Hướng dẫn về dịch vụ ăn uống cho sự kiện và lễ hội. Trong hướng dẫn này, bạn hãy cùng công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi tìm hiểu về dịch vụ ăn uống khi tổ chức sự kiện nhé. Chúng ta sẽ khám phá sự phù hợp cho doanh nghiệp về việc cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn trong sự kiện hoặc lễ hội nhé.
Các lễ hội và sự kiện mang đến cơ hội tuyệt vời cho các nhà cung cấp thực phẩm thể hiện tài năng nấu nướng của họ và thu lợi nhuận. Từ các sự kiện nhỏ ở địa phương đến các lễ hội âm nhạc lớn, không thiếu cơ hội để cung cấp cho những người tham gia lễ hội và những người tham dự sự kiện đồ ăn và thức uống ngon. Đó là những đúc kết của những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi.
Tuy nhiên, sự cạnh tranh có thể rất khốc liệt và quy trình tìm kiếm sân phục vụ ăn uống đôi khi có thể khó điều hướng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá cách tìm lễ hội phù hợp cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn, những điều mong đợi từ quy trình đăng ký và hơn thế nữa!
Hướng dẫn về dịch vụ ăn uống cho sự kiện và lễ hội
Tìm lễ hội phù hợp cho hoạt động kinh doanh ăn uống của bạn
Mặc dù các lễ hội và sự kiện lớn hơn mang lại nhiều lượt truy cập hơn và lợi nhuận tiềm năng, nhưng chúng cũng đi kèm với sự cạnh tranh gia tăng. Ngoài ra, các lễ hội nhỏ hơn với số lượng người tham dự ít hơn có thể chỉ có sức chứa cho một số buổi chào hàng phục vụ ăn uống và do đó mang lại nhiều cơ hội kinh doanh (các buổi chào hàng cũng thường có chi phí thấp hơn rất nhiều!). Đối với những người mới bắt đầu cung cấp thực phẩm, bạn nên bắt đầu với quy mô nhỏ và tích lũy kinh nghiệm quý giá trước khi nhắm mục tiêu vào các sự kiện lớn hơn. Y chang với các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, ban đầu cũng chỉ nên tổ chức các sự kiện nhỏ, chưa nên đứng ra tổ chức các sự kiện lớn.
Chi phí để trở thành một người bán hàng tại một lễ hội
Hãy nhớ rằng chi phí của một sân phục vụ thường tăng theo quy mô và hồ sơ của sự kiện và người tổ chức thường sẽ mong đợi được trả trước. Phí sân phục vụ có thể dao động từ vài chục triệu đến vài trăm triệu, khiến một số lễ hội không thể đạt được đối với các doanh nghiệp mới hoặc nhỏ hơn. Vì sao ư, vì các gian hàng nhỏ, quy mô chưa lớn, không thể cạnh tranh với các nhà cung cấp có nhà máy chế biến lẫn thương hiệu của họ. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng có thể kết hợp với những công ty tổ chức sự kiện khác để tham gia cung cấp từng mảng khác nhau trong sự kiện. Nói tóm lại, một sự kiện có thể có nhiều hơn 1 2 3 4 công ty tổ chức sự kiện và có nhiều hơn 1 2 3 4 …. các đơn vị cung cấp thực phẩm và nước uống khác nhau.
Nghiên cứu nhân khẩu học sự kiện
Khi tham dự một lễ hội hoặc sự kiện với tư cách là nhà cung cấp thực phẩm, điều cần thiết là phải hiểu và nghiên cứu nhân khẩu học để đảm bảo rằng thực phẩm bạn cung cấp sẽ phù hợp. Các mặt hàng phục vụ lễ hội như xúc xích, bánh mì kẹp thịt và cá và khoai tây chiên sẽ luôn được ưa chuộng nhưng có thể không nổi bật so với đám đông tại các lễ hội lớn hơn. Tương tác với các nhà cung cấp khác tại các lễ hội mà bạn dự định tham dự và học hỏi kinh nghiệm của họ, sau đó xem xét cách bạn có thể tạo sự khác biệt cho mình và tạo ấn tượng lâu dài sẽ giúp xây dựng danh tiếng cho các sự kiện trong tương lai. Nhưng thật ra mấu chốt chính vẫn có thể cân đo đong đếm từ chủ đề của sự kiện, chẳng hạn một sự kiện EDM ở Quận 2, khu sala thì chúng ta hiểu rằng nhân khẩu học ở đây là các đối tượng thanh niên trẻ, chẳng cần phải sự tư vấn từ công ty tổ chức sự kiện mới hiểu được điều này.
