Cách thiết kế ý tưởng sự kiện khó quên. Tạo một khái niệm sự kiện mà những người tham dự sẽ nói về nó trong nhiều tháng sau đó thông qua sự kết hợp giữa chiến lược và sự sáng tạo của chính bạn hay cho dù đó là sự tư vấn từ các công ty tổ chức sự kiện hoặc thậm chí bạn đang làm trong một công ty tổ chức sự kiện và mong muốn rằng các ý tưởng tổ chức sự kiện được thực thi một cách tuyệt vời, gây ấn tượng, khó quên.
Trong bài viết này, với vai trò là nhân sự trong một công ty tổ chức sự kiện, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện chính xác điều đó cùng với nhiều ví dụ và ý tưởng đầy cảm hứng.
Cách thiết kế ý tưởng sự kiện khó quên
Nhưng trước tiên, thiết kế sự kiện là gì?
Thiết kế sự kiện là sự xuất hiện và cảm nhận của một sự kiện. Những thứ như trang trí, bố cục địa điểm và chủ đề đều đóng một vai trò trong việc thiết kế một sự kiện.
Và Phong cách sự kiện là gì?
Phong cách sự kiện đề cập đến tất cả các khía cạnh trực quan của một sự kiện bao gồm những thứ như ánh sáng, hoa và khăn trải bàn. Như bạn có thể đoán, một nhà tạo mẫu sự kiện chịu trách nhiệm đưa những tính năng này vào cuộc sống. Thông thường, họ sẽ tuân theo tầm nhìn của nhà thiết kế sự kiện và cố gắng hết sức để đảm bảo rằng công việc của họ cũng phù hợp với mong muốn của khách hàng.
Sự khác biệt chính giữa thiết kế sự kiện và phong cách sự kiện là các nhà thiết kế sự kiện tập trung vào việc tạo ra tính thẩm mỹ tổng thể của một sự kiện và chủ yếu bám vào các ý tưởng hình ảnh lớn. Mặt khác, một nhà tạo mẫu sự kiện tạo ra và thực hiện các chi tiết của tầm nhìn đó. Công việc của họ thường liên quan đến việc tạo kiểu không chỉ cho địa điểm mà còn cả đồ ăn và thậm chí cả những người tham dự nổi bật (như tiệc cưới hoặc giảng viên khách mời) hoặc đôi khi cả nhân viên nữa.
Sự khác biệt giữa chủ đề sự kiện và ý tưởng sự kiện
Chủ đề sự kiện là ý tưởng lớn đằng sau toàn bộ điểm nhấn. Nó thường liên quan đến giai điệu tổng thể, cấu trúc và mục tiêu của sự kiện. Một khái niệm sự kiện nghe có vẻ giống nhau nhưng lại rất độc đáo. Theo định nghĩa, khái niệm sự kiện là các chi tiết sự kiện và các yếu tố tạo nên khía cạnh thực tế của chính sự kiện đó.
Ví dụ: nếu nhà thiết kế sự kiện kết hợp với công ty tổ chức sự kiện chọn thực hiện một chủ đề , thì công việc của nhà tạo mẫu sự kiện là tìm hiểu những hoạt động nào sẽ diễn ra, những yếu tố trang trí nào họ sẽ cần và về cơ bản mọi thứ khác mà bạn cần biết để thực sự tổ chức sự kiện. sự kiện.
Liên kết tất cả lại với nhau: Các nhà thiết kế sự kiện dành nhiều thời gian hơn để lên ý tưởng cho chủ đề chung của sự kiện trong khi các nhà tạo mẫu sự kiện tập trung vào khái niệm sự kiện (tức là đưa chủ đề vào cuộc sống).
Cách thiết kế chủ đề sự kiện trong 4 bước đơn giản
Bất kể bạn đang thiết kế loại sự kiện nào cho dùng bạn đang là nhân sự ở công ty tổ chức sự kiện hay tự do (công ty, tư nhân, v.v.), hãy làm theo từng bước hữu ích sau.
