Chi phí của thiết bị cần thiết cho một công ty tổ chức sự kiện: 20 vật dụng phải có/ Tổ chức sự kiện thường giữ vị trí hàng đầu trong danh sách các ý tưởng kinh doanh chi phí thấp. Đó là bởi vì chi phí chung là tối thiểu và bạn có thể khởi động công ty tổ chức sự kiện khởi nghiệp của mình tại nhà cho đến khi xây dựng được cơ sở khách hàng.
Tuy nhiên, một tên công ty tổ chức sự kiện tuyệt vời, sự sáng tạo dồi dào và kỹ năng tổ chức hàng đầu thôi là chưa đủ để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bạn cần các công cụ và nguồn cung cấp để giúp bạn sắp xếp ngăn nắp và biến ý tưởng của mình thành hiện thực.
Cùng tìm hiểu các thiết bị phải có mà bạn cần để khởi động một công ty tổ chức sự kiện và chi phí ước tính của các mặt hàng thiết yếu này nhé. Tuy nhiên những cái này cũng chỉ mang tính chất tham khảo và tối thiểu thôi, chứ để đầu tư nghiêm túc một công ty tổ chức sự kiện thì cần rất rất rất nhiều các vấn đề khác nhau, từ thuê thiết bị đến chi phí văn phòng, chi phí xe lưu động, các vật dụng về âm thanh ánh sáng, bàn ghế,……rất rất rất nhiều có giá biến thiên. Nên suy cho cùng, bạn là chủ một công ty tổ chức sự kiện thì cũng cần tính toán kỹ hơn gấp nhiều lần so với bài viết này đưa ra.
Chi phí của thiết bị cần thiết cho một công ty tổ chức sự kiện
Các thiết bị cần thiết cho một công ty tổ chức sự kiện (và chi phí của nó!):
1. Điện thoại di động và dịch vụ di động
Chi phí ước tính: + $600 đến $1.200 cho một chiếc điện thoại hàng đầu | + 150/tháng cho dịch vụ di động
Điện thoại di động của bạn là nhiệm vụ kiểm soát cho công ty tổ chức sự kiện của bạn. Nhiều tương tác của bạn với khách hàng “tiềm năng và hiện tại” sẽ diễn ra qua điện thoại. Giọng nói đối thoại là nơi bạn sẽ tạo ấn tượng đầu tiên.
Bạn cũng sẽ sử dụng điện thoại của mình để nhận thông tin chi tiết quan trọng từ nhà cung cấp, thảo luận về các thay đổi đối với đơn đặt hàng, đối phó với các sự cố không mong muốn và liên lạc với nhóm của bạn trong khi bạn chạy việc vặt vào phút cuối trước một sự kiện. Bạn cũng có thể tải xuống rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch sự kiện hữu ích giúp bạn luôn ngăn nắp khi ra ngoài gặp gỡ khách hàng hoặc tham quan các địa điểm.
Khi chọn điện thoại di động cho công ty tổ chức sự kiện của bạn, hãy ưu tiên thời lượng pin”bạn không muốn điện thoại của mình bị gián đoạn cuộc gọi giữa chừng với một khách hàng có giá trị. Ngoài ra, điện thoại của bạn phải là kiểu máy mới hơn và có camera chất lượng cao để bạn có thể chụp được những hình ảnh sắc nét về thiết kế sự kiện cho danh mục đầu tư của mình.
2. Máy tính xách tay
Chi phí ước tính: + $1.500 đến $2.500
Bạn có thể thắc mắc: Tại sao không phải là máy tính để bàn? Bởi vì bản chất tổ chức sự kiện là một doanh nghiệp di động. Và công ty tổ chức sự kiện cũng gần như di động luôn. Là người đứng đầu một công ty tổ chức sự kiện, văn phòng của bạn cần phải ở mọi lúc mọi nơi. Chọn một chiếc máy tính xách tay nhẹ và một chiếc túi hoặc ba lô bảo vệ máy tính xách tay và cố gắng không để nó quá tải” những chiếc túi nặng có thể gây đau lưng, vai và cổ.
