Cách tạo báo cáo sự kiện tốt nhất. Bạn đàng làm ở một công ty tổ chức sự kiện hay bạn đang làm ở chính công ty mà bạn là vai trò người tổ chức sự kiện. Bạn đã tổ chức xong sự kiện của bạn. Và cho dù sự kiện thành công hay thất bại thì bạn cũng cần nhìn lại sự kiện đó một cách nghiêm túc, và đó chính là tạo ra một báo cáo sự kiện hoàn chỉnh.
Vậy làm thế nào để bạn viết một đánh giá sự kiện? Với vai trò là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chỉ cần làm theo các hướng dẫn dễ dàng này để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất. Ngoài ra, hãy khám phá các mẹo thực tế giúp đánh giá của bạn trở nên thuyết phục hơn, danh sách các công cụ bạn cần để hoàn thiện tất cả và lời khuyên về cách chứng minh ROI với khách hàng và sếp. Sau đó, học cách điều chỉnh báo cáo sự kiện của bạn cho phù hợp với triển lãm và thể hiện giá trị cho các đối tác sự kiện quan trọng. Hoặc sau khi đã đánh giá sự kiện xong xuôi, bạn có thể liên hệ với những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi để có thêm nhiều lời khuyên bổ ích khác nữa nhé.
Làm cách nào để tạo báo cáo sự kiện?
Tạo báo cáo sự kiện với bất kỳ trình xử lý văn bản kỹ thuật số nào và thông tin sự kiện cơ bản như thời gian, ngày tháng và địa điểm. Thêm vào các phần cho từng khu vực sự kiện chính, chẳng hạn như tiếp thị, nhà cung cấp và nhân khẩu học của người tham dự. Bao gồm tất cả các số liệu có liên quan cộng với đánh giá cá nhân về sự kiện diễn ra như thế nào, những người tham dự nghĩ gì về sự kiện đó và liệu các mục tiêu ban đầu có hoàn thành hay không.
Sử dụng mẫu báo cáo sự kiện để sắp xếp các suy nghĩ và giúp đảm bảo không có chi tiết nào bị mất. Sau đó, minh họa các phát hiện bằng các bổ sung có giá trị như báo giá từ nhà cung cấp, kết quả thăm dò ý kiến của người tham dự và biểu đồ dữ liệu bán hàng.
Cách tạo báo cáo sự kiện tốt nhất
Cách tạo báo cáo sự kiện tốt nhất trong một vài bước đơn giản
Thực hiện theo các hướng dẫn dễ dàng này để tạo báo cáo sự kiện hoàn chỉnh cung cấp thông tin chi tiết hơn về sự thành công của triển lãm thương mại, hội nghị hoặc hoạt động kích hoạt của bạn. Những yếu tố này được những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi đúc kết trong nhiều năm tổ chức sự kiện.
Bắt đầu đánh giá của bạn với mẫu đánh giá sự kiện này. Bao gồm từng mục bên dưới để có cái nhìn toàn cảnh về kết quả sự kiện.
1. Viết một bản tóm tắt.
Tóm tắt tổng quan về sự kiện, nêu bật những thành tích và kết thúc bằng một loạt bài học rút ra. Hãy chắc chắn rằng bản tóm tắt ít hơn một trang và người đọc dễ dàng đọc lướt. Sử dụng gạch đầu dòng, câu ngắn và tiêu đề phụ để hiểu ý của bạn.
2. Bao gồm các sự kiện như mục tiêu chính, thời gian biểu, ngân sách, chi tiết địa điểm, ngày/giờ diễn ra sự kiện và tên của người tổ chức sự kiện, nhà cung cấp và nhân viên chủ chốt.
Thêm vào các chi tiết cụ thể về loại sự kiện. Ví dụ: báo cáo sự kiện cho triển lãm nên cung cấp tổng quan về các chiến lược, hoạt động, thiết kế gian hàng triển lãm thương mại, quảng cáo và các cuộc thi hoặc quà tặng.
3. Tóm tắt phản hồi của người tham dự phù hợp nhất với mục tiêu chính của bạn để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất.
Kéo các tweet, bài đăng trên Facebook và đánh giá LinkedIn từ những người tham dự. Ngoài ra, hãy gửi các cuộc khảo sát về sự hài lòng của người tham dự qua email.
4. Mô tả sự thành công của chương trình sự kiện, cấu trúc và diễn giả của bạn.
Đặt tên cho các bài giảng và bài thuyết trình được chú ý nhiều nhất cộng với người đã tổ chức chúng. Giải thích cách cấu trúc chương trình sự kiện và chiến lược đằng sau nó là gì trong một hoặc hai câu.
