Quy trình Team Building là một hệ thống từng bước để chuyển đổi một nhóm nhân viên thành một đơn vị hợp tác và hiệu quả. Quy trình này có thể bao gồm các nhiệm vụ Team Building, các giai đoạn Team Building và các loại Team Building khác nhau.
Riêng bản thân của quy trình Team Building thì luôn có thể linh động, không hoàn toàn cần theo trình tự nhất định mà có thể đan xen hỗ trợ lẫn nhau. Có những quy trình có thể đốt cháy giai được, có quy trình thì không. Đơn cử sự linh động trong các chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tô của số lượng người tham gia, của lứa tuổi tham gia, của địa điểm tham gia (núi,biển, đồng bằng, thành phố, rừng, đảo….) mà sẽ có những tính chất đặc thù khác nhau để quy trình nào nên có trước quy trình nào nên có sau……
Team Building bao gồm 8 giai đoạn:
1. Thành lập nhóm
2. Làm rõ vai trò và trách nhiệm
3. Khuyến khích giao tiếp
4. Xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ
5. Trau dồi văn hóa hợp tác
6. Tăng cường trách nhiệm giải trình và sự thừa nhận
7. Đánh giá tiến độ
8. Ăn mừng những thành công và cải thiện những thiếu sót
Cách thực hiện quy trình Team Building
1. Thành lập nhóm
Bước một là thành lập nhóm của bạn. Cho dù bước này liên quan đến việc tuyển dụng, tổ chức lại cấu trúc công ty hiện tại hay kết hợp cả hai, bạn nên chọn các thành viên trong nhóm có các kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau để bù đắp cho điểm yếu của nhau và bổ sung điểm mạnh của nhau.
Ngoài ra, bạn nên xem xét tính cách và phong cách làm việc của đồng đội. Bạn muốn giảm thiểu nhưng không nhất thiết phải loại bỏ xung đột. Các đội xung đột và cãi vã sẽ đạt được ít tiến bộ, trong khi các đội không bao giờ bất đồng có thể không xem xét các vấn đề từ nhiều khía cạnh. Bạn nên nhắm đến các đội cân bằng. Hãy nhớ rằng đội của bạn không cần phải hoàn hảo ngay khi ra khỏi cổng. Trong thực tế, rất ít, nếu có đội nào sẽ bùng cháy tin tưởng ngay lập tức.
Team Building cần thời gian và thực hành, nhưng có thể cải thiện sự năng động của nhóm của bạn. Tuy nhiên, Team Building không phải là cách chữa bệnh thần kỳ. Chỉ riêng các hoạt động nhóm có thể không khắc phục được các nhóm có trình độ và vị trí kỹ năng không tương thích, vì vậy tốt hơn hết hãy chọn các thành viên phù hợp cho nhóm của bạn ngay từ đầu.
Khi chọn đồng đội của mình, bạn nên phân tích thành phần đội hiện tại của mình và xác định bất kỳ khoảng trống nào. Xem xét những gì bạn muốn nhóm của bạn đạt được và khả năng nào sẽ giúp nhóm đạt được những mục tiêu đó.
2. Làm rõ vai trò và trách nhiệm
Mỗi thành viên trong nhóm có một vai trò, nhưng những vai trò đó phải rõ ràng để nhóm của bạn thành công. Nếu mọi thành viên của đội bóng chày đuổi theo quả bóng, thì một trận đấu sẽ trở thành hỗn loạn. Tương tự, nếu các thành viên trong nhóm của bạn không chắc chắn về trách nhiệm, nhân viên có thể trùng lặp công việc hoặc bỏ lỡ nhiệm vụ.
Làm rõ vai trò giúp giảm xung đột và loại bỏ căng thẳng và thất vọng. Khi các đội hiểu rõ phần nào của từng người chơi, các đồng đội có thể tự tin giải quyết các nhiệm vụ và tạo ra kết quả kịp thời.
Để làm rõ vai trò, hãy giới thiệu các thành viên trong nhóm và nêu bật vị trí, kỹ năng và kinh nghiệm của từng đồng đội. Khi bắt đầu mỗi dự án, hãy giao nhiệm vụ hoặc giám sát việc ủy quyền nhiệm vụ của nhóm. Bạn phải luôn nhận thức được trách nhiệm của các thành viên trong nhóm để đảm bảo phân phối quy trình làm việc đồng đều. Bạn luôn có thể phân bổ lại nhiệm vụ và gửi trợ giúp khi cần thiết trong các dự án, nhưng việc thiết lập các vị trí rõ ràng sẽ giúp mọi người đặt ra kỳ vọng thực tế và đi đúng hướng.