1. Có các mục tiêu sự kiện cụ thể và chi tiết, cũng như có sẵn một hệ thống để đo lường ROI của sự kiện.
Đây là nền tảng mà từ đó tất cả các quyết định về chủ đề sự kiện được xây dựng. Nếu không, bạn chỉ đang chọn các chủ đề sự kiện ngẫu nhiên nghe có vẻ thú vị. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn và công ty hoặc khách hàng của bạn có cùng quan điểm về lý do tại sao sự kiện này thậm chí còn quan trọng ngay từ đầu.
Các hội nghị như METACon nhằm mục đích giáo dục các nhà tiếp thị về thương hiệu, điện thoại di động và các loại quảng cáo kỹ thuật số mới nhất. Sự kiện này củng cố vị thế của thương hiệu với tư cách là chuyên gia tiếp thị kỹ thuật số đồng thời thúc đẩy doanh số bán các công cụ và phần mềm của họ. Để hỗ trợ mục tiêu đó, chủ đề sự kiện được chọn của METACon là một bữa tiệc năng lượng cao, hiểu biết về công nghệ.
Chủ đề sự kiện của bạn cũng phải có tầm nhìn rõ ràng: thứ gì đó phù hợp với thương hiệu, mục tiêu của sự kiện và thị hiếu của khán giả, tất cả cùng một lúc.
2. Tìm hiểu khán giả của bạn.
Cách tốt nhất để xác định đối tượng mục tiêu của bạn cho một sự kiện là phân tích bất kỳ dữ liệu nào bạn có thể có về những người tham dự từ các sự kiện trước đó từ các công ty tổ chức sự kiện. Các cuộc khảo sát, tỷ lệ bán vé và thậm chí cả lượt chia sẻ trên mạng xã hội có thể giúp bạn tìm ra manh mối về những điều họ thích và không thích. Tìm kiếm các mẫu và lập danh sách các yếu tố bạn có thể muốn kết hợp lại thành khái niệm sự kiện mới này.
Nếu bạn không có dữ liệu người tham dự từ các sự kiện trước đây từ công ty tổ chức sự kiện, bạn luôn có thể thử:
– Phân tích nhân khẩu học chính của đối thủ cạnh tranh của bạn
– Tìm kiếm ý tưởng tại các sự kiện ngành tương tự khác
– Và gửi một cuộc khảo sát tới những người theo dõi trên mạng xã hội hoặc bản tin.
3. Thu thập thông tin về những người tham dự tiềm năng của bạn để hiểu rõ hơn về sở thích, sở thích và mục tiêu cá nhân của họ.
Dữ liệu là người bạn tốt nhất của bạn. Nhìn vào các con số và mẫu trên mọi tài nguyên có sẵn. Sử dụng phân tích trang web, hiệu suất bán vé và khảo sát người tham dự để hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của khán giả hoặc những dữ liệu thu thập hàng năm của các công ty tổ chức sự kiện, họ đều có data khách hàng rõ ràng.
Một trong những xu hướng tiếp thị mới nhất cho năm 2019 và xa hơn nữa là lập kế hoạch do con người lãnh đạo. Cách tiếp cận này dựa trên phản hồi của khán giả để xác định ngân sách sự kiện, thông điệp và thậm chí cả loại sự kiện mà họ tổ chức.
So với lối suy nghĩ cũ (khi lập kế hoạch từng đồng và hoạt động trước Quý 1 của năm mới khiến các nhà tổ chức sự kiện trên khắp đất nước trở nên điên cuồng trong kỳ nghỉ lễ), ý tưởng thuận theo dòng chảy này và cho phép khán giả đưa ra quyết định một cách thực tế cho bạn khá cấp tiến.