5. Nói rõ những ưu và nhược điểm của địa điểm tổ chức sự kiện của bạn thông qua lăng kính mục tiêu sự kiện của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tóm tắt những cách mà vị trí gian hàng triển lãm thương mại của bạn hữu ích hoặc có hại dựa trên số lượng người qua lại và sự cạnh tranh từ các màn hình lân cận.
6. Chia sẻ các phân tích tiếp thị quan trọng và KPI liên quan.
Sử dụng số liệu và KPI sự kiện, chẳng hạn như tổng số bài đăng trên mạng xã hội sử dụng thẻ bắt đầu bằng # của sự kiện, danh sách email và số lượng người đăng ký tăng lên cũng như số lượng khách truy cập trang web duy nhất trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
7. Xem xét doanh thu của nhà tài trợ và kết quả khảo sát để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất.
Chứng minh lợi tức đầu tư với các số liệu đã thỏa thuận trước đó. Bao gồm các chi tiết như số lần nhấp vào liên kết của nhà tài trợ trên trang web sự kiện, việc sử dụng mã phiếu giảm giá của nhà tài trợ và các đề cập trên mạng xã hội.
8. So sánh trải nghiệm của nhà cung cấp.
Khảo sát các nhà cung cấp qua email để đánh giá mức độ hài lòng của họ và kết luận liệu các mục tiêu sự kiện của họ có thành công hay không. Giới hạn các câu hỏi khảo sát ở mức năm hoặc ít hơn xếp hạng số trắc nghiệm và để lại khoảng trống cho các nhận xét ngắn.
9. Đánh giá hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên sự kiện.
Xem xét câu trả lời cho các câu hỏi như: có quá nhiều hay quá ít nhân viên sự kiện có mặt? Nhân viên sự kiện có đáp ứng mong đợi không? Họ có cảm thấy được hỗ trợ bởi các nhà tổ chức sự kiện trong suốt sự kiện không?
10. Kết luận với các đề xuất cho các sự kiện trong tương lai.
Cung cấp các bài học chính thức và lời khuyên cho những độc giả có thể muốn sao chép sự kiện này trong tương lai hoặc cải thiện chiến lược tổng thể của họ. Hãy gạch đầu dòng những phát hiện chính của bạn và kiểm tra kỹ xem từng ý tưởng có được dữ liệu trong các phân đoạn trước hỗ trợ hay không. Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện cũng sẽ luôn giữ tất cả các đề xuất có thể thực hiện được và cụ thể cho đối tượng mà báo cáo dành cho.
Tiếp theo, hãy sử dụng các yếu tố thuyết phục này để làm cho các phát hiện trong báo cáo sự kiện của bạn thậm chí còn có tác động hơn nữa:
Thêm đồ họa thông tin và biểu đồ hỗ trợ đánh giá của bạn để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất.
Sử dụng các công cụ miễn phí như Canva và SmartDraw để tạo các biểu diễn trực quan về các điểm dữ liệu mà người đọc quan tâm nhất.
Chọn định dạng báo cáo sự kiện dựa trên đối tượng dự kiến.
Sắp xếp các phần của bạn theo mục tiêu hàng đầu của độc giả. Ví dụ: nếu báo cáo sự kiện chủ yếu dành cho nhà tài trợ quan tâm đến việc tăng cường tương tác trên mạng xã hội, hãy bỏ qua phần đánh giá từ các nhà tài trợ khác và dẫn đầu bằng phân tích tiếp thị để chứng minh ROI.
Nhúng ảnh, video và clip âm thanh có liên quan để hỗ trợ văn bản.
Một lần nữa, điều chỉnh báo cáo cho đối tượng dự định của bạn và loại sự kiện. Nếu bạn đã tổ chức một gian hàng tại một triển lãm thương mại, hãy bao gồm các bức ảnh về cách bố trí gian hàng của bạn và bất kỳ đoạn video hoặc đoạn âm thanh nào có liên quan mà bạn đã chia sẻ với những người tham dự đã ghé qua.
Khám phá 5 công cụ bạn cần để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất
Khám phá các công cụ báo cáo sự kiện bắt buộc phải có để lấp đầy khoảng trống dữ liệu, cung cấp thông tin KPI quan trọng và nâng cao bản trình bày tổng thể của bạn.