3. Khuyến khích giao tiếp
Giao tiếp là một phần quan trọng của làm việc nhóm. Các nhóm giao tiếp hiệu quả lãng phí ít thời gian hơn và hiệu quả hơn. Thời gian quay vòng được cải thiện khi đồng đội phản hồi nhanh chóng và ngắn gọn. Khi đồng đội có thể truyền đạt một ý tưởng hoặc một tầm nhìn, các đồng đội khác có thể làm theo hướng dẫn mà không cần quay lại để làm rõ. Kỹ năng trò chuyện tốt cũng làm giảm xung đột, vì nhân viên ít có khả năng hiểu sai hoặc hiểu sai các thông điệp rõ ràng.
Thảo luận cũng là một trong những công cụ Team Building hiệu quả nhất. Các cuộc trò chuyện thông thường xây dựng mối quan hệ bạn bè và tình bạn thân thiết giữa các đồng đội, hình thành mối liên kết và nuôi dưỡng lòng tin trong nhóm của bạn.
Vì những lý do này, thiết lập đường dây liên lạc nên là một trong những bước đầu tiên bạn nên làm khi thực hiện hoạt động Team Building của mình.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhóm của bạn có đủ phương tiện để liên lạc, đặc biệt nếu nhóm ở xa. Bạn có thể thiết lập nhóm của mình bằng phần mềm giao tiếp như zalo, facebook,skype, google meet…. và cung cấp thông tin liên hệ bổ sung cho tất cả các thành viên trong nhóm.
4. Xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ
Sự tin tưởng là điều cần thiết đối với các đội. Để đạt được hiệu suất tuyệt vời, các đồng nghiệp phải phụ thuộc vào nhau. Đồng đội phải tin rằng các thành viên khác trong nhóm sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Các thành viên trong nhóm cũng phải cảm thấy thoải mái khi đối đầu với các đồng đội khác và tiếp cận đồng đội để được giúp đỡ. Những nhân viên cảm thấy thoải mái với đồng nghiệp sẽ chấp nhận rủi ro sáng tạo nhiều hơn và báo cáo mức độ hài lòng cao hơn. Chưa kể, những đồng nghiệp tin tưởng sẽ lãng phí rất ít thời gian để đặt câu hỏi về ý định của đồng đội hoặc đoán già đoán non về công việc của người khác.
Một cách để nuôi dưỡng lòng tin là tăng cường mối quan hệ giữa các đồng đội. Hình thành các kết nối cảm xúc khiến chúng ta có nhiều khả năng tin tưởng hơn. Rốt cuộc, khi chúng ta tương tác thường xuyên với các cá nhân, những người đó có khả năng hành động vì lợi ích tốt nhất của chúng ta để duy trì mối quan hệ. Ngoài ra, hình thành các mối quan hệ có nghĩa là nhận ra các khía cạnh tính cách khác nhau và hiểu các đồng nghiệp của chúng ta ở mức độ sâu hơn.
Bạn có thể tạo điều kiện cho các mối quan hệ trong nhóm của mình bằng cách tạo cơ hội cho các tương tác tự nhiên như trò chuyện cà phê bình thường hoặc bữa tối nhóm. Bạn cũng có thể tham gia vào các hoạt động Team Building xây dựng mối quan hệ như hội thảo kể chuyện và những đặc điểm chung.
5. Trau dồi văn hóa hợp tác
Nhân viên cần làm việc cùng nhau để đạt được thành công. Các tổ chức không phải là các nhóm cá nhân làm việc một mình, mà là các nhóm hợp tác hướng tới một mục tiêu chung. Các đội phải áp dụng tâm lý “chúng tôi” để phát triển trong môi trường làm việc hiện đại. Nếu không, nhân viên sẽ không sử dụng tất cả các nguồn lực theo ý của họ.
Là một nhà lãnh đạo, bạn nên làm cho nhân viên của mình thích nghi với văn hóa làm việc nhóm. Một số nhân viên của bạn có thể luôn hành động một mình và có thể cần thời gian để làm quen với việc phụ thuộc vào các thành viên khác trong nhóm.