4. Chọn một địa điểm tổ chức sự kiện hỗ trợ các mục tiêu của bạn và phục vụ cho đối tượng mục tiêu của bạn.
Địa điểm tổ chức sự kiện của bạn quyết định phần lớn diện mạo và cảm nhận của sự kiện, giúp bạn dễ dàng thu hẹp lựa chọn chủ đề. Thậm chí, nhu cầu về các địa điểm tổ chức sự kiện phi truyền thống ngày càng tăng trong những năm gần đây. Ví dụ: nếu chủ đề sự kiện của bạn là phục vụ cho các trợ lý luật sư cần trợ giúp xây dựng mối quan hệ nhóm, bạn có thể cân nhắc chọn phòng thoát hiểm hoặc sân bóng chuyền trong nhà cho địa điểm của mình, điều gì đó giúp họ xây dựng mối quan hệ bên ngoài văn phòng.
Cách thiết kế ý tưởng sự kiện trong 3 bước đơn giản
Giờ đây, chúng ta đã giải tỏa mọi nhầm lẫn về tất cả các thuật ngữ ghê gớm từ các công ty tổ chức sự kiện có liên quan và nhúng tay vào quy trình thiết kế sự kiện, đã đến lúc tìm hiểu các phương pháp hay nhất để tạo ý tưởng sự kiện. Sử dụng những ý tưởng này để lấy cảm hứng và làm kinh ngạc những người tham dự của bạn!
1. Bản đồ hành trình của người tham dự
Hãy rời bỏ vị trí là nhân sự của công ty tổ chức sự kiện và đặt mình vào vị trí của khán giả và xem xét khái niệm sự kiện của bạn qua con mắt của những người tham dự. Khi bạn tạo bản đồ hành trình của người tham dự, bạn sẽ có thể tìm ra lý do tại sao người tham gia cảm thấy có động lực để tham dự, cách họ có nhiều khả năng khám phá ra nó nhất và cách bạn có thể sử dụng khái niệm sự kiện của mình để thu hút người tham dự. Đôi khi tất cả những người tham dự tiềm năng cần nhấp vào nút đăng ký đó là một khái niệm sự kiện mới.
2. Chọn tiêu điểm tổ chức sự kiện
Điểm thu hút chính này sẽ tạo thành trung tâm của tất cả các ý tưởng, thủ thuật và chiến lược tổ chức sự kiện khác của bạn. Khi điều này đã sẵn sàng, bạn đã hoàn thành hơn một nửa công việc khó khăn cần thiết để tạo ra một ý tưởng sự kiện tuyệt vời.
3. Bao thanh toán trong Đối tác và Nhà tài trợ
Đoạn này bạn cần giữ đúng vai trò nhân sự của công ty tổ chức sự kiện và giao tiếp tốt với các đối tác và nhà tài trợ bằng cách xem sự kiện từ quan điểm của họ và hiểu thông tin nào phù hợp nhất với họ. Ví dụ: một nhà tài trợ hội nghị sẽ quan tâm đến các biểu ngữ và bảng chỉ dẫn của họ hơn là nhà cung cấp thực phẩm mà bạn đã chọn.
Vì vậy, chỉ truyền đạt thông tin quan trọng nhất và có liên quan đến từng bên. Tập trung vào 3-5 lĩnh vực sự kiện có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu của các bên liên quan của bạn. Sau đó hỏi các bên liên quan xem họ quan tâm đến lĩnh vực nào nhất. Họ sẽ nhận được thông tin họ cần và bạn sẽ đảm bảo rằng mỗi quyết định chỉ được đưa ra bởi các bên có liên quan nhất.
Cách tốt nhất để đàm phán với cả ba bên ra quyết định (khách hàng, nhà thiết kế và các bên liên quan) là đưa ra một ý tưởng sự kiện:
– Giúp mọi người đạt được mục tiêu
– Cho phép mỗi thương hiệu kết hợp chặt chẽ với nhau
– Đủ độc đáo để thu hút sự chú ý của mọi đối tượng mục tiêu
Đáp ứng kỳ vọng thẩm mỹ của mọi người tham gia
Bây giờ, đã đến lúc đi sâu vào một số xu hướng và ý tưởng về khái niệm sự kiện mới nhất/tuyệt vời nhất mà bạn có thể sử dụng để biến dự án tiếp theo của mình thành công rực rỡ.
