6 xu hướng sự kiện sẽ khuấy động các cuộc họp và kinh doanh nhóm 2023: Chúng ta bao gồm cả các công ty tổ chức sự kiện hay là bất cứ một ai có ý định tổ chức sự kiện đã nhận ra rằng các sự kiện đã trải qua một số thay đổi lớn trong vài năm qua. Từ những tác động kéo dài của đại dịch vẫn đang ảnh hưởng đến các doanh nghiệp cho đến sự thay đổi lớn trong thái độ của xã hội về việc làm, các vấn đề xã hội đang tác động lớn đến xu hướng sự kiện năm 2023.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện và đang đào sâu vào một số xu hướng sự kiện đó. Chúng tôi đi sâu tìm hiểu những điều có thể mong đợi từ các sự kiện trực tiếp hơn là các sự kiện ảo thời COVID, nhu cầu mới về trách nhiệm của công ty, tác động của thị trường cũng như các ngành liên quan đến các công ty tổ chức sự kiện đối với các sự kiện, nỗ lực bền vững mới và các xu hướng khác của ngành tổ chức sự kiện mà bạn cần biết .
Khám phá 6 xu hướng sự kiện hàng đầu đáng xem trong năm 2023
6 xu hướng sự kiện sẽ khuấy động các cuộc họp và kinh doanh nhóm 2023
Cho dù bạn là người lập kế hoạch sự kiện, chủ sở hữu của một công ty tổ chức sự kiện, nhà cung cấp, người quản lý địa điểm tổ chức sự kiện hay bất kỳ ai ở giữa, bạn đều không muốn bỏ lỡ một số xu hướng sự kiện hàng đầu năm 2023. Mặc dù không có gì là chắc chắn, đặc biệt là trong bối cảnh luôn thay đổi này, việc bắt kịp các xu hướng sự kiện đang thay đổi có thể giúp tất cả các chuyên gia trong ngành luôn dẫn đầu cuộc chơi.
1. Các sự kiện trực tiếp đang quay trở lại, nhưng với một số điều không chắc chắn.
American Express Meetings & Events, một bộ phận của AMEX Global Business Travel, gần đây đã xuất bản Dự báo về các cuộc họp và sự kiện toàn cầu năm 2023, trong đó nêu chi tiết về các cuộc họp và xu hướng sự kiện được dự đoán cho năm tới. Dự báo cho thấy rằng có nhiều khả năng các sự kiện gặp trực tiếp sẽ quay trở lại vào năm 2023: “67% số người được hỏi tin rằng mức độ gặp gỡ trực tiếp sẽ trở lại con số trước đại dịch trong vòng một đến hai năm hoặc thậm chí 3 năm.
Theo báo cáo kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện, tăng trưởng sự kiện trực tiếp cũng được hỗ trợ bởi số lượng lớn các chuyên gia sự kiện đã tăng ngân sách sự kiện của họ cho năm 2023: 64% số người được hỏi, theo báo cáo.
Bài học quan trọng dành cho người lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Điều chỉnh lại ngân sách của bạn để bao gồm cả việc quay trở lại các sự kiện trực tiếp. Đặt địa điểm và dịch vụ sự kiện sớm.
Do dự đoán về sự quay trở lại của các sự kiện trực tiếp, một số địa điểm tổ chức sự kiện đã có số lượng hạn chế hoặc không có sẵn cho các sự kiện bổ sung vào năm 2023 vì năm 2022 đã có sự bùng nổ về tổ chức sự kiện, nhưng ngay những tháng đầu năm 2023 đã lại nhen nhóm các cảnh báo về dịch COVID có thể quay lại
Rõ ràng 2022 các địa điểm tổ chức sự kiện, nhân viên sự kiện và nhiều dịch vụ quan trọng khác có thể sẽ có nhu cầu cao. Và nó đang tiếp tục diễn ra vào 2023. Việc đặt trước các công ty tổ chức sự kiện và nhà cung cấp và dịch vụ cần thiết có thể khó khăn hơn.