Bạn có thể khuyến khích sự hợp tác bằng cách nhẹ nhàng trì hoãn các câu hỏi và nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm. Ví dụ, bạn có thể nói, “Phương là một siêu sao tuân thủ. Cô ấy có thể giải thích điều này tốt hơn nhiều so với tôi và tôi chắc chắn rằng cô ấy sẽ sẵn lòng giúp đỡ! ”
Bạn cũng có thể chơi các trò chơi xây dựng nhóm lấy sự cộng tác làm trung tâm như săn lùng người nhặt rác, thoát khỏi phòng và các trò chơi ngẫu hứng. Trò chơi hội đồng xây dựng nhóm là một hoạt động dựa trên sự hợp tác được đánh giá thấp. Trò chơi hợp tác dạy người chơi hợp lực chống lại trò chơi thay vì cạnh tranh với nhau.
6. Tăng cường trách nhiệm giải trình và sự thừa nhận
Bước này gắn liền với việc làm rõ vai trò và trách nhiệm. Một thành viên trong nhóm không chỉ phải hiểu những kỳ vọng và vị trí mà còn phải tuân theo những nhiệm vụ đó. Để một nhóm hoạt động hiệu quả và duy trì sự tin tưởng, mỗi đồng đội phải sở hữu những đóng góp riêng. Khi các đồng đội thực hiện lời hứa và hoàn thành công việc có chất lượng nhất quán, nhóm có thể đạt được mục tiêu mà không gặp phải tình trạng chậm lại hoặc gặp khó khăn.
Để thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong nhóm của bạn, bạn nên hướng tới việc tạo ra một môi trường an toàn, nơi nhân viên không ngại làm chủ những sai lầm và thừa nhận những thiếu sót. Bạn có thể tích cực khuyến khích phi hành đoàn của mình liên hệ với đồng đội để được giúp đỡ và tư vấn, thay vì tự gánh vác gánh nặng và hoạt động kém hiệu quả. Bạn nên giải quyết những sai lầm, nhưng nó sẽ giúp đóng khung cuộc trò chuyện là “bạn có thể làm gì tốt hơn?” thay vì “bạn đã làm gì sai?” Ở dạng tốt nhất, trách nhiệm giải trình là một cơ hội để cải thiện hơn là một hình phạt. Bạn không sửa một nhân viên để làm xấu hổ, mà là vì cả nhóm phụ thuộc vào nỗ lực của từng cá nhân.
Mặt khác, điều quan trọng là nhóm phải công nhận một công việc được hoàn thành tốt. Bằng cách ghi nhận những thành tích và thành tích đạt được với tư cách là một nhóm, bạn sẽ thúc đẩy mọi người của mình hoàn thành công việc tốt nhất của họ và thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Bạn có thể thúc đẩy sự thừa nhận bằng cách bắt đầu các nghi thức như kudo nhóm, trong đó mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ lời khen về đồng nghiệp thông qua bài đăng ẩn danh hoặc cảm ơn trong cuộc trò chuyện nhóm.
7. Đánh giá tiến độ
Khi bạn tiến bộ trong quá trình Team Building, bạn nên đo lường định kỳ sự phát triển của nhóm. Tại thời điểm này, bạn có thể quyết định xem lại đường cơ sở của mình và đánh giá năng lực làm việc nhóm nào mà nhóm của bạn nắm vững và năng lực nào có thể sử dụng nhiều công việc hơn. Vui lòng củng cố bất kỳ kỹ năng làm việc nhóm nào mà bạn cảm thấy nhóm của mình vẫn có thể nâng cao.
Bạn có thể đánh giá sự tiến bộ bằng cách yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn. Bạn có thể yêu cầu nhóm của mình điền vào các đánh giá cá nhân bằng cách sử dụng các chương trình như Google Forms hoặc bạn có thể đưa ra một cuộc thảo luận thẳng thắn trong cuộc họp để các bạn có thể cùng nhau phân tích tình hình. Vui lòng yêu cầu nhóm của bạn đưa ra các đề xuất để cải thiện.
Nó cũng giúp quan sát và ghi chú khi bắt đầu quá trình Team Building để bạn có thể so sánh động lực hiện tại của nhóm với hành vi trong quá khứ.
