Các vấn đề đạo đức trong tổ chức sự kiện. Nếu bạn đã từng tìm hiểu Quy tắc đạo đức dành cho những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thì bạn đã biết rằng có rất nhiều vấn đề cần lưu ý cho dù bạn có bao nhiêu kinh nghiệm. Nhưng những gì bạn có thể không biết chính xác là loại tình huống vùng xám nào mà bạn có thể thấy bản thân hoặc nhân viên của mình phải giải quyết theo thời gian.
Với vai trò là công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các vấn đề đạo đức chính trong quản lý sự kiện mà bạn có thể phải đối mặt vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình – cùng với những việc cần làm nếu/khi chúng xảy ra!
Các vấn đề đạo đức trong tổ chức sự kiện
10 Vi phạm Đạo đức & Nghi thức Tổ chức Sự kiện Phổ biến
1. Không liên lạc kịp thời với khách hàng, đối tác
Không nhận được email hoặc tin nhắn không phải là một tội ác. Nhưng nếu bạn không phản hồi khách hàng và đối tác kịp thời, bạn có nguy cơ đẩy họ vào tình thế khó xử. Bạn hãy hành xư như một nhân sự chuyên nghiệp trong vai trò là nhân sự quan trọng của công ty tổ chức sự kiện nhé
Tình huống ví dụ: Một nhà cung cấp chuyển tiếp cho bạn một đề xuất phức tạp hơn nhiều so với dự đoán của bạn và khách hàng của bạn đang chờ phản hồi về giới hạn ngân sách của họ. Bạn thực sự bận rộn và không nhận được đề xuất trong vài ngày. Vào thời điểm đó, nhà cung cấp đã chấp nhận một đề nghị cạnh tranh và không còn nữa.
Phải làm gì: Bạn không cần phải dán mắt vào hộp thư đến của mình hàng giờ trong ngày, nhưng trung bình một người sẽ trả lại email doanh nghiệp trong vòng 1 giờ. Vì vậy, hãy cố gắng giữ câu trả lời của bạn trong khung thời gian này (trong giờ làm việc). Hoặc, nếu bạn quá choáng ngợp, ít nhất hãy cho mọi người biết bạn đã nhận được tin nhắn và lên kế hoạch xem lại nó vào một ngày/giờ cụ thể. Không chỉ riêng các công ty tổ chức sự kiện mới có trách nhiệm này, tất cả chúng ta khi đi làm đều có trách nhiệm này.
2. Những chuyến làm quen gian lận
Chỉ vì bạn đã lên lịch cho chuyến đi này từ nhiều tháng trước không có nghĩa là bạn có thể giành được một kỳ nghỉ miễn phí sau khi bạn đã chọn được địa điểm tổ chức sự kiện chính thức của mình.
Tình huống ví dụ: Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, bạn khá chắc chắn rằng mình sẽ chọn địa điểm tổ chức dạ tiệc tại phòng khiêu vũ lớn ở địa phương. Nhưng chuyến đi FAM của bạn đã được thanh toán, vì vậy bạn cân nhắc việc giữ quyết định cho riêng mình và vẫn tiếp tục. Bạn luôn có thể xem xét địa điểm đó cho một sự kiện khác trong tương lai, phải không?
Phải làm gì: Ngay cả khi không ai phát hiện ra, bạn vẫn đang tích cực sử dụng tài nguyên của công ty vì lợi ích cá nhân của mình. Hãy thẳng thắn với những người ra quyết định tài chính tại công ty của bạn – họ vẫn có thể để bạn ra đi!
3. Sử dụng điểm du lịch từ các chuyến công tác cho các sự kiện cá nhân
Giống như hầu hết các vấn đề đạo đức, vấn đề này hơi xám xịt, đặc biệt nếu bạn buộc phải sử dụng tài khoản cá nhân của mình cho các chi phí của công ty.
Tình huống ví dụ: Bạn đã bay qua đất nước hai lần trong năm vừa qua để làm việc và kỳ nghỉ của bạn đang đến rất gần. Bạn có đủ điểm hãng hàng không và khách sạn để nâng cấp chuyến đi tiếp theo lên Hạng Nhất hoặc thậm chí là một đêm miễn phí trong phòng suite sang trọng.