Giống như điện thoại di động, máy tính xách tay của bạn phải là kiểu máy mới, có thời lượng pin dài, nhiều dung lượng lưu trữ và màn hình độ phân giải cao. Khi mới bắt đầu, nhiều nhà tổ chức sự kiện gặp gỡ khách hàng tại quán cà phê để thảo luận về nguồn cảm hứng và mục tiêu. Máy tính xách tay của bạn là nơi bạn sẽ chia sẻ danh mục đầu tư, bảng hình ảnh Pinterest và các địa điểm có thể.
Máy tính xách tay của bạn cũng là kết nối chính của bạn với phần mềm lập kế hoạch sự kiện. Bạn sẽ có thể cập nhật bố cục bảng sự kiện, thêm vào danh sách việc cần làm, chia sẻ ghi chú và nhiệm vụ ưu tiên với nhóm lập kế hoạch sự kiện khi công ty tổ chức sự kiện của bạn phát triển. Để biến nó thành một văn phòng lập kế hoạch sự kiện di động thực sự, các khả năng của phần mềm đám mây của bạn phải bao gồm:
o Sơ đồ sự kiện
o Tùy chỉnh yếu tố sự kiện
o Danh sách liên hệ
o Sơ đồ bố trí mặt bằng
o Theo dõi khách
o Yêu cầu đặc biệt
o Việc cần làm
o Lịch có thể chia sẻ
o Ghi chú
Mẹo bổ sung: Đặt một nhãn dán (logo chẳng hạn) tùy chỉnh trên máy tính xách tay của bạn để giới thiệu tên công ty tổ chức sự kiện và thương hiệu của bạn. Nó thể hiện con mắt quan sát chi tiết và thậm chí có thể thu hút công việc kinh doanh khi bạn đang làm việc tại một quán cà phê địa phương!
3. Danh thiếp
Chi phí ước tính: + $100 cho 5000 thẻ
Mảnh bìa cứng có kích thước 2 x 3 inch này là một công cụ đắc lực cho công ty tổ chức sự kiện của bạn. Tạo khách hàng mới là một phần thiết yếu trong nỗ lực của bạn và bạn không bao giờ biết khi nào hoặc ở đâu bạn sẽ gặp những người cần người lập kế hoạch sự kiện hoặc biết ai đó cần người đó. Bạn cũng sẽ chia sẻ chúng với các đồng nghiệp trong các buổi họp mặt kết nối mạng và các hội nghị ngành sự kiện.
Bạn có thể thiết kế danh thiếp của riêng mình hoặc tùy chỉnh các mẫu hiện có thông qua các công ty in ấn như Moo hoặc Vistaprint. Tất nhiên, hãy kiểm tra kỹ chính tả và thông tin liên hệ của bạn, đồng thời làm nổi bật logo thương hiệu của bạn nếu có.
Giữ danh thiếp của bạn trên tay mọi lúc mọi nơi và phát chúng trong các cuộc trò chuyện trực tuyến tại quán cà phê, tại các cuộc tụ họp xã hội và giờ uống cocktail kết nối mạng. Chỉ cần nhớ rằng đưa danh thiếp là một nghệ thuật cần thực hành để bạn không bị coi là tự đề cao hoặc khiến mọi người khó chịu.
4. Bộ định tuyến và WiFi nhanh và đáng tin cậy
Chi phí ước tính: + $100 đến $400 cho bộ định tuyến dành cho doanh nghiệp | + $90 đến $250 cho internet tốc độ cao
Phần mềm lập kế hoạch sự kiện của bạn dựa trên đám mây”bạn cần WiFi nhanh, đáng tin cậy để có thể chia sẻ các bản cập nhật và ý tưởng với khách hàng và nhóm của mình. Nói chuyện với các chủ doanh nghiệp nhỏ khác trong khu vực của bạn để tìm ra công ty nào cung cấp dịch vụ địa phương tốt nhất. Bạn cũng sẽ cần một bộ định tuyến dành cho doanh nghiệp nhỏ đáng tin cậy, mạnh mẽ và an toàn. Thiết bị này hỗ trợ các tác vụ thiết yếu, chẳng hạn như tìm nguồn cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện, thực hiện các giao dịch tài chính cũng như tải xuống và chia sẻ sơ đồ mặt bằng sự kiện.
Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện tại nhà, hãy nâng cấp khả năng WiFi của bạn” theo cách đó những người khác trong gia đình bạn có thể sử dụng hệ thống mà không làm gián đoạn kết nối của bạn.