Điểm chính cho các địa điểm:
Chuẩn bị cho một năm bận rộn. Xem lại các chính sách hủy và đặt phòng.
Chủ sở hữu địa điểm hoặc người quản lý hoạt động nên xem xét các chính sách đặt chỗ và hủy bỏ để đảm bảo rằng họ đang lấp đầy lịch của mình một cách đầy đủ nhưng phù hợp. Nhiều địa điểm sẽ cần xác định mức độ linh hoạt mà họ sẽ sẵn sàng cung cấp vào năm 2023 liên quan đến việc hủy bỏ các sự kiện có thể liên quan đến COVID. Các chính sách, thay đổi và cập nhật phải được vạch ra rõ ràng trong tất cả các hợp đồng lập kế hoạch sự kiện.
Mặc dù ngành dự kiến sẽ không hoàn toàn khôi phục hoạt động bình thường, nhưng AMEX đã nhận thấy rằng 81% trong số tất cả các sự kiện năm 2023 dự kiến sẽ có một số loại thành phần trực tiếp, vì vậy các địa điểm sẽ có nhu cầu cao. Các địa điểm tổ chức sự kiện nổi tiếng nên chuẩn bị cho một năm bận rộn bằng cách đảm bảo có một đội ngũ nhân viên hùng hậu tại địa điểm và thuê nhân viên tổ chức sự kiện. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tạo một kế hoạch dự phòng để bù đắp cho tình trạng thiếu hụt nhân sự tiềm ẩn.
2. Việc Từ Chức Lớn sẽ ảnh hưởng đến các cuộc họp và sự kiện.
Trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, người lao động đã đồng loạt rời bỏ công việc của họ trong cái được gọi là The Great Resignation. Một trong những chủ đề chính được thảo luận tại hội nghị International Confex là sự thay đổi trong kỳ vọng của những nhân viên hiện đại liên quan: Nó không chỉ là về tiền nữa. Người lao động ở khắp mọi nơi có kỳ vọng cao hơn trong vai trò của họ và đang tìm kiếm những công ty coi trọng sức khỏe cá nhân, sức khỏe tinh thần và duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Cũng như trong nhiều ngành khác, việc tìm kiếm và giữ chân nhân tài sẽ tác động đến các sự kiện vào năm 2023. Thiếu nhân sự là một trong những thách thức hàng đầu mà các nhà hoạch định sự kiện phải đối mặt và tình trạng thiếu nhân sự trong ngành đã khiến nhiều nhà hoạch định cảm thấy kiệt sức, một số sẵn sàng chuyển sang một lĩnh vực mới toàn bộ.
Bài học quan trọng dành cho những người lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Bảo vệ bạn khỏi bị kiệt sức.
Các chuyên gia sự kiện nên thiết lập các ranh giới cần thiết để quản lý cuộc sống công việc, cuộc sống cá nhân và hoàn cảnh cá nhân của họ mà không bị căng thẳng không đáng có. Giảm căng thẳng và kiệt sức bằng cách thiết lập ranh giới rõ ràng, lên lịch trình cho kỳ vọng và thực hành chúng mà không cảm thấy tội lỗi hay xấu hổ.
Điểm mấu chốt cho các địa điểm:
Cung cấp cho nhân viên tiềm năng những lý do tuyệt vời để làm việc với bạn và thậm chí là những lý do tốt hơn để ở lại.
Hơn bao giờ hết, trách nhiệm của công ty trong thế giới quản lý sự kiện được tập trung nhiều hơn bao giờ hết và các địa điểm sẽ không tránh khỏi sự giám sát kỹ lưỡng. Đối xử tốt với nhân viên, cung cấp khoản bồi thường dồi dào, cung cấp lợi ích và thúc đẩy văn hóa nhân viên lành mạnh.
