13 chìa khóa để thu hút khán giả tại sự kiện hội nghị tiếp theo của bạn..Các công ty tổ chức sự kiện-event nhận ra rằng những người tham dự đang ngày càng tìm kiếm các hình thức sự kiện sẽ tích cực thu hút họ tham gia, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập và giúp họ tham gia xuyên suốt.
Dưới đây, chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện-event với nhiều quy mô khác nhau sẽ chia sẻ một số mẹo để thu hút khán giả tại hội nghị tiếp theo của bạn.
Những cách tốt nhất để thu hút khán giả tham gia sự kiện:
13 chìa khóa để thu hút khán giả tại sự kiện hội nghị tiếp theo của bạn
1. Chọn những người điều hành có kỹ năng chuyên nghiệp trong việc thu hút khán giả.
Một khán giả tham gia và tạo điều kiện tốt đi đôi với nhau. Giống như các giáo sư trong lĩnh vực của họ, người điều hành sự kiện có thể có tác động lớn đến sự tương tác trong phòng và do đó, đến việc học của những người tham dự.
Đáng ngạc nhiên là chỉ có 19% các chuyên gia trong các công ty tổ chức sự kiện-event có sự tham gia của người điều hành trong quá trình lập kế hoạch trước sự kiện của họ. Đây có thể là một rào cản nghiêm trọng để đạt được sự tham gia có ý nghĩa. Hãy lưu ý, Bạn càng mời người điều hành sớm thì họ càng có thể giúp tác động đến quy trình và định dạng tốt hơn.
Để đóng góp của họ được tính, hãy đảm bảo rằng bạn đã thông báo trước cho người kiểm duyệt của mình và thu hút họ tham gia sớm. Điều quan trọng là người điều hành của bạn hiểu các mục tiêu của sự kiện của bạn để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập của người tham gia.
2. Chuyển sang các định dạng đàm thoại hơn.
Theo mặc định, những người tham gia điều chỉnh khi họ có cơ hội chứng kiến một diễn giả giải quyết thử thách của chính họ.
Do đó, các công ty tổ chức sự kiện-event đang nhắm đến nhiều sự kiện lớn hiện đang chuyển từ các bài thuyết trình quan trọng sang các định dạng đàm thoại hơn. Chúng cũng bao gồm các cuộc phỏng vấn trên sân khấu, trò chuyện bên lề, hoặc thảo luận nhóm trong chương trình nghị sự. (Một số sự kiện thậm chí còn tiến thêm một bước, như thể hiện trong năm ý tưởng tuyệt vời này)
Điều quan trọng là trao quyền cho khán giả và khiến họ trở thành một phần tích cực của phiên. Đó là khi điều kỳ diệu thực sự xảy ra và việc học được nhân lên gấp bội.
Để cung cấp cho khán giả tiếng nói của bạn và thu hút họ tham gia vào phiên của bạn, hãy sử dụng công cụ Hỏi & Đáp để tạo nguồn cộng đồng và ưu tiên các câu hỏi. Các công ty tổ chức sự kiện-event cần đảm bảo thông báo trước cho người điều hành của bạn về cách sử dụng các nền tảng đó và khuyến khích họ tích cực đưa các câu hỏi của khán giả vào cuộc thảo luận.
3. Tổ chức phần hỏi đáp riêng với diễn giả của bạn.
Thành thật mà nói, ai lại không muốn nghe câu hỏi của họ được giải đáp bởi một CEO thành công hoặc một nhà lãnh đạo tư tưởng có tầm ảnh hưởng? Nhưng hiếm khi chương trình nghị sự dày đặc lại cho phép đủ thời gian để đi sâu hơn vào câu hỏi và trả lời của khán giả.
Điều mà các công ty tổ chức sự kiện đã đang làm để giải quyết vấn đề này trong hội nghị gần đây là tạo ra một giai đoạn riêng biệt chủ yếu dành cho Q&A. Trong các phiên “Hỏi tôi bất cứ điều gì” tương tác bổ sung này, những diễn giả nổi tiếng nhất có thể trả lời các câu hỏi của khán giả và tìm hiểu sâu hơn một chút về các chủ đề của họ trong khoảng thời gian 30 phút của phiên.
Điều này đã cho những người tham gia cơ hội tham gia trực tiếp với các chuyên gia, những người có thể giải thích thêm về bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng. Và hoàn toàn hiểu được giá trị mà các công ty tổ chức sự kiện-event đã vô hình chung tạo ra cho cả khách mời lẫn người tham dự
4. Cung cấp cho người tham dự các buổi 1:1 với các chuyên gia.
Một chiến lược hiệu quả khác để thu hút khán giả tại hội nghị của bạn là cho họ cơ hội thảo luận về các vấn đề của họ với các chuyên gia, tốt nhất là trong các phiên 1:1 riêng tư.
