Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô lớn thành công mà không căng thẳng. Nhiệm vụ của bạn với tư cách là người lập kế hoạch cho công ty không bao giờ dễ dàng, nhưng các sự kiện quy mô lớn đưa ra những thách thức độc đáo. Triển lãm thương mại công nghiệp. Ra mắt sản phẩm. hội nghị chuyên nghiệp. Nếu tất cả các sự kiện đều là câu đố, thì các sự kiện quy mô lớn là sự kiện có hàng nghìn mảnh và mỗi mảnh là một sắc thái cùng màu. Họ yêu cầu một biện pháp bổ sung về lập kế hoạch, điều phối và quản lý sự kiện. Hiển nhiên những sự kiện này đối với những công ty tổ chức sự kiện thì không quá khó, thậm chí là đơn giản, đơn giản vì công việc hàng ngày của các công ty tổ chức sự kiện là TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tăng cường bộ kỹ năng của bạn là điều cần thiết trong ngành của chúng tôi, nhưng không bao giờ cần thiết hơn là với các sự kiện quy mô lớn. Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện ở đây để cung cấp cho bạn sự tìm hiểu các mẹo quản lý những trở ngại phổ biến của các sự kiện lớn, cũng như các chiến lược để đảm bảo các nhóm lớn người tham dự đến nơi họ cần đến”một cách an toàn và đúng giờ”.
Cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô lớn thành công mà không căng thẳng
Chính xác thì một sự kiện công ty quy mô lớn là gì?
Không có tiêu chuẩn ngành hoặc ngưỡng số lượng khách mời chính xác nào có thể biến một sự kiện từ quy mô thông thường thành quy mô lớn. Nhưng các sự kiện quy mô lớn được xác định bởi số lượng lớn khách mời lên tới hàng trăm, hàng nghìn hoặc thậm chí hàng chục nghìn. Và chúng rất phức tạp. Đây không phải là một lần duy nhất trong một không gian. Chúng yêu cầu sự phối hợp trong nhiều không gian sự kiện, thường trong vài ngày. Và thậm chí các công ty tổ chức sự kiện cũng phải kết hợp với nhau để thực hiện các sự kiện lớn tuỳ theo quy mô.
Ví dụ về các sự kiện quy mô lớn:
o Ra mắt sản phẩm mới (ví dụ: phần cứng công nghệ, ứng dụng, bao bì tiêu dùng)
o Hội nghị ngành (ví dụ: hội nghị truyền thông kỹ thuật số, hội nghị điện tử)
o Tiệc liên hoan toàn cầu của công ty, hoặc các sự kiện tri ân nhân viên
o Hội thảo chuyên nghiệp (kết nối và phát triển chuyên môn)
Một số sự kiện quy mô lớn được đưa tin rộng rãi trên các phương tiện truyền thông, chẳng hạn như lễ ra mắt sản phẩm mới của Apple và Triển lãm Điện tử Tiêu dùng (CES) hàng năm. Nhưng các sự kiện của công ty luôn diễn ra, trên toàn cầu” và họ thực hiện các kế hoạch của ngôi sao nhạc rock để thực hiện. Bạn biết đấy, các công ty tổ chức sự kiện cũng luôn luôn đề xuất những KOL có tầm ảnh hướng lớn hoặc các nghệ sĩ có tên tuổi để thực sự đưa sự thu hút nhiều hơn cho các sự kiện.
Vì bạn đã biết cách lên kế hoạch cho một sự kiện nên chúng tôi sẽ đưa ra các chiến lược sáng tạo để giúp bạn cải thiện quy trình của mình và giúp nhóm của bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ.
7 mẹo hữu ích để lập kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô lớn của công ty:
1. Đồng quan điểm với các bên liên quan
Không phải tất cả mọi người trong công ty của bạn hoặc tổ chức của khách hàng của bạn sẽ có cùng cảm giác cấp bách như bạn và nhóm của bạn. Nhưng để làm nên một sự kiện lớn, tất cả mọi người cần có chung mục tiêu và cùng hướng về một hướng. Nếu không, các phê duyệt ngân sách quan trọng và các quyết định vào phút cuối có thể không được giải quyết kịp thời. Bạn cũng không thể cứ muốn hợp tác với bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào cũng được mà phải lựa chọn ra những công ty tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô công ty bạn.
