Cách tính phí cho dịch vụ tổ chức sự kiện: 7 điều cần xem xét. Tham gia vào một công ty tổ chức sự kiện và có những chương trình về việc lập kế hoạch sự kiện có thể đi kèm với việc đưa ra các quyết định quan trọng. Sau khi bạn chọn tên cho công ty tổ chức sự kiện của mình, một trong những quyết định quan trọng mà bạn cần đưa ra cho công ty tổ chức sự kiện của mình là cách tính phí cho các dịch vụ lập kế hoạch của bạn.
Có nhiều cách để xem xét tính phí cho các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện của bạn cung cấp. Hãy xem xét một số mục phổ biến cần xem xét trước khi bạn quyết định cách tính phí cho các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện.
Khám phá các yếu tố cần xem xét để đặt giá kinh doanh lập kế hoạch sự kiện phù hợp
Cách tính phí cho dịch vụ tổ chức sự kiện: 7 điều cần xem xét
1. Hiểu công ty tổ chức sự kiện của bạn
Hiểu công ty tổ chức sự kiện của bạn là điều đầu tiên bạn cần biết để hiểu được tính phí bao nhiêu cho các dịch vụ của bạn. Bạn phải xem xét loại khách hàng bạn có và loại khách hàng bạn muốn có. Trọng tâm của bạn là lập kế hoạch đám cưới hay bạn muốn tập trung vào các sự kiện của công ty? Những điểm khác biệt này sẽ giúp bạn hiểu cấu trúc khách hàng của mình và cung cấp cho bạn manh mối về việc tính phí dịch vụ của bạn là gì hoặc bao nhiêu.
2. Theo dõi thời gian bạn lên kế hoạch cho các sự kiện
Đảm bảo theo dõi tất cả thời gian của bạn dành cho toàn bộ quá trình khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Đừng quên những người cũng đang làm việc cho bạn. Điều quan trọng là họ cũng theo dõi thời gian của họ. Theo dõi thời gian sẽ giúp bạn biết bạn đang đầu tư bao nhiêu thời gian và giúp bạn phân bổ số tiền cho các dịch vụ của mình.
3. Biết chi phí sự kiện và các khoản đầu tư từ trong ra ngoài
Đảm bảo rằng bạn đang theo dõi chi phí và đầu tư liên quan đến công ty tổ chức sự kiện của mình. Đây có thể là mọi thứ từ thiết bị bảo trì đến chi phí cho sự kiện của bạn. Khi bạn có một viễn cảnh tốt về số tiền cần thiết để điều hành công ty tổ chức sự kiện của mình hàng ngày, hàng tháng và hàng năm, thì việc cung cấp số tiền cơ bản đó để tính phí dịch vụ có thể giúp ích.
4. Đánh giá mức lợi nhuận kinh doanh sự kiện của bạn
Thông thường, nếu bạn là chủ công ty tổ chức sự kiện hoặc một doanh nhân độc lập, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang nhận được một số loại lợi nhuận cho các sự kiện mà bạn thực hiện. Tính tỷ lệ phần trăm lợi nhuận mà bạn và khách hàng của bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi tuân theo. Đánh giá tỷ suất lợi nhuận của bạn hàng năm để bù đắp những thay đổi về chi phí sinh hoạt và chi tiêu.
5. Sử dụng công thức cơ bản này để tính toán chi phí tổ chức sự kiện của bạn
Vâng, trường trung học đã kết thúc với tôi một thời gian trước, tuy nhiên, có một công thức cơ bản mà bạn nên luôn giữ trong túi sau của mình. Công thức tính lợi nhuận:
Doanh thu – Giá vốn hàng bán = Lợi nhuận gộp
(Giá bán – Chi phí sản xuất) / Chi phí sản xuất = Phần trăm tăng giá
Tỷ lệ phần trăm này cùng với những tỷ lệ phần trăm khác tại Entrepreneur.com sẽ giúp bạn thực hiện một số tính toán cơ bản cho công ty tổ chức sự kiện của mình.
