Cách tạo Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn. Khi bạn đang là nhân sự cốt cán trong một công ty tổ chức sự kiện và đang bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là tìm ra lịch trình lập kế hoạch cho sự kiện của mình. Điều quan trọng là phác thảo các tháng và tuần trước ngày trọng đại. Bằng cách này, bạn sẽ chắc chắn đáp ứng các thời hạn quan trọng, nằm trong ngân sách và điều phối nhiều bên một cách suôn sẻ.
Nhưng bạn nghĩ sao khi chính bạn không phải là nhân sự trong công ty tổ chức sự kiện, bạn đang làm ở một công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện cho thời gian hàng năm. Lúc đó bạn quyết định hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện hay bạn tự sẽ lên kế hoạch riêng. Và bạn nhận ra đây là một kế hoạch dài hạn, không hề dễ dàng như mọi người nghĩ, cho dù bạn hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện cũng chưa hẳn là bài toán toàn vẹn, vì chính bạn vẫn là người kiểm soát sự kiện này.
Lần tới khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, hãy cân nhắc sử dụng hướng dẫn hữu ích này để tạo lịch trình lập kế hoạch cho sự kiện phù hợp với bạn để không phải quá phụ thuộc vào các công ty tổ chức sự kiện hoặc trong những trường hợp bạn có hợp tác với những công ty tổ chức sự kiện thì bạn sẽ dễ dàng trình bày cho họ biết hết quá trình cũng như hình htu71c để kết quả cuối cùng là sự kiện diễn ra tốt đẹp. Nhưng trước tiên, một định nghĩa nhanh chóng.
Cách tạo Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn
Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn là gì?
Các mốc thời gian sự kiện ” một chuỗi các sự kiện vào các ngày xác định ” thường được sử dụng để quản lý dự án. Bởi vì lập kế hoạch sự kiện rất giống với quản lý dự án, điều hợp lý là người lập kế hoạch luôn sử dụng các mốc thời gian của sự kiện.
Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn đề cập đến một chuỗi các sự kiện và hành động theo trình tự thời gian diễn ra trong một khoảng thời gian. Khoảng thời gian đó, trong thế giới lập kế hoạch sự kiện, thường là tổng cộng từ 6 đến 12 tháng. Nghe có vẻ như là một phạm vi rộng, và điều đó giải thích cho sự phức tạp và kích thước. Sáu tháng có thể là một khoảng thời gian dài đối với các sự kiện tương đối đơn giản; 12 tháng có thể phù hợp với một sự kiện quy mô lớn với hàng nghìn người tham dự. Và hiển nhiên các công ty tổ chức sự kiện rất thích những kiểu sự kiện như thế này, nó đánh dấu tên tuổi có họ, còn bạn thì sao?
Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện và nhà hoạch định sự kiện nhận thấy rằng lịch trình lập kế hoạch sự kiện dài hạn giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được tính toán và hoàn thành tốt trước sự kiện thực tế.
Dòng thời gian dài hạn so với dòng thời gian trong ngày
Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện hay nhà hoạch định sự kiện đều quen thuộc với việc tạo dòng thời gian trong ngày. Như tên của nó, dòng thời gian trong ngày đưa ra tất cả các sự kiện và nhiệm vụ diễn ra vào ngày thực tế của sự kiện.
Loại mốc thời gian này cũng rất cần thiết cho quy trình lập kế hoạch sự kiện, nhưng mốc thời gian dài hạn cũng quan trọng không kém. Trên thực tế, một mốc thời gian dài hạn thực sự có thể mang lại lợi ích cho mốc thời gian hàng ngày của bạn vì nó giúp bạn đạt được thành công.
Nó cũng để lại sự linh hoạt trong lịch trình của bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm “thời gian đệm” để giải quyết các vấn đề khác khi chúng phát sinh, thay vì vội vàng thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu mà lẽ ra bạn có thể hoàn thành sớm hơn.