6 cách hiệu quả để gây ấn tượng với người tham dự bằng ý tưởng sự kiện của bạn
Dưới đây là một số ý tưởng khái niệm sự kiện hiệu quả cao sẽ giải trí, gây bất ngờ và làm hài lòng những người tham dự.
1. Địa điểm Sayeasy
Chúng ta đang ở thế kỷ của kỷ nguyên công nghệ và sự hiện đại – một lần nữa! Còn cách nào tốt hơn để ăn mừng hơn là mang lại một số chủ đề siêu thú vị từ khoảng thời gian đó? Xu hướng khái niệm sự kiện này phụ thuộc vào việc có một lượng khán giả thích mạo hiểm – những người hoàn toàn sẵn sàng đăng ký và nhận địa chỉ (và tất nhiên là mật mã bí mật) chỉ vài giờ trước sự kiện. Từ tiệc cưới đến các bữa tiệc ngày lễ ở văn phòng, ý tưởng linh hoạt này thêm một chút bí ẩn và hấp dẫn cho bất kỳ loại sự kiện nào.
2. Marathon trí tuệ
Về cơ bản, bất cứ điều gì bạn thường làm tại một sự kiện đều có thể trở thành một cuộc chạy marathon nếu bạn làm đủ lâu! Ít nhất đó là phương châm tại hầu hết các sự kiện công nghệ như hackathons và editathons. Nhưng thực sự khái niệm này có thể áp dụng cho hầu hết mọi mục tiêu sự kiện khác.
Ví dụ: giả sử mục tiêu sự kiện của bạn là tập hợp một mạng lưới những khách hàng có cùng chí hướng để tạo thành một cộng đồng những người hâm mộ suốt đời. Để làm điều này, bạn có thể tạo một cuộc gặp gỡ và chào hỏi, trong đó mọi người tại hội nghị phải giới thiệu bản thân với những người khác. Và chúng tôi có nghĩa là tất cả mọi người. Bạn thậm chí có thể kết hợp ứng dụng sự kiện của mình để giúp tạo thuận lợi cho quá trình.
3. Khoảng thời gian trống
Hãy nhớ khi chúng tôi đề cập đến việc để khán giả của bạn đưa ra một số quyết định về sự kiện của bạn trong năm nay? Chà, các công ty tổ chức sự kiện nhận ra rằng không có gì lạ khi tại sao các khoảng thời gian trống cũng trở nên phổ biến. Khoảng thời gian trống của phương tiện chặn là toàn bộ khối chương trình sự kiện được để trống có chủ ý. Những người tham dự có thể đăng ký để tham dự các khối này và khi đến địa điểm được chỉ định, họ sẽ làm việc cùng nhau theo nhóm để đưa ra ý tưởng về cách họ muốn sử dụng thời gian của mình. Người hướng dẫn có thể giúp bắt đầu cuộc trò chuyện hoặc giữ mọi người theo chủ đề, nhưng phần lớn những người tham dự của bạn có thể sáng tạo như họ muốn.
Tương tự như khoảng thời gian miễn phí dành cho người lớn, họ có thể trực tiếp tương tác với nhau, dành thời gian theo cách họ muốn và mở rộng mạng lưới của mình theo cách mà hầu hết các sự kiện không cho phép họ làm.
Ví dụ: giả sử các công ty tổ chức sự kiện đang tổ chức hội thảo kéo dài một ngày về khả năng lãnh đạo trong bán hàng. Trong khoảng thời gian trống, các nhóm người tham dự có thể chọn luyện tập lại những gì họ đã học được cho đến nay hoặc đưa ra lời khuyên cho nhau về những điểm khó khăn lớn nhất của họ trong lĩnh vực này. Hoặc họ có thể tham gia vào các bài tập xây dựng nhóm vui nhộn dựa trên các khái niệm được trình bày trong các bài giảng từ đầu giờ chiều.
