Các vị trí công việc trong công ty tổ chức sự kiện: Bạn đã bao giờ nghĩ về các chức danh công việc tổ chức sự kiện khác nhau và ý nghĩa của chúng chưa? Trong công ty tổ chức sự kiện có những chức danh gì nhỉ. À chúng tôi không nói về những chức danh thông thường của một công ty thuần tuý, chúng tôi nhắc đến chức danh trong các công ty tổ chức sự kiện. Và chuyên môn chính là tổ chức sự kiện hoặc liên quan đến tổ chức sự kiện.
Trên hình là một số nhân sự trong phòng điều phối sự kiện của công ty tổ chức sự kiện META
Và tất nhiên cũng tuỳ từng công ty tổ chức sự kiện sẽ có những vị trí / chức danh khác nhau cũng như trọng trách khác nhau, các công ty tổ chức sự kiện có quy mô càng lớn thì chức danh / vị trí / vai trò đảm nhiệm càng rõ ràng chi tiết. Còn những công ty tổ chức sự kiện nhỏ, rất có thể một người sẽ đảm nhiệm 2 đến 3 vị trí khác nhau, thậm chí trộn lẫn với nhau làm một.
Tin hay không thì tùy, có rất nhiều thứ cần thiết để tổ chức một sự kiện tuyệt vời. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chia nhỏ những vai trò khác nhau đó là gì và cách chúng đóng vai trò trong sản phẩm hoàn chỉnh, nhưng cũng chỉ có thể ở một khía cạnh nhất định cho những vị trí chủ chốt thôi nhé – một sự kiện mà những người tham dự của bạn sẽ bàn tán trong nhiều năm tới!
Các vị trí công việc trong công ty tổ chức sự kiện
Event Planer /người lập kế hoạch sự kiện
Event Planer hay người lập kế hoạch sự kiện được sử dụng như một thuật ngữ chung trong ngành tổ chức sự kiện hay trong bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào, hoặc đơn giản là một nhân sự thuộc phòng ban bất kỳ để chỉ tất cả các loại chức danh lập kế hoạch sự kiện khác nhau. Người ta hiểu rằng người lập kế hoạch sự kiện là người, rõ ràng, lên kế hoạch cho các sự kiện. Đó có thể là bất kỳ loại sự kiện nào. Miễn là họ là người phụ trách chính hoặc chịu trách nhiệm lập kế hoạch hậu cần cho sự kiện, họ được coi là Người lập kế hoạch sự kiện.
Điều phối viên sự kiện
Trong ngành, thuật ngữ Điều phối viên sự kiện thường được sử dụng ở vị trí mới bắt đầu dành cho những người chưa có nhiều năm kinh nghiệm nhưng đã sớm tham gia vào ngành lập kế hoạch sự kiện. Điều phối viên sự kiện có nghĩa là bạn có thể điều phối các nhiệm vụ nhỏ hơn như gọi điện, gửi email và/hoặc phối hợp với các nhà cung cấp và thậm chí có thể làm việc với các địa điểm. Thường những người này sẽ có khoảng thời gian nhất định làm trong một công ty tổ chức sự kiện nào đó.
Nếu bạn là Điều phối viên sự kiện, bạn không quản lý một sự kiện quy mô đầy đủ. Bạn vẫn đang học các sợi dây. Bạn có thể đang làm việc trên các mốc thời gian và sơ đồ tầng cơ bản. Điều phối viên sự kiện điều phối các phần hậu cần khác nhau thường được người quản lý giao cho bạn.
Vai trò phổ biến nhất của điều phối viên là ngày điều phối cho đám cưới. Điều đó có nghĩa là một điều phối viên đám cưới sẽ đến trong khoảng 4-6 tuần trước đám cưới của bạn. Trong trường hợp này, thông thường cô dâu đã tự lên kế hoạch cho đám cưới đầy đủ. Điều phối viên sẽ đến chỉ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ vào ngày diễn ra sự kiện.
Nhà sản xuất sự kiện
Nhà sản xuất sự kiện là người đang sản xuất thêm một sự kiện quy mô lớn. Họ có thêm một chút kinh nghiệm dưới vành đai của họ. Họ được giao nhiệm vụ hậu cần nhiều hơn so với một điều phối viên và họ thực sự đang làm việc với các nhà cung cấp khác nhau để đặt chỗ và điều phối với các nhà cung cấp đó. Họ xử lý các lịch biểu dòng thời gian khác nhau bao gồm thiết lập, chia nhỏ, v.v. Họ đang sản xuất một sự kiện từ góc độ thiết kế. Họ có thể trợ giúp về ánh sáng, bố cục và sơ đồ mặt bằng cũng như sắp đặt bàn, ghế, v.v. Vì vậy, khi ai đó nói rằng họ là Nhà sản xuất sự kiện, đó cũng là một thuật ngữ phổ biến trong ngành về mặt lập kế hoạch sự kiện của công ty. Thông thường, bạn có nhà sản xuất cho các sự kiện của công ty và họ chịu trách nhiệm về phần lớn hậu cần cho sự kiện. Và nếu đây là một người trong công ty tổ chức sự kiện thì tầm quan trọng của người này cũng không hề nhỏ, thậm chí rất ảnh hưởng.
