Cách làm việc với các công ty tổ chức sự kiện: Nào, bạn hãy cùng chúng tôi quay trở lại với năm 2021 và 2022, hy vọng các sự kiện sẽ tiếp tục ở nơi chúng đã dừng lại trước khi có vi-rút corona và bắt đầu phát triển trở lại hàng năm.
Và giờ là 2023. Khi các công ty đang tìm cách tổ chức các sự kiện lớn hơn, có ảnh hưởng hơn để phát triển cơ sở khách hàng và trao quyền cho nhân viên của họ, thì nhu cầu trợ giúp từ bên ngoài cũng tăng lên. Nó không chỉ là du lịch khuyến khích; chúng tôi nhận thấy khách hàng của mình đang ngày càng tìm kiếm đối tác để gánh vác trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các hội nghị, triển lãm thương mại, cuộc họp, v.v.
Điều quan trọng là chọn đúng đối tác và tận dụng tối đa mối quan hệ đó. Và rõ ràng chữ đối tác ở đây chúng tôi nhấn mạnh đến các công ty tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ sắp xếp mẹo để tận dụng tối đa công ty tổ chức sự kiện của bạn cũng như kỹ năng chính mà đối tác tổ chức sự kiện của bạn nên có.
Bắt đầu nào!
Cách làm việc với các công ty tổ chức sự kiện
Minh bạch & Giao tiếp sẽ là 2 người bạn tốt nhất của bạn
Đúng là bạn là người thuê bên thứ 3, bên thứ 3 có thể là một hay nhiều công ty tổ chức sự kiện, có những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, có những công ty tổ chức sự kiện chỉ ở mức trung bình, vậy tại sao bạn phải lo lắng về phong cách làm việc của mình? Sự thật về lập kế hoạch sự kiện là nó là một trong những kênh truyền thông toàn diện nhất mà công ty của bạn có.
Hãy suy nghĩ về nó: Những phương pháp tiếp thị, sản phẩm hoặc bán hàng nào khác tồn tại trong công ty của bạn ngày nay, có quy mô và mức độ tiếp xúc như các sự kiện? Chúng tôi không nói về Quảng cáo Google có vài nghìn lượt hiển thị. Tác động của một sự kiện đối với khách hàng tiềm năng lớn hơn nhiều so với việc ai đó lướt qua một quảng cáo.
Bạn có biết một số người lo lắng như thế nào khi tổ chức một cuộc họp nhỏ, lo lắng rằng họ đang lãng phí thời gian của ai đó không? Chà, khuếch đại cái này lên 1.000.
Bạn có bộ phận Bán hàng, Tiếp thị, Quản lý sản phẩm, lãnh đạo cấp C, và tất nhiên là cả khách hàng, đối tác và/hoặc nhân viên của bạn đều có mặt – Đây chỉ là những hoạt động thường xuyên của bạn đối với các sự kiện nội bộ và bên ngoài.
Các sự kiện có khả năng ảnh hưởng triệt để đến nhận thức của ai đó về thương hiệu của bạn trên một quy mô đáng kinh ngạc. Để thành công, cần cả một ngôi làng…Và tôi không chỉ nói về việc diễn giả của bạn cung cấp đúng nội dung. Hoặc những người bán hàng của bạn đang gặp gỡ trực tiếp với khách hàng tiềm năng.
Nó có nghĩa là nhóm sự kiện nội bộ của bạn và công ty tổ chức sự kiện làm việc như một đơn vị gắn kết. Nếu bạn từng nghi ngờ tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình khi làm việc với công ty tổ chức sự kiện bên thứ 3, hãy xem các mẹo này để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Đối xử với công ty tổ chức sự kiện của bạn như một phần mở rộng của nhóm của bạn
Vì chúng tôi tin rằng bạn nên đối xử và tin tưởng vào đại lý bên thứ 3 của mình giống như một thành viên trong nhóm, nên chúng tôi sẽ sử dụng các thuật ngữ thay thế cho nhau.
1. Chia sẻ mục đích và mục tiêu của tổ chức với công ty tổ chức sự kiện.
Cũng giống như bất kỳ dự án lớn nào, việc tạo ra các mục tiêu và mục tiêu SMART là nền tảng để thành công. Điều quan trọng nữa là đảm bảo mọi người đều có trong tay bản sao trước.
2. Xác định các bên liên quan chính.
Ai quan tâm nhất nếu sự kiện của bạn thành công? Có lẽ là cùng những người đang viết séc. Hãy lưu ý những người này ngay từ đầu và đưa họ vào các cuộc họp chiến lược.
