7 cách khác lạ để tìm cảm hứng tổ chức sự kiện khi bạn cạn kiệt ý tưởng. Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện giàu trí tưởng tượng nhất cũng cạn kiệt sức sáng tạo. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang làm việc trên các dự án đồng thời hoặc với thời hạn chặt chẽ”bạn cần những ý tưởng sự kiện tuyệt vời ngày hôm qua!
Rất may, chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên có rất nhiều nguồn cảm hứng tổ chức sự kiện mà bạn có thể khai thác khi khả năng sáng tạo của bạn còn thấp. Từ nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội đến bảng tâm trạng đến mạng lưới các nhà hoạch định sự kiện của bạn, bạn có thể tìm thấy cảm hứng lập kế hoạch tổ chức sự kiện khi khả năng sáng tạo của bạn cạn kiệt.
Có thể lúc này bạn cảm thấy như thể mình hoàn toàn cạn kiệt ý tưởng, những đồng nghiệp trong công ty tổ chức sự kiện nhìn thấy bạn đang rệu rã và chán nản, nhưng hãy sẵn sàng để bùng nổ cảm hứng với sổ ghi chép ‘Ý tưởng sự kiện’ và các tài liệu trên máy tính hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể tải các tệp lên phần mềm lập kế hoạch tổ chức sự kiện để tham khảo hoặc chia sẻ chúng với nhóm lập kế hoạch của mình.
Giờ bạn hãy cùng những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi khám phá những mẹo này và những nguồn cảm hứng quý giá để giúp khơi dậy những ý tưởng sự kiện mới nhất (và tuyệt vời nhất!) của bạn.
Sáng tạo với 7 cách khác lạ để tìm cảm hứng tổ chức sự kiện khi bạn cạn kiệt ý tưởng
1. Hãy để mục tiêu của sự kiện tạo ra ý tưởng chủ đề
Trước tiên, hãy xác định các mục tiêu của sự kiện để có cái nhìn toàn cảnh. Chủ đề và trang trí phải phù hợp với mục tiêu sự kiện, vì vậy hãy thường xuyên đăng ký và đặt câu hỏi cho khách hàng của bạn để đảm bảo bạn đáp ứng nhu cầu của họ. Bám sát mục đích đã thiết lập của sự kiện sẽ thu hẹp các lựa chọn của bạn và giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu ngay từ đầu.
Ví dụ, một hội nghị chuyên đề về công nghệ xanh sẽ hướng dẫn bạn khám phá các địa điểm thân thiện với môi trường và các công ty tổ chức sự kiện cũng như những nhân sự đứng ra tổ chức sự kiện. Sau đó, bạn có thể để chủ đề hướng dẫn việc động não của mình. Khám phá các trang web và tạp chí tập trung vào môi trường và đọc sách ảnh về thiên nhiên để nảy mầm ý tưởng, chẳng hạn như trưng bày bức tường thực vật ‘sống’ phía sau diễn giả khách mời hoặc sử dụng các gói hạt giống hữu cơ làm thẻ đặt chỗ.
2. Hãy để địa điểm của bạn quyết định chủ đề sự kiện
Đôi khi, bạn tìm thấy địa điểm hoàn hảo trước khi chọn chủ đề và địa điểm đó có thể là tất cả nguồn cảm hứng mà bạn cần. Một lâu đài thời Victoria có thể truyền cảm hứng cho một sự kiện xã hội theo chủ đề Steampunk, nếu điều đó phù hợp với sở thích của khách hàng của bạn. Một sảnh khách sạn hiện đại giữa thế kỷ có thể truyền cảm hứng trang trí với các đường nét cổ điển, sạch sẽ cho buổi dạ tiệc gây quỹ trong phòng khiêu vũ. Một địa điểm có thác nước trên tường bên ngoài lối vào chính và bên trong sảnh có thể truyền cảm hứng cho chủ đề tiệc thác nước.
Tại các địa điểm tổ chức sự kiện trong mơ (nghĩ rằng các bảo tàng của The Smithsonian), hãy dành thời gian để tiếp thu tác phẩm nghệ thuật hoặc chủ đề” trực tiếp hoặc trực tuyến. Khám phá hình ảnh ấn tượng, kiến trúc và lịch sử mà không gây áp lực cho bản thân để tạo ra ý tưởng lúc đầu. Một vài ngày sau, hãy lên lịch cho một buổi động não theo chủ đề sự kiện và viết ra tất cả các ý tưởng của bạn mà không cần phán xét “rất có thể sẽ có một số ý kiến giữ nguyên.
