21 cách để chia sẻ sơ đồ sự kiện với khách hàng. Một trong những thứ làm lên sự chuyên nghiệp của các công ty tổ chức sự kiện là không ngần ngại chia sẻ sơ đồ kế hoạch sàn có thể tăng thêm giá trị trong suốt quá trình lập kế hoạch sự kiện. Hiển thị các thiết kế 3D tuyệt vời của các sự kiện trước đó có thể giúp tiếp cận những khách hàng được truyền cảm hứng từ hình ảnh. Chia sẻ cũng cải thiện sự cộng tác của khách hàng, do đó, các chỉ thị rõ ràng và những người ra quyết định luôn thống nhất với nhau.
Nhưng vẫn là lời khuyên đến từ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi là: bạn không nên cấp cho khách hàng toàn quyền truy cập vào phần mềm lập biểu đồ sự kiện của mình ở tất cả các giai đoạn lập kế hoạch. Đây là một công thức dẫn đến thông tin sai lệch, thay đổi bố cục bí ẩn và thậm chí là mất thiết kế. Bạn cùng chúng tôi tìm hiểu cách chia sẻ sơ đồ sự kiện tốt nhất với khách hàng để bạn đáp ứng kỳ vọng cao của họ mà không bỏ lỡ một nhịp nào nhé.
Chia sẻ sơ đồ sự kiện tốt nhất với khách hàng
Bạn nên chia sẻ sơ đồ sự kiện đang diễn ra với ai?
Cho dù bạn có làm ở công ty tổ chức sự kiện hay là một người quản lý sự kiện, khi bạn có đủ thầm quyền thì bạn hãy: Cung cấp quyền truy cập vào bố cục cho mọi người trong nhóm lập kế hoạch “khách hàng chỉ là một trong số nhiều người được hưởng lợi từ quyền truy cập ‘xem’ hoặc ‘chỉnh sửa’”. Tìm hiểu sở thích của khách hàng hoặc tìm ra các vấn đề về địa điểm trước khi bạn đi quá xa trong quy trình khi bạn giữ nhà cung cấp và khách hàng trong vòng lặp.
1. Nhân viên địa điểm
Họ sẽ cần quyền truy cập khi đến lúc thiết lập. Nhưng hãy cân nhắc chia sẻ sớm để họ có thể kiểm tra lại các phép đo, xác nhận bố cục và phát hiện lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề.
2. Tổ phục vụ
Họ có thể làm việc hiệu quả hơn khi biết có bao nhiêu không gian để chuẩn bị, nơi sắp đặt và điều gì có thể cản trở công việc của họ. Người cung cấp thực phẩm cũng có thể đưa ra yêu cầu”cho dù là có thêm không gian chuẩn bị hay thêm các cửa hàng phục vụ cà phê.
3. Nhà cung cấp
Họ cũng có thể phát hiện ra các vấn đề. Ví dụ, biết rằng các ô cửa đủ rộng để giao hàng sẽ tránh được sự chậm trễ khi nhóm của họ phải dỡ một pallet không vừa với lối vào phía sau.
4. Người chụp ảnh
Anh ấy/cô ấy có thể kiểm tra bố cục để tìm và giải thích các cột chặn bắn, các góc khó và ánh sáng kém.
Không phải ai cũng cần quyền chỉnh sửa”bạn có thể cung cấp cho họ một bản sao PDF hoặc xem trực tiếp” nhưng các bản cập nhật lớn đối với bố cục cần phải được thông báo để họ biết về các thay đổi.
Và bạn biết rồi đó, các công ty tổ chức sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách chia sẻ và nhận lại phản hồi từ chia sẻ đó
21 cách để chia sẻ sơ đồ sự kiện với khách hàng
Mẹo để cộng tác sơ đồ bố trí sự kiện thành công với khách hàng
1. Chuẩn bị sẵn các ví dụ về bố cục ngay từ đầu
Nếu bạn đang bố trí dựa trên một sự kiện trước đó, thì một sơ đồ ví dụ sẽ cung cấp cho khách hàng hình ảnh trực quan để bắt đầu quá trình lập kế hoạch. Các công ty tổ chức sự kiện luôn áp dụng sơ đồ 3D kết hợp với ảnh và video về sự kiện trước đây đưa khách hàng vào hành động để họ có thể hình dung ra sản phẩm cuối cùng”và những gì cần để đạt được điều đó.
