Các phương pháp hay nhất để quản lý và kiểm soát đám đông trong tổ chức sự kiện là gì?. An toàn và an ninh sự kiện là những khía cạnh quan trọng của kế hoạch tổ chức sự kiện, đặc biệt là khi đối phó với đám đông lớn người. Cho dù bạn đang tổ chức một buổi hòa nhạc, một lễ hội, một hội nghị hay một cuộc biểu tình, bạn cần phải có một kế hoạch rõ ràng để quản lý và kiểm soát đám đông. Trong bài viết này với vai trò là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi và bạn sẽ thảo luận về một số phương pháp hay nhất để đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn và suôn sẻ cho mọi người tham gia.
Các phương pháp hay nhất để quản lý và kiểm soát đám đông trong tổ chức sự kiện là gì
Đánh giá rủi ro
Nếu bạn không đến từ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì trước khi lên kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn cần tiến hành đánh giá rủi ro kỹ lưỡng về địa điểm, khán giả, các hoạt động và các mối nguy hiểm tiềm ẩn. Điều này sẽ giúp bạn xác định nguồn gốc của áp lực đám đông, tắc nghẽn, xung đột hoặc hoảng loạn và cách giảm thiểu chúng. Bạn cũng nên xem xét các tác động pháp lý, đạo đức và xã hội của sự kiện của mình và cách tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn có liên quan.
Ở giai đoạn này, bạn nên đánh giá từng rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra và lập kế hoạch cho từng rủi ro phù hợp. Sau đó, đảm bảo kế hoạch được truyền đạt tới các bên liên quan để có thể thực hiện kế hoạch khi cần thiết. Và thật ra những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng luôn đánh giá rủi ro dù ở cấp độ nào.
Thiết kế bố cục
Cách bố trí không gian sự kiện của bạn có thể có tác động đáng kể đến luồng và hành vi của đám đông. Bạn nên thiết kế bố cục của mình để tạo điều kiện dễ dàng tiếp cận, thoát ra và di chuyển, đồng thời tránh tắc nghẽn, ngõ cụt hoặc quá đông đúc. Bạn cũng nên cung cấp hệ thống biển báo, ánh sáng và thông tin liên lạc rõ ràng, đồng thời phân bổ đủ không gian cho các dịch vụ khẩn cấp, nhân viên và tình nguyện viên. Bạn cũng nên kiểm tra bố cục của mình trước sự kiện và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Hãy xem xét những thứ như số lượng phòng tắm cần thiết và tỷ lệ phòng vệ sinh nam và nữ hoặc thậm chí tốt hơn, nếu có thể, hãy cung cấp các phòng vệ sinh trung lập về giới tính để tạo ra một môi trường hòa nhập cũng như giảm bớt việc xếp hàng.
Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng luôn suy nghĩ về lịch trình của sự kiện cũng như cách thức và thời điểm mọi người sẽ di chuyển qua (các) không gian sự kiện. Dự đoán những chuyển động này trước và tạo một kế hoạch phù hợp. Ví dụ, hãy xem xét sự khác biệt giữa giờ nghỉ giải lao theo lịch trình khi mọi người đến trạm cà phê cùng lúc với trạm cà phê cố định, nghĩa là dịch vụ sẽ được trải rộng trong một khoảng thời gian dài hơn để giảm tắc nghẽn.
Đào tạo nhân viên của bạn
Ngay cả đối với những công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi vẫn nhấn mạnh yếu tố con người là trên hết. Nhân viên và tình nguyện viên của bạn là chìa khóa cho việc tổ chức sự kiện thành công, và họ cần được đào tạo và chuẩn bị tốt cho mọi tình huống. Bạn nên giao cho họ vai trò và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời trang bị cho họ những kỹ năng và công cụ cần thiết để quản lý và kiểm soát đám đông. Bạn cũng nên thiết lập một chuỗi mệnh lệnh, giao thức liên lạc và kế hoạch dự phòng, đồng thời tóm tắt chúng về các mục tiêu, quy tắc và quy trình của sự kiện.