Tại một hội nghị gần đây mà công ty tổ chức sự kiện-event chúng tôi đảm nhiệm, những người tham dự đã có cơ hội gặp gỡ các chuyên gia trong lĩnh vực và hỏi họ về những vấn đề mà họ đang gặp khó khăn.
Ban tổ chức đã chỉ định các khoảng thời gian 1:1 kéo dài 10 phút cách đều nhau giữa các phiên chính. Họ đã thông báo cho tất cả những người tham dự về cơ hội đăng ký trước sự kiện. Sau đó, những người tham dự được mời gửi câu hỏi cụ thể của họ trước vị trí chuyên gia của họ. Như vậy, họ đã cho các chuyên gia cơ hội để chuẩn bị một phản ứng phù hợp.
Một số diễn giả đã tiến thêm một bước và đồng ý trả lời câu hỏi của những người không thể có được vị trí được phân bổ sau sự kiện.
Phản hồi của những người tham dự là vô cùng tích cực, vì họ có cơ hội thảo luận trực tiếp về các vấn đề của mình với các chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Và hiển nhiên riêng phần công ty tổ chức sự kiện-event của chúng tôi đã nhận được đánh giá tích cực sau sự kiện trên.
5. Kết thúc bằng việc suy ngẫm về những kiến thức quan trọng.
Giống như phần kết của một cuốn sách hay, phần tóm tắt hay ở phần cuối của hội thảo có thể đóng vai trò quan trọng trong việc khán giả của bạn học hỏi và tiếp thu được gì.
Thay vì trình bày kết thúc, hãy thu hút khán giả tích cực tham gia bằng cách giúp họ chắt lọc những điểm chính để họ có thể suy ngẫm và tiếp thu những gì họ vừa nghe.
Chúng tôi đã mời những người tham gia viết ra những bài học hàng đầu của họ và chia sẻ chúng với các đồng nghiệp trong các nhóm nhỏ. Các đồng nghiệp đánh giá chúng dựa trên giá trị mà họ tìm thấy.
Cuối cùng, chúng tôi nhắc những người có điểm cao nhất nộp bài học của họ. Sau đó, những người tham gia đã bỏ phiếu để xác định những bài học hàng đầu từ hội nghị.
Dưới đây là những điều phổ biến nhất mà các nhà hoạch định sự kiện bỏ qua khi cố gắng gây ấn tượng với khách:
6. Tùy chỉnh lựa chọn bữa ăn.
Được rồi, hiện tại hầu hết những công ty tổ chức sự kiện-event đều biết rằng điều quan trọng là phải hỏi xem có người ăn chay nào sẽ tham dự hay không, nhưng thật không may, bạn có thể cần phải hỏi nhiều hơn thế. Chế độ ăn chay, không có gluten và dị ứng đều có thể khiến những người tham dự của bạn không thể thưởng thức những gì bạn đang cung cấp. Một vị khách đói là một vị khách không hài lòng. Nếu sự kiện của bạn đơn giản là không đủ lớn để đáp ứng nhiều nhu cầu đặc biệt như vậy, chỉ cần đảm bảo rằng những người tham dự biết bạn sẽ phục vụ món gì để họ có thể lên kế hoạch phù hợp nếu họ không thể ăn được.
7. Sử dụng Hệ thống đăng ký để tăng tốc độ đường dây.
Bạn đã lập danh sách của mình và bạn đã kiểm tra danh sách đó hai lần “ nhưng việc sử dụng nó thực sự dễ dàng như thế nào vào ngày diễn ra sự kiện? Các hệ thống trường học cũ như trang tính Excel có thể khiến nó trở nên cồng kềnh. Hoặc có thể cần phải nhờ mọi người đăng ký dựa trên chữ cái đầu tiên trong họ của họ. Điều đó có vẻ như là một việc nhỏ, nhưng nó thường dẫn đến một hàng dài trong khi các nhân viên khác ngồi không được sử dụng. Rốt cuộc, bạn không kiểm soát được tất cả Rs xuất hiện cùng một lúc. Để có trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự, bạn muốn mỗi nhân viên của mình truy cập và cập nhật cùng một bản ghi mà không can thiệp lẫn nhau.
8. Cá nhân hóa bằng huy hiệu, lời chào, v.v.
Khi bạn đang quản lý một sự kiện với hàng trăm hoặc hàng nghìn người, điều này có vẻ như là một kỳ tích bất khả thi, nhưng với sự trợ giúp của công nghệ, điều đó thực sự không xảy ra. Các công ty tổ chức sự kiện-event có thể cung cấp cho nhân viên của mình thông tin chi tiết về từng người “chức vụ, quê quán, v.v.” giúp họ gây ấn tượng với khách ngay từ khi bước vào!
