Cách Tổ Chức Sự Kiện Thành Công. Để kỷ niệm 5 năm, 10 năm 5 năm 20 năm…….hoạt động kinh doanh với tư cách là một công ty tổ chức sự kiện sáng tạo, những công ty tổ chưc sự kiện chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn gồm 30 bước hữu ích để giúp các nhà tổ chức sự kiện thực hiện thành công dự án tiếp theo của họ.
Trên hình là công ty tổ chức sự kiện META tổ chức thành công sự kiện 15 năm thành lập của công ty Thiên Việt
Cho dù bạn đang tổ chức một buổi dạ tiệc, tổ chức một hội nghị hay quản lý một cuộc triển lãm, thì bạn hãy cứ tin tưởng vào những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi về danh sách từng bước này là tất cả những gì bạn cần để đảm bảo thành công khi tổ chức một sự kiện tiếp theo của bạn nhé.
30 Cách Tổ Chức Sự Kiện Thành Công
1. Có tầm nhìn. Hãy tự hỏi bản thân bạn muốn đạt được điều gì từ sự kiện của mình và hướng tới mục tiêu đó.
2. Viết một kế hoạch. Nó không cần phải chi tiết vào thời điểm này, nhưng có một số ý tưởng về định dạng và cách bạn muốn nó tiến hành sẽ giúp ích ở giai đoạn tóm tắt.
3. Sản xuất sự kiện hấp dẫn. Các công ty sản xuất sự kiện sống và hít thở các sự kiện. Tóm tắt cho họ ở giai đoạn này sẽ cho phép họ đưa ra các đề xuất phù hợp để đạt được kết quả mong muốn của bạn trước khi bạn đặt bất kỳ thứ gì.
4. Đúng lúc. Kiểm tra xem các đối thủ cạnh tranh có lên kế hoạch cho đêm trao giải, triển lãm hoặc hội nghị của họ gần với ngày bạn đề xuất không để đảm bảo khách sẽ đến.
5. Đặt ngân sách. Có một ý tưởng sơ bộ về số tiền bạn có sẵn để chi tiêu cho một sự kiện khi bắt đầu cho phép các nhà cung cấp hoạt động trong khả năng của bạn (và tránh được các hóa đơn khó chịu khi kết thúc).
6. Nhà cung cấp. Làm điều này sớm không chỉ mang lại cho bạn sự an tâm mà còn đảm bảo các thiết bị và nhân viên tốt nhất luôn sẵn sàng cho sự kiện của bạn.
7. Chọn địa điểm phù hợp với phong cách sự kiện của bạn. Công ty tổ chức sự kiện META đã làm việc với hàng trăm địa điểm thuộc mọi hình dạng và quy mô, đồng thời là đối tác chính thức của nhiều địa điểm ở Việt Nam, đó là lý do tại sao việc tham gia sớm vào một công ty tổ chức sự kiện có nghĩa là bạn sẽ có cơ hội tốt nhất để đảm bảo không gian hoàn hảo.
8. Xem xét năng lực. Bạn sẽ có thể phù hợp với tất cả mọi người vào địa điểm mong muốn của bạn? Tương tự, nếu bạn có một danh sách khách mời nhỏ, liệu các đại biểu có bị lạc trong một không gian rộng lớn không? Một lợi ích khác khi làm việc với một công ty sản xuất sự kiện kỹ thuật là họ có thể sáng tạo với dàn dựng để giúp bạn lấp đầy hoặc tối đa hóa không gian nếu cần.
9. Nghĩ về địa điểm, địa điểm, địa điểm. Nếu những người bạn muốn tham dự có mặt, họ có thể đến địa điểm của bạn dễ dàng không? Nghiên cứu xem phần lớn những người tham dự sẽ đến từ đâu và đảm bảo rằng phương tiện giao thông công cộng có thể tiếp cận được.
10. Cân nhắc khai thác xu hướng phát trực tuyến trên web. Nếu một số lượng lớn người tham dự tiềm năng không thể tự đến địa điểm, bạn có thể đưa sự kiện tới họ thông qua phát trực tuyến trên web.
11. Điều tra chỗ ở. Nếu những người tham dự đến từ xa, có đủ chỗ cho họ ở gần đó không? Bạn có thể thương lượng mức giá ưu đãi hơn với các khách sạn địa phương nếu bạn có thể đảm bảo một số lượng khách nhất định.
12. Kiểm tra quyền truy cập. Nếu địa điểm bạn đã đặt cho một sự kiện buổi tối được sử dụng vào ban ngày cho các mục đích khác (ví dụ: Là bảo tàng hoặc phòng trưng bày nghệ thuật), quyền truy cập của bạn có thể bị hạn chế cho đến giờ đóng cửa.
13. Suy nghĩ sáng tạo. Thực hiện một cách tiếp cận sáng tạo cho các sự kiện sẽ dễ dàng hơn bạn nghĩ nếu bạn làm việc với đúng người và có thể khiến sự kiện của bạn thực sự nổi bật so với phần còn lại.
14. Hãy dàn dựng một cách nghiêm túc. Nói chuyện với đại lý sản xuất của bạn về hình thức của sự kiện để xác định loại nền tảng, chỗ ngồi và đạo cụ mà bạn sẽ cần. Công ty tổ chức sự kiện META có một số giải pháp sáng tạo có thể mang đến cho sự kiện của bạn yếu tố đáng kinh ngạc thực sự.