Phải làm gì: Yêu cầu tài khoản chi tiêu của riêng bạn nếu công ty của bạn cung cấp cho nhân viên. Nếu không, hãy hỏi HR về chính sách điểm du lịch của họ. Một lần nữa, rất có thể họ sẽ ổn với điều đó, nhưng việc xin phép trong những tình huống này sẽ có đạo đức hơn.
Nhưng nói đi cũng phải nói lại, thường những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn có những chuyến khảo sát vị trí miễn phí cho khách, chẳng hạn công ty của bạn ở Tp. HCM, muốn tổ chức sự kiện ở Nha Trang, Đà Lạt, SAPA….thì các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi sẵn sàng hợp tác và cung cấp cho bạn những chuyến đi khảo sát hoàn chình.
4. Hối lộ khách
Túi quà tuyệt vời là một phần của trải nghiệm sự kiện, đặc biệt khi bạn đang cố gắng giành được một số tài khoản mới hoặc nâng cấp khách hàng trả phí cao lên gói lớn hơn, tốt hơn. Nhưng những chiếc iPhone mới và chai nước hoa Chanel được coi là một món quà hào phóng hay một khoản hối lộ toàn diện?
Tình huống ví dụ: Nhà tài trợ sự kiện của bạn muốn tạo ấn tượng tốt bằng cách tặng sản phẩm trị giá 500 đô la cho mỗi người tham dự. Họ đã yêu cầu bạn hoặc nhóm của bạn phân loại và phát quà trước cửa.
Phải làm gì: Định nghĩa một món quà phù hợp là món quà mà khách sẽ thích, nhưng không tương xứng về mặt kinh tế với mức thu nhập trung bình của nghề nghiệp của họ và không được coi là bất thường khi nhận được tại loại sự kiện này. Nguyên tắc chung: nếu bạn nghe thấy ứng cử viên chính trị yêu thích của mình nhận món quà đó từ bất kỳ loại doanh nghiệp nào, điều đó có khiến bạn co rúm người lại không? Vấn đề này được suy đoán rất nhiều trong lĩnh vực công cộng nhưng nó cũng áp dụng trong lĩnh vực riêng tư.
5. Không thực tế về những lo ngại nghiêm trọng về thời tiết
Mưa nhỏ là một chuyện, nhưng nếu bạn và các công ty tổ chức sự kiện đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện ở khu vực dễ xảy ra cháy rừng, lốc xoáy hoặc một số loại thời tiết khắc nghiệt khác, bạn cần xây dựng kế hoạch thời tiết xấu trong các hợp đồng và chính sách sự kiện của mình.
Tình huống ví dụ: Lên kế hoạch cho một sự kiện khách hàng diễn ra ở một cánh đồng mở, biệt lập trong mùa đông ở Bắc Canada? Nếu bạn biết rõ rằng thời tiết tại sự kiện có thể gây khó chịu, thương tích hoặc bệnh tật cho khách tham dự sự kiện của bạn, bạn phải hướng dẫn khách hàng về một lựa chọn tốt hơn hoặc hủy bỏ sự kiện hoàn toàn.
Phải làm gì: Chỉ vì một khách hàng sẵn sàng trả tiền cho bạn không phải là một ý tưởng hay. Không ai thích hủy bỏ hoặc hoãn một sự kiện mà họ đã dày công lên kế hoạch, nhưng sức khỏe và sự an toàn của khách mời phải được đặt lên hàng đầu. Khi nghi ngờ, hãy làm những gì tốt nhất cho khách của bạn, ngay cả khi khách hàng của bạn không đồng ý lúc đầu. Bạn hãy nghiêm túc, chẳng hạn ngay lúc này bạn đang là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện thì điều này đáng cân nhắc về đạo đức đấy nhé.
6. Ăn cắp ý tưởng thiết kế sự kiện
Ai lại không thích lướt Pinterest để tìm cảm hứng cho sự kiện? Chà, hóa ra có sự khác biệt giữa nguồn cảm hứng và hành vi trộm cắp, vì vậy bạn cần biết đó là gì.
