5 Lý do bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện chứ đừng bao giờ làm tất cả. Tất cả chúng ta đều đã thực hiện một số loại kế hoạch sự kiện trong cuộc sống cá nhân của mình hoặc thậm chí có thể điều phối một hoặc hai cuộc họp tại văn phòng. Những nhiệm vụ và dự án này thường rơi vào người mà công việc chính của họ không liên quan gì đến việc tổ chức sự kiện.
Chúng tôi đang tìm kiếm bạn, bộ phận Tiếp thị. Và chắc chắn rằng, mặc dù tiếp thị và sự kiện luôn song hành với nhau, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là các chuyên gia tiếp thị của bạn đã sẵn sàng đón nhận thử thách của một sự kiện hoặc hội nghị quy mô lớn của công ty. Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, chắc chắn khuyên bạn nên để điều đó cho những người chuyên nghiệp, những người chuyên nghiệp trong sự kiện. Dưới đây là 5 lý do tại sao bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện để thực hiện sự kiện hoặc bữa tiệc tiếp theo của mình.
5 Lý do bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện chứ đừng bao giờ làm tất cả
1. Hãy Để Việc Hậu Cần Cho Chúng Tôi
Bạn biết làm thế nào họ nói rằng tổ chức sự kiện là một trong những nghề nghiệp căng thẳng nhất? Đó là bởi vì nó là. Gọi chúng tôi là điên vì đã làm điều đó, đôi khi chúng tôi chắc chắn cảm thấy như vậy. Cho dù đó là điều phối hậu cần đằng sau thiết lập trang trí hay lập trình. lịch trình giải trí trong sự kiện, một cái gì đó luôn luôn xuất hiện. Bạn có thể lập kế hoạch cho đến khi trái tim của bạn hài lòng và mọi thứ vẫn sẽ diễn ra không như ý muốn. Đó không phải là một dự đoán, đó là một thực tế. Chưa kể nó có thể gây choáng ngợp như thế nào đối với một người không biết cách suy nghĩ cẩn thận hoặc những người chưa nghĩ đến mọi tình huống và đưa ra một kế hoạch dự phòng.
Thông thường, trong quá trình thiết lập, bạn phải xử lý nhiều lần giao hàng, xây dựng dự án, gọi điện thoại và hàng triệu câu hỏi cùng một lúc. Công việc căng thẳng. Vậy nhân viên phải làm gì? Để đó cho chúng tôi! Vô số năm thử và sai, cùng kinh nghiệm tổng thể trong việc xử lý các nhiệm vụ chính xác này khiến một công ty tổ chức sự kiện đủ điều kiện nhất để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
2. Chúng tôi thực sự, thực sự là những người giao tiếp tuyệt vời
Vì vậy, bạn đã mơ về một khái niệm tuyệt vời và bạn cần ai đó biến nó thành hiện thực. Bạn đã đến đúng nơi! Bước một là để điều phối viên sự kiện của bạn hiểu khái niệm của bạn và trình bày những ý tưởng sáng tạo của riêng họ để thổi bay những người tham dự của bạn. Khi họ đã chốt được các ý tưởng, đã đến lúc bắt tay vào thực hiện các kế hoạch đó bằng cách tìm nguồn cung ứng các mặt hàng và liên hệ với các nhà cung cấp. Đây là nơi giao tiếp là chìa khóa.
Giao dịch với các nhà cung cấp đồng thời liên lạc với địa điểm để đảm bảo các yếu tố sẽ thực hiện chính xác là công việc của riêng nó. Điều quan trọng đối với người lập kế hoạch sự kiện của bạn là không chỉ giao tiếp cực kỳ hiệu quả với bạn và nhóm của bạn mà còn phải giải thích đầy đủ các khái niệm và ý tưởng cho bất kỳ nhà cung cấp nào sẽ làm việc để thực hiện các nhiệm vụ hoặc dự án đó. Từ việc hiểu cách xây dựng một đạo cụ tùy chỉnh để đảm bảo rằng nhiếp ảnh gia của bạn sẽ ăn mặc phù hợp vào ngày diễn ra sự kiện của bạn, tất cả đều nằm trong chi tiết.