6. Yếu tố trong các cách tính phí phổ biến nhất cho các sự kiện
Nhiều nhà hoạch định sự kiện bị cuốn vào cách tính phí cho doanh nghiệp của họ. Dưới đây là ba cách phổ biến mà các công ty tổ chức sự kiện tính phí cho dịch vụ của họ. Hãy nhớ rằng một số trong số này được sử dụng kết hợp và dựa trên những gì tốt nhất cho doanh nghiệp cụ thể đó.
mỗi người
Trên giờ
phí cố định
gọi món
7. Thông báo rõ ràng về phí dịch vụ sự kiện của bạn
Sau khi bạn tìm ra công thức của mình và cách bạn sẽ tính phí cho sự kiện của mình. Đảm bảo có sẵn những mức giá đó để sử dụng nội bộ. Bạn thậm chí có thể muốn xem xét việc cung cấp giá cả để sử dụng bên ngoài. Nhiều công ty tổ chức sự kiện không phân phối giá cả và đánh giá từng trường hợp riêng biệt và cung cấp đề xuất phục vụ khách hàng của họ dựa trên từng sự kiện duy nhất. Dù trường hợp có thể là gì, hãy đảm bảo thông báo giá một cách rõ ràng và ngắn gọn. Nếu bạn thấy rằng bạn sẽ phải đặt giá của mình trong hợp đồng, hãy đảm bảo rằng mọi thứ được trình bày ngay cả bản in đẹp liên quan đến bất kỳ chi tiết đơn hàng nào nếu có.
Địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà so với ngoài trời: Cách chọn tùy chọn kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp
Địa điểm trong nhà và địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đều có những ưu và nhược điểm riêng, vì vậy đánh giá giá trị của từng địa điểm là bước quan trọng đầu tiên để lập kế hoạch tổ chức sự kiện cũng như bạn đại diện cho công ty tổ chức sự kiện đưa ra cách tính chi phí cho dịch vụ tổ chức sự kiện tương ứng, không thể cứ lấy giá của sự kiện trong nhà áp dụng cho ngoài trời và ngược lại. Càng không thể so sánh chi tiết giá dịch vụ trong nhà và ngoài trời được, vì dụ những công viên thì thường có giá địa điểm không quá cao, thậm chí một số sân vận động cũng rất rẻ, nhưng nếu ở quảng trường chính thì giá lại ngất trời, cũng như trong khách sạn 5 sao thì giá cũng đã có niêm yết với sự xa hoa sang trọng, hoặc thậm chí ở một số bãi biển của một số Resort thì đã hoàn toàn miễn phí.
Dưới đây là những cách tốt nhất để quyết định xem các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có phù hợp hơn trong nhà hay không để các công ty tổ chức sự kiện như bạn đưa ra mức giá chính xác nhất nhé.
1. Chọn đi ngoài trời hay trong nhà bằng cách xem xét thời gian diễn ra sự kiện của bạn trong năm
Bất kể sự kiện nào, có thể là công ty hay xã hội, người lập kế hoạch phải luôn ghi nhớ mức độ thoải mái của khách. Ví dụ: nếu sự kiện diễn ra vào tháng 8, bạn sẽ không muốn tổ chức sự kiện bên ngoài trừ khi lều có điều hòa đầy đủ nằm trong ngân sách của khách hàng.
Trong khi bạn có thể thích hấp thụ ánh nắng mặt trời, khách có thể không hoàn toàn cảm thấy. Tương tự như vậy, một sự kiện ngoài trời vào tháng 12 có thể khiến mọi người rùng mình, tùy thuộc vào vị trí của bạn.
Tuy nhiên, mùa xuân và mùa thu là thời điểm đẹp để ở ngoài trời ở nhiều vùng, vì vậy du khách sẽ thích không khí trong lành và thời tiết mát mẻ. Làm cho sự kiện của bạn trở nên đáng nhớ trong một trong hai mùa này với chủ đề sự kiện mùa xuân tại đây và chủ đề sự kiện mùa thu tuyệt vời.
2. Ngoài ra, hãy xem xét ngân sách cho sự kiện của bạn khi chọn địa điểm tổ chức ngoài trời và trong nhà
Vì với nhiều thứ, ngân sách sự kiện là một phần quan trọng của câu đố. Các sự kiện ngoài trời thường cần phải có lều, điều này có thể rất tốn kém nhưng thường là cần thiết.