3. Chúng ta sẽ thấy sự tập trung vững chắc vào sức khỏe và sự an toàn.
Trong vài năm qua, chúng tôi đã chứng kiến sự phát triển về trọng tâm mới là vấn đề vệ sinh, cũng như khả năng thực hiện giãn cách xã hội tại các sự kiện đã hoàn toàn chấm dứt. Công nghệ không tiếp xúc và giao tiếp sự kiện kỹ thuật số đã đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra các sự kiện trực tiếp an toàn hơn và năm 2023 sẽ cho chúng ta thấy rằng các quy trình này có thể sẽ tiếp tục ở đây. An toàn sự kiện không còn là một kỳ vọng, mà là một điều cần thiết.
Bài học rút ra chính cho các nhà lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Đánh giá rủi ro mọi sự kiện. Kế hoạch và ngân sách cho an toàn.
Trong dự báo về Cuộc họp & Sự kiện của American Express, có báo cáo rằng 58% số người được hỏi đang tìm kiếm sự tin tưởng vào các thành phần có trách nhiệm chăm sóc sức khỏe và sự an toàn của người tham dự khi cân nhắc có nên tham dự các sự kiện trực tiếp hay không. Với sự an toàn là mối quan tâm hàng đầu đối với người tham dự, khách du lịch cũng như diễn giả, đánh giá rủi ro hiện là một thành phần cốt lõi của kế hoạch sự kiện. Khám phá các bản nâng cấp công nghệ mới nổi có thể giúp cải thiện sự an toàn cho sự kiện và người tham dự.
Điểm mấu chốt cho các địa điểm:
Cung cấp không gian tổ chức sự kiện an toàn và vệ sinh, chính sách đặt chỗ linh hoạt và trình bày các quy trình của bạn cho người lập kế hoạch.
Đảm bảo có nhiều trạm vệ sinh và có khoảng cách phù hợp tại mọi sự kiện. Các địa điểm có thể được yêu cầu thử các kiểu chỗ ngồi mới để cải thiện độ an toàn, kết hợp không gian tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc thậm chí đánh giá lại sức chứa của địa điểm. Sử dụng kiểm tra sơ đồ sẽ cho phép giám đốc địa điểm đặt tiêu chuẩn cho sơ đồ sự kiện, chẳng hạn như khoảng cách cụ thể giữa bàn và ghế hoặc sức chứa tối đa của phòng.
Điểm mấu chốt cho tất cả các chuyên gia tổ chức sự kiện:
Có kế hoạch dự phòng cho các sự kiện.
Mỗi sự kiện năm 2023 nên có Kế hoạch B, và những kế hoạch này phải bao gồm các dịch vụ khẩn cấp, chẳng hạn như các chuyến bay ra khỏi một địa điểm, trong trường hợp phát sinh các vấn đề sức khỏe. Nhiều sự kiện trực tiếp và kết hợp sẽ có các yêu cầu về tiêm chủng hoặc xét nghiệm và có khả năng chúng ta sẽ thấy nhiều hoạt động xét nghiệm tại chỗ hơn diễn ra tại các sự kiện. Các chuyên gia sự kiện nên làm việc chăm chỉ để truyền đạt các chính sách và thủ tục một cách rõ ràng và thường xuyên cho những người tham dự trong tương lai.
4. Tích hợp thêm thực tế tăng cường/ảo.
Xu hướng ảo đã tăng lên trong vài năm qua. Tuy nhiên, dữ liệu gần đây cho thấy AR đang trở thành một xu hướng sự kiện phổ biến, vì trải nghiệm thực tế gia tăng là một giải pháp thay thế hợp lý và dễ tiếp cận hơn đối với nhiều chuyên gia sự kiện.
Bài học quan trọng dành cho người lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Tìm trải nghiệm AR phù hợp với phong cách lập kế hoạch của bạn và luôn cập nhật công nghệ sự kiện mới nổi.
Các công cụ lập kế hoạch sự kiện thực tế tăng cường có thể được sử dụng cho các bản trình diễn sản phẩm, tạo cơ hội kết nối mạng, giải trí cho khán giả, tương tác với những người tham dự sự kiện ảo hoặc trực tiếp và thậm chí tạo bản đồ tương tác cho các sự kiện và chuyến tham quan địa điểm. Hơn nữa, công nghệ thực tế tăng cường đã trở nên tiên tiến và sẵn có đến mức các ứng dụng AR có thể được sử dụng trên hầu hết các điện thoại thông minh.