5. Xe hơi
Chi phí ước tính: + 25.000 đến 35.000 đô la cho chiếc sedan cỡ trung mới
Trừ khi bạn sống ở một thành phố lớn với hệ thống giao thông công cộng đáng tin cậy, bạn sẽ cần một chiếc ô tô để tìm kiếm các địa điểm, gặp gỡ khách hàng và tìm kiếm các yếu tố trang trí bắt mắt cho sự kiện tiếp theo của mình. Một chiếc xe 4 bánh cho một công ty tổ chức sự kiện có cần thiết hay không. Xin thưa là rất cần thiết, cần thiết ngay cả trong những việc đưa khách hàng đi tiền trạm ở những địa điểm xa.
Đó là nó! Bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch sự kiện với những công cụ này cộng với kỹ năng tổ chức hàng đầu và khả năng sáng tạo vô biên của mình. Nhưng chúng tôi sẽ không dừng lại ở đó. Chẳng bao lâu nữa, bạn sẽ không còn là người điều hành một người xử lý các cuộc họp kinh doanh nhỏ và một đám cưới tại một thời điểm. Tiếp theo, chúng ta hãy xem những gì bạn có thể cần sau đó.
Khi Chi phí của thiết bị cần thiết cho một công ty tổ chức sự kiện của bạn phát triển, bạn sẽ cần nhiều thiết bị hơn để tổ chức nhiều sự kiện, RFP và cuộc họp khách hàng. Các công ty tổ chức sự kiện lớn có văn phòng nơi khách hàng có thể ghé thăm và nhóm của bạn có thể tập hợp để động não và lên chiến lược.
6. Máy in
Chi phí ước tính: + $300 đến $1,000
Với rất nhiều hoạt động kinh doanh hoàn toàn bằng kỹ thuật số, máy in đang bắt đầu cảm thấy lỗi thời. Tuy nhiên, chúng vẫn là một yêu cầu đối với văn phòng lập kế hoạch sự kiện của bạn. Bạn vẫn cần các bản sao cứng của hợp đồng cho khách hàng và nhà cung cấp. Và một số người đơn giản là không am hiểu về công nghệ, hoặc họ tiếp thu thông tin từ giấy tốt hơn là từ màn hình. Họ sẽ đánh giá cao các bản in sơ đồ sự kiện và các bức ảnh về nguồn cảm hứng của bạn.
7. Máy tính bảng
Chi phí ước tính: + $500 đến $1,700
Máy tính bảng là công cụ di động và thiết thực cho các cuộc họp khách hàng và chia sẻ cảm hứng. Bạn có thể mang chúng theo khi đi họp tại các địa điểm hay quán cà phê” mà không cần khởi động máy tính xách tay. Để có điểm nhấn đẹp mắt, hãy đặt bìa tùy chỉnh có tên công ty tổ chức sự kiện của bạn.
8. Máy ảnh chất lượng cao
Chi phí ước tính: + $500 đến $2,000
Bạn có thể sử dụng điện thoại di động của mình, nhưng khi công ty tổ chức sự kiện của bạn phát triển, bạn sẽ muốn chia sẻ những bức ảnh đẹp về các sự kiện nổi bật của mình. Để có được những bức ảnh tuyệt vời đó cần có máy ảnh DSLR (phản xạ ống kính đơn kỹ thuật số) chất lượng. Bạn sẽ sử dụng máy ảnh này cho:
o Ảnh Portfolio sự kiện
o Ảnh website sự kiện
o Sao lưu nếu nhiếp ảnh gia sự kiện của bạn đến muộn
o Video cho trang web và khách hàng của bạn
9. Nội thất và trang trí
Chi phí ước tính: $100 đến $3,000
Bạn cần một nơi để ngồi với các khách hàng hiện tại và tiềm năng, cũng như nhóm của bạn. Hãy dành thời gian với sự lựa chọn của bạn; văn phòng của bạn nên phản ánh phong cách lập kế hoạch sự kiện của bạn. Các sự kiện của bạn có nổi tiếng với các thiết kế táo bạo không, hãy thêm một số yếu tố bắt mắt vào văn phòng của bạn. Nếu bạn được biết đến với sự tinh tế, hãy chắc chắn rằng chỗ ngồi của bạn truyền đạt sự tinh tế. Đặt các nguồn cảm hứng yêu thích của bạn, chẳng hạn như sách nhiếp ảnh, nghệ thuật và kiến trúc gần khu vực tiếp khách”, đây là những cách bắt đầu cuộc trò chuyện tuyệt vời.