Ở một số vùng của đất nước, mùa hè có nghĩa là những cơn mưa rào buổi chiều – và tôi đảm bảo rằng không có gì phá hỏng một bữa tiệc nhanh hơn là những vị khách bị mắc mưa mà không có nơi nào để đi! Ngoài chi phí cho chính chiếc lều, khách hàng của bạn cũng sẽ phải trả tiền cho việc cấp phép và trang trí cho chiếc lều. Đây là lý do tại sao các công ty tổ chức sự kiện có những cách thức tham gia để định giá sự kiện, và điều quan trọng là phải biết bạn có bao nhiêu khoảng trống với ngân sách.
3. Xem xét quy mô sự kiện của bạn khi chọn địa điểm tổ chức ngoài trời và trong nhà
Quy mô của sự kiện là một yếu tố quan trọng khác mà các nhà hoạch định cần lưu ý. Liên quan đến ngân sách, các sự kiện nhỏ có giá cả phải chăng hơn so với những sự kiện lớn hơn là điều dễ hiểu.
Tuy nhiên, với các sự kiện ngoài trời, hãy nhớ rằng danh sách khách mời dài hơn tương đương với lều lớn hơn, điều này thực sự có thể làm tăng ngân sách của bạn.
4. Suy nghĩ về các chi tiết trang trí cụ thể của bạn để giúp quyết định địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Lên ý tưởng cho tầm nhìn mà khách hàng của bạn có. Mức độ trang trí có thể khác nhau tùy thuộc vào không gian. Ví dụ: nếu khách hàng muốn tổ chức sự kiện có nhiều nến, điều này thường được cho phép tại các địa điểm ngoài trời, nhưng các địa điểm trong nhà có thể yêu cầu sử dụng nến chạy bằng pin để thay thế.
Mặt khác, một khách hàng muốn có nhiều đèn chùm và đồ đạc treo sẽ thấy dễ quản lý hơn tại một địa điểm trong nhà. Hiển nhiên những bài toán này thì trách nhiệm lớn thuộc về sự tư vấn của các công ty tổ chức sự kiện.
5. Cố gắng thỏa hiệp nếu địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có vẻ không phù hợp
Nếu khách hàng thực sự muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy thử và thỏa hiệp bằng cách tìm một địa điểm mang đến những điều tốt nhất cho cả hai bên. Ví dụ: một cơ sở kinh doanh có sân trong bên cạnh phòng chính giúp khách có cơ hội ra vào tùy thích. Các địa điểm ngoài trời trong nhà với những sự kết hợp này là tuyệt vời cho hành động cân bằng.
Dưới đây là những câu hỏi hay nhất để hỏi địa điểm tổ chức sự kiện hoặc đám cưới
Sau khi bạn có ý tưởng về loại địa điểm mà khách hàng của mình muốn, đã đến lúc bắt đầu đủ điều kiện để tìm ra địa điểm tốt nhất trong số những địa điểm tốt nhất. Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi sẽ giúp hướng dẫn quyết định của bạn:
1. Các câu hỏi về địa điểm trong nhà khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện:
1. Chúng tôi được phép sử dụng trang trí nào? Chúng ta có thể sử dụng nến thật không?
2. Công suất tối đa là bao nhiêu? Đó là cho ngồi hoặc đứng?
3. Bao nhiêu người có thể vừa vặn thoải mái mà vẫn có chỗ để di chuyển?
2. Câu hỏi đặt ra cho các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời:
1. Quy định về tiếng ồn trong khu phố là gì?
2. Chúng tôi có được phép mở nhạc khuếch đại không hay phải là nhạc acoustic?
3. Kế hoạch mưa của địa điểm là gì? Có một không gian đủ rộng trong nhà để di dời?
4. Có điện bên ngoài không?
5. Có nhà vệ sinh tại chỗ không?
Vào cuối ngày, một sự kiện thành công là tất cả về khách hàng hài lòng của bạn. Hãy để khách hàng khách quand đánh giá công ty tổ chức sự kiện của bạn. Cho dù họ muốn một địa điểm trong nhà hay ngoài trời, điều quan trọng là phải xem qua tất cả các khâu hậu cần cho quyết định của họ và tổ chức sự kiện tốt nhất có thể.