Làm thế nào để có được một sân phục vụ tại các sự kiện
Có hai cách để đăng ký mời chào hàng phục vụ tại một lễ hội hoặc sự kiện. Các lễ hội lớn, lâu đời thường sẽ có các trang dành riêng trên trang web / Facebook chính thức của họ, nơi các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống có thể đăng ký quảng cáo chiêu hàng. Một cách khác là thông qua các đối tác lễ hội bên thứ ba, được các nhà tổ chức lễ hội ký hợp đồng để chăm sóc việc mua sắm phục vụ ăn uống. Đơn cử là Nhà văn hoá Thanh Niên Thành Phố Hồ Chí Minh liên tục tổ chức các lễ hội ẩm thực.
Quá trình này thường bắt đầu vào mùa thu cho các lễ hội diễn ra vào mùa hè năm sau, vì vậy tốt nhất là bạn nên bắt đầu chuyển động càng sớm càng tốt. Cũng y chang với các công ty tổ chức sự kiện thì mẫu đơn thường sẽ yêu cầu như sau:
• Chi tiết liên lạc và số doanh nghiệp của bạn
• Loại đồ ăn thức uống bạn bán
• Kích thước gian hàng của bạn
• Bạn đã có kinh nghiệm gì trước đó
• Bạn cần bao nhiêu thẻ đậu xe
• Yêu cầu về điện của bạn là gì
Bạn cũng cần cung cấp bằng chứng rằng bạn tuân thủ các yêu cầu về vệ sinh thực phẩm, chẳng hạn như giấy chứng nhận vệ sinh thực phẩm.
Nếu lễ hội hoặc sự kiện diễn ra trên đất công, rất có thể bạn sẽ phải xin giấy phép buôn bán trên đường phố và bạn sẽ cần đăng ký kinh doanh thực phẩm với chính quyền địa phương có liên quan. Những thứ này sẽ không bắt buộc nếu sự kiện diễn ra trên đất tư nhân.
Các nhà tổ chức lễ hội và sự kiện thường sẽ có hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn đơn đăng ký phải xem xét. Để đảm bảo ứng dụng của bạn nổi bật, hãy cung cấp hình ảnh chất lượng tốt và thiết kế thương hiệu bắt mắt. Cuối cùng, hãy luôn đọc kỹ hợp đồng trước khi ký để đảm bảo bạn hiểu đầy đủ các điều khoản và điều kiện.
Ước tính công suất phục vụ lễ hội
Sau khi bạn đã đảm bảo được lời giới thiệu phục vụ, bước tiếp theo là ước tính năng lực của bạn. Điều này liên quan đến việc xác định lượng thức ăn và đồ uống bạn sẽ cần để phục vụ cho số lượng người tham dự dự kiến tại sự kiện. Ước tính công suất của bạn là điều cần thiết để đảm bảo bạn có đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu và tránh hết hàng trong thời gian cao điểm.
Bước đầu tiên để ước tính khả năng của bạn là nghiên cứu sự kiện và số người tham dự dự kiến. Điều này có thể liên quan đến việc xem xét số lượng người tham dự năm trước, cũng như bất kỳ tài liệu tiếp thị hoặc thông cáo báo chí nào từ ban tổ chức lễ hội. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với ban tổ chức để hỏi ước tính số người tham dự dự kiến.
Khi bạn có ước tính về số người tham dự dự kiến, bạn sẽ cần xem xét các yếu tố sau:
• Chi tiêu trung bình cho mỗi người – Nghiên cứu chi tiêu trung bình cho mỗi người tại các sự kiện tương tự để xác định số tiền bạn có thể kiếm được cho mỗi người tham dự.
• Các món trong thực đơn và giá cả – Xem xét các món trong thực đơn mà bạn định cung cấp và giá cả cho từng món. Điều này có thể giúp bạn tính toán lượng thức ăn và đồ uống bạn sẽ cần để phục vụ cho số lượng người tham dự dự kiến.
• Thời kỳ cao điểm – Xem xét các thời kỳ cao điểm trong sự kiện khi nhu cầu về thực phẩm và đồ uống có thể cao nhất. Điều này sẽ cho phép bạn xác định lượng thức ăn và đồ uống bạn sẽ cần chuẩn bị trong những khoảng thời gian này.
Các nhà cung cấp thực phẩm kiếm được bao nhiêu tại các lễ hội?