10. Bức tường cảm hứng
Chi phí ước tính: + $100 đến $400 cho bảng nút chai hoặc bảng nam châm
Đây là nơi để thu thập nguồn cảm hứng và ý tưởng mới nhất của bạn cho các sự kiện mà bạn đang thiết kế. Xem xét một bức tường sơn bảng phấn với bảng nút chai lớn hoặc bảng nam châm để gắn hình ảnh và mẫu màu. Nếu bạn có nhiều sự kiện đang làm việc cùng một lúc, hãy viết tên sự kiện lên trên mỗi bảng bằng phấn. Bạn cũng có thể tạo ‘bảng’ với các ô vuông lớn, nhiều màu sắc được vẽ trên tường, nơi bạn có thể treo ảnh bằng băng keo hoặc đinh dán áp phích.
11. Kho và Thiết bị F&B Văn phòng
Chi phí ước tính: + 150/tháng tiền giao nước mát và đồ ăn nhẹ
Bạn biết đấy F&B là một trong những chìa khóa giúp khách tham dự sự kiện hài lòng. Đừng quên thể hiện lòng hiếu khách của bạn đối với khách hàng và nhân viên của bạn. Những thứ cần có trong tay:
o Máy pha cà phê
o Máy lọc nước
o Đồ ăn nhẹ tốt cho sức khỏe (thanh granola, các loại hạt, sữa chua)
o Đĩa, ly và cốc (để nếm bánh, nước và cà phê)
Nhận bộ khẩn cấp lập kế hoạch sự kiện của bạn
Điều bất ngờ được mong đợi trong kế hoạch sự kiện. Bạn cần chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp trước và trong bất kỳ sự kiện nào.
12. Hộp đựng hồ sơ hoặc hộp đựng tài liệu bằng nhựa trong suốt
Chi phí ước tính: + $20 đến $40
Hãy chắc chắn rằng nó có thể nhìn xuyên qua để bạn có thể biết ngay mình có những gì và khi nguồn cung cấp của bạn sắp hết. Hãy tìm một chiếc túi xách có thể đóng chắc chắn và có tay cầm để vận chuyển dễ dàng, nếu có thể.
13. Thẻ tên
Chi phí ước tính: + $80 cho 100 giá đỡ nhựa và 500 nhãn dán
Đăng ký sự kiện phải liền mạch, vì vậy hãy đảm bảo trang web của sự kiện của bạn hoạt động theo cách đó! Phần mềm đăng ký sự kiện của bạn sẽ nhắc bản in các thẻ tên chính thức khi khách tham dự sự kiện đến. Nhưng bạn có thể cần phải tạo các thẻ tên vào phút cuối cho những người tham dự đăng ký vào ngày diễn ra sự kiện hoặc yêu cầu thay đổi tiêu đề của họ. Nhận cung cấp thẻ tên nhãn dán, cũng như hộp đựng thẻ tên bằng nhựa có ghim để gắn chúng vào áo sơ mi.
14. Điểm đánh dấu vĩnh viễn
Chi phí ước tính: + $50 cho 2 gói (cỡ nhỏ và cỡ lớn)
Giữ một số bút đánh dấu vĩnh viễn đậm màu đen và một vài màu khác trên tay. Bạn sẽ thấy mình đang chộp lấy các điểm đánh dấu để tạo ra các biển báo hướng dẫn đám đông đến những chỗ tắc nghẽn không lường trước được hoặc cho những thẻ tên vào phút cuối.
15. Bộ dụng cụ may vá mini
Chi phí ước tính: + $10
Những thứ này đủ dễ để bạn tự lắp ráp hoặc bạn có thể mua một bộ dụng cụ may vá làm sẵn với chỉ, kim, máy xỏ kim, băng dính vải và kéo nhỏ.
16. Bộ sơ cứu
Chi phí ước tính: + $25
Bạn có thể tìm thấy đầy đủ đồ sơ cứu cho trẻ em ở bất kỳ cửa hàng thuốc nào. Chúng nên bao gồm khăn lau sát trùng, băng dính cho mọi màu da, nhíp, băng gạc, kéo an toàn và túi chườm lạnh tức thời.