Kết nối sớm với nhóm cốt lõi gồm những người ra quyết định của bạn trong quá trình này. Chia sẻ hình ảnh và cảm hứng sáng tạo, diễn giả có thể và địa điểm để thúc đẩy sự tham gia và phấn khích về kết quả. Hãy cho họ biết bạn sẽ gửi báo cáo tiến độ định kỳ (một lần mỗi tuần hoặc hai tuần một lần) để chia sẻ các bản cập nhật thiết kế và hợp đồng đã hoàn tất. Những email này cũng có thể bao gồm các câu hỏi cấp bách yêu cầu câu trả lời và mọi ủy quyền mà bạn đang chờ đợi. Ngay cả việc đơn giản nhất là tìm các công ty tổ chức sự kiện để yêu cầu báo giá cho việc tổ chức sự kiện của công ty bạn.
2. Khóa ngày”CÀNG SỚM CÀNG TỐT”
Tất nhiên, điều này luôn cần thiết trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhưng khi phạm vi sự kiện lớn, các tùy chọn địa điểm của bạn sẽ thu hẹp lại một chút và điều đặc biệt quan trọng là phải chốt ngày. Vì sao ư, vì ngay cả bạn đã làm việc chi tiết với các công ty tổ chức sự kiện nhưng chưa chốt ngày và địa điểm tổ chức sự kiện thì chưa chính thức bước chân vào công cuộc tổ chức sự kiện đâu nhé, có thể ngày đó công ty tổ chức sự kiện bận tổ chức cho công ty khác, có thể ngày đó địa điểm bạn nhắm tới sẽ diễn ra sự kiện nào đó của công ty nào đó, phải không nào.
Tiếp cận với các giám đốc điều hành hàng đầu của tổ chức (hoặc các tổ chức) lên kế hoạch cho hội nghị trước. Bạn sẽ chủ yếu liên lạc với các trợ lý điều hành của họ; thiết lập mối quan hệ thân thiện và tôn trọng với họ. Chúng là kết nối của bạn với những người chơi thiết yếu và quản trị viên của các lịch lập kế hoạch cực kỳ quan trọng.
Khi đã ấn định ngày, bạn có thể bắt đầu liên hệ với những người đứng đầu hội thảo, diễn giả và người nổi tiếng. Có một số tùy chọn nổi bật cho từng loại VIP”lịch của họ được lấp đầy nhanh chóng và sớm.
Phần lớn, những người thuyết trình nổi bật của bạn sẽ là chuyên gia về chủ đề cho trọng tâm của hội nghị. Tuy nhiên, đối với các sự kiện quy mô lớn, bạn có thể có yếu tố ‘chỉ để giải trí’, đó là một đặc quyền dành cho người tham dự. Ví dụ: một hội nghị kinh doanh có thể tổ chức một buổi trình diễn nấu ăn và một buổi nếm thử quy mô lớn do đầu bếp 5 sao dẫn đầu là điểm dừng của sự kiện. Bạn cần thu hẹp ngày để có thể giành được hợp đồng đó. Và bạn cũng phải nhanh chóng ký kết với những công ty tổ chức sự kiện hoặc các đơn vị tương ứng nhé.
3. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp
Lập kế hoạch sự kiện quy mô lớn yêu cầu nhiều nhóm làm việc trên các yếu tố khác nhau. Quá nhiều thông tin quan trọng có thể rơi vào kẽ hở khi bạn mong đợi quá trình giao tiếp diễn ra mà không có thông số rõ ràng. Dưới đây là một số chiến lược giao tiếp hữu ích để giữ mọi người trên cùng một trang:
o Thiết lập lịch trình kiểm tra nhóm trong quá trình lập kế hoạch. Cho dù qua cuộc gọi hội nghị hay gặp trực tiếp, mọi người nên sử dụng thời gian này để cập nhật cho nhóm về các nhiệm vụ đã hoàn thành, các vấn đề cấp bách, mối quan tâm và điều phối các bước tiếp theo.
o Cấp cho đúng người quyền truy cập vào các sự kiện quan trọng trong phần mềm lập kế hoạch sự kiện của bạn. Có thể có nhiều sự kiện để theo dõi cùng một lúc: Bài phát biểu quan trọng và Hỏi & Đáp. Một buổi giới thiệu sản phẩm. Đột phá mạng. Tiệc tối tổng kết. Đảm bảo các thành viên thiết yếu trong nhóm có thể thêm thông tin chi tiết vào sự kiện khi cần. Đây có thể là người lập kế hoạch nội bộ hoặc cộng tác viên khách mời, chẳng hạn như công ty thiết kế sân khấu bên ngoài có thể thêm cách bố trí hoặc người quản lý địa điểm có thể thêm cách bố trí bàn cho bữa tối tự chọn trong phòng khiêu vũ.