Nếu địa điểm mơ ước của khách hàng không có sẵn hoặc nằm ngoài khả năng tài chính, hãy mang lại cảm giác về địa điểm ưa thích của họ cho địa điểm đó. Là một cặp vợ chồng hy vọng cho đám cưới điểm đến không thể? Chiếu những hình ảnh táo bạo của những bãi biển nhiệt đới lên các bức tường của phòng khiêu vũ. Có lẽ một công ty không thể có được Grand Central Terminal cho sự kiện nghỉ lễ hàng năm của họ ở New York. Chọn một địa điểm tinh tế và thêm các yếu tố Beaux-Arts để tạo lại sự hùng vĩ của nhà ga.
3. Điều chỉnh nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội của bạn để truyền cảm hứng cho sự kiện
Mạng xã hội là nơi chúng ta tìm kiếm mọi thứ: Không thiếu các đề xuất về sản phẩm, điểm đến trong kỳ nghỉ và những trải nghiệm không thể bỏ lỡ. Nó cũng là một nguồn hoàn hảo cho cảm hứng lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Truyền cho nguồn cấp dữ liệu xã hội của bạn sự kiện bắt mắt khi bạn theo dõi người lập kế hoạch, nhà cung cấp, địa điểm, người bán hoa, v.v. Lập danh sách những việc có thể làm, nhưng đừng quên mơ ước lớn với danh sách nhóm sự kiện. Tin mừng là tất cả các công ty tổ chức sự kiện cũng đều dùng mạng xã hội như một kênh giao dịch quan trọng.
Facebook, Instagram, Pinterest….. là phương tiện truyền thông xã hội cuối cùng dành cho các công ty tổ chức sự kiện. Nếu bạn chưa xem qua bảng thông báo kỹ thuật số này kể từ khi nó bắt đầu, thì bây giờ là lúc để đăng ký. Tìm mọi thứ từ tiệc mừng em bé chào đời và chủ đề tiệc sinh nhật cho đến những ý tưởng thiết kế đám cưới tuyệt đẹp và các sự kiện của công ty. Một lời cảnh báo thân thiện: Thật dễ dàng để mất thời gian khám phá Facebook, Instagram, Pinterest, vì vậy hãy tiếp tục thực hiện với các mẹo sau:
o Bắt đầu với tìm kiếm bảng cơ bản bằng cách sử dụng thuật ngữ rộng để bắt đầu. Cảm hứng sự kiện cung cấp rất nhiều ý tưởng. Tìm và theo dõi các bảng có tính thẩm mỹ phù hợp với bạn và khách hàng hiện tại của bạn.
o Theo dõi các tài khoản dành riêng cho sự kiện hoặc lập kế hoạch như Blog của Trình quản lý sự kiện, Snappening, WeddingWire, The Knot và Brides, đồng thời những ý tưởng mới sẽ tự động hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu trang chủ của bạn.
o Sử dụng Facebook, Instagram, Pinterest để khám phá những ý tưởng dựa trên thế giới thực. Hướng máy ảnh của bạn vào cách sắp xếp hoa, sự kết hợp màu sắc, khung cảnh “bất cứ thứ gì truyền cảm hứng cho bạn” và công cụ khám phá trực quan sẽ hiển thị các hình ảnh và ý tưởng liên quan.
o Tìm kiếm các kết quả tương tự trực quan bằng cách sử dụng biểu tượng kính lúp ở góc của hình ảnh được ghim.
Khám phá các ý tưởng thịnh hành trên Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter khi bạn theo dõi các công ty tổ chức sự kiện khác và các thẻ bắt đầu bằng # có liên quan. Một số hashtag lập kế hoạch tổ chức sự kiện hàng đầu bao gồm: #EventProfs, #EventPros, #MeetingProfs, #MeetingPros, #EventThemes, #EventManagement, #EventPlanning, #WeddingThemes, #Catering và #EventsChat.
Trò chơi hashtag của Instagram / facebook cũng rất mạnh. Quy tắc thẻ bắt đầu bằng # mô tả khi nói đến ứng dụng lấy ảnh làm trung tâm này. Khám phá #Bride, #WeddingDay, #PartyThemes, #Tablescapes, #EventPlanning, #EventIdeas, #ColorPalettes, #Pantone, #EventPlanners, #WeddingDecor, #EventStyling, #Celebrate, #EventInspiration, v.v để tìm cảm hứng trực quan. Bạn thậm chí có thể theo dõi các thẻ bắt đầu bằng # yêu thích của mình trên nền tảng này, vì vậy các ảnh được gắn thẻ sẽ xuất hiện trong nguồn cấp dữ liệu của bạn. Sử dụng công cụ khám phá này để giữ cho nguồn cấp dữ liệu của bạn luôn mới và để tìm các tài khoản đáng theo dõi. Tất nhiên các công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp luôn phải nằm trong danh sách theo dõi của các bạn mặc dù họ có thể là những công ty tổ chức sự kiện đối thủ của bạn.