Tại sao bạn cần một lịch trình lập kế hoạch sự kiện dài hạn?
Các mốc thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn thậm chí còn có nhiều lợi ích hơn những lợi ích mà chúng tôi đã chỉ ra. Dưới đây là một số cách khác mà hướng dẫn lập kế hoạch tổng thể này có thể giúp:
Bạn có thể có cùng quan điểm với các nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp thực phẩm trước. Bằng cách này, họ biết phải làm gì khi đến sự kiện.
Cần lập kế hoạch cẩn thận để trả tiền đặt cọc đúng hạn và theo dõi các hợp đồng. Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn (viết hoặc vẽ) có thể giúp bạn theo dõi các chi tiết này.
Các bên liên quan chính có thể phê duyệt hoặc điều chỉnh các quyết định lập kế hoạch sự kiện khi còn nhiều thời gian để thực hiện các thay đổi. Điều này sẽ giúp các nhà đầu tư, nhà tài trợ và đối tác hài lòng trong suốt quá trình.
Lợi ích của các công cụ tổ chức như lịch trình thực sự là vô tận. Khi tạo một dòng thời gian dài hạn, bạn nên kết hợp một số phương pháp hay nhất và ý tưởng sáng tạo quan trọng vào quy trình.
Bạn hãy cũng chú ý, chúng tôi đang liệt kê ra ở cả 2 vai trò là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện hay bạn chính là người đi thuê công ty tổ chức sự kiện thực hiện dịch vụ cho bạn. Cho dù bạn ở vai trò nào thì toàn bộ những thứ trong bài viết này đều y chang nhau. Ly do ư. Lý do là sự kiện dài hạn, mình bạn hay công ty tổ chức sự kiện không thể không có sự gắn kết với nhau.
3 mẹo tạo dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện
1. Thiết lập mỏ neo.
Neo là thời hạn không thể thương lượng thường được xác định bởi các bên liên quan và đối tác chính. Chúng là những sự kiện không thể di chuyển. Một số ví dụ về neo dòng thời gian bao gồm:
o Một khách hàng doanh nghiệp yêu cầu công ty tổ chức sự kiện đứng ra tổ chức một cuộc họp kiểm tra chính thức về sự kiện hai tuần trước.
o Diễn giả chính của bạn yêu cầu bạn hỏi về sự sẵn có của họ và lên lịch trình cho họ trước ba tháng.
o Bạn xác định rằng, vì bạn đang làm việc trong một công ty tổ chức sự kiện và đang lên kế hoạch cho một sự kiện trong mùa cao điểm, nên bạn cần đảm bảo các nhà tài trợ sự kiện trước sáu tháng.
Như bạn có thể thấy, tất cả các mỏ neo này đều có một số điểm chung quan trọng:
1. Chúng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Là người lập kế hoạch sự kiện, điều bạn có thể làm nhiều nhất là yêu cầu lịch trình từ những người tham gia chính và hy vọng chúng phù hợp với kế hoạch của bạn. Đây là lý do tại sao đặt trước các đối tác này là rất quan trọng.
2. Họ không linh hoạt. Nếu khách hàng của bạn yêu cầu công ty tổ chức sự kiện đảm bảo một địa điểm vào cuối tháng, thì bạn không thể đợi đến tháng sau để giao địa điểm chỉ vì địa điểm đó phù hợp hơn với lịch trình của bạn. Trừ khi bạn được thông báo khác, những mỏ neo này được viết bằng đá.
3. Họ cung cấp cho bạn các thông số. Đây thực sự là một điều tốt. Khi các neo được thiết lập, bạn đang làm việc trong các tham số cụ thể. Những nguyên tắc này thực sự sẽ làm cho quá trình lập kế hoạch sự kiện của bạn trở nên dễ dàng và sáng tạo hơn. Nhiệm vụ của bạn là điền vào chỗ trống tất cả các nhiệm vụ lập kế hoạch sự kiện khác (ít thời gian hơn).