Tình huống ví dụ: Bạn thấy một thiết kế tuyệt vời cho cách bố trí địa điểm giống hệt nhau và sao chép mọi thứ bạn có thể tìm thấy từ cách bố trí đến cách trang trí.
Phải làm gì: Thiết kế sự kiện là một loại hình nghệ thuật và nghệ sĩ cần được tôn trọng. Nếu bạn định sử dụng ý tưởng của họ, hãy chắc chắn rằng bạn đặt ý tưởng đặc biệt của riêng mình vào đó để làm cho nó trở nên khác biệt rõ rệt.
7. Chia sẻ những lời chỉ trích thay vì giải pháp
Hóa ra, trở thành một tiêu cực trong các cuộc họp và chuỗi email là một cân nhắc về mặt đạo đức đối với những công ty tổ chức sự kiện hay với những người tổ chức sự kiện.
Tình huống ví dụ: Khách hàng của bạn đang cố gắng trở nên hữu ích, nhưng họ vẫn tiếp tục đưa ra những ý tưởng không thực tế cho sự kiện. Bạn thấy mình nói đi nói lại “Không”, lần nào cũng cảm thấy thất vọng, cố gắng giải thích lý do tại sao ý tưởng của họ không thành hiện thực. Bạn thậm chí có thể trút giận về điều đó với một trong những nhà cung cấp của mình. Luc này hình về của công ty tổ chức sự kiện của bạn sẽ ảnh hưởng không nhỏ
Phải làm gì: Thỉnh thoảng, nội bộ không đồng ý hoặc chỉ trích khách hàng và đối tác là điều bình thường. Bạn cũng có thể giáo dục họ về vấn đề này. Nhưng mọi phản hồi tiêu cực nên được theo dõi bằng một giải pháp thay thế mang tính xây dựng để ý tưởng ban đầu của họ vẫn được tôn trọng nhưng theo một cách thực tế hơn. Và mặc dù điều đó rất hấp dẫn, đừng chia sẻ sự thất vọng của bạn với các nhà cung cấp hoặc các thành viên khác trong nhóm – điều đó khiến bạn bị ảnh hưởng tiêu cực! Đặc biệt nếu bạn đang là chủ của một công ty tổ chức sự kiện thì càng không được phép.
8. Đưa ra những lời hứa mà bạn biết mình không thể giữ
Bạn là đại diện cho một công ty tổ chức sự kiện hay chính bạn là một người lập kế hoạch sự kiện, điều này khiến bạn sánh ngang với các siêu anh hùng theo nghĩa đen. Nhưng ngay cả các siêu anh hùng cũng có điểm yếu của họ. Cố gắng che đậy chúng có thể dẫn đến những vấn đề lớn hơn sau này.
Tình huống ví dụ: Sau một thời gian khô hạn tưởng chừng như vô tận, danh sách khách hàng của bạn đột nhiên tràn ngập. Sau đó, bạn nhận được một cơ hội mới khác – cơ hội chỉ có thể xảy ra nếu mọi thứ khác diễn ra đúng thời điểm và không có gì sai sót (rất hiếm trong ngành này). Số tiền rất lớn, vì vậy bạn vẫn lấy nó. Bạn nghĩ rằng nó sẽ khó, nhưng bạn sẽ cố gắng sắp xếp tất cả.
Phải làm gì: Đôi khi quá lạc quan về khả năng của chính bạn sẽ phải trả giá mà khách hàng của bạn sẽ phải trả. Đừng ngại từ chối công việc, chỉ cần đảm bảo rằng bạn giải thích lý do tại sao bạn không có mặt. Sự quan tâm mà bạn thể hiện với các khách hàng và đối tác hiện tại của mình chắc chắn sẽ thu hút các hoạt động kinh doanh lặp lại trong tương lai.
9. Hạ thấp đối thủ cạnh tranh của bạn
Việc định giá cho bất kỳ ngành nào phụ thuộc vào dịch giả tự do là một con thú khôn lanh. Bạn có thể coi việc giảm giá để thu hút nhiều khách hàng hơn là một cách kinh doanh thông minh, nhưng đó thực sự là một thảm họa về đạo đức tổ chức sự kiện. Hiển nhiên những công ty tổ chức sự kiện như bạn thì luôn có sự cạnh tranh khốc liệt.
