Cách đánh giá sự thành công của sự kiện bằng cách sử dụng mẫu phỏng vấn sự kiện: Phỏng vấn một sự kiện là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà các nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp và các công ty tổ chức sự kiện đảm nhận. Một cuộc phỏng vấn sự kiện là một cuộc họp diễn ra với nhóm lập kế hoạch sự kiện sau khi một sự kiện kết thúc. Bản thân sự kiện được giải cấu trúc và phân tích thông qua thảo luận nhóm. Các nhà lãnh đạo và nhân viên xem xét sự kiện từ đầu đến cuối, thường theo mẫu tóm tắt sự kiện. Nhóm thảo luận về những gì hiệu quả tại sự kiện, những gì không và làm việc cùng nhau để xác định các cơ hội cải tiến.
Trong bài đăng này, những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi sẽ đi sâu vào các cuộc phỏng vấn sự kiện. Chúng tôi thảo luận về lý do tại sao phỏng vấn lại đóng một vai trò quan trọng như vậy đối với sự thành công của sự kiện và cung cấp các mẹo từ những công ty tổ chức sự kiện giúp người lập kế hoạch tổ chức phỏng vấn hiệu quả nhất có thể. Chúng tôi hướng dẫn bạn toàn bộ quá trình, từ chuẩn bị đến theo dõi và chỉ cho bạn cách mẫu tóm tắt sự kiện có thể cải thiện chất lượng cuộc họp nhóm sau sự kiện của bạn. Khám phá các mục tiêu tóm tắt, câu hỏi mẫu, ví dụ mẫu, v.v. khi bạn khám phá sức mạnh của dữ liệu tóm tắt sự kiện.
Cách đánh giá sự thành công của sự kiện bằng cách sử dụng mẫu phỏng vấn sự kiện
Cách sử dụng mẫu tóm tắt sự kiện thúc đẩy cải tiến
Tại sao tóm tắt sự kiện lại quan trọng?
Các cuộc phỏng vấn cung cấp cho các nhà hoạch định sự kiện ở mọi cấp độ cơ hội để cải thiện các sự kiện trong tương lai. Ngay cả khi, theo quan điểm của bạn, một sự kiện dường như diễn ra suôn sẻ, thì việc đo lường mức độ hài lòng của khách hàng thuê và người tham dự vẫn cực kỳ quan trọng. Ngoài ra, các sự kiện kết thúc thành công có thể đã phải vượt qua những trục trặc hoặc sai lầm trong quá trình thực hiện.
Mẫu tóm tắt sự kiện có chức năng làm cơ sở cho một báo cáo sự kiện toàn diện. Ngoài việc xác định những sai lầm, thất bại và cơ hội cải tiến, việc tiến hành tóm tắt sự kiện cũng mang đến cho người lập kế hoạch sự kiện cơ hội để:
o Thu thập phản hồi của người tham dự sự kiện
o Khuyến khích phản hồi nhóm trung thực
o Cải thiện điểm hài lòng của người tham dự
o Phân tích dữ liệu sự kiện có giá trị
o Xác định lợi nhuận mà sự kiện tạo ra
o Tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai
o Phát triển mối quan hệ nhà cung cấp, nhà cung cấp, nhà tài trợ và địa điểm
o Xác định các cơ hội đào tạo nhóm
o Khuyến khích nhân viên phát triển nghề nghiệp
Các công ty tổ chức sự kiện, các nhà hoạch định và quản lý sự kiện hàng đầu không dành thời gian để thảo luận về các sự kiện trong quá khứ với nhóm của họ có thể bỏ lỡ các cơ hội quý giá để cải thiện các sự kiện trong tương lai. Giải cấu trúc các sự kiện với sự trợ giúp của nhận thức muộn màng có giá trị có thể giúp các nhóm tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hoặc tăng số người tham dự sự kiện. Ngoài ra, nó cung cấp cho các nhà lãnh đạo cơ hội để đánh giá sự hài lòng của các thành viên trong nhóm và nhân viên sự kiện.