4. Sau khi ghi lại những mấu chốt này, bạn có thể thêm vào các mốc thời gian sự kiện phổ biến mà chúng tôi đã viết bên dưới.
Dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn giúp đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành tốt trước sự kiện thực tế.
2. Thêm các mốc thời gian của nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp sự kiện hay cụ thể là các công ty tổ chức sự kiện cũng đóng một vai trò quan trọng trong lịch trình lập kế hoạch sự kiện dài hạn của bạn. Để cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể, họ cần biết điều gì đang xảy ra và khi nào. Các sự kiện lớn như hội nghị và triển lãm thương mại cũng đòi hỏi họ phải lập kế hoạch nhiều hơn, vì vậy bạn có thể chuẩn bị cho sự thành công của họ bằng cách cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Vậy lúc này bạn đang là vai trò khách hàng của các công ty tổ chức sự kiện. Bạn hãy cung cấp cho chúng tôi càng nhiều thông tin và càng chi tiết càng tốt.
Khi thu thập các mốc thời gian của nhà cung cấp, đây là một số điều bạn có thể hỏi:
o Mất bao lâu để người cung cấp thực phẩm chuẩn bị và phục vụ bữa tối cho 500 người.
o Ngày giao nước đóng chai của bạn sẽ đến vào ngày nào và họ sẽ cần bao nhiêu thời gian để dỡ hàng.
o Những sự kiện nào khác đang diễn ra tại địa điểm trước hoặc sau sự kiện của bạn và chúng có thể ảnh hưởng đến lịch trình của bạn như thế nào.
Nói chung, các nhà cung cấp hay các công ty tổ chức sự kiện chỉ có thể làm việc với thông tin bạn cung cấp cho họ. Và mặc dù họ là những chuyên gia thành thạo về nghệ thuật tổ chức các sự kiện trực tiếp, nhưng họ sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi hiểu được lịch trình lập kế hoạch của bạn.
Khi bạn chia sẻ dòng thời gian của mình với các nhà cung cấp hoặc công ty tổ chức sự kiện, hãy yêu cầu họ xác nhận rằng họ đã nhận và xem xét dòng thời gian đó để không có lý do gì để bỏ lỡ thông tin liên lạc.
3. Tạo nhiều bản nháp cho dòng thời gian của bạn.
Nếu bạn muốn dòng thời gian sự kiện của mình hiệu quả nhất có thể, bạn sẽ muốn tạo một vài phiên bản khác nhau. Lặp lại trên bản nháp dòng thời gian của bạn, sau đó thực hiện lại. Mỗi phiên bản mới sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết mới và ý tưởng sáng tạo.
Khi bạn đã tạo một bản nháp mà bạn hài lòng, hãy chạy nó bởi một đồng nghiệp đáng tin cậy. Hỏi họ xem bạn có bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào không. Những thứ như đặt địa điểm, tiền đặt cọc phục vụ ăn uống và gửi biểu mẫu cho thuê rất dễ bị bỏ lỡ.
Sau đó, bạn có thể chia sẻ lại bản nháp của mình với các bên liên quan và nhà cung cấp chính. Họ sẽ cung cấp cho bạn thông tin cập nhật hoặc bạn sẽ nhận được con dấu chấp thuận của họ, điều này sẽ giúp bạn tiến lên phía trước với sự tự tin trong kế hoạch của mình.
Ngoài ra, hãy chắc chắn thêm vào sự linh động trước khi bạn hoàn thành dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn của mình. Mọi thứ xuất hiện, kế hoạch thay đổi và điều tốt nhất bạn có thể làm là cho mình thời gian để vượt qua mọi khúc cua trên đường. Một số vấn đề tiềm ẩn có thể yêu cầu bộ đệm theo lịch trình bao gồm:
o Máy in bạn thuê đột ngột đóng trước khi in đơn hàng của bạn.
o Một nhà tài trợ chính chịu trách nhiệm cho các bài phát biểu quan trọng hàng đầu của bạn rút lui và bạn phải tìm người thay thế.
o Công ty cung cấp thực phẩm mà bạn thuê đã đặt gấp đôi và chỉ có thể cung cấp một phần đơn đặt hàng thực phẩm và đồ uống của bạn.