Tình huống ví dụ: Đối thủ cạnh tranh tại địa phương của bạn cũng lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Vì bạn chỉ mới bắt đầu cho sự nghiệp vận hành một công ty tổ chức sự kiện, nên bạn quyết định tính phí bằng một nửa mức giá được quảng cáo của họ và bắt đầu tiếp cận với những khách hàng mà họ đã từng hợp tác trước đây để cho họ biết hiện có một lựa chọn mới, giá cả phải chăng hơn.
Phải làm gì: Điểm này không chỉ là vấn đề đạo đức mà còn thực sự là bất hợp pháp. Định giá săn mồi, như nó được gọi, rất khó chứng minh trước tòa, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không thể. Thay vào đó, hãy đưa ra mức giá thị trường hiện tại cho các dịch vụ của bạn với mức chiết khấu có lẽ khiêm tốn cho những khách hàng lần đầu.
Và rõ ràng điều này không chỉ xảy ra ở các công ty tổ chức sự kiện mà còn xảy ra ở khắp các ngành nghề khác nhau.
10. Không tạo ra một đội đa dạng, toàn diện
Cho dù bạn đang mở rộng công ty tổ chức sự kiện hay bạn đang có đội ngũ lập kế hoạch sự kiện nội bộ hay chỉ danh sách nhà cung cấp địa phương ưa thích của mình, thì sự đa dạng phải là mối quan tâm hàng đầu cho nơi làm việc của bạn.
Tình huống ví dụ: Sau một loạt các nhiệm vụ liên quan đến sự kiện gần đây (lướt qua hồ sơ xin việc, tham dự hội chợ việc làm tại địa phương, tham gia các sự kiện kết nối mạng lưới lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp), bạn nhận ra rằng tất cả những người bạn gặp đều có xuất thân giống nhau, có ngoại hình giống nhau và đều giống nhau. phần lớn là một đám đông đồng nhất. Bạn đã sẵn sàng kết thúc cuộc đua marathon kết nối mạng này, vì vậy bạn cho rằng việc không có nhiều người đa dạng hơn tại các sự kiện không phải là lỗi của bạn.
Phải làm gì: Sự đa dạng và hòa nhập trong lực lượng lao động không chỉ là một việc nên làm – nó thực sự có thể giúp cải thiện quá trình ra quyết định của nhóm và tạo ra một thực tiễn kinh doanh thuận lợi hơn về tổng thể. Hãy thực hiện phần việc của mình bằng cách vượt ra ngoài thói quen hàng ngày để tìm kiếm cơ hội làm việc cùng hoặc gặp gỡ những người thuộc chủng tộc, tôn giáo và khả năng khác với bạn.
10 vấn đề này xuất hiện thường xuyên nhất trong ngành tổ chức sự kiện,đặc biệt dễ xảy ra với các công ty tổ chức sự kiện non trẻ. Nhưng có một vài điều đáng nói mà bạn có thể gặp phải một hoặc hai lần trong sự nghiệp của mình.
11 ví dụ về sự kiện đạo đức đáng ngạc nhiên có thể khiến bạn mất cảnh giác
Bạn có thể thấy mình trong một hoặc nhiều tình huống sau:
1. Nói dối về bộ kỹ năng của bạn. Mọi người đều viết sơ yếu lý lịch của mình một chút, nhưng với những nghề như lập kế hoạch sự kiện, nơi các kỹ năng của bạn luôn được kiểm tra, tốt hơn hết là bạn nên thực tế hơn là lạc quan trong lĩnh vực này.
2. Lạm dụng sở hữu trí tuệ. Kiểm tra kỹ xem tên hoặc khái niệm của bạn chưa được sử dụng trong các giai đoạn lập kế hoạch sơ bộ để không có bất ngờ pháp lý nào xảy ra. Ngoài ra, đừng ngại thừa nhận việc ăn cắp ý tưởng của người khác – hoặc xin phép người sáng tạo bằng văn bản hoặc làm việc với khách hàng của bạn để tìm một số lựa chọn thay thế trung tâm.