2. Hãy để khách hàng ‘cho bạn thấy’ những gì họ muốn
Chuyển một phương tiện trống cho khách hàng, để họ tạo một hoặc hai bố cục và biến ý tưởng của họ thành hiện thực. Điều này có thể trên giấy hoặc sử dụng các công cụ thiết kế bố cục của bạn (chỉ cần đảm bảo dán nhãn rõ ràng cho tệp). Bạn là người chuyên nghiệp và trong khi kiến thức của bạn giúp xây dựng một sự kiện tốt hơn, thì việc biết được tầm nhìn của khách hàng có thể mang lại cho bạn những ý tưởng mới” hoặc ít nhất là cho bạn biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể thông báo trước cho khách hàng về bất kỳ sự cố nào mà bạn nhận thấy như “không có đủ ổ cắm điện, màn hình cản trở lối đi dành cho xe lăn của địa điểm hoặc vi phạm mã phòng cháy chữa cháy” và giải quyết các tùy chọn. Và đó cũng là cách để khách hàng thấy công ty tổ chức sự kiện của bạn thật chuyên nghiệp.
3. Lưu ý khi cấp quyền truy cập ‘chỉnh sửa’ chung cho khách hàng
Trừ khi khách hàng thực sự cần khả năng chỉnh sửa, quyền truy cập chỉ xem hoặc chia sẻ qua tùy chọn liên kết công khai có thể rất nhiều. Nếu khách hàng cần khả năng chỉnh sửa, hãy thêm họ làm cộng tác viên và chọn quyền truy cập chỉnh sửa cụ thể mà họ yêu cầu.
Mỗi cộng tác viên nên có quyền truy cập riêng thay vì đăng nhập chung. Đặt quyền cho từng người dựa trên cách họ đóng góp vào quy trình, cho dù họ cần quyền truy cập cho người tham dự chỗ ngồi, chỉnh sửa tất cả các chi tiết sơ đồ, chỉ chỉnh sửa các đối tượng hiện có, kiểm tra khách hoặc xem và nhận xét mà không cần chỉnh sửa quyền truy cập. Điều này làm rõ ai đang thực hiện các thay đổi và khi nào, đồng thời giúp dễ dàng hạn chế quyền truy cập đối với một người nếu cần thiết. Thậm chí các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi còn tạo ra nhiều hơn một bản sao của file chỉnh sửa chung, vì khi mà đã có quyền chỉnh sửa, lỡ đâu mọi người lại chỉnh sửa những điều đáng ra là không nên chỉnh sửa.
4. Khóa các yếu tố sự kiện tại chỗ
Khóa các đối tượng cụ thể tại chỗ nếu chúng không được di chuyển: Sân khấu, đồ đạc cố định, cột và cửa ra vào “bất kỳ đối tượng nào cần giữ nguyên trạng” đều có thể được khóa tại chỗ bằng cách đánh dấu và nhấp vào nút khóa trong bảng chỉnh sửa. Điều này cho phép khách hàng điều chỉnh các yếu tố khác mà không làm gián đoạn các phần khác của bố cục. Tương tự, việc nhóm các đối tượng phải nằm trong một dấu chân cụ thể cho phép khách hàng di chuyển, điều chỉnh và xoay nhóm mà không làm thay đổi kích thước hoặc khoảng cách sắp xếp.
5. Giữ các phiên bản trước của bố cục trong trường hợp bạn cần quay lại
Sử dụng lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi đối với bố cục. Sơ đồ tầng phát triển liên tục trong thời gian chuẩn bị cho sự kiện. Chuyển đổi giữa các tùy chọn để cho khách hàng thấy các khả năng trước khi thực hiện các thay đổi quan trọng đối với bố cục hoặc quay lại kế hoạch ban đầu nếu khách hàng quyết định rằng họ muốn có thêm chỗ ngồi.