Điểm mấu chốt cho các địa điểm:
Thêm AR vào kế hoạch tiếp thị của bạn. Tạo một chuyến tham quan ảo đến địa điểm của bạn để thu hút các nhà hoạch định và chuyên gia sự kiện.
Các chuyến tham quan ảo có thể giúp khách du lịch và những người tham dự sự kiện cảm thấy bớt xa lạ hơn ở một vùng đất xa lạ. Các chuyến tham quan ảo và bản đồ kỹ thuật số tương tác cho phép người tham dự tham quan không gian sự kiện trước thời hạn, tìm đường đến nhiều phiên đột phá sự kiện hoặc xác định vị trí các nhà cung cấp cụ thể tại các cuộc triển lãm lớn.
Tiếp tục cắt
5. Các sự kiện kết hợp vẫn tiếp tục và các sự kiện ảo trở nên thường xuyên hơn.
Ngành tổ chức sự kiện đang tiếp tục chứng kiến sự tăng trưởng về mức độ phổ biến của cả sự kiện lai và sự kiện ảo. Các sự kiện ảo, cũng như các sự kiện hỗn hợp kết hợp các thành phần ảo và trực tiếp, có xu hướng bền vững và thân thiện với môi trường hơn so với các sự kiện trực tiếp. Họ cũng có thể cung cấp cho các nhà lập kế hoạch cơ hội tiếp cận nhiều đối tượng hơn.
Do chi phí chung giảm, nhiều công ty tổ chức sự kiện chấp nhận các sự kiện ảo đã thấy ROI của họ tăng lên. Trên thực tế, 84% các công ty tổ chức sự kiện nhận thấy các sự kiện ảo có chi phí phải chăng hơn nhiều so với các sự kiện trực tiếp của họ và 93% các chuyên gia tổ chức sự kiện nói rằng họ dự định đầu tư vào các sự kiện ảo trong tương lai sắp tới.
Bài học quan trọng dành cho người lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Xem lại ROI sự kiện ảo của bạn. Tổ chức các sự kiện ảo và kết hợp tốt hơn vào năm 2023 với phần mềm được cập nhật.
Lập kế hoạch cho các sự kiện ảo thường xuyên hơn cũng sẽ yêu cầu nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện đầu tư vào phần mềm sự kiện ảo tốt hơn. Hướng đến năm 2023, Paul Cook, một Chuyên gia về Sự kiện Ảo nổi tiếng, đưa ra một số lời khuyên cho các chuyên gia trong ngành, ông nói rằng nhu cầu về các sự kiện ảo sẽ tăng lên và những sự kiện tốt nhất sẽ là những sự kiện làm tăng giá trị sản xuất của họ. Nói cách khác, hình ảnh sản xuất tại nhà sẽ nhanh chóng trở thành dĩ vãng nếu tổ chức muốn giữ vững danh tiếng thương hiệu của mình.
Bài học quan trọng cho các địa điểm:
Thêm tiếp thị sự kiện kết hợp vào chiến lược bán hàng năm 2023 của địa điểm của bạn.
Địa điểm của bạn cung cấp công nghệ kỹ thuật số nào để kết nối khán giả trực tiếp với khán giả trực tuyến? Bạn có các công cụ công nghệ sự kiện ảo cho phép những người tham dự ảo tương tác với những người tham dự trực tiếp không?
Nếu vậy, hãy cung cấp thông tin đó cho khách hàng tiềm năng và người lập kế hoạch sự kiện, vì nhiều người lập kế hoạch đang tìm kiếm các địa điểm đã có công nghệ sự kiện kết hợp tại chỗ. Làm mới danh sách dịch vụ địa điểm và tài liệu tiếp thị năm 2023 của bạn để thể hiện khả năng tổ chức các sự kiện kết hợp của bạn.