Lời cảnh báo: Hãy thận trọng trong việc chia sẻ một sự kiện để tránh nhầm lẫn và nhầm lẫn. Cấp quyền truy cập ‘Có thể chỉnh sửa’ cho các thành viên trong nhóm để thêm các yếu tố thiết kế hoặc thực hiện thay đổi và cấp quyền truy cập ‘Có thể xem’ cho tất cả những người khác. Cũng xin lưu ý là không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng chia sẻ rõ ràng lịch trình của họ với bạn hay với đối tác nhé.
Thảo luận về các hạn chế về chế độ ăn uống, dị ứng và tuân thủ những điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là những điều quan trọng và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt trong cuộc họp ‘tất cả cùng làm việc’ một tháng hoặc lâu hơn trước sự kiện.
4. Đảm bảo địa điểm và địa điểm hỗ trợ mục tiêu sự kiện
Các sự kiện quy mô lớn thường yêu cầu có nhiều không gian sử dụng. Nếu sự kiện của bạn có các diễn giả và các cuộc thảo luận nhóm, hãy tìm địa điểm có hai hoặc nhiều không gian khán phòng lớn. Những điều này cho phép một số lượng lớn người tham dự và chỗ ngồi trong rạp hát đảm bảo họ có thể nhìn thấy các diễn giả và bất kỳ video hoặc bản trình chiếu nào.
Nếu sự kiện của bạn cũng sẽ có các buổi gặp gỡ và chào hỏi kết nối mạng nhỏ hơn và các buổi học tập đột phá về các chủ đề thích hợp, hãy đảm bảo địa điểm có nhiều không gian sử dụng hỗn hợp, chẳng hạn như phòng hội nghị và phòng chờ.
Bạn có hy vọng thu hút người tham dự từ khắp nơi trên thế giới không? Chọn một địa điểm có một số điểm thu hút khách du lịch”mọi người thích kết hợp hội nghị với tham quan và du ngoạn địa phương khi họ có thể.
Nếu sự kiện lớn của bạn có ngân sách nhỏ hơn lý tưởng, hãy tìm địa điểm ở các thị trấn và thành phố nhỏ. Những thứ này có thể có giá cả phải chăng hơn và thường mang đến sự quyến rũ của thị trấn nhỏ mà những người tham dự đánh giá cao.
Và bạn cũng đừng ỷ lại với các công ty tổ chức sự kiện mà chính bạn hãy cùng với các công ty tổ chức sự kiện đi khảo sát địa điểm một cách chi tiết nhất mọi ngóc ngách, kiểm tra kỹ nhưng vấn đề bất cập của địa điểm: chỗ đỗ xe, trạm phát sóng, cửa thoát hiểm,……
5. Tập hợp nhóm của bạn và đảm bảo sức mạnh của họ đáp ứng nhu cầu của sự kiện này
Mỗi thành viên trong nhóm của bạn đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, cũng như những lĩnh vực khác nhau có cơ hội phát triển. Phát huy khả năng và phong cách làm việc độc đáo của nhóm bạn. Một số thích tiếp cận với diễn giả và nhà cung cấp. Họ có thể đăng ký với các địa chỉ liên hệ, điều phối lịch trình và nhận câu trả lời bạn cần” và họ hoàn thành công việc mà không tỏ ra khó chịu. Giao cho các thành viên sáng tạo nhất trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về chủ đề kết thúc bữa tối hoặc lựa chọn nhạc nền.
Khi có thể, hãy cho nhân viên cơ hội để vượt ra khỏi vùng thoải mái của họ. Điều này giúp bạn phát triển một nhóm toàn diện hơn theo thời gian và nâng cao tinh thần. Nghiên cứu cho thấy nhân viên hạnh phúc nhất khi học các kỹ năng mới và thăng tiến trong sự nghiệp.
Cuối cùng, hãy ghi nhớ các phong cách học tập và giao tiếp đa dạng. Một số thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả nhất khi xem xét các thay đổi bố cục trên phần mềm sự kiện được chia sẻ của bạn, những người khác làm việc hiệu quả nhất với bản in PDF của bố cục. Giữ kết hợp email và cập nhật trực tiếp, bởi vì một số nhân viên sẽ thích cái này hơn cái kia. Bạn hãy đưa những vấn đề này cho các công ty tổ chức sự kiện cùng kết hợp nhuần nhuyễn nhé.