Đúng vậy, như nói ở trên, các công ty tổ chức sự kiện luôn có những phiên bản trước đó để đối chiếu, và rất có thể chuyện nực cười xảy ra là phiên bản chỉnh sửa cuối cùng không khác gì phiên bản chưa chỉnh sửa ban đầu. Tin chúng tôi đi, những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi gặp những trường hợp như thế này không hề ít.
6. Cộng tác trong thời gian thực để giảm sự lộn xộn của hộp thư đến
Khách hàng và nhà cung cấp có thể xem và nhận xét về các thay đổi khi chúng xảy ra, tiết kiệm thời gian và các yêu cầu gửi qua lại email. Điều này thúc đẩy ý thức hợp tác trong nhóm và có thể làm giảm nhu cầu thay đổi nhiều lần”, nâng cao năng suất cho tất cả các bên liên quan.
7. Bắt đầu với mẫu bố cục sự kiện mà bạn biết là đã hiệu quả
Bắt đầu từ trải nghiệm và cá nhân hóa bố cục từ đó. Khách hàng không phải lúc nào cũng hiểu không gian hoặc sự thay đổi biến thiên xảy ra. Hiển thị cho họ các bố cục đã hoạt động (hoặc gây ra thách thức) trong quá khứ có thể ngăn chặn các vấn đề lớn hơn trong tương lai. Thay vì nói với họ rằng tầm nhìn của họ không tuân theo các phương pháp hay nhất về sơ đồ mặt bằng, hãy cho họ thấy bạn đã giải quyết những thách thức trong quá khứ như thế nào. Nhưng bạn đang trong vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cũng hạn chế sự chứng minh khách hàng sai mà là chứng minh rằng sự phù hợp mới là yếu tố thành công cho sự kiện.
8. Xem không gian sự kiện để so sánh
Cùng khách hàng tham quan không gian để giải quyết các mối lo ngại mà bạn không thể phát hiện ra trong sơ đồ, chẳng hạn như trần nhà thấp, cột có thể chặn tầm nhìn, ô cửa có thể cản trở việc khiêu vũ, v.v. So sánh sơ đồ với ảnh của các sự kiện trước đó để phát hiện sớm các vấn đề và đặt câu hỏi chi tiết về chuyến tham quan địa điểm của bạn. Việc mà các công ty tổ chức sự kiện không có sự so sánh về không gian về lợi thế hay nhược điểm thì tốt nhất bạn không cần hợp tác.
Ví dụ nhé: Cho dù sắp xếp vị trí khách ngồi VIP ở trên hàng trên cùng là điều tuyệt vời đấy, nhưng gần sân khấu quá sẽ dễ ảnh hưởng bởi âm thanh lớn, hay xác pháo hoa khai tiệc hay những bất cập về khói phun ra từ những chiếc máy tạo khói làm ảnh hưởng đến tầm nhìn của khách VIP.
9. Thực hiện quy trình thay đổi bố cục
Hãy cho khách hàng biết rằng nếu cần thay đổi, bạn sẽ thảo luận với họ để đảm bảo rằng nó sẽ hoạt động. Nếu không, bạn có thể mất thời gian quay lại và sửa lỗi. Nếu khách hàng có quyền truy cập để thực hiện thay đổi, hãy khuyến khích họ tạo phiên bản mới thay vì cập nhật bố cục chính.
Cũng y chang sự nhắc nhở trước đó, vì khi thay đổi quá nhiều, tạo ra sự hỗn loạn không kiểm soát mà chính khách hàng cũng không hiểu được, rồi cuồi cùng lại quay ra đổ lỗi cho công ty tổ chức sự kiện. Điều này hãy hạn chế nhất có thể
10. Giữ bình luận ở một nơi để dễ dàng tham khảo
Đăng các nhận xét làm rõ trong sơ đồ thay vì qua văn bản hoặc email để khách hàng có thể tham khảo chúng mà không cần tìm kiếm cao và thấp.