Theo dõi những người lập kế hoạch hay cả những công ty tổ chức sự kiện trên YouTube để biết ý tưởng về cuộc họp và sự kiện. Sắp xếp danh sách theo dõi và đăng ký các kênh liên quan để theo dõi ngành. Xem video đám cưới, xem qua các quảng cáo hội nghị và tìm hiểu các địa điểm để xem những gì đã hoạt động tốt (và phát hiện ra những khu vực cần sửa chữa một chút). Theo dõi các kênh của các chuyên gia trong ngành, chẳng hạn như Blog của người quản lý sự kiện, Kế hoạch chi tiết lập kế hoạch tổ chức sự kiện, ……….để biết ý tưởng trang trí, lời khuyên kinh doanh và mẹo tổ chức.
Đừng giảm giá cho những người tự làm. Khám phá bảng thông báo lập kế hoạch và lấy cảm hứng trực tiếp từ nguồn”xem những gì mọi người đang mơ ước và sử dụng chúng làm bệ phóng cho ý tưởng của riêng bạn.
4. Kết nối với các chuyên gia sự kiện khác
Lĩnh vực này đang phát triển với tốc độ nhanh hơn tốc độ trung bình. Và các công ty tổ chức sự kiện hoàn toàn biết rõ điều này. Tham gia các nhóm kết nối trên phương tiện truyền thông xã hội, tham dự các triển lãm thương mại trong ngành, hoạt động tích cực trên các bảng tin chuyên nghiệp hoặc kết nối với các nhà quy hoạch địa phương cho một buổi cà phê và ý tưởng hàng quý.
Sử dụng LinkedIn để tạo kết nối với các chuyên gia tổ chức sự kiện trên khắp thế giới. Xem những gì các đồng nghiệp sự kiện của bạn đang tạo ra ở nơi hoặc giữ liên lạc với các công ty tổ chức sự kiện để luôn cập nhật các xu hướng bên ngoài khu vực của bạn. Xây dựng mối quan hệ trên khắp đất nước”và trên toàn thế giới” có thể truyền cảm hứng cho các phiên bản địa phương của các sự kiện ở xa và cũng hữu ích khi lập kế hoạch cho các sự kiện tại điểm đến.
5. Khám phá ý tưởng trên Google Trends
Google Xu hướng thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin”và rất nhiều thông tin. Khám phá dữ liệu của Google để xem các truy vấn tin tức, tìm kiếm và video nào đang thịnh hành và nơi chúng phổ biến nhất. Duyệt qua các cụm từ tìm kiếm hàng đầu, khám phá các từ khóa cụ thể, nhìn lại để xem những gì phổ biến cách đây hai, bốn hoặc chín năm (bạn có thể quay lại năm 2001).
Sử dụng công cụ thân thiện với người dùng này để tạo danh sách ý tưởng sự kiện hoặc chủ đề nổi bật không còn phù hợp với cộng đồng sử dụng Google nữa. Ví dụ: bạn có thể chạy các tìm kiếm cho ‘Speakeasies’ và ‘Flappers’ và khám phá ra rằng các thuật ngữ này đang có xu hướng tăng lên và mức độ quan tâm đến các thuật ngữ này ở tiểu bang của bạn đặc biệt cao. Xu hướng này cho thấy khách trong khu vực của bạn có thể sẽ đánh giá cao các bữa tiệc công ty theo chủ đề thập niên 20.
6. Hãy để trải nghiệm sự kiện tạo nên chủ đề
Thỏa sức sáng tạo với các hoạt động khuyến khích thực hiện thay vì chỉ tham dự. Xây dựng các sự kiện xung quanh các hoạt động tương tác và sự tham gia của khách và trải nghiệm trở thành chủ đề. Được rồi, có thể không phải lúc nào chúng ta cũng có thể biến một khách sạn thành một hang động băng, nhưng ánh sáng, âm nhạc, giải trí và các hoạt động đều có thể đóng một vai trò trong việc tạo ra sự kiện. Ý tưởng kinh nghiệm để chạy với:
o Bỏ qua thực đơn ‘gà hoặc bò’ thông thường và chọn xe bán đồ ăn địa phương, bàn xào tự chế hoặc quầy bánh.
o Tạo phòng chơi trò chơi và khuyến khích khách tham gia vào các trận chiến Mario Kart thân thiện.
o Thuê họa sĩ biếm họa để thu hút khách một cách độc đáo.
o Tổ chức trò chơi quy mô khổng lồ với bóng bãi biển và vòng hula hoặc chơi cờ người.