Những chủ đề nào được đề cập trong một cuộc phỏng vấn sự kiện?
Tùy thuộc vào cách nhóm quản lý sự kiện của bạn hoạt động, một vài chi tiết tóm tắt sự kiện cụ thể có thể khác nhau giữa nhóm lập kế hoạch sự kiện này với nhóm lập kế hoạch sự kiện khác, nhưng thông tin chung giống nhau nên được thảo luận trong mỗi cuộc phỏng vấn sự kiện. Trong một cuộc phỏng vấn, các nhóm lập kế hoạch sự kiện xem xét các mục tiêu, mục tiêu ban đầu và hướng dẫn ngân sách cho sự kiện. Trước khi nhóm bắt đầu chia nhỏ các chi tiết sự kiện tốt hơn, nhóm sẽ thảo luận về các chi tiết tổng thể khác nhau, chẳng hạn như:
o Nhóm của bạn có đạt được tất cả các mục tiêu sự kiện của bạn không?
o Bạn có ở trong ngân sách đặt trước không?
o Bạn có đầu tư dưới mức hoặc chi tiêu quá mức trong một số lĩnh vực nhất định không?
o Bạn có đáp ứng các nguyên tắc đăng ký không?
o Việc tham dự sự kiện có đạt đến mức dự đoán không?
Trong một cuộc phỏng vấn sự kiện, các công ty tổ chức sự kiện đánh giá mức độ hài lòng của những người tham dự sự kiện cũng như khách hàng. Nhóm cũng sẽ thảo luận về hiệu quả và thành công của từng giai đoạn của sự kiện.
Bắt đầu với quy trình lập kế hoạch, hãy xem xét các thành phần chính và chức năng của sự kiện, khuyến khích nhóm cung cấp thông tin đầu vào và đặt câu hỏi trong suốt quá trình. Các chức năng sự kiện chính được thảo luận trong các cuộc phỏng vấn bao gồm:
o Lập kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện
o Nỗ lực tiếp thị sự kiện (nghĩa là đăng ký, chiến dịch trực tuyến, phương tiện truyền thông xã hội)
o Lựa chọn địa điểm, giá cả và sự hài lòng
o Thiết lập/phá bỏ
o Nhà cung cấp/nhà cung cấp/nhà tài trợ
o Làm thủ tục đón khách (check-in) và rời đi
o Các yếu tố thiết kế (ví dụ: trang trí, bố cục, ánh sáng, bảng chỉ dẫn)
o A/V và các yếu tố công nghệ (ví dụ: trình chiếu, chiếu, phát trực tiếp)
o Diễn giả, người dẫn chương trình và giải trí
o Hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên
o Dịch vụ ăn uống/phục vụ ăn uống
o Dịch vụ khách / quản lý khách
Tạo mẫu tóm tắt sự kiện của bạn với những yếu tố này trong tâm trí. Làm cho bạn là mẫu của bạn bao gồm tất cả các hộp bạn muốn kiểm tra trong cuộc họp nhóm sau sự kiện của bạn. Đi qua từng phần của mẫu một. Yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ bất kỳ quan sát nào họ có về các chức năng sự kiện chính, cung cấp bất kỳ ghi chú nào bạn có, trả lời câu hỏi và tham gia thảo luận nhóm hiệu quả.
Tùy thuộc vào quy mô và quy mô của sự kiện, bạn có thể có một số lượng đáng kể các chủ đề cần đề cập trong các cuộc phỏng vấn nhóm của mình. Cố gắng dành 5-10 phút để thảo luận về từng hạng mục để duy trì tổng thời lượng cuộc họp trong khoảng 1-2 giờ.
Ai nên tham dự các cuộc phỏng vấn sự kiện?
