Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời trong 10 bước. Cho dù đó là một đám cưới ngoài trời, một sự kiện của công ty hay thậm chí là một buổi họp mặt gia đình, các sự kiện ngoài trời là một cách tuyệt vời để tận dụng thiên nhiên và làm điều gì đó khác biệt một chút. Nhưng mặc dù chúng có xu hướng bình thường hơn một chút so với các đối tác trong nhà, nhưng việc lập kế hoạch cho chúng là bất cứ điều gì ngoại trừ. Bạn muốn tìm hiểu cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời mà những người tham dự sẽ yêu thích? Hãy tham khảo ý kiến đến từ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi nhé đọc tiếp!
Dưới đây với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi đề cập đến tất cả các yếu tố cần thiết về cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời. Chúng tôi bao gồm các mẹo, thủ thuật, lời khuyên của chuyên gia và một số công cụ lập kế hoạch sự kiện hàng đầu cần thiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Khám phá cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời trong một vài bước đơn giản:
Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời trong 10 bước
1. Tìm địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt vời.
Địa điểm là một thành phần quan trọng của bất kỳ sự kiện ngoài trời. Nó sẽ tạo ra sự khác biệt lớn cho công tác hậu cần và cảm nhận chung của sự kiện. Bạn đang hướng đến một địa điểm thường có các sự kiện ngoài trời? Nếu vậy, mọi thứ sẽ chạy khá trơn tru. Nếu bạn đang chuyển sang một môi trường tự nhiên hơn với ít cơ sở hạ tầng hơn, thì bạn sẽ còn nhiều việc phải làm trước mắt để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự.
Tận dụng cơ hội để tham quan địa điểm và bắt đầu tìm kiếm những gì không gian có thể cần. Lưu ý những điểm đặc biệt mà bạn muốn làm nổi bật, chẳng hạn như hồ nước để làm phông nền hoặc cây để treo đèn. Cũng lưu ý bất kỳ thách thức liên quan đến địa điểm. Nó có phải gió không? Có phải ở vùng trũng rất ẩm ướt không? Có nhiều lỗi không? Ghi lại bất cứ điều gì bạn nhận thấy trong chuyến tham quan của mình để bạn có thể lên kế hoạch cho nó.
Chúng tôi nhắc lại, địa điểm tổ chức sự kiện là quan trọng nhất nhé, ngay cả với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi cũng vậy, địa điểm luôn ảnh hưởng trực tiếp đến mọi thứ còn lại của sự kiện
2. Thuê người cung cấp thực phẩm.
Thảo luận về hậu cần phục vụ một sự kiện ngoài trời với nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng họ có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện ngoài trời. Tùy thuộc vào địa điểm, họ có thể cần mang theo nguồn nhiệt riêng (chẳng hạn như lò nướng propan), lều để tránh ánh nắng mặt trời và thiết bị để giữ cho thực phẩm mát và an toàn. Lập kế hoạch về những thiết bị nào sẽ được cung cấp bởi họ và những gì người khác chịu trách nhiệm.
Nếu không có quyền sử dụng tủ lạnh, hãy chọn những thực phẩm đơn giản có thể hết trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Điều tương tự cũng xảy ra với bếp lò và các nguồn sưởi ấm khác: Chuẩn bị trước các món ăn đơn giản hoặc chọn các món ăn ở nhiệt độ phòng có thể là lựa chọn tốt nhất.
Bạn hoàn toàn có thể yên tâm là các công ty tổ chức sự kiện luôn có những danh sách đầy đủ về các đối tác cung cấp thực phẩm cần thiết cho sự kiện của bạn.
3. Xin giấy phép phù hợp.
Tùy thuộc vào địa điểm, các sự kiện ngoài trời có thể yêu cầu giấy phép từ chính quyền thị trấn hoặc thành phố để hoạt động hợp pháp. Chúng có thể bao gồm giấy phép phân vùng, giấy phép thực phẩm và đồ uống, và giấy phép tụ tập cho số lượng người tham gia thích hợp.