1. Sử dụng phần mềm đăng ký linh hoạt để theo dõi doanh số bán hàng và mức độ tương tác trên mạng xã hội.
Các giải pháp phần mềm đăng ký sự kiện hàng đầu sẽ tự động thu thập và dịch dữ liệu thành các báo cáo có thể in được. Và bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Facebook, LinkedIn và Twitter để xem tất cả các tin đồn về sự kiện của mình. Thêm những điều này vào mặt sau của báo cáo sự kiện của bạn để chứng minh thêm ROI sự kiện của bạn.
2. So sánh số đăng ký với số lần đăng ký sự kiện thực tế với Bảng xã hội để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất.
Tải ứng dụng đăng ký sự kiện tiện dụng của Cvent để theo dõi sự tham dự. Ngoài ra, hãy thêm vào bất kỳ sơ đồ sự kiện nào bạn đã tạo bằng Bảng xã hội để minh họa bố cục chiến lược của bạn và đánh giá hiệu quả của chúng.
3. Sử dụng các mẫu và công cụ khảo sát để thu thập phản hồi có thể trích dẫn từ những người tham dự, tình nguyện viên, nhà tài trợ và diễn giả.
Phần mềm khảo sát trực tuyến Cvent cung cấp các cuộc khảo sát có thể tùy chỉnh. Tận dụng nhiều mẫu sau sự kiện và các tính năng thân thiện với người dùng của họ, chẳng hạn như tải lên danh sách email đơn giản hoặc theo dõi phân tích.
4. Đọc lại báo cáo sự kiện của bạn để tìm lỗi và ngữ điệu bằng Grammarly.
Sử dụng bộ phát hiện giai điệu của Grammarly để đạt được sự cân bằng giữa chuyên nghiệp và thân thiện trong báo cáo sự kiện của bạn.
5. Tận dụng công cụ tính Net Promoter Score.
Phân tích dữ liệu khảo sát người tham dự bằng máy tính NPS minh họa xu hướng, khám phá nhân khẩu học chính của người hâm mộ và giúp bạn bối cảnh hóa lý do tại sao người tham dự nghĩ rằng sự kiện của bạn tuyệt vời.
Cách hiển thị ROI thực trong báo cáo sự kiện của bạn
Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện cũng trao quyền cho các bên liên quan đến sự kiện quan trọng bằng các số liệu thống kê cụ thể chứng minh rằng các khoản đầu tư của họ là đáng giá. Vì những số liệu sẽ nói lên tất cả, sẽ nói lên sự thành cồng hay thất bại của sự kiện, sẽ nói lên sự minh bạch và ngay cả sự chuyên nghiệp của một công ty tổ chức sự kiện.
1. So sánh tỷ lệ tương tác trên mạng xã hội trước và sau sự kiện.
Nhìn vào lượt theo dõi, lượt truy cập hồ sơ và tương tác bài đăng. Theo dõi các thẻ bắt đầu bằng #, mục dự thi sự kiện và thẻ vị trí hoặc địa điểm trong suốt quá trình diễn ra sự kiện của bạn. Tạo một đám mây từ để xác định những cụm từ mà người tham dự liên kết với sự kiện trực tuyến của bạn.
2. Sử dụng thăm dò ý kiến của người tham dự để đánh giá mức độ hài lòng của họ và tạo báo cáo sự kiện tốt nhất.
Tạo các cuộc thăm dò cho sự kiện tổng thể hoặc hỏi về các yếu tố sự kiện cụ thể, chẳng hạn như diễn giả chính hoặc theo dõi chương trình nghị sự. Ngoài ra, nhận phản hồi về các đề xuất báo cáo sự kiện của bạn bằng cách ngay lập tức thăm dò ý kiến của những người tham dự để xem họ có đồng ý với các đề xuất hay không.
3. Theo dõi chuyển động phân tích để tìm các điểm nóng của sự kiện và xếp hạng gian hàng hoặc mức độ phổ biến của điểm thu hút.
Sử dụng công nghệ cảm biến hoặc báo cáo từ địa điểm của bạn để hiểu rõ hơn về lượng người qua lại tại sự kiện. Đối với các gian hàng hội chợ và hội nghị, hãy đặc biệt chú ý đến số người đi qua gian hàng của bạn so với số người dừng lại để tham gia. Ngoài ra, hãy theo dõi lượng thời gian trung bình mà mỗi khách truy cập dành cho màn hình của bạn, số lượng khách hàng tiềm năng đó đã chuyển đổi và tổng số lần hiển thị tổng thể tại sự kiện.
