vài phút và thực hành ba câu mở đầu đầu tiên của bạn.
Cũng cảm thấy thoải mái với điều khiển từ xa và micrô. Có máy tính xách tay trên bục giảng mà bạn cần sử dụng không? Bạn có cả cây bút lazer điều khiển từ xa không? Bạn có biết làm thế nào để sử dụng chúng? Nếu định đi loanh quanh trong phòng, bạn có biết không nên đi trước loa nào để tránh phản hồi âm thanh khó chịu không?
Những vấn đề nhỏ này nếu bạn là người lần đầu lên sân khấu, bạn đừng ngại tập dợt trước khi lên sân khấu nhé, bạn có thể yêu cầu các nhân sự của các công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ bạn ngay lúc đó, họ sẽ chỉ ra những ưu nhược điểm của sân khấu, ánh đèn và cả âm thanh, hệ thống máy lạnh hay cả đèn trình chiếu kèm theo.
3. Chỉ cần thở
Tôi đã bắt đầu làm điều này trước bài thuyết trình thứ ba của mình và nó đã tạo ra rất nhiều sự khác biệt để giúp tránh cảm giác bồn chồn. Khoảng 10-15 phút trước khi nói, hãy đi bộ ra khỏi phòng nơi bạn có thể ở một mình trong vài phút. Tập trung vào hơi thở của bạn. Quên hoàn toàn nội dung thuyết trình đi. Nếu bạn đã chuẩn bị tốt, nó sẽ ở đó trong não bạn khi bạn cần.
Mục tiêu ở đây là thoát ra khỏi đầu và thả lỏng cơ thể. Đó là một sự thay đổi sinh lý. Bản trình bày trực tiếp là bản trình bày trực tiếp và bây giờ bạn cần bắt đầu tương tác với mọi người, không chỉ bản thân bạn. Một cách tuyệt vời để làm điều đó là chỉ cần thả lỏng cơ thể và thở chậm lại. Bạn là con người. Là con người. Đừng là một bản chiếu PowerPoint biết đi, biết nói.
4. Đi bộ giữa khán giả
Tôi dành 10 phút cuối cùng trước bất kỳ bài thuyết trình nào để thu hút những người đã có mặt trong phòng. Nói xin chào, làm quen với ai đó, bắt tay hoặc chỉ đi chơi với những người bạn đã biết. Nụ cười. Nếu bạn không muốn cười, thì hãy thay đổi cảm giác của bạn.
Đồng thời, hãy nghĩ về cách bạn muốn đi giữa các khán giả trong suốt bài thuyết trình nếu đó là một phần trong kế hoạch của bạn. Tôi thích di chuyển hơn khi thuyết trình nên tôi đi loanh quanh một chút trước buổi giao lưu trực tiếp.
5. Làm chủ sự khởi đầu cho các bài thuyết trình sự kiện thành công
Bạn sẽ đọc rất nhiều nội dung về diễn thuyết trước đám đông về cách bạn nên mở đầu thật ấn tượng hoặc nói điều gì đó hài hước để khiến khán giả và chính bạn cảm thấy thoải mái. Nếu bạn có thể, tuyệt vời. Nhưng nếu bạn cố gắng ép buộc một trò đùa và nó diễn ra suôn sẻ, thì bạn đang tự đào hố cho mình ngay lập tức. Biết điểm mạnh của bạn và tận dụng chúng. Nếu bạn là kiểu người vui vẻ, hãy làm theo điều đó. Nếu bạn hướng đến nội dung, giống như tôi, hãy đưa ra một giai thoại thú vị.
Hầu hết mọi người thích bạn bỏ qua những câu nói tầm thường chung chung như, Thật tuyệt khi được ở đây, hoặc Hôm nay mọi người thế nào? Nhưng bạn phải nói điều gì đó, phải không? Bạn không thể chỉ đứng đó im lặng hoặc mọi người sẽ nghĩ bạn kỳ quặc.
Bạn phải là chính mình và chấp nhận 100 phần trăm đó. Tôi thường chơi nó một chút bảo thủ lúc đầu. Những dòng mở đầu hay nhất mà tôi tìm thấy thường bao gồm việc cảm ơn bất cứ ai yêu cầu tôi trình bày hoặc giúp tôi trong quá trình chuẩn bị. Bạn không bao giờ có thể đi sai với điều đó.