Nghiên cứu các giấy phép cần thiết cho địa phương của bạn và dành nhiều thời gian để chúng được chấp thuận trước ngày trọng đại. Hãy tin tưởng chúng tôi: Bạn không muốn phải yêu cầu những người tham dự về nhà nếu sự kiện của bạn ngừng hoạt động. Và hiển nhiên rồi, những quy trình để xin giấy phép tổ chức sự kiện thì các công ty tổ chức sự kiện luôn luôn đi đầu và làm nhanh nhất.
4. Biết các quy tắc.
Cũng giống như giấy phép, các quy tắc khác quản lý các sự kiện ngoài trời là vô cùng quan trọng. Đây có thể không phải là phần thú vị nhất của quy trình, nhưng tìm hiểu về các quy định về tiếng ồn, quy tắc an toàn và phòng cháy chữa cháy cũng như các hạn chế của địa phương đối với các sự kiện ngoài trời sẽ xác định bạn có thể làm gì và khi nào bạn có thể làm. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho bất kỳ điều gì đột phá như bắn pháo hoa, có động vật sống, tổ chức trình diễn ánh sáng hoặc đốt lửa trại hoặc mang theo thiết bị đặc biệt, bạn sẽ muốn nói chuyện với sở cảnh sát địa phương và hội đồng thành phố để đảm bảo mọi thứ sẽ được cho phép. Ngoài ra các công ty tổ chức sự kiện chúng tôi còn có hàng tá phương án backup khác cho các hệ thống âm thanh ánh sáng.
5. Đảm bảo rằng những người tham dự sẽ cảm thấy thoải mái.
Để đảm bảo những người tham dự có trải nghiệm tốt nhất, có một số hộp bổ sung cần kiểm tra khi nói đến các sự kiện ngoài trời. Để bắt đầu, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho cả nhiệt độ ban ngày và ban đêm bằng cách chuẩn bị sẵn máy sưởi và quạt. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn có cần tiếp cận không gian trong nhà để khách có thể hạ nhiệt hoặc sưởi ấm ở nhiệt độ khắc nghiệt hoặc trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt hay không (sẽ nói thêm về vấn đề này sau).
Cũng không có xung quanh vấn đề phòng vệ sinh. Tính toán số lượng phòng vệ sinh bạn cần cho những người tham dự (và thêm một số phòng tắm bổ sung để đảm bảo an toàn). Nếu bạn đang sử dụng nhà vệ sinh di động, hãy lên kế hoạch về nơi đặt chúng. Bạn muốn chúng dễ dàng tiếp cận nhưng không phải ở giữa mọi thứ. Nếu bạn có quyền sử dụng phòng tắm trong nhà, hãy đảm bảo rằng bạn có biển báo rõ ràng cho người tham dự biết nơi để đi.
6. Cung cấp thiết bị phù hợp.
Nhiều sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều thiết bị để chạy trơn tru. Như đã đề cập ở trên, những người cung cấp thực phẩm của bạn có thể cần thiết bị đặc biệt để sưởi ấm, làm mát, bảo quản và phục vụ thức ăn. Bạn sẽ cần chỗ cho khách ngồi, cùng với mọi thứ để họ dùng bữa. Nếu sự kiện của bạn bao gồm khiêu vũ, thuyết trình hoặc âm nhạc, thì bạn sẽ cần thiết bị âm thanh/hình ảnh. Nhưng với những thách thức bổ sung của môi trường ngoài trời, bạn cũng có thể cần máy sưởi, quạt, sàn nhảy, điện, ánh sáng, lều, v.v.
Mặc dù điều này có vẻ quá sức, nhưng đừng lo lắng. Bạn không đơn độc trong quá trình này. Nếu bạn chọn những nhà cung cấp tuyệt vời có kinh nghiệm với các sự kiện ngoài trời, họ có thể giúp hướng dẫn bạn và giải thích những thiết bị bạn cần cho mảnh ghép của họ. Giữ một danh sách tập trung để bạn có thể xác định bất kỳ sự chồng chéo hoặc lỗ hổng nào trong thiết bị và tạo cho mình cơ hội thành công cao nhất.
Ngoài vài trò là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi còn có thêm cả vai trò cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện ở mọi cấp độ, các bạn hãy cứ liên hệ để biết những vật dụng bạn cần nhé.