17. Bộ trang điểm
Chi phí ước tính: + $150
Cho dù sự kiện của bạn là tiệc cưới thân mật, dạ tiệc gây quỹ cho viện bảo tàng hay hội nghị chuyên nghiệp, nhóm của bạn và khách hàng của bạn có thể đã để những người yêu thích của họ ở nhà và yêu cầu chỉnh sửa. Hãy chuẩn bị sẵn bảng phấn mắt có tông màu trung tính, kem che khuyết điểm cho màu da sáng, trung bình và tối, cùng một vài loại son môi và son bóng. Giữ bông gòn, tăm bông và khăn giấy trên tay”vì lý do vệ sinh, không ai được dùng ngón tay chạm vào bất kỳ đồ trang điểm nào.
18. Thiết bị AV
Chi phí ước tính: + $400 cho micrô Catchbox
Mặc dù bạn sẽ làm việc với các nhà cung cấp AV trong các sự kiện quy mô lớn, nhưng thật thông minh khi có sẵn một số thiết bị AV. Hãy xem xét một cuộc họp gồm 100 đại diện bán hàng từ một công ty toàn cầu. Thay vì thuê thiết bị AV, bạn có thể cung cấp micrô có thể ném Catchbox để khuyến khích sự tham gia.
19. Dây nối dài và vỏ bọc dây điện dưới sàn
Chi phí ước tính: + $200 cho 3 dây và nắp
Các cửa hàng không phải lúc nào cũng là nơi bạn cần tại các sự kiện. Dây nối dài với nhiều kích cỡ khác nhau mang đến cho bạn sự linh hoạt cần thiết khi thiết lập bục phát biểu cho diễn giả chính hoặc bàn đăng ký của bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cũng có nắp đậy dây điện dưới sàn để các dây phụ không trở thành mối nguy hiểm khi vấp ngã.
20. Sạc di động dự phòng
Chi phí ước tính: + 200 đến 300 đô la cho 4 đến 5 bộ sạc
Tất cả chúng ta đã ở đó. Điện thoại của chúng tôi đang ở mức pin 2 phần trăm và bộ sạc của chúng tôi nằm trên kệ bếp ở nhà. Hãy trở thành người hùng cho chính bạn, nhóm của bạn và khách hàng của bạn bằng cách mua bộ sạc dự phòng. Nhận một số bộ sạc đa năng mà bạn có thể cắm vào ổ cắm trên tường, cổng USB và bộ sạc có bộ pin.
Áp dụng những ý tưởng tiết kiệm tiền thiết bị tổ chức sự kiện này
Đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu một công ty tổ chức sự kiện, bạn sẽ muốn duy trì ngân sách. Các cửa hàng hộp lớn là nơi tuyệt vời để dự trữ đồ dùng văn phòng và phụ kiện công nghệ số lượng lớn, chi phí thấp, chẳng hạn như bộ sạc điện thoại và dây nối dài. Hoặc, bạn có thể đợi cho đến khi có đợt giảm giá tại cửa hàng đồ dùng văn phòng tại địa phương.
Khi bạn đã sẵn sàng thuê văn phòng cho công ty tổ chức sự kiện của bạn thì các chiến lược tiết kiệm chi phí khác bao gồm:
o Ghé thăm các cửa hàng tiết kiệm cho đồ nội thất
o Tự vẽ tranh và trang trí
o Đồ dùng văn phòng đã qua sử dụng
Những lựa chọn này có thể giúp bạn vung tiền trên điện thoại và máy tính, vốn là trung tâm của công việc kinh doanh của bạn.
Cho dù bạn đang khởi động một công ty tổ chức sự kiện hay phát triển công ty tổ chức sự kiện của mình ngoài văn phòng tại nhà, bạn sẽ cung cấp các thiết kế sự kiện mà khách hàng yêu thích với những nguồn cung cấp sẵn sàng này!
Tiếp theo, hãy khám phá các xu hướng mới nhất trong ngành sự kiện và tìm ra các nhóm sự kiện tốt nhất trên Facebook để tham gia học hỏi và phát triển. Hoặc, tìm hiểu cách phần mềm lập kế hoạch sự kiện của Social Tables có thể đưa công ty tổ chức sự kiện của bạn lên một tầm cao mới.