8. Ăn mừng những thành công và cải thiện những thiếu sót
Team Building đòi hỏi nỗ lực và khi bạn đạt được thành công trong bất kỳ hoặc nhiều bước Team Building, bạn nên dành thời gian để ghi nhận chiến thắng. Trên thực tế, các chuyên gia khuyến khích bạn nên ăn mừng những chiến thắng nhỏ với đội một cách nhất quán. Việc thừa nhận thành tựu đạt được sẽ tái tạo năng lượng và động lực cho nhóm, đồng thời giúp ngăn chặn tình trạng kiệt sức. Bằng cách nhận ra rằng công việc khó khăn của bạn tạo ra kết quả, bạn truyền cảm hứng cho nhân viên của mình hướng tới sự xuất sắc liên tục. Tuy nhiên, bạn cần khen ngợi thành tích kịp thời để nhân viên cảm nhận được đầy đủ lợi ích.
Bạn cũng nên di chuyển nhanh chóng để sửa chữa những thiếu sót. Nếu bạn trì hoãn việc cải tiến, thì nhóm của bạn có thể mất động lực. Thời điểm tốt nhất để cải thiện là khi bạn lần đầu tiên phát hiện ra khuyết điểm. Bạn càng sớm sửa đổi cách tiếp cận của mình, nhóm của bạn càng sớm phát triển. Vui lòng quay lại bất kỳ bước nào trước đó nhiều lần nếu cần.
Kết luận về quy trình Team Building
Bạn có thể nhận thấy rằng sơ đồ ở đầu bài viết này là hình tròn, không phải tuyến tính. Team Building là một quá trình liên tục, không phải là một hoạt động làm một và làm. Danh sách nhóm của bạn có thể thay đổi, hoàn cảnh bên ngoài có thể thay đổi và bạn có thể cần phải bắt đầu lại chu kỳ. Bạn cũng có thể thấy rằng bạn có thể cần phải truy cập lại hoặc củng cố các bước nhất định. Quy trìnhTeam Building không phải lúc nào cũng tuân theo một trình tự giống nhau. Bạn có thể cần dành nhiều thời gian cho giai đoạn này hơn giai đoạn khác và có thể cần lùi lại và nhấn mạnh lại các năng lực cụ thể. Bạn và nhóm của bạn có thể di chuyển theo tốc độ của riêng bạn, miễn là bạn giải quyết tất cả các phần của quy trình.
Câu hỏi thường gặp về Quy trình Team Building
Dưới đây là câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến về quá trình Team Building.
Quy trình Team Building là gì?
Quy trình Team Building là một chu trình mà các nhóm tuân theo khi hình thành và gắn kết. Đề cương này cung cấp cho các nhà quản lý hướng dẫn về cách tương tác với nhóm và thúc đẩy động lực nhóm tốt hơn.
Các bước của quy trình Team Building là gì?
Tám bước của quy trình Team Building là:
1. Thành lập nhóm
2. Làm rõ vai trò và trách nhiệm
3. Khuyến khích giao tiếp
4. Xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ
5. Trau dồi văn hóa hợp tác
6. Tăng cường trách nhiệm giải trình và sự thừa nhận
7. Đánh giá tiến độ
8. Ăn mừng những thành công và cải thiện những thiếu sót
Đôi khi, các bước này có thể không diễn ra theo thứ tự và các nhóm có thể quay lại hoặc lặp lại các bước.
Làm cách nào để bạn giúp đỡ nhân viên trong quá trình Team Building với tư cách là người quản lý?
Các nhà quản lý giỏi cho nhân viên không gian và quyền tự chủ để di chuyển trong quá trình Team Building một cách tự nhiên. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy nhân viên tiến tới các giai đoạn tiếp theo, chẳng hạn bằng cách hòa giải xung đột hoặc bắt đầu các phiên đánh giá và phản hồi. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất đảm nhận vai trò huấn luyện và chỉ cho các nhóm đi đúng hướng thay vì đánh vần câu trả lời cho nhân viên.
Ngay cả trong những chuyến đi của một công ty khi cho nhân viên tham gia Chương Tour du lịch kết hợp Team Building thì các thành viên của các đội khác nhau sẽ lên ngẫu nhiên các xe khác nhau…..Do đó cần sự tương tác chặt chẽ trong các quy trình Team Building.
Theo:teambuilding