Mặc dù những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi hy vọng không có điều nào trong số này xảy ra, nhưng đôi khi chúng vẫn xảy ra. Một khoảng trống nhỏ trong lịch trình của bạn có thể giúp giảm thiểu những vấn đề này. Hãy coi đó là bảo hiểm lập kế hoạch sự kiện cho một trong những nguồn lực khan hiếm nhất của bạn: thời gian.
Nếu trước đây bạn chưa bao giờ lập lịch trình lập kế hoạch sự kiện dài hạn hoặc chỉ cần cập nhật lại, thì đây là một số nhiệm vụ bạn có thể đưa vào khi lên lịch cho các sự kiện riêng tư và công ty nhất của mình.
Những gì nên có trên dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện của bạn
Các sự kiện như hội thảo, hội thảo kéo dài nhiều ngày và đám cưới cần chuẩn bị từ sáu tháng trở lên.
Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cái gì đó tương đối nhỏ hơn, chẳng hạn như một cuộc họp của công ty, bạn có thể không cần đến sáu tháng. Nhưng thời gian dư ra sẽ cho bạn cơ hội lên kế hoạch cho những hạng mục phức tạp hơn như sắp xếp chuyến đi.
Hết 6 – 12 tháng
Nếu sự kiện của bạn có nhiều bộ phận chuyển động hoặc nhiều đường đua, hãy thêm các mục này vào dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện dài hạn của bạn:
o Phân công vai trò và nhiệm vụ. Ai chịu trách nhiệm về việc gì, và khi nào họ cần phải làm điều đó? Theo dõi thông tin này bằng một bảng tính. Trong các cột, cho biết nhiệm vụ đã được hoàn thành hay chưa và thêm ghi chú.
o Thiết lập mục tiêu sự kiện. Mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn mở đường cho hầu hết các quyết định của bạn. Cần có thời gian để trình bày rõ ràng các mục tiêu có thể đạt được và được cả nhóm nhất trí.
o Xác định ngân sách sự kiện. Xác định ngân sách sự kiện của bạn trước sáu đến mười hai tháng sẽ giúp bạn theo dõi tài chính của mình. Nó cũng có thể giúp cung cấp cho bạn ý tưởng về những loại “bổ sung” mà bạn có thể cung cấp tại sự kiện.
o Chọn địa điểm, nhà cung cấp thực phẩm và các nhà cung cấp chính khác của bạn. Địa điểm của bạn có thể đã có danh sách các nhà cung cấp mà họ làm việc cùng ” bạn có thể bắt đầu từ đó. Nếu họ không, hãy hỏi ý kiến của họ. Sắp xếp lịch trình và đặt chỗ trên lịch của họ ngay bây giờ sẽ giúp loại bỏ những cơn đau đầu trong tương lai.
o Lập kế hoạch marketing, quảng bá sự kiện. Quyết định cách bạn sẽ tiếp thị và quảng bá sự kiện của mình. Nếu bạn làm điều này sớm trong quá trình, bạn sẽ dễ dàng duy trì một hình ảnh gắn kết hơn. Nếu bạn định cung cấp vé bán trước hoặc đăng ký, hãy quyết định ngày phát hành cho chúng.
Chà, các bước ở trên có khác gì bạn là một nhân sự trong một công ty tổ chức sự kiện đâu nhỉ.