Mời tất cả những người đóng vai trò quan trọng đã tham gia lập kế hoạch, thực hiện và tổ chức sự kiện tham dự buổi phỏng vấn sự kiện. Mỗi thành viên trong nhóm có một cách nhìn riêng về các sự kiện, vì họ giám sát các phần khác nhau của quy trình và các nhà lãnh đạo cần nghe những quan điểm khác nhau. Nếu bạn là người duy nhất tham gia vào một sự kiện thì không cần mời bất kỳ ai khác, nhưng nếu bạn cộng tác với một nhóm, hãy mời tất cả những người tham gia chính.
Các nhóm và tổ chức nhỏ có thể chọn mời toàn bộ nhân viên tham gia một cuộc phỏng vấn về sự kiện, hoan nghênh phản hồi từ mọi thành viên trong nhóm đã làm việc trong sự kiện. Tuy nhiên, các nhóm lớn hơn có thể không có thời gian hoặc không gian cần thiết cho các cuộc phỏng vấn toàn nhân viên. Thay vào đó, các công ty tổ chức sự kiện chính mời một đại diện hoặc người quản lý từ mỗi bộ phận tham dự cuộc phỏng vấn. Ví dụ, người quản lý phục vụ sự kiện có thể thay mặt nhóm của họ tham dự cuộc họp giao ban. Với tư cách là đại diện cho nhân viên của mình, các công ty tổ chức sự kiện cung cấp phản hồi từ nhân viên của họ, lưu ý bất kỳ vấn đề nào mà nhóm của họ gặp phải trong sự kiện, đặt câu hỏi, công nhận các thành viên khác trong nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Làm thế nào để các nhà lập kế hoạch chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn sự kiện?
Để tổ chức các cuộc họp tóm tắt sự kiện thành công và hữu ích nhất có thể, hãy bắt đầu chuẩn bị cho cuộc họp trong sự kiện thực tế. Thực hiện theo các bước sau để thiết lập nhóm của bạn để phỏng vấn sự kiện thành công.
1. Cung cấp thẻ nhận xét hoặc khảo sát phản hồi ngắn tại sự kiện
Thiết lập một gian hàng (hoặc nhiều gian hàng) nơi những người tham dự sự kiện cảm thấy an toàn và được khuyến khích cung cấp phản hồi trong khi sự kiện đang diễn ra. Tại các sự kiện nhỏ hơn, hãy thiết lập các trạm gần khu vực lối ra, nơi khách có thể nhanh chóng để lại nhận xét và đưa ra phản hồi trung thực trong khi trải nghiệm vẫn còn mới mẻ trong tâm trí họ. Để nhận phản hồi trực tiếp tại các sự kiện lớn hơn, chẳng hạn như triển lãm thương mại hoặc hội nghị, hãy cân nhắc thiết lập màn hình nhỏ với thẻ nhận xét hoặc khảo sát ngắn trong phòng nghỉ, không gian ăn uống hoặc khu vực tiếp khách thông thường.
2. Quan sát và ghi chép trong sự kiện
Tạo một mẫu tóm tắt sự kiện mà bạn có thể sử dụng để ghi thông tin cần thiết, ghi chú các quan sát và theo dõi dữ liệu trong một sự kiện trực tiếp. Ở đầu mẫu chuẩn bị, chỉ định không gian để bạn ghi chi tiết sự kiện chính, chẳng hạn như:
o Tên sự kiện
o Ngày diễn ra sự kiện
o Địa điểm tổ chức sự kiện
o Khách hàng/tổ chức
o Vai trò và trách nhiệm của sự kiện
Theo dõi số lượng người tham dự sự kiện cũng như nhân khẩu học của đối tượng bao gồm tuổi, giới tính, nghề nghiệp và bất kỳ quan sát đối tượng nào khác có thể hữu ích. Hãy chú ý trong sự kiện trực tiếp và ghi lại thông tin sau vào mẫu chuẩn bị của bạn:
o Số lượng người tham dự có đáp ứng, vượt quá hoặc thiếu so với mong đợi không?