6. Sẵn sàng nói “KHÔNG” khi cần thiết
Giám đốc điều hành của bạn muốn A, B hoặc C, nhưng ‘yêu cầu’ của họ là thách thức về mặt hậu cần hoặc sẽ yêu cầu các phần khác của sự kiện bị rút ngắn? Đã đến lúc “rất lịch sự” đặt ra các kỳ vọng và giải thích các hạn chế về không gian hoặc dòng thời gian. Bạn cũng có thể cần phải nói không với những diễn giả và người thuyết trình muốn kéo dài thời gian của họ hoặc mong đợi một thiết lập A/V nằm ngoài phạm vi của hợp đồng nhà cung cấp.
Nói không là một kỹ năng cần thực hành. Thật sự! Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể là người chiều lòng mọi người, hoặc bạn có thể luôn di chuyển quá nhanh đến mức bạn nói đồng ý với mọi thứ khi đang bay”chỉ để nhảy qua các vòng để biến nó thành hiện thực. Cam kết tạm dừng trước khi trả lời ba yêu cầu mỗi tuần. Hãy tự hỏi bản thân xem yêu cầu đó có quan trọng đối với sự kiện hay thúc đẩy mục tiêu của sự kiện không? Nếu không, hãy nói từ chối với người đưa ra yêu cầu một cách nhẹ nhàng nhưng kiên quyết kèm theo một lời giải thích ngắn gọn. Ngay cả việc các công ty tổ chức sự kiện đưa ra những yêu cầu phi lý, bạn cũng hãy nói “KHÔNG”. Vì chính bạn sẽ cần dự trù cho những phát sinh trong suốt quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
7. Mong đợi ”và lên kế hoạch cho” những điều bất ngờ
Các mảnh di chuyển nhiều hơn? Khả năng xảy ra sự cố càng cao. Cùng nhóm của bạn suy nghĩ về các tình huống xấu nhất và đưa ra Kế hoạch B để giải quyết từng tình huống. Khi có sự cố xảy ra, bạn sẽ có giải pháp sẵn sàng. Dưới đây là một vài ví dụ:
Vấn đề 1: Một trận bão tuyết làm mất chuyến bay của một diễn giả khách mời trong hội nghị.
Kế hoạch B: Thay thế một phiên hỏi đáp với các nhà lãnh đạo tư tưởng trong công ty tổ chức sự kiện. Rất có thể họ sẽ tham gia vào các bài phát biểu và cuộc trò chuyện khác trong hội nghị, chỉ cần đảm bảo rằng lịch trình của họ rõ ràng trong khoảng thời gian của diễn giả khách mời. Chọn một chủ đề liên quan đến cuộc họp và mang lại lợi ích thực sự cho người tham dự. Hãy để những người tham gia Q&A biết trước các câu hỏi.
Vấn đề 2: Bạn bị mất wifi trước hội thảo bao gồm cả diễn giả phát trực tiếp từ một địa điểm xa hoặc phát trực tiếp tới những người không thể tham dự hội nghị.
Kế hoạch B: Người thuyết trình nên sản xuất các bản sao cứng của các bài thuyết trình video cần thiết cho sự kiện. Nếu họ không thể phát trực tiếp tới loa từ xa, họ sẽ có thứ gì đó để quay lại. Chuẩn bị sẵn email cập nhật để gửi cho khán giả phát trực tiếp nếu có sự cố kỹ thuật và ghi lại sự kiện để bạn có thể chia sẻ sự kiện đó với họ sau sự kiện.
Như đã nói ởi trên thì việc ký hợp đồng rõ ràng kèm các điều khoản minh bạch với các công ty tổ chức sự kiện là tối cần thiết, trong trường hợp các vấn đề phát sinh xảy ra, chúng ta cứ căn cứ vào điều kiện hợp đồng với công ty tổ chức sự kiện để giải quyết.