3. Phân công trước vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm.
Tránh làm rơi bóng, hoặc ngược lại, giẫm lên chân bằng cách liệt kê kỹ lưỡng tất cả các nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm.
4. Nêu rõ kỳ vọng của bạn đối với công ty tổ chức sự kiện.
Điều này nên được thực hiện trong giai đoạn SOW trước khi thỏa thuận được hoàn tất, nhưng hãy nhớ rằng những điều này có thể yêu cầu một chút linh hoạt vì nhu cầu của một sự kiện đôi khi thay đổi.
5. Xác định rõ ràng những nhiệm vụ bạn muốn tham gia (và những nhiệm vụ bạn không tham gia).
Nhiều khách hàng muốn tham gia vào các nhiệm vụ cụ thể, đặc biệt khi mối quan hệ còn mới, cực kỳ quan trọng hoặc cả hai.
Điều này là tốt. Chỉ cần làm cho nó hiểu trước về cách bạn muốn tham gia để không có bất ngờ!
6. Xác định bất kỳ chính sách, thủ tục hoặc nguyên tắc nào mà công ty tổ chức sự kiện cần tuân theo.
Mọi người có thể liên quan ở đây. Bạn làm một đống công việc và sau đó được thông báo rằng nó không tuân theo nguyên tắc của công ty và nó phải được thực hiện theo cách khác…..
Lưu ý bất kỳ ‘khó khăn’ cụ thể nào trước khi bắt đầu công việc để bạn cung cấp cho công ty tổ chức sự kiện của mình một cơ hội công bằng để hoàn thành nó ngay lần đầu tiên.
7. Xác định quy trình xem xét và ra quyết định.
Điều này cũng vì lợi ích của bạn. Mọi người đều muốn biết mình sẽ được chấm điểm như thế nào, vì vậy tốt nhất bạn nên nêu tiêu chí và quy trình ngay từ đầu.
8. Đặt lịch cho các cuộc họp cập nhật.
Nếu công ty tổ chức sự kiện không đưa nó lên trước, hãy thiết lập một nhịp đều đặn để xem xét các mục theo định dạng kiểu quản lý dự án.
9. Đừng ngại nhờ giúp đỡ.
Vì họ là thành viên trong nhóm nên bạn chắc chắn đã thuê họ. Đừng ngại yêu cầu công ty tổ chức sự kiện của bạn giúp đỡ – Họ làm việc cho bạn.
Nhưng cũng hãy ghi nhớ điểm tiếp theo.
10. Nếu bạn đang yêu cầu nhiều hơn danh sách SOW ban đầu, hãy hiểu rằng sẽ có thêm chi phí.
Ân huệ là một chuyện và vốn dĩ được coi là chuyện nhỏ. Đối với các yêu cầu lớn hơn hoặc phức tạp hơn, hãy hiểu rằng bạn phải trả nhiều tiền hơn trạng thái SOW của mình.
Mọi thứ đều có thể thương lượng nhưng đừng làm hỏng mối quan hệ bằng cách cố gắng nhận quá nhiều dịch vụ miễn phí.
11. Thảo luận về các phương pháp giao tiếp ưa thích.
Tương tự như nhiều điểm trước đó, hãy thiết lập phương tiện giao tiếp lý tưởng phù hợp với bạn và nhóm nội bộ của bạn.
Thật khó để làm việc hiệu quả nếu mọi người đã quen với công nghệ khác nhau và/hoặc theo một lịch trình khác.
12. Luôn thảo luận về sự kiện của bạn và công ty tổ chức sự kiện.
Phỏng vấn là đóng cửa. Đó là một cách tự nhiên để kết thúc dự án và các mối quan hệ bạn đã tạo (hy vọng chỉ là tạm thời nếu họ đã hoàn thành xuất sắc công việc), đồng thời cung cấp phản hồi sẽ giúp cả hai bên điều hành các sự kiện hiệu quả hơn.
Bây giờ, chúng ta đã xem xét BẠN có thể làm gì để đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp với công ty tổ chức sự kiện của mình, hãy xem HỌ nên cung cấp những gì.
7 kỹ năng chính mà đối tác tổ chức sự kiện của bạn nên có
1. Chú ý đến từng chi tiết
Dù bạn nhìn nó theo cách nào, một sự kiện LỚN của bạn thực sự là một loạt các chi tiết nhỏ hơn được kết hợp khéo léo với nhau để tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khán giả của bạn. Hãy chắc chắn rằng đối tác tổ chức sự kiện mà bạn chọn hợp tác được biết đến là người chú ý đến từng chi tiết. Để thư giãn và dựa vào đối tác của mình, bạn phải biết rằng HỌ sẽ luôn quan tâm đến mọi thứ, kể cả những điều nhỏ nhặt.