Xem xét lợi nhuận tiềm năng của việc phục vụ ăn uống tại một lễ hội hoặc sự kiện là rất quan trọng trước khi đầu tư thời gian và nguồn lực của bạn. Mặc dù nhiều lễ hội thu hút một lượng lớn người tham gia, nhưng nỗ lực và chi phí liên quan có thể lớn hơn lợi ích nếu lợi nhuận không được tạo ra. Hoặc thậm chí còn lỗ, lỗ vì những nhà cung cấp thực phẩm nhỏ lẻ cũng có thể chấp nhận lỗ với mục đích quảng bá thương hiệu.
Ước tính số tiền bạn có thể kiếm được, đặc biệt nếu đây là sự kiện đầu tiên của bạn, có thể là một công việc mạo hiểm, nhưng bạn có thể đưa ra những dự đoán hợp lý bằng cách tính đến các yếu tố sau:
• Tính toán số tiền tối đa tuyệt đối mà bạn có thể kiếm được dựa trên số giờ giao dịch thực tế, thời gian phục vụ cho mỗi lệnh, số lượng nhân viên và giá của sản phẩm.
• Cộng các chi phí, bao gồm chi phí chiêu hàng, cắt giảm lợi nhuận của nhà tổ chức lễ hội, chi phí thuê điện hoặc máy phát điện, hàng tồn kho, lương nhân viên, chi phí nhiên liệu và chi phí mẫu.
• Đảm bảo bạn có đủ thiết bị để đáp ứng nhu cầu gia tăng tại lễ hội.
• Nếu tỷ suất lợi nhuận không đủ cao, hãy cân nhắc tham gia một lễ hội khác.
• Giữ ước tính thận trọng nếu đó là lễ hội đầu tiên của bạn.
Các mẹo hàng đầu khác để phục vụ tại các sự kiện và lễ hội
• Quảng cáo gian hàng của bạn bằng cách sử dụng hashtag lễ hội hoặc sự kiện. Bao gồm các phương tiện truyền thông xã hội của bạn trên biển báo để người tham dự có thể gắn thẻ bạn.
• Lấy bản đồ và làm quen với cách bố trí lễ hội.
• Tìm hiểu những nhà cung cấp thực phẩm khác sẽ ở đó. Biết ai là đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ giúp bạn lập kế hoạch làm thế nào để nổi bật giữa đám đông.
• Biết giờ hoạt động. Nếu sự kiện tiếp tục diễn ra vào buổi tối, hãy tìm hiểu xem có cung cấp ánh sáng hay không.
• Quyết định phương thức thanh toán nào bạn sẽ chấp nhận. Cân nhắc rút tiền mặt cho đến khi (có tiền lẻ) và chắc chắn mang theo đầu đọc thẻ tín dụng cho điện thoại hoặc iPad của bạn. Thiết lập tình hình wifi tại sự kiện và mang theo cục phát nếu cần.
• Sẵn sàng ứng phó với mọi loại thời tiết. Mang theo đồ chống thấm nước, đồ bảo hộ, quạt cầm tay và các hộp đựng thêm.
Những điều trên không khác gì với các công ty tổ chức sự kiện nhỏ, mới ra đời, họ cũng chấp nhận lỗ để có thương hiệu trong làng tổ chức sự kiện.
Cuối cùng (nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng)…
Cân nhắc hợp tác chặt chẽ với các công ty tổ chức sự kiện, vì họ không chỉ tổ chức duy nhất một sự kiện, các công ty tổ chức sự kiện sẽ có rất nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Nhưng cũng phải lưu ý rằng:
Dịch vụ ăn uống tại các sự kiện hoặc lễ hội không phải là không có rủi ro. Từ việc vô tình làm bỏng tay khách hàng bằng nước sôi cho đến việc nhân viên gây thiệt hại cho địa điểm, bạn luôn nên tự bảo vệ mình trong trường hợp xảy ra sự cố không lường trước – trên thực tế, nhiều nhà tổ chức lễ hội khẳng định bạn có bảo hiểm trách nhiệm công cộng trước khi xem xét những thứ xa vời hơn.
Tại công ty tổ chức sự kiện META, dịch vụ và phục vụ ăn uống cho sự kiện của chúng tôi được thiết kế để giúp các nhà cung cấp thực phẩm và nhà cung cấp dịch vụ ăn uống yên tâm cung cấp thức ăn cho lễ hội đói và người tham dự sự kiện hạn chế nhất rủi ro có thể !