9. Cải thiện giao tiếp của nhân viên để giữ cho những người tham dự hài lòng.
Bạn đã huấn luyện họ rất tốt, và bạn đã sẵn sàng cho họ ra sân! Nhưng ngay cả với những nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, bạn vẫn cần có cách để duy trì liên lạc trong suốt sự kiện. Rốt cuộc, đó là một sự kiện trực tiếp “ và điều đó có nghĩa là bạn chắc chắn sẽ gặp phải một vài điều bất ngờ trên đường đi. Có thể liên hệ ngay với nhân viên của bạn “và cho phép họ liên hệ với bạn” có thể là sự khác biệt giữa một trục trặc nhỏ và một thảm họa toàn diện. Tìm một hệ thống cho phép tất cả các bạn giữ liên lạc mọi lúc.
10. Khai thác dữ liệu người tham dự để tùy chỉnh thêm trải nghiệm. Thích nghi trong thời gian thực!
Cách tốt nhất để giải quyết nhu cầu của người tham dự là hiểu họ là gì. Điều đó khó thực hiện nếu bạn không hiểu họ là ai. Ví dụ: cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em tại chỗ có thể tạo ra sự khác biệt lớn về tỷ lệ cử tri đi bầu nếu những người tham dự của bạn là cha mẹ đang đi làm, nhưng không phải nếu họ là những người độc thân ở độ tuổi 20. Và hiểu thị hiếu âm nhạc của họ có thể giúp bạn cung cấp tốt hơn giải trí phổ biến cho sự kiện. Những chi tiết nhỏ này có thể tạo ra sự khác biệt lớn về mức độ thành công của sự kiện.
11. Thu hút mọi người tham gia thông qua mạng xã hội.
Quản lý người tham dự có thể được thực hiện dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. Đó là một cách dễ dàng để duy trì kết nối với những người tham dự mà không quá phục thuộc vào sự điều phối riêng của các công ty tổ chức sự kiện-event, thông báo cho họ về những thay đổi vào giây cuối cùng. Ngoài ra, nó có thể giúp khuyến khích họ chia sẻ trải nghiệm của mình, điều này có thể giúp mở rộng đối tượng mà bạn tiếp cận cũng như khuyến khích mọi người tham dự sự kiện tiếp theo.
12. Theo dõi khách sau sự kiện.
Sự kiện kết thúc, vì vậy công việc của bạn đã hoàn thành, phải không? Không đời nào! Bạn nên tiếp tục ở chế độ quản lý người tham dự. Cân nhắc liên hệ với những người tham dự để nhận phản hồi và cập nhật hồ sơ của họ cho phù hợp. Và đảm bảo rằng bạn trả lời bất kỳ khiếu nại hoặc mối quan tâm nào càng nhanh càng tốt.
13. Tổ chức đánh giá sau sự kiện
Cho dù bạn đã lên kế hoạch tốt đến đâu hay sự kiện diễn ra hoàn hảo như thế nào, các công ty tổ chức sự kiện-event và chính bạn vẫn có thể học được điều gì đó từ những gì đã xảy ra. Dành thời gian sau mỗi sự kiện để đánh giá mọi thứ, từ hiệu quả của việc đăng ký và ROI của sự kiện đến thông tin tham dự và phản hồi của người tham dự. Làm như vậy có thể giúp bạn khám phá thêm những điều mà bạn đã bỏ lỡ “ để bạn không bỏ lỡ chúng vào lần sau. Vì suy cho cùng, những công ty tổ chức sự kiện-event như chúng tôi vẫn rất cần kết quả cụ thể từ những sự kiện đã diễn ra, và điều đó sẽ nâng tầm cho chúng tôi thành công ty tổ chức sự kiện-event chuyên nghiệp và uy tín.
Bạn đã có chìa khóa để thu hút khán giả sự kiện của mình. Hiện nay…
Bạn có thể tăng tốc hiệu quả việc học và giao tiếp thực sự với những người tham dự tại bất kỳ hội nghị nào bằng cách tích cực lôi kéo những người tham gia của bạn vào các phiên sự kiện. Chỉ cần làm theo những chìa khóa này để thu hút khán giả và bạn sẽ thành công trên con đường của mình.
Đó không chỉ là những gì bạn làm trong hội nghị mà thiết kế cuộc họp phù hợp còn có tác dụng lâu dài với khán giả của bạn! Và đừng ngần ngại đưa ra những phản hồi cho những công ty tổ chức sự kiện-event như chúng tôi. (Đừng quên cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn nhé)