o Số lượng người tham dự có ảnh hưởng đến việc đăng ký sự kiện, đăng ký, phục vụ hoặc chỗ ngồi có sẵn không?
o Bạn đã sắp xếp một lượng nhân viên sự kiện phù hợp để hỗ trợ khách và thực hiện sự kiện đúng cách chưa?
o Sự kiện có tuân theo chương trình nghị sự đã đặt trước không?
o Thời gian của phiên họp và bài phát biểu có được tôn trọng không?
o Thành viên khán giả nào tương tác nhiều nhất?
o Người tham dự có tham gia trong suốt sự kiện không?
o Có những khoảnh khắc bị trễ hoặc khán giả ngừng chú ý không?
3. Gửi email khảo sát mức độ hài lòng của người tham dự sau sự kiện
Sau khi sự kiện trực tiếp kết thúc, hãy gửi email cho khách mời bản khảo sát đánh giá sau sự kiện để thu thập thông tin và phản hồi có giá trị. Dữ liệu mà bạn thu thập từ phản hồi của khách sẽ là một phần vô giá trong quá trình phỏng vấn sau sự kiện với nhóm của bạn. Trong cuộc khảo sát sau sự kiện, hãy hỏi những người tham dự sự kiện nhiều câu hỏi, chẳng hạn như:
o Trải nghiệm tổng thể của bạn tại sự kiện này hài lòng như thế nào?
o Sự kiện có đạt được mục tiêu không? Tại sao hay tại sao không?
o Bạn có giới thiệu sự kiện này cho bạn bè không?
o Bạn có hài lòng với các phiên sự kiện không? Tại sao hay tại sao không?
o Bạn tìm hiểu về sự kiện này từ đâu? Bạn đã đăng ký ở đâu?
o Điều gì đã khẳng định quyết định tham dự sự kiện của bạn?
o Phần nào của sự kiện mà bạn thích nhất?
o Đâu là phần yêu thích nhất của bạn trong sự kiện?
o Bạn muốn xem gì tại các sự kiện trong tương lai như sự kiện này?
Mời khách cho bạn biết về những gì họ thích và những gì họ không thích. Phản hồi tiêu cực có thể hơi nhức nhối, nhưng đó là một phần quan trọng để cải thiện với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện, phát triển với tư cách là người tổ chức và xây dựng một nhóm quản lý sự kiện mạnh mẽ, gắn kết.
4. Mời các trưởng nhóm đến buổi trao đổi và gửi chương trình làm việc
Tạo một chương trình sự kiện cho cuộc phỏng vấn trước khi thông báo cuộc họp. Phác thảo những điểm chính mà bạn muốn làm nổi bật trong cuộc họp, chẳng hạn như bảng chỉ dẫn, diễn giả, thiết lập sự kiện, sự cố, phục vụ ăn uống, v.v. Vạch ra trước các điểm thảo luận chính trong chương trình thảo luận chi tiết để giữ cho nhóm — và cuộc họp — đi đúng hướng. Xác định các thành phần quan trọng nhất của sự kiện trước đó và nêu bật bất kỳ sự cố nào cần thảo luận thêm.
Khi bạn gửi lời mời họp, hãy bao gồm chương trình tóm tắt sự kiện. Nếu bạn điều hành một nhóm lớn hoặc sẽ chỉ họp với các nhà lãnh đạo chủ chốt và trưởng bộ phận, hãy gửi kèm một bản sao mẫu tóm tắt sự kiện mà bạn sẽ sử dụng để các nhà lãnh đạo có thể xem xét tài liệu trước với nhân viên của họ. Ví dụ: nếu người quản lý dịch vụ ăn uống sẽ tham dự, hãy yêu cầu họ gặp nhóm của họ trước thời hạn để thảo luận về thông tin được nêu trên mẫu tóm tắt sự kiện. Với tư cách là đại diện cho nhân viên của họ, người quản lý dịch vụ ăn uống sẽ cung cấp phản hồi cho nhóm, lưu ý những điểm cần cải thiện và đặt bất kỳ câu hỏi nào có liên quan.
Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc họp phỏng vấn sự kiện?
Thực hiện theo các mẹo này để đảm bảo rằng buổi phỏng vấn sự kiện tiếp theo của bạn được tổ chức tốt, hiệu quả và hữu ích nhất có thể.
Ủy quyền cho người điều hành cuộc họp để kiểm duyệt cuộc thảo luận. Bạn có thể tự mình chủ trì buổi phỏng vấn, nhưng nếu không, hãy chỉ định vai trò đó và thảo luận trước với người được chỉ định. Trưởng nhóm phỏng vấn sự kiện sẽ tổ chức cuộc họp, kiểm duyệt cuộc thảo luận và giữ cho nhóm đi đúng hướng.
Xem xét các mục tiêu của cuộc phỏng vấn sự kiện. Nhắc nhở nhóm về hành vi phù hợp mà họ nên thực hiện trong quá trình phỏng vấn. Giải quyết và nhấn mạnh mong muốn của bạn để nhận được phản hồi mang tính xây dựng. Mục đích của các cuộc phỏng vấn không phải là chỉ tay hoặc đổ lỗi; chúng là những cuộc họp tích cực góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp và sự phát triển của mọi thành viên trong nhóm. Hoan nghênh phản hồi trung thực từ nhóm của bạn, nhưng đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để nhanh chóng chấm dứt hành vi gây tổn thương hoặc bình luận gây tổn thương.
Đặt âm báo bằng cách bắt đầu bằng một vòng “cảm ơn”. Cung cấp phản hồi tích cực từ khách hàng và làm nổi bật phản hồi tích cực từ các cuộc khảo sát người tham dự. Dành thời gian để công nhận các phòng ban, lãnh đạo và từng thành viên trong nhóm có thành tích nổi bật trong sự kiện. Mời những người tham dự phỏng vấn đóng góp, chia sẻ phản hồi tích cực và tham gia đánh giá cao nhân viên.
Sử dụng một mẫu tóm tắt sự kiện. Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng bằng cách làm theo mẫu tóm tắt sự kiện toàn diện. Xem lại dữ liệu sự kiện quan trọng mà bạn đã thu thập cho đến nay bao gồm số lượng người tham dự, số tiền mà sự kiện đã kiếm được, v.v. Sau đó, tổ chức một cuộc thảo luận bàn tròn với nhóm của bạn để xem xét từng chức năng chính của sự kiện, lần lượt từng chức năng (ví dụ: phục vụ ăn uống, đăng ký, nhận phòng, dịch vụ khách). Đối với mỗi chức năng chính, hãy hỏi những câu hỏi sau:
o Chúng ta có đạt được các mục tiêu của chức năng không?
o Cái gì hoạt động tốt? Điều gì đã đi đúng?
o Những sai lầm nào đã xảy ra? Có chuyện gì?
o Chức năng chính có hoạt động tốt hơn trong sự kiện này so với các sự kiện trước không? Tại sao hay tại sao không?
o Chúng ta đã cải thiện điều gì từ sự kiện lần trước?
o Chúng ta có thể làm gì tốt hơn ở sự kiện tiếp theo?
Ghi chú để tạo một bản tóm tắt. Theo dõi các ghi chú, phản hồi và các mục tiêu trong tương lai được nêu bật trong mỗi cuộc phỏng vấn sự kiện. Xem lại các mục nổi bật từ các sự kiện trước đó trước khi kết thúc mỗi cuộc họp nhóm. Ví dụ: nếu bạn quyết định thử một quy trình đăng ký mới do phản hồi từ các cuộc phỏng vấn trước đó, hãy xem lại quy trình mới hoạt động tốt như thế nào. Thảo luận xem các điều chỉnh có hiệu quả hay không và xác định xem có cần thực hiện các thay đổi bổ sung hay không.