Hết 3 – 6 tháng
Các nhiệm vụ được liệt kê dưới đây yêu cầu cả nghiên cứu và nhận phản hồi từ các bên liên quan khác. Đó là lý do tại sao các công ty tổ chức sự kiện chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện những điều này trong ít nhất ba tháng. Bạn sẽ có đủ thời gian dự trù cho mỗi hành động.
o Chọn các nhà cung cấp còn lại. Bạn có thể đặt các nghệ sĩ giải trí, người bán hoa và nhiếp ảnh gia muộn hơn một chút so với các nhà cung cấp khác. Và vì giá của mỗi nhà cung cấp sẽ khác nhau, bạn có thể đánh giá lại ngân sách sự kiện của mình cho các nhà cung cấp này sau khi bạn đã ưu tiên các nhà cung cấp chính khác của mình.
o Xác nhận diễn giả và thu thập tiểu sử. Xác nhận tất cả các diễn giả sự kiện hoặc khách mời đặc biệt của bạn. Và hãy chắc chắn nhận được bất kỳ thông tin chi tiết nào bạn cần cho các chương trình của mình khi bạn bắt đầu quảng cáo các tên nổi bật của mình.
o Lập danh sách vật tư và đặt hàng. Nguồn cung cấp bạn đặt hàng có thể được xác định bằng số tiền còn lại trong ngân sách của bạn từ các giao dịch mua lớn hơn. Nếu bạn không có nhiều tiền mặt như bạn cần, bạn vẫn có thời gian để gây quỹ hoặc di chuyển mọi thứ xung quanh.
o Lập các kế hoạch khẩn cấp. An toàn là mối quan tâm hàng đầu cho tất cả các sự kiện. Tìm hiểu về các giao thức an toàn và kế hoạch sơ tán của địa điểm. Điền vào các khoảng trống với các chi tiết còn thiếu có thể tốn thời gian, đó là lý do tại sao điều này nên được hoàn thành trước.
Hết 1 – 3 tháng
Nếu không có mốc thời gian lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cảm thấy rất nhiều áp lực vào thời điểm này. Nhưng với một lịch trình, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đặt những mảnh ghép cuối cùng vào đúng vị trí. Chỉ còn một vài nhiệm vụ nữa cần quan tâm:
o Gửi lời mời. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch, đã đến lúc gửi lời mời. Cho dù đó là qua thư điện tử hay tin nhắn kỹ thuật số, việc gửi lời mời giờ đây giúp người tham dự có nhiều thời gian để chuẩn bị cho chuyến đi, lịch làm việc và chỗ ở của riêng họ.
o Xác nhận đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Kiểm tra với các nhà cung cấp thực phẩm và các nhà cung cấp khác để đảm bảo rằng họ đã nhận được đơn đặt hàng của bạn và vẫn có thể giao hàng theo tất cả các yêu cầu của bạn. Nếu bạn nhận được phản hồi trước, thì bạn có thể cung cấp cho nhà cung cấp của mình số lượng nhân viên cập nhật.
o Thảo luận về lịch trình của địa điểm với các nhà cung cấp hay các công ty tổ chức sự kiện trong trường hợp bạn là khách hàng. Điều quan trọng là phải thảo luận về việc thiết lập và gỡ bỏ với mọi thành viên trong nhóm. Nếu ai đó cần đến sớm hơn những người khác, bạn có thể kiểm tra trước với địa điểm để xem liệu có thể hay không.
Tóm lại: Tạo một kế hoạch tổng thể sự kiện
Với sự trợ giúp của các định nghĩa, mẹo và hướng dẫn này, việc tạo lịch trình lập kế hoạch sự kiện dài hạn của riêng bạn sẽ trở nên dễ dàng. Kết hợp điều này với dòng thời gian trong ngày của bạn để tạo một kế hoạch tổng thể cho sự kiện thành công. Miễn là các mốc thời gian của bạn phù hợp với tầm nhìn sự kiện của bạn, Những công ty tổ chức sự kiện tin rằng bạn sẽ hợp tác với chúng tôi để các sự kiện tiếp theo của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ.