6. Kết nối với khán giả của bạn
Điều bình thường là khi bạn mới bắt đầu nói trước công chúng mà không nghĩ đến khán giả. Bạn đã dành nhiều thời gian làm việc với nội dung một mình, nhưng bạn không còn đơn độc nữa. Lời khuyên tốt nhất mà ai đó từng nói với tôi về việc nói trước công chúng là: Đó không phải là về những gì bạn giao tiếp. Đó là về những gì khán giả của bạn hiểu.
Đó không phải là về những gì bạn giao tiếp. Đó là về những gì khán giả của bạn hiểu.
Vì vậy, ngay từ đầu, hãy nhớ nhìn khán giả của bạn bên phải, bên trái và trung tâm. Hãy nỗ lực có ý thức để làm điều đó trong suốt bài thuyết trình của bạn, cho bạn điều gì đó để nói ngay từ đầu và đó là một cách tương tác tuyệt vời để thu hút khán giả vào trải nghiệm nhóm tập thể.
7. Hội thoại so với thuyết trình
Trừ khi nó không phù hợp với bài thuyết trình của bạn, vì bất kỳ lý do nào, hãy coi trải nghiệm này như một cuộc trò chuyện. Viết ghi chú ở đâu đó mà bạn có thể thấy có nội dung cuộc trò chuyện trong đó. Một bài thuyết trình tốt là một cuộc đối thoại. Bạn đang đồng tạo ra những bài học rút ra. Bạn muốn khai thác điều đó trong suốt bài thuyết trình của mình.
Nếu bạn đang sử dụng một nền tảng công nghệ để thu hút khán giả, hãy đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian để sử dụng nó. Bạn cần sắp xếp thời gian để giải thích quy trình, hiển thị các câu hỏi thăm dò ý kiến, chờ đợi câu trả lời, tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện xung quanh các câu trả lời và có mặt tại thời điểm đủ để cung cấp thông tin chi tiết của riêng bạn ngay tại chỗ.
8. Tránh: “Có Ai Có Câu Hỏi Nào Không?”
Tôi đã nhiều lần trải qua sự im lặng hoàn toàn sau khi hỏi, Có ai có câu hỏi nào không? Thay vào đó, tôi nhận thấy những diễn giả có kinh nghiệm đặt những câu hỏi cụ thể, đặc biệt là những câu hỏi có câu trả lời mà bạn nghĩ sẽ khiến ai đó trông thú vị khi họ trả lời.
Một ví dụ khác, tôi đang thuyết trình về tương lai của các cuộc họp, trong đó có phần nói về sự phát triển của chương trình liên ngành tại các sự kiện nổi tiếng. Điều đó thật tuyệt vời và bạn muốn càng nhiều càng tốt.
Nhưng chúng ta cũng nên quay lại với mấu chốt ban đầu, chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện nên quá biết rõ những cuộc hội thảo, đàm thoại và việc đặt ra câu hỏi như thế này rồi.
Và mấu chốt là nội dung thuyết trình của bạn có vẻ hay đấy, nhưng khán giả lại không biết đặt câu hỏi ra sao, thì đó lại là một khúc mắc không hề nhỏ. Kể cả việc khán giả đặt ra câu hỏi mà bạn lại không thể trả lời, đây cũng là khúc mắc tiếp tục không hề nhỏ. Cho nên trước khi bạn đưa ra câu hỏi “Có Ai Có Câu Hỏi Nào Không?”. Bạn hãy cân nhắc thật kỹ và thà không đưa ra câu hỏi này còn hơn.
9. Vui vẻ một chút với nó
Những người thuyết trình giỏi nhất có vẻ thích thú với quá trình nói trước công chúng. Trong bài thuyết trình của bạn, hãy đi chệch lịch trình. Dừng lại. Thay đổi tư thế cơ thể của bạn và kết nối với người thực sự quan tâm đến bài thuyết trình của bạn. Làm hoặc nói điều gì đó tự phát để thay đổi nhịp điệu và thay đổi giọng điệu tổng thể. Cũng giống như bạn sẽ làm trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào.
Và bạn biết không, với nhiều năm làm ở công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn thấy đây là phần hấp dẫn nhất của sự kiện, vì chính người thuyết trình vui vẻ đã vô tình làm tăng thêm những tín hiệu tích cực cho những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi.