Danh sách kiểm tra sự kiện quy mô lớn
Thời gian chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sự kiện quy mô lớn kéo dài, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu bạn chia nhỏ các nhiệm vụ của mình trong một năm (hoặc hơn!) Trước sự kiện. Thời gian biểu lập kế hoạch sự kiện quy mô lớn của bạn sẽ giống như thế này:
12 đến 16 tháng trước sự kiện
o Thiết lập các mục tiêu, bao gồm mục đích của sự kiện, đề xuất giá trị sự kiện và mục tiêu tham dự.
o Đặt ngày.
o Thiết lập ngân sách và cập nhật ngân sách thường xuyên khi bạn thực hiện.
o Chọn một định dạng sự kiện hoặc một chủ đề.
o Đặt địa điểm.
o Diễn giả nghiên cứu.
o Khởi động chiến dịch tiếp thị sự kiện của bạn.
o Xác định xem bạn có muốn tài trợ cho sự kiện của mình hay không và liên hệ. Chọn các nhà tài trợ phù hợp với công ty của bạn và những người tham dự của bạn.
8 đến 11 tháng trước sự kiện
o Hoàn thiện hợp đồng diễn giả và ký kết.
o Tạo bố cục địa điểm – sử dụng phần mềm sơ đồ sự kiện để mọi việc dễ dàng hơn.
o Hoàn thiện chi tiết địa điểm – đảm bảo bạn có thiết bị A/V và Wi-Fi, bãi đậu xe đầy đủ, an ninh, các tính năng trợ năng.
o Rà soát và quyết toán kinh phí.
3 đến 7 tháng trước sự kiện
o Hoàn thiện thực đơn, làm việc với người cung cấp thực phẩm để đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu về chế độ ăn uống.
o Quản lý sắp xếp việc đi lại của diễn giả.
o Nhận thông tin và hình ảnh tiểu sử diễn giả.
o Đảm bảo tất cả các hợp đồng được ký kết.
o Nhận tất cả giấy phép, giấy phép và bảo hiểm sự kiện.
o Đặt hàng hóa sự kiện và tài liệu quảng cáo.
o Thu thập và thực hiện thanh toán cuối cùng.
o Tập hợp một bản thảo của lịch trình sự kiện.
1 đến 2 tháng trước sự kiện
o Tổ chức một chuyến thăm địa điểm để nhóm thực hiện một cuộc dạo chơi.
o Gửi lời nhắc cho người tham dự qua email và phương tiện truyền thông xã hội.
o Kiểm tra với các diễn giả và thành viên tham gia hội thảo để xem họ có câu hỏi hoặc thắc mắc nào không.
o Đẩy những người tham dự tiềm năng vào phút cuối để đăng ký.
o Xem xét các tài liệu về sự kiện, bao gồm các chương trình, ứng dụng sự kiện và quà tặng có thương hiệu.
Tuần của sự kiện
o Xác nhận chi tiết thiết lập và phân tích sự xuất hiện của nhà cung cấp.
o Cung cấp số đăng ký cuối cùng cho địa điểm và người cung cấp thực phẩm.
o Kiểm tra kỹ thiết bị A/V và wifi.
o Huấn luyện tình nguyện viên, người chào hỏi và người dẫn chương trình.
o Hướng dẫn địa điểm cuối cùng.
1 ngày đến 2 tuần sau sự kiện
o Gửi khảo sát sau sự kiện cho người tham dự.
o Gửi lời cảm ơn đến các tình nguyện viên và diễn giả (cũng như các nhà tài trợ và nhà tài trợ, nếu có).
o Tóm tắt nhóm. Thảo luận về kết quả khảo sát sau sự kiện, những gì diễn ra tốt đẹp và những gì bạn sẽ cải thiện trong lần tới.
Xin lưu ý rằng, cho dù công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cỡ nào đi nữa, họ vẫn áp dụng hình thức trên.
3 chìa khóa quan trọng để quản lý các nhóm lớn người
Giảm bớt đám đông là một yếu tố quan trọng của kế hoạch sự kiện quy mô lớn. Bạn cần xem xét làm thế nào để đưa các nhóm lớn từ sự kiện này sang sự kiện khác một cách an toàn và thuận lợi. Dưới đây là ba phần thiết yếu của câu đố quản lý đám đông để bạn đưa ra khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện quy mô lớn. Đây là những kinh nghiệm thực chiến đến từ những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi đấy nhé.
1. Hợp lý hóa quy trình đăng ký và đăng ký
Khi mọi người chờ đợi một thời gian dài cho bất cứ điều gì, họ trở nên thất vọng. Đứng trên đôi chân của họ, xếp hàng dài chờ đợi để đăng ký vào địa điểm của bạn là một cách để đảm bảo rằng một vài cơn nóng nảy sẽ bùng phát. Điều này có thể làm giảm tâm trạng lạc quan mà bạn đã nỗ lực tạo ra tại sự kiện, dẫn đến trải nghiệm tiêu cực trước khi diễn giả đầu tiên bước lên sân khấu.