3. Chúng ta đã kết nối được
Một trong những ưu đãi tốt nhất khi làm việc với một công ty tổ chức sự kiện là tiếp cận với một số mức giá tốt nhất trong ngành. Người lập kế hoạch của bạn sẽ có một danh sách các liên hệ ảo không chỉ thực hiện theo các yêu cầu kỳ lạ nhất của bạn (hãy tin chúng tôi, chúng tôi đã xem và nghe tất cả) mà còn có quyền truy cập vào các mức giá đặc biệt để thường xuyên làm việc với các liên hệ này. Tỷ lệ mà bạn sẽ không thể đảm bảo nếu bạn tự mình tiếp cận công ty. Khi tuân theo ngân sách nghiêm ngặt của công ty, điều này chắc chắn sẽ có ích.
4. Chi tiêu cho cái này, không phải cái kia!
Thật dễ dàng để tưởng tượng ra những ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết nhưng không diễn đạt theo cùng một cách khi thực hiện trong một sự kiện. Trong tình huống này, điều phối viên sự kiện của bạn sẽ đóng vai trò là người hướng dẫn cho bạn. Công việc của họ là cho bạn biết kích hoạt nào đáng để chi tiêu và kích hoạt nào nên bỏ qua. Bạn muốn đảm bảo rằng các khoản đầu tư lớn nhất cho sự kiện của bạn sẽ đi một chặng đường dài và sẽ tạo ra tác động lớn nhất có thể đối với những người tham dự của bạn. Đây có thể là một kích hoạt trang trí ấn tượng hoặc có thể là một kích hoạt nhằm thu thập dữ liệu có giá trị từ những người tham dự của bạn để tiếp tục kết nối với họ sau sự kiện. Hãy tin tưởng chúng tôi về điều này.
5. Tiền là mật ong
Lý do cuối cùng và cuối cùng tại sao bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện? Ngân sách, ngân sách, ngân sách. Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, rất nhiều ý tưởng sẽ thay đổi và các hạng mục khác có thể xuất hiện đòi hỏi nhiều tiền hơn để đầu tư vào một số thành phần nhất định. Tuy nhiên, công việc của người lập kế hoạch sự kiện là đảm bảo rằng tất cả các yếu tố đều nằm trong ngân sách ước tính của bạn hoặc nhận được sự chấp thuận của bạn để thêm tiền vào ngân sách tổng thể.
Nhiều điều mà khách hàng không tính đến khi lập ngân sách báo giá và chi phí từ nhà cung cấp là phí giao hàng và phí dịch vụ bổ sung từ các địa điểm. Các nhà cung cấp tính phí rất cao để cung cấp dịch vụ cho thuê lớn và đôi khi tính thêm phí thiết lập trong khi nhiều địa điểm sẽ tính thêm phí dịch vụ sau khi sự kiện của bạn kết thúc. Tất cả những bổ sung nhỏ hơn này bắt đầu tăng lên và trước khi bạn biết điều đó, bạn đã vượt quá ngân sách ban đầu của mình.
Rất tiếc! Loại bỏ sự căng thẳng trong trò chơi số ra khỏi tay bạn và để nó cho người lập kế hoạch của bạn để đảm bảo mọi thứ đều có màu xanh.
Bonus: Ý tưởng sáng tạo
Tạo ra một “Chà!” yếu tố là một phần thiết yếu để tạo nên một sự kiện đáng nhớ. Một công ty tổ chức sự kiện tốt sẽ có một đội ngũ sáng tạo mạnh mẽ cung cấp ý tưởng cho sự kiện của bạn và sẽ làm việc với bạn để đạt được kết quả cuối cùng khó quên.
Có một số điều quan trọng mà một công ty tổ chức sự kiện thực hiện, một số điều hiển nhiên và những điều khác thì ít hơn. Một công ty tổ chức sự kiện tốt sẽ cung cấp nhiều nguồn lực và dịch vụ cũng như nhân viên có kinh nghiệm cao, những người có thể đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, dù lớn hay nhỏ.
Điều hành một sự kiện thành công có thể là một bài tập phức tạp và tốn kém, trong đó việc lập kế hoạch và quản lý mọi chi tiết đều ảnh hưởng đến thành công của nó, đó là lý do duy nhất để thuê một công ty tổ chức sự kiện có đầy chuyên gia uy tín.
Và hiển nhiên còn hàng chục thứ phát sinh ngoài tầm kiểm soát của bạn nữa, không chỉ đơn giản những thứ chúng tôi liệt kê ra ở trên. Và chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi tình huống. Hãy liên hệ với chúng tôi hoặc bất cứ công ty tổ chức sự kiện bạn tin tưởng.