2. Kỹ năng giao tiếp vững chắc
Hãy nghĩ về tất cả những kiểu người khác nhau mà người lập kế hoạch sự kiện phải tương tác hàng ngày trong các giai đoạn lập kế hoạch. Từ nhà cung cấp đến nhà tài trợ, người tham dự cho đến giám đốc điều hành của C-suite, điều quan trọng là đối tác của bạn phải sở hữu những con người mạnh mẽ và kỹ năng giao tiếp. Điều này có nghĩa là có thể truyền đạt thông tin quan trọng một cách rõ ràng và tự tin cũng như có thể lắng nghe và hiểu nhu cầu của bạn.
3. Ninja giải quyết vấn đề
Bạn đã bao giờ nghe nói về Định luật Murphy chưa? Bạn biết câu nói rằng, “Nếu nó có thể sai thì SẼ KHÔNG?” Tình cảm đó chắc chắn đúng trong ngành lập kế hoạch sự kiện. Các sự kiện có quá nhiều bộ phận và mảnh ghép chuyển động nên luôn có chỗ cho điều gì đó không ổn, hoặc ít nhất là không đúng như vậy!
Bạn cần một người có thể suy nghĩ trên đôi chân của họ và tháo vát. Bạn sẽ làm gì khi diễn giả chính của bạn vẫn chưa xuất hiện? Hay khi người cung cấp thực phẩm quên cô ấy phục vụ các món ăn ở nhà cô ấy, cách đó một giờ? Khi những thách thức không lường trước này phát sinh, bạn muốn có một đối tác bình tĩnh, tự chủ và sáng tạo, bởi vì một số SNAFUS đòi hỏi sự sáng tạo!
4. Kỹ năng đàm phán xuất sắc
Trừ khi bạn muốn trả nhiều hơn mức bạn thực sự nên trả, nếu không bạn hoàn toàn NÊN đi cùng với một đối tác quản lý sự kiện là một nhà đàm phán xuất sắc. Những chàng trai và cô gái này sống vì một món hời lớn. Một nhà đàm phán giỏi có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí địa điểm, bảo hiểm và thậm chí đưa ra một hợp đồng tốt hơn cho nhà tài trợ bạch kim của bạn.
5. Đa nhiệm tuyệt vời
Lập kế hoạch cho một sự kiện lớn không phải là một quá trình tuyến tính. Thông thường, có 12 điều cần bạn chú ý cùng một lúc. Từ bán vé đến quảng cáo, đào tạo diễn giả và hậu cần trong ngày, bạn muốn có một quả dưa chuột tuyệt vời có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc mà không để lọt bất cứ thứ gì.
6. Lập ngân sách
Nếu bạn đã lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào, bạn sẽ biết việc lập ngân sách phức tạp như thế nào. Bạn không chỉ phải theo dõi từng đồng đô la mình chi tiêu mà còn phải có khả năng dự đoán số tiền bạn sẽ chi tiêu trên nhiều danh mục. Tìm kiếm một đối tác có thể tận dụng tối đa từng đô la và cũng có thể sắp xếp nhiều đề xuất, hóa đơn và chi phí.
7. Một thiên tài sáng tạo
Làm thế nào để bạn đảm bảo sự kiện của mình nổi bật so với tất cả những sự kiện khác diễn ra trong ngành của bạn trong năm nay? Làm việc với một người có tính sáng tạo cao! Mặc dù bạn có quyền chia sẻ tầm nhìn của mình, nhưng đối tác của bạn cần có trí tưởng tượng mạnh mẽ để biến tầm nhìn của bạn thành hiện thực! Và hy vọng, trí tưởng tượng của họ được truyền tải với niềm đam mê và sự độc đáo.
Kết luận
Như bạn có thể thấy, cần có sự hợp tác thực sự để tạo ra một sự kiện đáng nhớ khiến những người tham dự của bạn mong chờ sự kiện tiếp theo của bạn! Nếu bạn đi theo lộ trình này, bạn sẽ có thể hình thành mối quan hệ đối tác thực sự sẽ dẫn đến nhiều sự kiện thành công.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác là công ty tổ chức sự kiện trên thị trường, chúng tôi rất mong mỏi những sự kết nối thực tế và những sự đàm phán đúng như mong đợi của khách hàng và cung cấp các dịch vụ sự kiện độc đáo mà bạn sẽ không tìm thấy ở một công ty tổ chức sự kiện khác.