Nếu bạn thuê những chiếc xe chở đồ ăn địa phương cho một sự kiện kết nối ngoài trời, những chiếc xe tải khác nhau có thể trở thành những người bắt đầu cuộc trò chuyện cho các nhóm nhỏ.
7. Đẩy mạnh sự sáng tạo HOẶC quay lại thử và đúng
Khi bạn bế tắc trong việc tìm kiếm ý tưởng, hãy để trí tưởng tượng của bạn được phát huy trong một phiên động não bất cứ lúc nào. Đưa ra những ý tưởng sự kiện kỳ lạ hoặc ngớ ngẩn, xem xét các bảng màu sự kiện mà bạn chưa từng thấy trước đây và bao gồm các chủ đề yêu cầu ngân sách cắt cổ. Trong những ý tưởng phi thực tế này có thể là mầm mống của một sự kiện lớn. Hoặc bạn có thể thực hiện một cuộc thăm dò trên Twitter để xem liệu có ai trong số họ phù hợp với những người theo dõi bạn hay không. Các câu trả lời cho cuộc thăm dò có thể phát triển thành một phiên động não ngẫu hứng giữa các công ty tổ chức sự kiện và đồng nghiệp.
Bạn cũng có thể khám phá những ý tưởng đang thịnh hành và tạo ra thứ gì đó thực sự độc đáo bằng cách kết hợp bất thường. Ý tưởng để truyền cảm hứng cho riêng bạn:
o Lửa & Băng: Nơi nghỉ ngơi nhiệt đới ở một bên của địa điểm, bên kia theo chủ đề trượt tuyết cổ điển.
o Land & Sea: Hãy để hai chủ đề này truyền cảm hứng cho phong cách trang trí và thực đơn của bạn.
o Cướp biển & Hiệp sĩ: Đối với những khách hàng quan tâm đến cosplay, chủ đề này có thể bao gồm các mảnh trang phục cho khách.
o Quá khứ & Hiện tại: Vintage kết hợp trang trí hiện đại và F&B. Hoặc, đưa nó lên một cấp độ khác với các tùy chọn cổ điển và tương lai.
Cuối cùng, khi vẫn thất bại, bạn luôn có thể quay lại những bản hit hay nhất. Có một lý do khiến các chủ đề sự kiện này được lặp lại: Mọi người yêu thích chúng. Xin nhấn mạnh rằng đây là năm 2023 và chúng tôi chắc chắn các bạn đã và đang nghe lại những bản HIT từ những thập niên cũ và được MIX lại rất hiện đại.
o Thập niên: 20, 50, 80, 90. Hoặc chọn một năm cụ thể (tức là năm 2005) và phát những bản nhạc nổi tiếng nhất, mặc những nhãn hiệu đang thịnh hành và khám phá những xu hướng hàng đầu cho năm cụ thể đó. (Google xu hướng có ích ở đây!)
o Chủ đề phim: Phim giả tưởng, phim xã hội đen, phim hài, kinh điển đình đám, khoa học viễn tưởng
o Điểm đến: Bãi biển, cabin gỗ mộc mạc trên núi, lâu đài Celtic, quán cocktail, rừng mưa nhiệt đới
o Phối màu: Đen trắng, Vàng & Đen, Bạc & Vàng
o Chủ đề theo mùa & ngày lễ: Mùa thu, Mùa xuân, Halloween, Giáng sinh
Giếng ý tưởng sự kiện thực sự không đáy, nhưng đôi khi bạn dường như không thể đưa những ý tưởng đó lên bề mặt. Vâng, ngay cả các công ty tổ chức sự kiện cũng nhắm tới những đối thủ của mình để xem các ý tưởng có thể biến tấu được hay không. Còn riêng bạn, hãy cho bản thân một chút nghỉ ngơi về tinh thần, ngủ đủ giấc trong vài đêm liên tục, sau đó khám phá những nguồn cảm hứng ở trên. Ngay lập tức, bạn sẽ bắt đầu lấp đầy lại thư mục ‘Ý tưởng’ của mình và có các chủ đề sự kiện nổi bật để quảng cáo chiêu hàng cho khách hàng của mình. Và hiển nhiên bạn lại là người dẫn đầu trong công ty tổ chức sự kiện của bạn.