4. Phân tích hành vi ứng dụng sự kiện để hiển thị những gì quan trọng nhất đối với người tham dự.
Xem phần nào trong ứng dụng sự kiện của bạn có nhiều khách truy cập nhất, tỷ lệ thoát thấp nhất và thời gian trung bình trên trang cao nhất để có được thông tin chi tiết có giá trị. Ví dụ: nếu ứng dụng sự kiện của bạn cung cấp kết nối mạng, hãy đánh giá số lượng tin nhắn được gửi trên nền tảng hoặc số lần nhấp vào hồ sơ dẫn đến tương tác nhiều hơn.
5. Cộng các khách hàng tiềm năng có được thông qua các hoạt động sự kiện trực tiếp và trực tuyến.
Thu thập các số từ danh sách email và dữ liệu đăng ký trang web của bạn để xem có bao nhiêu người tham dự hoặc khách truy cập đã chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng. Làm việc cùng với bộ phận bán hàng của bạn để tìm ra cách bạn sẽ theo dõi các khách hàng tiềm năng bổ sung sau sự kiện. Đưa dữ liệu này vào phụ lục báo cáo hoặc theo dõi với các đối tác sự kiện quan trọng để thúc đẩy hơn nữa lợi ích lâu dài của chính sự kiện đó.
6. Tính toán khả năng sinh lời của sự kiện bằng cách sử dụng công thức đã được thử và đúng.
Trừ tổng chi phí của sự kiện khỏi tổng doanh thu bán hàng kiếm được trong và ngay sau đó. Chia số đó cho tổng chi phí của sự kiện, sau đó nhân nó với 100 để xem phần trăm khoản đầu tư ban đầu của bạn đã được hoàn lại. Toàn bộ 100% cho thấy rằng bạn đã nhân đôi số tiền đầu tư vào sự kiện ban đầu trong khi 50% có nghĩa là ít nhất bạn đã hòa vốn.
Làm thế nào để bạn viết một báo cáo sau một cuộc triển lãm?
Để viết báo cáo sau triển lãm, tất cả những gì bạn cần làm là thêm các điểm dữ liệu bổ sung dành riêng cho gian hàng triển lãm thương mại. Bao gồm những điều sau đây trong báo cáo sự kiện triển lãm của bạn để đưa ra lập luận thuyết phục về lý do tại sao bạn nên (hoặc không nên) tham dự lại vào năm tới:
-Nhân số lượng khách hàng tiềm năng thu được theo tỷ lệ phần trăm đóng và giá trị bán hàng trung bình để có được tổng doanh thu triển lãm thương mại của bạn. Làm việc cùng với bộ phận bán hàng của bạn để có được những con số chính xác hơn.
-Bao gồm cả lợi tức đầu tư và mục tiêu hoàn vốn để tạo báo cáo sự kiện tốt nhất sau triển lãm. Gây ấn tượng với các bên liên quan của bạn bằng doanh thu và tiềm năng doanh thu trong tương lai cộng với các lợi ích sự kiện phi tiền tệ quan trọng (chẳng hạn như tăng mức độ nhận diện thương hiệu và số lần hiển thị mới).
-Thêm thông tin về gian hàng phía trước và hai bên gian hàng của bạn.
Lưu ý xem họ có bao nhiêu lượt truy cập theo cảm nhận hoặc thực tế, kiểu thiết kế và trang trí họ đã sử dụng, kích thước gian hàng của họ, đối tượng bạn chia sẻ và những hoạt động hoặc quảng cáo mà họ cung cấp. So sánh và đối chiếu các gian hàng triển lãm thương mại của bạn để có thêm ý tưởng cho lần lặp lại tiếp theo. Bạn biết không, những công ty tổ chức sự kiện chúng tôi cũng làm điều tương tự.
Gây ấn tượng với khách hàng và sếp bằng báo cáo sự kiện tốt nhất từ trước đến nay
Bây giờ bạn đã biết quy trình từng bước đơn giản để viết báo cáo sự kiện. Bạn cũng biết mình cần những công cụ nào, cách chứng minh ROI của sự kiện và những cách tốt nhất để điều chỉnh báo cáo của bạn cho phù hợp với triển lãm.
Tiếp theo: Bạn có thể liên hệ với những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi để tạo báo cáo sự kiện thậm chí còn tốt hơn với một số mẹo khai thác dữ liệu lớn. Sau đó, bao gồm một số câu hỏi đánh giá sau sự kiện này để có được phản hồi tốt nhất có thể.