15. Nghĩ về âm thanh. Âm thanh như thế nào ở địa điểm bạn chọn? Loại địa điểm và định dạng sự kiện sẽ xác định loại micrô bạn sẽ cần. Tin mừng là Công ty tổ chức sự kiện META có thể cung câp hệ thống âm thanh hoành tráng hơn bạn nghĩ.
16. Nghĩ về ánh sáng. Ánh sáng là một trong những cách dễ nhất để tạo bầu không khí, vì vậy đây là một yếu tố quan trọng cần xem xét.
17. Nàng thơ trong âm nhạc. Giống như ánh sáng, âm nhạc là một cách hiệu quả khác để tạo bầu không khí. Việc lựa chọn cẩn thận có thể thiết lập âm thanh phù hợp để thông báo về người phát biểu hoặc giúp đại biểu thư giãn giữa các phiên họp.
18. Hãy sáng tạo với những khu vực đột phá. Hầu hết các hội nghị cung cấp những thứ này cho các đại biểu và không có lý do gì mà họ lại bị bỏ qua. Công ty tổ chức sự kiện META đã sử dụng ánh sáng để tạo các khu vực dành riêng cho Trà sữa Phúc Long tại sự kiện kết nối đội ngũ đầu ngành của cac cửa hàng Phúc Long vào năm ngoái.
19. Kiểm tra công nghệ sự kiện mới nhất để xem nó có thể cải thiện sự kiện của bạn như thế nào. Các ứng dụng sự kiện mới nhất có thể giúp thông báo và thu hút các đại biểu và màn hình 4k có thực sự làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên sống động không?
20. Yếu tố chụp ảnh và quay phim. Bạn có thể muốn ghi lại sự kiện cho những người tham dự và không tham dự, vì vậy hãy cân nhắc việc thuê các nhiếp ảnh gia và nhà quay phim chính thức và đảm bảo họ sẽ có phông nền phù hợp để chụp những bức ảnh hoàn hảo đó.
21. Lùi một bước. Khi bạn đã thông báo tóm tắt và đặt chỗ cho đại lý đã chọn, hãy cho họ không gian để vận dụng khả năng sáng tạo và thiết kế sự kiện trong mơ của bạn.
22. Mặc dù lùi lại một bước có thể là một ý tưởng hay, nhưng đảm bảo có sự liên lạc thường xuyên và cởi mở với tất cả các bên để đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm và không có hiểu lầm xảy ra.
23. Chăm sóc lẫn nhau. Thời gian chuẩn bị cho các sự kiện có thể rất căng thẳng, vì vậy hãy kiểm tra bất kỳ đồng nghiệp nào có vẻ bị choáng ngợp và hỗ trợ họ nếu họ cần.
24. Nghĩ về sự bền vững. Những gì bạn đang lập kế hoạch có tốt cho môi trường không? Tận dụng các vật liệu có thể tái sử dụng để giảm thiểu chất thải.
25. Cân nhắc phục vụ ăn uống. Khách sẽ được ăn tại sự kiện của bạn? Nếu vậy, hãy nghĩ về loại phục vụ được lên kế hoạch để xác định việc sử dụng không gian. Khách sẽ ngồi vào bàn cho buổi dạ tiệc trong khi cần có không gian để bố trí bàn ăn tự chọn, khu vực bán đồ ăn hoặc để nhân viên di chuyển dễ dàng để phân phát bánh canape trong các sự kiện ít trang trọng hơn.
26. Yếu tố về thời gian diễn tập. Như câu nói ‘thực hành tạo nên sự hoàn hảo’, vì vậy hãy chạy qua càng nhiều sự kiện càng tốt trước khi nó xảy ra để giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào.
27. Lập thời gian biểu cho sự kiện đã kết thúc. Quá trình chạy qua đã nói ở trên sẽ cung cấp ý tưởng rõ ràng hơn về thời gian các cuộc nói chuyện, thuyết trình hoặc giải thưởng được đề xuất sẽ kéo dài bao lâu, vì vậy việc chia sẻ thời gian với các nhóm sản xuất sẽ cho họ ý tưởng rõ ràng về những gì đang diễn ra và khi nào họ có thể đảm bảo mọi thứ ở đúng vị trí cần thiết được. Chia sẻ thời gian biểu ngắn gọn với khách trong thư mời và trên ứng dụng sự kiện cũng là một ý tưởng hay.
28. Nói rõ mọi người cần ở đâu. Đưa ra các kế hoạch cho nhóm tổ chức sự kiện và đảm bảo các bảng chỉ dẫn và bảng kế hoạch rõ ràng và phong phú tại chính sự kiện. Nếu bạn quyết định sử dụng ứng dụng sự kiện, hãy bao gồm bản đồ địa điểm và sơ đồ bàn để giúp khách dễ dàng điều hướng xung quanh.
29. Đừng quên đội. Khách mời là quan trọng, nhưng những người điều hành sự kiện là rất quan trọng. Đảm bảo các thành viên trong nhóm biết về kế hoạch và được cho ăn, uống nước để họ có đủ năng lượng mang đến một sự kiện xuất sắc.
30. Hãy nhớ rằng mọi thứ đều có thể xảy ra khi bạn hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện. Và để hạn chế mọi rủi ro thì công ty tổ chức sự kiện META tự tin có thể hạn chế tốt nhất những rủi ro tiềm ẩn.