4. Chỉ khi được mời
Bạn muốn làm cho mọi người tham dự sự kiện cảm thấy như một VIP? Sau đó, sử dụng khái niệm sự kiện thịnh hành này cho lần gặp mặt tiếp theo của bạn. Ý tưởng rất đơn giản: chỉ những người đã nhận được vé vàng (hoặc được gửi qua email) mới có thể tham dự. Đó là một cách tuyệt vời để khiến những người được chọn cảm thấy đặc biệt, tối đa hóa tỷ lệ tham dự và củng cố mối quan hệ với các đối tác hoặc khách hàng thương hiệu quan trọng nhất của bạn.
5. Kết hợp kinh doanh với niềm vui
Ngày nay, có rất nhiều tin đồn xung quanh các chức năng phi truyền thống của công ty, điều này giải thích tại sao các công ty đang sử dụng khái niệm sự kiện này như một cái cớ để tổ chức các buổi tĩnh tâm và buổi hòa nhạc trực tiếp được nhiều người tham dự. Xu hướng sự kiện này là bỏ lại công việc phía sau và thu hút người tham dự vào các hoạt động mà họ yêu thích thực hiện trong thời gian rảnh rỗi. Những trải nghiệm có giá trị cao như những trải nghiệm mà Wanderlust đã lập trình đặc biệt hiệu quả vì một số lý do sau:
– Một số chuyên gia không có thời gian hoặc khả năng để đi nghỉ, tận hưởng các hoạt động giải trí hoặc tham gia vào sở thích bên ngoài cuộc sống hàng ngày bình thường. Đó là lý do tại sao khái niệm sự kiện này sẽ đặc biệt hấp dẫn – họ sẽ có rất nhiều niềm vui trong khi về mặt kỹ thuật, họ vẫn đang làm việc.
– Các sự kiện lấy giải trí làm trung tâm thúc đẩy sức khỏe toàn diện hơn, có thể dẫn đến cải thiện khả năng sáng tạo và mang đến nhiều cơ hội hơn cho người tham dự để hình thành các kết nối lâu dài.
– Chúng dễ tiếp thị hơn – ai lại không muốn tham gia một chuyến đi chèo thuyền kayak hoặc tham quan công viên giải trí?
6. Cửa sổ bật lên bất ngờ
Bí ẩn và âm mưu là một chủ đề bao trùm lớn trong xu hướng khái niệm sự kiện, vì vậy có lý do tại sao loại trải nghiệm này lại có nhu cầu cao như vậy. Lợi ích bổ sung khi tổ chức một cửa sổ bật lên bất ngờ là nó có thể được thêm vào bất kỳ sự kiện nào bạn đã có trong công việc, bất kể phút cuối như thế nào. Và mặc dù bạn sẽ không thể tiếp thị chính xác điều bất ngờ là gì, nhưng bạn có thể cho những người tham dự biết rằng sự kiện nhỏ đặc biệt đó sẽ diễn ra khi nào và ở đâu.
Dưới đây là một số ý tưởng về cửa sổ bật lên bất ngờ mà bạn có thể đưa vào sự kiện tiếp theo của mình:
– Gặp gỡ những người nổi tiếng trong ngành.
– Những chuyến đi về ngõ ký ức. Nỗi nhớ về những năm 80 và 90 đang trở nên mạnh mẽ (bằng chứng là các bộ phim Pokemon mới nhất và mùa Stranger Things). Những trải nghiệm bất ngờ đưa khán giả trở lại những thời điểm này trong cuộc sống của họ có thể là một công cụ rất hiệu quả để tạo ROI cho sự kiện. Và hãy để vai trò của các công ty tổ chức sự kiện phát huy hết tác dụng.
Nhìn chung, một trải nghiệm bật lên bất ngờ có thể chỉ là yếu tố tuyệt vời mà ý tưởng của bạn cần để làm cho sự kiện trở nên đặc biệt hơn.