7. Nhận các công cụ và công nghệ phù hợp.
Một trong những bước quan trọng nhất trong việc học cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời là làm quen với các công cụ và công nghệ sẽ giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Cho dù đó là chuyến tham quan ảo đến không gian để khiến người tham dự hào hứng với sự kiện, công cụ để sắp xếp danh sách người tham dự hay giải pháp lập sơ đồ sự kiện để vạch ra toàn bộ sự kiện trước khi diễn ra, mọi sự kiện đều cần có công cụ để tối đa hóa thành công.
Tất nhiên, mọi sự kiện đều khác nhau, vì vậy đừng mong đợi một giải pháp phù hợp cho tất cả. Thực hiện nghiên cứu của bạn ” bài đăng của chúng tôi nêu bật các công cụ quản lý sự kiện tốt nhất trên thị trường là một nơi tuyệt vời để bắt đầu ” và cân nhắc ưu và nhược điểm của tất cả các tùy chọn mà bạn nghĩ có thể trợ giúp.
8. Nghĩ về khả năng tiếp cận.
Như mọi khi, hãy xem xét những người tham dự khuyết tật khi bạn lập kế hoạch của mình. Bạn sẽ cần đường dốc và điểm tiếp cận dành cho những người có vấn đề về di chuyển, ánh sáng rõ ràng và biển báo dành cho những người có thị lực hạn chế. Đi bộ qua địa điểm với khả năng tiếp cận trong tâm trí. Lưu ý bất kỳ lĩnh vực nào có thể gây khó khăn và tìm ra cách bạn sẽ giúp những người khuyết tật điều hướng chúng.
Đó, chúng tôi chắc chắn một điều là bạn chưa hoặc ít nghĩ đến vấn đề này, chúng tôi không phải tự nhiên mà có thể trở thành công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đâu, vì kinh nghiệm và sự va vấp thực tế sẽ dẫn đến những tình huống chúng tôi cần giải quyết, một trong số đó là khả năng tiếp cận sự kiện cho người khuyết tật.
9. Sắp xếp để thiết lập và chia nhỏ.
Gần như bất kỳ địa điểm ngoài trời nào bạn chọn sẽ yêu cầu bạn để lại không gian trong tình trạng giống như nơi bạn tìm thấy. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần lên kế hoạch thiết lập (ai sẽ lo việc gì?) cũng như quy trình sửa chữa và dọn dẹp trước thời hạn. Đối với một số địa điểm, bạn thậm chí có thể cần phải thu dọn tất cả rác, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã hỏi trước về những việc cần làm.
10. Có kế hoạch dự phòng.
Các sự kiện ngoài trời rất thú vị, nhưng có một vài điều có thể sai khi so sánh với các sự kiện trong nhà. Lớn nhất trong số này là thời tiết. Lập kế hoạch cho những việc bạn sẽ làm nếu trời mưa, tuyết rơi, quá nóng hoặc quá lạnh để bạn biết mọi thứ sẽ thay đổi như thế nào và cần phải lập kế hoạch đặc biệt nào. Bạn có thể sắp xếp với nhà cung cấp của mình các thiết bị chỉ được sử dụng trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt, chẳng hạn như ô, lều hoặc tấm phủ đồ nội thất.
Bạn cũng nên dành thời gian để suy nghĩ về bất kỳ vấn đề nào khác có thể xảy ra vào ngày trọng đại để bạn cũng có thể đưa ra kế hoạch dự phòng cho những vấn đề đó. Khi bạn đã hiểu rõ về mọi thứ có thể xảy ra sai sót, bạn sẽ ở một vị trí tốt hơn nhiều để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và có một sự kiện tuyệt vời!
Đúng vậy, kế hoạch dự phòng mà không có thì bạn chưa thể là một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, càng không thể chấp nhận được nếu bạn đang làm việc ở một công ty tổ chức sự kiện nào đó.
Bây giờ bạn đã biết cách lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời rồi phải không. Bạn có muốn kết hợp với những công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo cho sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ không!
Sẵn sàng để bắt đầu lập kế hoạch của bạn? Chúng tôi vẫn là những công ty tổ chức sự kiện với những ý tưởng sáng tạo cho sự kiện ngoài trời của bạn. Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về toàn bộ quy trình lập kế hoạch sự kiện? Hãy liên hệ với chúng tôi để để tìm hiểu thêm về cách lên kế hoạch cho một sự kiện có mọi thứ bạn cần.