Lập kế hoạch trước là rất quan trọng để giữ cho các dòng di chuyển trơn tru. Một số cách để tránh xếp hàng, tắc nghẽn và khách bực bội bao gồm:
o Nhiều điểm vào nơi người tham dự có thể xuất trình vé của họ và đi qua.
o Một ứng dụng đăng ký để đăng ký sự kiện nhanh chóng.
o Kiểu xoay, máy quét mã vạch hoặc công nghệ RFID (ví dụ: vòng đeo tay, móc chìa khóa).
o Kiosk tự check-in.
o Bàn dịch vụ thông tin để giải quyết các vấn đề khó khăn hơn mà không phải chờ đợi.
Nếu bạn định kiểm tra hành lý, hãy đảm bảo rằng nhân viên an ninh được chuẩn bị đầy đủ để họ có thể giữ mọi người di chuyển. Huấn luyện nhân viên của bạn thật tốt về lợi ích của lòng tốt, sự thấu hiểu và kiên nhẫn. Một chút trắc ẩn có thể xoa dịu một tình huống căng thẳng.
2. Giao tiếp với đám đông
Bước đầu tiên trong giao tiếp rõ ràng là biển báo thích hợp được đặt xung quanh địa điểm. Khi mọi người biết phải đi đâu, họ sẽ tiếp tục di chuyển để đến đó. Bạn có thể sử dụng biển báo cố định ở một số khu vực và bảng LED cung cấp thông tin cập nhật ở những khu vực khác. Định vị các biển báo sao cho dễ nhìn thấy từ nhiều điểm thuận lợi. Các khu vực được đánh dấu rõ ràng nên bao gồm:
o Nhà vệ sinh
o Khu vực hút thuốc
o Khu vực dành riêng cho nhân viên
o Khu vực đăng ký
o Mối nguy tiềm ẩn
Bạn cũng có thể phân phát các bản đồ nhỏ về địa điểm (hoặc các địa điểm) tổ chức hội nghị, hoặc dán các bản đồ lớn ở lối vào và hội trường. Có đủ người dẫn chương trình và người dẫn chương trình luân chuyển trong đám đông để hỗ trợ những người có thắc mắc. Nếu địa điểm lớn, hãy cân nhắc sử dụng hệ thống PA để thông báo. Và một bàn thông tin có nhân viên tốt luôn luôn hữu ích.
3. Thiết kế các kế hoạch khẩn cấp và an toàn đám đông chi tiết
Tại các sự kiện quy mô lớn, điều đặc biệt quan trọng là phải có các kế hoạch khẩn cấp rõ ràng. Từ thiên tai đến hỏa hoạn sân khấu, mất điện đến đánh nhau, điều cần thiết là nhóm lập kế hoạch của bạn và nhóm an ninh phải thảo luận về mọi tình huống. Các biện pháp phòng ngừa an toàn chính cho đám đông lớn bao gồm:
o Hướng dẫn ngay trước sự kiện để đảm bảo các lối thoát hiểm khẩn cấp được mở và không bị tắc nghẽn.
o Thiết lập ngôn ngữ và dấu hiệu được chia sẻ để tất cả các thành viên trong nhóm và nhân viên an ninh hiểu ngay rằng có vấn đề và vị trí của vấn đề.
o Chạy thử hệ thống chiếu sáng khẩn cấp và máy phát điện dự phòng để người tham dự có thể tìm đường thoát ra ngoài nếu mất điện.
o Một người được đào tạo để điều hướng hệ thống PA trong trường hợp khẩn cấp.
o Nhân viên đóng quân gần các khu vực có nguy cơ tắc nghẽn để tạo điều kiện cho đám đông di chuyển.
o Nhân viên an ninh gần lối ra chính.
ĐIỀU CUỐI CÙNG
Công ty tổ chức sự kiện META sẵn sàng tư vấn cho bạn những chương trình tổ chức sự kiện của công ty bạn, cho dù lớn hay nhỏ, bạn hãy cứ liên hệ với chúng tôi. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng cùng bạn đi khảo sát những địa điểm tuyệt vời và phù hợp nhất với công ty của các bạn.