11. Khuyến khích giao tiếp hai chiều trong suốt quá trình
Trao đổi về bố cục và nói với khách hàng cách mọi thứ hoạt động là hai việc khác nhau. Bắt đầu quá trình chia sẻ: Trong khi hiển thị bố cục cho khách hàng lần đầu tiên, hãy đưa ra ngữ cảnh về tầm nhìn và cho họ biết cách bạn định kết hợp mọi thứ lại với nhau. Để tạo cảm giác tin tưởng và hợp tác, hãy tạm dừng thường xuyên và cho phép khách hàng đặt câu hỏi, yêu cầu làm rõ và đưa ra ý kiến.
12. Lắng nghe khách hàng khi bạn chia sẻ sơ đồ sự kiện
Lắng nghe các yêu cầu của khách hàng và hiểu những gì khách hàng đang yêu cầu trước khi trả lời. Giao tiếp mạnh mẽ đòi hỏi phải lắng nghe tích cực hơn là dự đoán và phản ứng với một nhu cầu giả định.
Để luyện nghe tích cực:
o Cho thấy bạn đang tham gia bằng cách giao tiếp bằng mắt, gật đầu và sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực.
o Lắng nghe và xem xét yêu cầu trước khi trả lời thay vì chuẩn bị câu trả lời của bạn trong khi khách hàng đang nói.
o Đừng ngắt lời; lưu bình luận của bạn để tạm dừng tự nhiên.
o Đặt câu hỏi và lặp lại mối quan tâm của khách hàng với họ để đảm bảo bạn hiểu.
Chúng tôi, những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tuy cố gắng cung cấp, nhưng chúng tôi không thể làm tất cả. Luôn giải thích câu trả lời ‘không’ của bạn và hỗ trợ bằng các ví dụ và kiến thức chuyên môn” đồng thời đưa ra các giải pháp dựa trên những gì khách hàng đã truyền đạt hơn là những gì bạn nghĩ họ muốn. Những khách hàng khó tính phản ứng tốt hơn với các phương pháp giao tiếp hiệu quả.
13. Có phương án dự phòng
Nếu khách hàng không thích thiết kế, hãy biết trước những gì bạn có thể cung cấp để thay thế. Có một vài tùy chọn dự phòng trong túi sau của bạn khiến bạn trông giống như một người lập kế hoạch ngôi sao nhạc rock. Giữ các bố cục cũ có sẵn cho các ví dụ nhanh hoặc chuẩn bị các mẫu bố cục bổ sung cho từng khách hàng để bạn sẵn sàng hoán đổi bố cục giữa các sơ đồ tầng nếu có nhu cầu. Với các kế hoạch thay thế, bạn cho khách hàng thấy rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho thời tiết khắc nghiệt, những thay đổi về tình trạng phòng trống của địa điểm và những ca thay đổi trong thời gian ngắn. Đó là một trong những điểm đánh giá tốt của khách hàng đối với những công ty tổ chức sự kiện.
14. Hạn chế thay đổi vào phút chót, trừ khi chúng mang lại giá trị cụ thể
Thời gian của bạn là quý giá và việc tranh giành để đảm bảo có đủ chỗ để hoán đổi cách bố trí tiệc tự chọn hoặc thêm một hàng ghế ngồi tràn khác không phải là ưu tiên hàng đầu khi mọi việc đã xong xuôi. Đặt ngày cụ thể để khách hàng báo cáo số lượng khách đã xác nhận hoặc hoàn thiện các yêu cầu về quy mô gian hàng của nhà cung cấp để bạn có nhiều thời gian chuẩn bị.
15. Hạn chế quyền chỉnh sửa sau một ngày nhất định
Ngăn chặn những thay đổi vào phút cuối mà bạn chưa phê duyệt bằng cách đặt ngày giới hạn cho quyền chỉnh sửa. Sau ngày đó, các yêu cầu thay đổi phải được thông qua nhân viên sự kiện để đảm bảo rằng nó có thể thực hiện được để không có bất ngờ nào trong quá trình thiết lập.