Làm thế nào để bạn sử dụng dữ liệu phỏng vấn sự kiện một cách hiệu quả?
Sau khi phỏng vấn, thu thập, kết hợp và tạo một báo cáo nêu chi tiết tất cả các dữ liệu liên quan mà bạn nhận được. Lưu trữ bản tóm tắt sự kiện ở nơi các thành viên trong nhóm, người quản lý và lãnh đạo công ty có thể dễ dàng truy cập. Sử dụng dữ liệu đã thu thập để soạn thảo và áp dụng các kế hoạch hành động được nhắm mục tiêu được sử dụng để cải thiện sự thành công của sự kiện trong tương lai. Tại cuộc họp trước sự kiện tiếp theo của bạn, hãy thảo luận về các mục hành động với nhóm của bạn và nhắc họ về những cơ hội được xác định trong cuộc họp cuối cùng. Chuẩn bị cho sự thành công của nhóm bằng cách nhắc nhở nhân viên về các quy trình mới được triển khai trước sự kiện tiếp theo của bạn.
Mỗi quý một lần, hãy xem lại các mẫu tóm tắt sự kiện đã hoàn thành để xác định các vấn đề lặp lại và xu hướng sự kiện. Xem dữ liệu và tự hỏi mình những câu hỏi quan trọng, chẳng hạn như:
o Loại sự kiện nào thách thức chúng ta nhiều nhất?
o Những ghi chú hoặc nhận xét nào thường xuyên xuất hiện trong các cuộc phỏng vấn?
o Nhóm tiếp cận việc thực hiện các thay đổi như thế nào?
o Kế hoạch hành động nào đã được thực hiện và kế hoạch nào chưa?
o Những thay đổi nào đã dẫn đến thành công nhất?
Khi phong cách quản lý và lập kế hoạch sự kiện của bạn phát triển, hãy cập nhật mẫu tóm tắt sự kiện của bạn. Mở rộng các lĩnh vực mà nhóm của bạn có xu hướng tập trung vào nhiều hơn, thêm câu hỏi thảo luận, điểm dữ liệu sự kiện trực tiếp hoặc các mục khác mà bạn đã xác định là có lợi cho nhóm.
Bài học cuối cùng
Khi bạn kết thúc phần tóm tắt và phân tích sự kiện của mình, có một số điều bạn nên ghi nhớ, chẳng hạn như:
o Không có sự kiện nào là hoàn hảo và sẽ luôn có chỗ để phát triển
o Thường xuyên tiến hành các cuộc họp tóm tắt sự kiện bằng cách sử dụng mẫu tóm tắt sự kiện toàn diện có thể giúp các nhóm lập kế hoạch sự kiện liên tục cải thiện sản phẩm của họ, tháng này qua tháng khác và năm này qua năm khác
o Các nhóm phát triển và cải thiện có thể phát triển danh tiếng, mở rộng danh sách khách hàng và giữ cho lịch sự kiện của họ luôn đầy đủ
Sử dụng mẫu tóm tắt sự kiện tại cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn!
Thành công trong việc lập kế hoạch sự kiện thường dựa trên sự tin tưởng, thiện chí và sự hỗ trợ tồn tại trong chính nhóm. Để một nhóm lập kế hoạch sự kiện hoạt động hiệu quả, các thành viên của nhóm phải có khả năng tin tưởng, hỗ trợ và tin tưởng lẫn nhau.
Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các hoạt động phá băng và thảo luận về cách chúng có thể thúc đẩy việc xây dựng nhóm và giảm căng thẳng trong nhóm. Khám phá lý do tại sao bắt đầu cuộc phỏng vấn sự kiện tiếp theo của bạn với một cuộc họp phá băng vui nhộn có thể giúp cuộc họp hiệu quả hơn trong hướng dẫn của chúng tôi để giảm bớt căng thẳng và củng cố tinh thần đồng đội.
