Cần tìm gì ở một công ty tổ chức sự kiện: Kinh nghiệm. Sự đổi mới. Tính chuyên nghiệp./ Tổ chức một sự kiện có thể là một trong những công cụ tiếp thị hiệu quả nhất trong kho vũ khí của bạn. Trong thời gian thực, cơ sở khách hàng của bạn trải nghiệm văn hóa doanh nghiệp của bạn và nghe thông điệp nổi bật củng cố sứ mệnh của bạn. Một sự kiện có thể khởi động các sáng kiến mới và thúc đẩy tăng trưởng theo vô số cách.
Bạn không muốn giao trách nhiệm lập kế hoạch sự kiện cho bất kỳ ai. Bạn muốn tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện mà bạn có thể tin tưởng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số lời khuyên về những gì cần tìm kiếm, cách kiểm tra các công ty tổ chức sự kiện và cách chọn một công ty đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của bạn.
Cần tìm gì ở một công ty tổ chức sự kiện
1. Tìm kiếm Ý tưởng Sáng tạo
Tổ chức một sự kiện không phải là một nỗ lực duy nhất và bạn có thể thực hiện theo các phương pháp tiếp cận nồi hơi cũ hoặc bạn có thể nghĩ ra bên ngoài hộp. Hãy tìm những công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng về sự đổi mới hoặc những công ty tổ chức sự kiện mà bạn đã từng chứng kiến công việc của họ. Bạn muốn những người tham dự của mình ngạc nhiên, thích thú, gắn bó – trải nghiệm điều gì đó mới mẻ và thú vị.
2. Giữ sự chuyên nghiệp
Từ khi hình thành đến khi hoàn thành, công ty tổ chức sự kiện của bạn phải là hiện thân của tính chuyên nghiệp. Họ nên hành động có trách nhiệm và trả lời mọi tin nhắn ngay lập tức. Người lập kế hoạch sự kiện của bạn nên giải thích quy trình từ đầu đến cuối, sẵn sàng hỗ trợ bạn khi bạn cần và hiểu đầy đủ trách nhiệm mà bạn đang giao cho họ. Lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi tư duy chiến lược và thực hiện hoàn hảo. Đây là tất cả tốt nhất để lại cho các chuyên gia.
3. Kiểm tra năng lực
Các công ty tổ chức sự kiện nên dẫn đầu với những gì họ đã làm và danh sách đó sẽ gây ấn tượng với bạn. Một công ty tổ chức sự kiện đã tồn tại nhiều năm có thể lường trước các vấn đề và giúp bạn tạo ra một sự kiện diễn ra suôn sẻ. Các công ty tổ chức sự kiện đủ điều kiện có kinh nghiệm cũng có quyền tiếp cận với các nhà cung cấp tốt nhất và có mối quan hệ tốt, điều này giúp bạn dễ dàng tranh thủ những tài năng hàng đầu để hỗ trợ sự kiện của mình.
4. Đọc lời chứng thực
Làm thế nào để mọi người nói về công ty tổ chức sự kiện này trực tuyến? Khách hàng của họ cảm thấy thế nào? Phản hồi là tất cả. Xem các bài đánh giá trên các nền tảng truyền thông xã hội, Google, Facebook, v.v. Đọc những gì công ty tổ chức sự kiện đó đã làm là tốt và đọc những gì công ty đã làm chưa tốt. Hãy sáng suốt, bởi vì một số người ghét để ghét và thích để yêu. Điều chỉnh những phẩm chất quan trọng đối với bạn và đọc để xem liệu những đặc điểm đó có phải là điều mà mọi người khen ngợi công ty tổ chức sự kiện đó hay không.
5. Họ có cơ sở hạ tầng và tài nguyên không?
Công ty được thiết lập như thế nào để phù hợp với các sự kiện trực tiếp hoặc ảo? Mạng của họ như thế nào và họ có những tài nguyên nào? COVID-19 đã thay đổi kế hoạch sự kiện mãi mãi. Chúng tôi sẽ quay lại các sự kiện trực tiếp mà chúng tôi đã có, nhưng nhiều doanh nghiệp đã phát hiện ra rằng các sự kiện ảo có lợi thế. Giờ đây, mọi người từ khắp nơi trên thế giới đều có thể gặp nhau ở một nơi.
Bạn phải hỏi một công ty tổ chức sự kiện về cách họ có thể xử lý một sự kiện ảo hoặc thậm chí là một sự kiện kết hợp nơi mọi người tụ tập cả trực tiếp và trực tuyến:
• Kế hoạch chiến lược của họ là gì?
• Họ có sử dụng công nghệ mới nhất không?
• Làm thế nào để họ xử lý đăng ký?
• Họ đề xuất nền tảng nào và họ có giúp quản lý các tài liệu được chia sẻ trên nền tảng đó không?