Cho dù chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi cũng luôn phải đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo để trở nên chủ động và tiếp cận khách để đảm bảo rằng họ đang được phục vụ. Không có gì khiến mọi người cảm thấy được chào đón tại một sự kiện hơn là được chào đón và kiểm tra theo đúng nghĩa đen. Việc tạo ra sự tương tác đầu tiên này cũng bắt đầu trải nghiệm theo hướng tích cực mà động lực của nó sẽ dễ duy trì hơn là cố gắng thu hút một vị khách đã cảm thấy lạc lõng đến mức phải yêu cầu trợ giúp. Hỏi khách xem họ cần gì cũng có chức năng như đào tạo, cho phép nhân viên dự đoán tốt hơn nhu cầu của đám đông với mỗi lần tương tác mới.
Thu hút khán giả của bạn
Đối tượng của bạn không chỉ là một nhóm người thụ động, mà là một cộng đồng năng động và đa dạng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và bầu không khí của sự kiện của bạn. Bạn nên thu hút khán giả của mình theo cách tích cực và tôn trọng, đồng thời cung cấp cho họ thông tin, giải trí và dịch vụ mà họ cần. Bạn cũng nên theo dõi phản hồi, hành vi và sự hài lòng của họ, đồng thời giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Với nhiều năm tổ chức sự kiện thì những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi đã trải qua quá nhiều trường hợp mà việc thu hút khán giả trong thời tiết không được tốt sẽ luôn là bài toán khó.
Hãy nghĩ về ba mũi tên trong một bánh xe, mỗi mũi tên chỉ vào mũi tên tiếp theo.
Bước 1 – ĐỌC đối tượng
-Họ thích và không thích điều gì?
-Họ phản ứng thế nào trước sự việc vừa xảy ra?
Bước 2 – LẬP KẾ HOẠCH trải nghiệm
-Tạo một kế hoạch cho những việc cần làm tiếp theo.
Bước 3 – TƯƠNG TÁC với khách
-Nói điều gì đó (Nói tên của họ, kể một câu chuyện)
-Làm gì đó (Đi qua đám đông)
-Yêu cầu họ nói điều gì đó (Đặt câu hỏi)
-Yêu cầu họ làm gì đó (Làm một hoạt động)
Sau đó bắt đầu lại từ bước 1 và đọc lại đối tượng. Làm thế nào mà họ phản ứng với những gì bạn vừa làm?
Đây là cái mà tôi gọi là “Bánh đà tương tác” từ cuốn sách “Phá vỡ bức tường thứ tư” của tôi về lập kế hoạch sự kiện và thu hút khán giả.
Xem xét và cải thiện
Bạn có tin không, điều mà các công ty tổ chức sự kiện luôn thực hiện đó là tổng kết và xem xét quá trình tổ chức sự kiện. Sau sự kiện của bạn, bạn nên xem xét và đánh giá hiệu suất của mình, đồng thời xác định điểm mạnh và điểm yếu trong kế hoạch kiểm soát và quản lý đám đông của bạn. Bạn nên thu thập và phân tích dữ liệu, phản hồi cũng như bài học kinh nghiệm và sử dụng chúng để cải thiện các sự kiện trong tương lai của mình. Bạn cũng nên thừa nhận và đánh giá cao nhân viên, tình nguyện viên, đối tác và khán giả của mình, đồng thời ăn mừng thành tích của bạn.
Khảo sát của bạn nên được gắn trực tiếp với việc đo lường mục tiêu ban đầu của sự kiện là gì.
Bạn đang cố gắng thúc đẩy doanh số bán hàng mới?
Bạn đang cố gắng truyền cảm hứng cho nhân viên của mình?
Bạn có đang cố gắng “thưởng” cho những người biểu diễn hàng đầu không?
Cuộc khảo sát sau sự kiện của bạn sẽ đo lường xem những người tham dự của bạn có cảm thấy điều này đã được hoàn thành hay không.
Và cuối cùng, bạn đừng ngại khi phải rút kinh nghiệm cũng như cần sự hỗ trợ từ phía các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