6. Nhu cầu về các sự kiện bền vững, thân thiện với môi trường ngày càng tăng.
Trên toàn cầu, những người bán hàng, người bán hàng và nhà cung cấp đang lựa chọn cam kết thực hiện các hoạt động kinh doanh bền vững hơn và các sự kiện thân thiện với môi trường. Theo Mark Bannister, Giám đốc Điều hành và Kỹ thuật của COP26, chúng tôi cũng nhận thấy sự hỗ trợ to lớn cho sự thay đổi bền vững trong ngành tổ chức sự kiện. Mục tiêu chính của Bannister là tạo ra một sự kiện trung hòa carbon bằng cách hợp tác với nền kinh tế tuần hoàn, tìm nguồn cung ứng có trách nhiệm, đạt được giá trị xã hội và giảm lượng khí thải carbon của một sự kiện.
Bài học quan trọng dành cho các nhà lập kế hoạch / công ty tổ chức sự kiện:
Giảm bớt. tái sử dụng. Tái chế.
Khi lên kế hoạch cho một sự kiện, hãy sử dụng những gì đã có. Nhận các khu vực, vật phẩm và tài liệu sáng tạo và tái sử dụng. Các chuyên gia tổ chức sự kiện cũng có thể làm việc để tạo ra một nền kinh tế tuần hoàn bằng cách sử dụng các vật phẩm có thể tái sử dụng hoặc tái chế sau một sự kiện, đồng thời gia tăng giá trị xã hội thông qua quyên góp hoặc cung cấp các bài học và bài giảng miễn phí cho các thành viên trong cộng đồng.
Bannister cũng lưu ý rằng nhiều nhà lập kế hoạch đang làm việc để giảm thiểu tác động môi trường của việc đi lại trong sự kiện năm 2023 ở mức tối thiểu có thể, vì chỉ riêng việc đi lại đã chịu trách nhiệm cho 85% lượng khí thải carbon của một sự kiện. Bằng cách tổ chức các sự kiện nhỏ hơn, thường xuyên hơn ở nhiều địa điểm, đặt trước các sự kiện của công ty gần nhà hơn và kết hợp các sự kiện ảo hoặc kết hợp, các nhà lập kế hoạch đang giảm tác động môi trường của việc đi sự kiện. Các chuyên gia trong toàn ngành đang cam kết giải quyết các vấn đề đạo đức trong việc lập kế hoạch sự kiện.
Bài học quan trọng cho các địa điểm:
Kết hợp hoặc củng cố các sáng kiến bền vững.
Chỉ định một nhà vô địch về tính bền vững cho nhóm của bạn để khuyến khích và giáo dục nhân viên về các sáng kiến bền vững cũng như các ý tưởng về địa điểm và khách sạn thân thiện với môi trường khác. Cung cấp tài nguyên, công cụ và thông tin về tính bền vững của công ty. Cải tạo và thay thế máy móc tại địa điểm bằng các thiết bị thân thiện với môi trường và bền vững khi có thể, thêm nhiều khu vực tái chế được đánh dấu rõ ràng xung quanh địa điểm và đặt mục tiêu bổ sung các nguồn năng lượng tái tạo có thể đáp ứng một phần hoạt động tại địa điểm của bạn.
Theo kịp các xu hướng sự kiện hàng đầu và xem chúng phát triển!
Nhưng hãy nhớ rằng, không có gì là chắc chắn, đặc biệt là bây giờ. Mặc dù đây là một số xu hướng sự kiện năm 2023 cần theo dõi trong thời gian còn lại của năm, nhưng không có gì đảm bảo rằng tất cả chúng sẽ thành hiện thực và thậm chí còn ít đảm bảo hơn rằng các xu hướng khác sẽ không nổi lên và chiếm lấy sự chú ý . Trong trường hợp đó, điều quan trọng hơn bao giờ hết là phải nhanh nhẹn, nhận thức và sẵn sàng thay đổi ngay lập tức.