• Họ sẽ thiết kế trải nghiệm như thế nào?
• Họ có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và A/V không?
• Họ có cung cấp phân tích trước, trong và sau sự kiện không?
Vì vậy, đó là năm tiêu chí lớn để phân tích khi bạn tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện.
Một cách khác để đánh giá nó là đánh giá một công ty tổ chức sự kiện dựa trên phạm vi đầy đủ của một sự kiện. Chúng tôi gọi đó là 5 tiêu chí và nó có thể bổ sung thêm một số hiểu biết sâu sắc.
Họ có thể đáp ứng 5 tiêu chí của tổ chức sự kiện không?
Đây là 5 tiêu chí:
Khái niệm — Ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao của sự kiện. Những chi tiết này cần phải rõ ràng và đóng vai trò là la bàn cho việc lập kế hoạch xuyên suốt.
Phối hợp — Đây là giai đoạn lập kế hoạch của mọi sự kiện, giải quyết từng chi tiết liên quan từ chủ đề, thức ăn đến âm nhạc và mọi thứ liên quan.
Kiểm soát — Kiểm soát sự kiện so sánh tiến trình của sự kiện với kế hoạch thực tế. Các phép đo phải được thực hiện để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.
Đỉnh cao — Thời điểm mà mọi chi tiết trước ngày diễn ra sự kiện được hiện thực hóa. Nó sẽ quyết định trải nghiệm dành cho những người tham dự có đáng nhớ hay không.
Kết thúc — Các hoạt động sau sự kiện rất cần thiết để làm nổi bật mức độ thành công mà bạn đã đạt được. Việc xem xét và đánh giá kỹ lưỡng là cần thiết để một công ty tổ chức sự kiện liên tục hoàn thiện phương pháp luận của mình.
Phần thưởng: Văn hóa
Tài sản vô hình mà một công ty tổ chức sự kiện mang đến là gì? “Thêm” họ cung cấp là gì? Văn hóa của một công ty nói lên rất nhiều điều về cách họ làm việc với mọi người và đạo đức làm việc mà bạn có thể mong đợi. Họ chỉ làm việc với một loại khách hàng hay tài năng của họ đến mức họ có thể phục vụ nhiều nhóm đối tượng khác nhau?
Kế hoạch tổ chức sự kiện cần thiết
Các công ty cần gì để tạo ra một sự kiện tuyệt vời, hấp dẫn – trực tuyến hoặc trực tiếp? Đây có thể là một danh sách dài nhưng cũng giúp ích cho bạn nếu bạn đang so sánh danh sách rút gọn các công ty tổ chức sự kiện. Ví dụ, những yếu tố này đã được đưa ra chưa, hoặc ít nhất là đã được thảo luận sớm?
• Mục tiêu có thể định lượng: Công ty tổ chức sự kiện cần biết mục đích tổ chức sự kiện của bạn. Bạn muốn thu hút một lượng người tham dự nhất định? Bạn có muốn ký hợp đồng với khách hàng mới không? Bạn có muốn nâng cao tinh thần? Không biết mục đích, họ không thể thiết kế một kế hoạch.
• Kế hoạch tiếp thị đa kênh: Một chiến lược tiếp thị để quảng bá sự kiện là rất quan trọng. Nó càng đa diện thì càng hiệu quả vì phạm vi khán giả sẽ tăng lên.
• Chương trình sự kiện: Điều gì đang xảy ra và theo thứ tự nào? Những người tham dự không cần biết rằng nó có cấu trúc như thế nào, nhưng những người đứng sau hậu trường phải biết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Chuẩn bị: Bạn không bao giờ có thể chuẩn bị quá kỹ lưỡng. Nó đơn giản như vậy. Nếu người lập kế hoạch sự kiện của bạn đã nghĩ đến mọi thứ, sự kiện của bạn sẽ thành công.
META Event & Travel: Công ty tổ chức sự kiện tốt nhất dành cho những nhà lãnh đạo có chí cầu tiến
Trong nhiều năm, chúng tôi đã đưa ra một viễn cảnh mới mẻ, đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm người khác nhau. Kéo dài hai mươi năm là một minh chứng cho tài năng của chúng tôi. Sống sót trong hai năm qua chứng tỏ mức độ đổi mới của chúng tôi.
META Event & Travel có những bằng cấp mà bạn nên tìm kiếm và những lời chứng thực mà các công ty khác mong muốn. Chúng tôi có tất cả các nguồn lực cần thiết để tạo ra các sự kiện trực tiếp và kết hợp thú vị và hấp dẫn.
Hãy liên hệ để tìm hiểu thêm và tham gia danh sách email của chúng tôi để nhận tin tức mới nhất từ thế giới lập kế hoạch và quản lý sự kiện.