Người quản lý sự kiện
Người quản lý sự kiện là người quản lý hậu cần của sự kiện. Người quản lý có thể phụ trách Nhà sản xuất sự kiện hoặc Điều phối viên sự kiện. Một lần nữa, đây là những cấp độ phân cấp khác nhau khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Người quản lý sự kiện là một trong những chức danh lập kế hoạch sự kiện cấp cao hơn. Một Manager có nhiều năm kinh nghiệm. Trước đây, rất có thể họ là Điều phối viên sự kiện hoặc Nhà sản xuất sự kiện và hiện tại họ đang quản lý hậu cần của sự kiện. Họ đang đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Họ chủ yếu chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà cung cấp. Họ không nhất thiết phải chịu trách nhiệm đặt trước các nhà cung cấp và điều phối lịch trình của họ, nhưng hơn thế nữa, họ phải xác nhận và đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với ngân sách và thiết lập trên địa điểm tổ chức sự kiện. Người quản lý sự kiện là người giám sát sự kiện mà Nhà sản xuất sự kiện và Điều phối viên sự kiện đã làm việc để đặt nhà cung cấp, tạo lịch trình, bố cục và chạy chương trình.
Giám đốc sự kiện
Event Director là cấp cao nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Điều này được sử dụng phổ biến hơn ở phía công ty của kế hoạch sự kiện. Rất nhiều sự kiện xã hội không nhất thiết phải có Nhà sản xuất, Người quản lý hoặc Giám đốc Sự kiện. Tuy nhiên, một Giám đốc sự kiện chịu trách nhiệm cho 4 chức danh công việc khác nhau. Họ sẽ phụ trách Điều phối viên, Nhà sản xuất, Người quản lý và Người lập kế hoạch trợ lý.
Giám đốc sự kiện là người có nhiều khả năng phụ trách một công ty tổ chức sự kiện hoặc công ty tổ chức sự kiện. Họ là người giao tiếp chính cho các bên liên quan, nhà tài trợ, nhà triển lãm và nhà cung cấp. Họ có rất nhiều ảnh hưởng với mọi người trong thị trường của họ. Họ là những người cuối cùng chuyển giao thông tin. Giả sử, họ biết ai đó trong ngành muốn trở thành nhà tài trợ lớn cho một sự kiện gây quỹ. Họ là những người có những cuộc trò chuyện ban đầu, trau dồi các nhà tài trợ sự kiện, sau đó chuyển thông tin đó cho Người quản lý, Nhà sản xuất hoặc Điều phối viên để đảm bảo rằng thông tin đó được quan tâm về ngân sách, hóa đơn và điều phối hậu cần.
Hiển nhiên trong một công ty tổ chức sự kiện thì Giám độc sự kiện là người biết rất rõ những quy trình để tổ chức những sự kiện một cách chỉn chu nhất và diễn ra tốt đẹp nhất.
Nhà thiết kế sự kiện/Nhà tạo mẫu sự kiện
Đây là một loại tiêu đề bổ sung. Nhà thiết kế sự kiện có thể thuộc bất kỳ danh mục nào. Bạn có thể là Người quản lý và Nhà thiết kế, Nhà sản xuất và Nhà thiết kế, v.v. Nhà thiết kế sự kiện là người quản lý tính thẩm mỹ tổng thể hoặc giao diện của sự kiện. Nhà thiết kế chịu trách nhiệm thiết kế ánh sáng, thiết lập sơ đồ tầng, cách trang trí sẽ như thế nào, xếp nếp, sàn nhảy, giải trí, nhạc sống, bất cứ điều gì mà sự kiện mang lại với tư cách là nhà cung cấp về mặt thẩm mỹ.
Đây có thể là phông nền, quầy chụp ảnh, v.v. Họ đảm bảo mọi thứ trông có vẻ gắn kết. Các nhà thiết kế cũng là những người thường tạo ra bảng tâm trạng. Nhà thiết kế sự kiện hoặc Nhà tạo mẫu sự kiện chịu trách nhiệm kết hợp giao diện tổng thể của sự kiện của bạn bao gồm khăn trải giường, hoa, ánh sáng, v.v.
Như bạn có thể thấy, cho dù là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay công ty tổ chức sự kiện mới thành lập cũng cần nhiều bàn tay và các công việc lập kế hoạch sự kiện khác nhau để cùng nhau tổ chức một sự kiện đáng kinh ngạc! Trong khi một số sự kiện có thể chỉ diễn ra một hoặc hai trong số này, những sự kiện khác có thể diễn ra tất cả chúng. Tất cả phụ thuộc vào trải nghiệm mà bạn muốn sự kiện của mình truyền tải.