Các vấn đề về chia sẻ sơ đồ bước với những ‘Không nên’ này
16. Đừng giới hạn công nghệ bạn sử dụng
Vẻ đẹp của công nghệ là chúng tôi có các tùy chọn cho phép chúng tôi gặp khách hàng ở nơi họ cảm thấy thoải mái nhất. Mặc dù một số người có thể thích gặp mặt trực tiếp hơn, nhưng những người khác lại muốn đăng ký qua điện thoại hoặc trò chuyện video. Phần mềm lập kế hoạch sự kiện dựa trên đám mây, cộng tác cho phép bạn chia sẻ sơ đồ sự kiện trong thời gian thực: Thiết lập trò chuyện video hoặc hội thảo qua điện thoại để xem qua sơ đồ với khách hàng”họ có thể xem sơ đồ đó trên điện thoại hoặc máy tính của họ hoặc bạn có thể lấy tận dụng cài đặt chia sẻ màn hình trong ứng dụng hội nghị truyền hình của bạn. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện cũng phải liên tục cập nhật công nghệ theo thời gian.
17. Đừng bỏ qua lợi ích của giao tiếp trực tiếp
Email, tin nhắn và cuộc gọi điện thoại có thể hiệu quả, nhưng gặp mặt trực tiếp cũng có giá trị. Các cuộc họp trực tiếp thường được khách hàng ưa thích hơn so với các hội nghị ảo và tương tác trực tiếp có thể cải thiện mức độ tương tác, xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn và tăng ROI. Quá trình lập sơ đồ cung cấp nhiều cơ hội để thảo luận trực tiếp: Gặp gỡ để tham quan địa điểm, cùng nhau ngồi xuống để xem xét các bố cục được đề xuất và xem xét lại trong các lần ghé thăm địa điểm tiếp theo.
18. Đừng đánh giá thấp sức mạnh của một bản sao giấy
Công nghệ rất mạnh” nhưng một bản in ra giấy có thể tiết kiệm thời gian. Chuẩn bị sẵn phiên bản giấy cho các cuộc họp và trong khi tham quan địa điểm trong trường hợp kết nối internet kém, hết pin hoặc khách hàng ít hiểu biết về công nghệ. Một bản in cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chú để cập nhật sau này.
19. Đừng xóa các kế hoạch cũ
Lưu bố cục bị loại bỏ để tiết kiệm thời gian. Ngay cả khi khách hàng không thích một bố cục cụ thể, hãy giữ các phiên bản trước đó trong trường hợp khách hàng muốn quay lại và hồi sinh một ý tưởng cũ. Giữ các sơ đồ trước đó thay vì xây dựng lại kế hoạch từ sơ đồ giấy”hoặc từ bộ nhớ.
20. Đừng bỏ qua thông tin mô tả rõ ràng cho mỗi biểu đồ
Tên sơ đồ chi tiết, tiêu đề sự kiện được dán nhãn rõ ràng, thông tin liên hệ và ngày diễn ra sự kiện chính xác giúp tránh nhầm lẫn giữa khách hàng và sự kiện. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng sơ đồ tầng mới nhất để không phải loay hoay điều chỉnh khi nhận ra sai lầm của mình.
21. Đừng tiết kiệm ngân sách cho những thay đổi có thể không hiệu quả
Nếu những ràng buộc về lập kế hoạch”từ vấn đề ngân sách đến hậu cần”làm cho yêu cầu của khách hàng trở nên khó khăn, đừng chỉ nói không với họ. Hãy nói cho họ biết tại sao tiền mặt không được gói gọn trong một bố cục không hiệu quả. Nếu bạn không chắc liệu điều gì đó có thành công hay không, hãy thực hiện một số nghiên cứu, kiểm tra địa điểm, lấy ý kiến từ các nhà cung cấp cũng như những công ty tổ chức sự kiện và tìm hiểu chi tiết trước khi cam kết.
Sơ đồ sự kiện là một điểm tiếp xúc khách hàng mạnh mẽ. Chúng mang lại cho khách hàng của bạn cảm giác kiểm soát và có tiếng nói trong bố cục, đồng thời cho phép bạn duy trì lực lượng hướng dẫn trong suốt quá trình lập kế hoạch.