3. Nổi giận với một khách hàng khó tính. Là một công ty tổ chức sự kiện hay đơn giản là một người lập kế hoạch sự kiện, sự kiên nhẫn của bạn sẽ được kiểm tra thường xuyên. Ngay cả khi một khách hàng hoặc người tham dự sự kiện có hành vi không phù hợp với bạn, thì bạn cũng không được phép có hành vi không phù hợp với họ. Tuy nhiên, nếu họ quá nhiệt tình, đừng ngại chuyển sang người tổ chức sự kiện khác hoặc bất kỳ cơ quan pháp lý nào để bảo vệ chính bạn.
4. Quấy rối khách tham dự sự kiện. Nếu bạn không nói hoặc hành động theo một cách nào đó vào buổi trưa của một ngày trong tuần trong một không gian văn phòng mở đầy đủ ánh sáng, thì đừng làm điều đó tại một sự kiện vào buổi tối nơi rượu được rót ra. Tóm lại: hãy luôn chuyên nghiệp.
5. Chọn không ký được yêu cầu. Đôi khi người quản lý địa điểm hoặc trợ lý người nổi tiếng quên gửi hoặc yêu cầu tài liệu. Nhưng điều đó không cho phép bạn.
6. Nhận những món quà không phù hợp. Chúng tôi đã đề cập đến việc tặng chúng, nhưng điều tương tự cũng áp dụng cho việc nhận chúng.
7. Trả lương cho nhân viên. Trong lúc nóng nảy, việc đưa thêm một số tiền mặt cho nhân viên để tiết kiệm thời gian nghe có vẻ là một ý kiến hay¦ cho đến khi ai đó làm công việc tương tự chỉ ra rằng họ cũng muốn được trả số tiền tương tự.
8. Tham gia các hoạt động làm mất uy tín của tổ chức, đối tác. Giữ ý kiến của bạn về khách hàng và đối tác cho chính mình trực tiếp và trực tuyến. Giống như mẹ luôn nói, nếu bạn không có điều gì tốt đẹp để nói!
9. Không Đọc Quy tắc Đạo đức của Khách hàng. Nếu họ có, thì đó là một phần công việc của bạn để đảm bảo rằng bạn tuân theo nó. Ngay cả khi đó là tất cả thông tin lặp lại.
10. Không giải quyết các hành vi phi đạo đức ở người khác. Các nhà tài trợ, nhóm, khách hàng, nhà cung cấp và thậm chí cả khách mời của bạn đều phản ánh về bạn và cách bạn làm việc với tư cách là công ty tổ chức sự kiện. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang đại diện cho bạn (và tất nhiên là cho chính họ) một cách tốt nhất có thể.
11. Yêu cầu nhân viên sự kiện mặc trang phục không phù hợp. Ngay cả khi khách hàng yêu cầu, thực sự không có lý do gì để bắt nhân viên của bạn phải lựa chọn trang phục hở hang hoặc hạn chế. Cung cấp các lựa chọn thay thế trang phục phù hợp hơn hoặc tốt hơn là bỏ qua nó hoàn toàn. Vì lợi ích của sự kiện của bạn và những cá nhân chịu trách nhiệm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, vấn đề này rất đáng để bạn thảo luận với khách hàng của mình. Đừng làm mất mặt các công ty tổ chức sự kiện chân chính.
Mọi thứ bạn cần biết về các vấn đề đạo đức trong tổ chức sự kiện
Những tình huống này là rõ ràng trên giấy. Nhưng trong thế giới thực của những công ty tổ chức sự kiện thì các vấn đề đạo đức trong tổ chức sự kiện và của việc lập kế hoạch sự kiện hàng ngày, họ có thể cảm thấy hơi kỳ quái khi gặp phải và bạn có thể không rõ phải thực sự làm gì với họ.
Đó là lý do tại sao viết quy tắc ứng xử cá nhân của riêng bạn hoặc giữ những danh sách như thế này ở nơi tiện dụng sẽ giúp bạn đi thẳng và thu hẹp bất kể ngành công nghiệp ném vào bạn những đường cong nào!
