Điều bạn cần biết về Tổ chức sự kiện. Bạn đã từng biết gì về tổ chức sự kiện từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn, từ trên Facebook đến sự kiện thật ngoài trời, từ tổ chức sự kiện trong hội trường đến tổ chức sự kiện ngoài trời như công viên, quảng trường hay bãi biển. Điều gì khiến bạn quan tâm đến việc tổ chức sự kiện hay là công ty bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện hay bạn đang làm muốn làm trong một công ty tổ chức sự kiện. Tất cả nhửng gì bạn quan tâm về sự kiện, chúng tôi sẽ giải đáp
Trên hình là sữ kiện hội nghị khách hàng của công ty VLIFE diễn ra tại SAPA do công ty tổ chức sự kiện META đứng ra tổ chức
Tìm hiểu thêm những điều bạn cần biết về tổ chức sự kiện trong hướng dẫn đầy đủ về chủ đề này. Chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi thường gặp nhất về tổ chức sự kiện của bạn.
10 Điều Bạn Cần Biết Về Tổ Chức Sự Kiện
1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện và lập kế hoạch sự kiện là hai lĩnh vực có một số điểm trùng lặp. Theo nhiều cách, tổ chức sự kiện thực sự là công việc của riêng nó. Một trong những điều bạn cần biết về tổ chức sự kiện là bạn không thể có một thiết kế sự kiện hoàn chỉnh nếu không có sự trợ giúp từ các chuyên gia này.
Tổ chức sự kiện bao gồm mọi chi tiết chính và phụ liên quan đến việc biến một sự kiện thành một trải nghiệm thực sự. Cho dù đó là một buổi họp mặt thân mật của gia đình và bạn bè hay một buổi dạ hội của công ty, việc tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm biến buổi họp mặt bình thường của bạn thành một sự kiện kỳ diệu.
Và họ phải làm như vậy đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và hợp tác với người lập kế hoạch sự kiện (hầu hết thời gian).
2. Công ty tổ chức sự kiện làm những gì?
Hầu hết mọi người khi nghĩ về các công ty tổ chức sự kiện, họ thường hình dung ra những người dựng sân khấu và đặt micro tại các sự kiện. Và mặc dù điều đó có thể đúng trong một số trường hợp, nhưng một công ty tổ chức sự kiện thường sẽ phải lên kế hoạch, điều phối và giám sát sự kiện, bao gồm những công việc sau:
– Chuyển đổi môi trường nhất định để phản ánh mục tiêu của người lập kế hoạch và chủ đề sự kiện
– Cho thuê và thiết lập giàn đèn, đồ đạc và bất kỳ chương trình ánh sáng tiềm năng nào
– Điều chỉnh mức độ âm thanh và âm nhạc để nâng cao không khí bữa tiệc
– Tìm cách khơi gợi tâm trạng nhất định trong không gian hoặc không gian
Thêm cảm giác về bầu không khí sân khấu cho các sự kiện kịch tính (như trưng bày nghệ thuật trong các lâu đài lịch sử)
– Đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ từ thiết lập đến gỡ xuống
Như bạn có thể biết bây giờ, tổ chức sự kiện là về việc kết hợp sáng tạo với thực tế. Trừ khi họ có chuyên môn cao, các công ty tổ chức sự kiện liên tục làm việc với nhiều loại sự kiện khác nhau, địa điểm cao cấp đến bình dân và các nhà hoạch định. – Điều này có nghĩa là không có hai sự kiện nào chúng thực hiện sẽ thực sự giống nhau.
Họ cũng có mức độ trách nhiệm thay đổi. Các công ty tổ chức sự kiện có thể chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện từ khi hình thành ý tưởng đến khi thực hiện. Hoặc họ có thể được thuê chỉ để thực hiện các kế hoạch sự kiện đã thiết lập một hình ảnh cho shindig. Dù bằng cách nào, chúng là một bổ sung có giá trị cho bất kỳ nhóm lập kế hoạch sự kiện đặc biệt nào.
3. Lợi ích khi hợp tác với công ty tổ chức sự kiện là gì?
Đây chỉ là một chút về những gì công ty tổ chức sự kiện trung bình có thể làm cho bạn:
o Họ giúp các sự kiện diễn ra suôn sẻ.
o Họ sắp xếp mọi thứ bạn cần, khi bạn cần.
o Họ sẽ xây dựng một kế hoạch quản lý chiến lược bao gồm sự kiện từ A đến Z.
o Họ hoạt động như một cặp mắt thứ hai, đảm bảo rằng mọi kế hoạch đều được tính đến.
o Họ đánh giá và cung cấp phản hồi về hậu cần sự kiện.
o Họ sắp xếp, thuê hoặc điều phối nhân sự và thiết bị phù hợp cho sự kiện.
o Họ giám sát an ninh.
o Họ đánh giá nhu cầu vận chuyển và dự đoán các vấn đề về địa điểm hoặc việc đi lại cho khách.
o Họ đảm bảo rằng sự kiện phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng nhất có thể.
o Họ đưa ra các kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra những điều như thời tiết khắc nghiệt hoặc mất điện.
o Họ cung cấp dịch vụ xuất sắc.
o Họ sử dụng các công cụ như phần mềm lập biểu đồ sự kiện để thiết lập sự kiện của bạn thành công.
o Họ có một mạng lưới mạnh gồm các nhà cung cấp có kinh nghiệm và chất lượng cao.
o Chúng giúp bạn tối đa hóa ngân sách của mình theo những cách sáng tạo.
o Họ có kinh nghiệm bên cạnh các nhà tổ chức sự kiện.
o Họ thường có kết nối với các tùy chọn giải trí thú vị có sẵn cho sự kiện của bạn.
Rõ ràng, có rất nhiều lợi ích khi thuê một công ty tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu xem liệu bạn có đủ khả năng mua chúng ngay từ đầu hay không.
4. Tổ chức sự kiện giá bao nhiêu?
Phải thừa nhận rằng, tổ chức sự kiện là một trong những hạng mục ngân sách đắt đỏ cho các sự kiện. Cuối cùng, địa điểm tổ chức sự kiện, danh sách khách mời và các hoạt động của bạn sẽ quyết định tổng chi phí.
Tin tốt là một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm có thể làm việc với hầu hết mọi ngân sách. Và họ sẽ thực tế với bạn về những gì bạn có thể hoặc không thể mua được. Ít nhất, luôn đáng để thiết lập một cuộc tư vấn và lấy ý kiến của họ. Rất có thể họ đã từng làm việc với các sự kiện như của bạn trước đây và nếu có điều gì đó hơi quá khó khăn, họ có thể sẽ đề xuất một số lựa chọn thay thế thân thiện với ngân sách.
Vì ý thức về ngân sách là một phần trong mô tả công việc của họ, nên bạn có thể tin tưởng vào nhóm tổ chức sự kiện để đảm bảo mọi trục trặc hoặc thay đổi vào phút cuối đều được hoàn thành đúng hạn. Họ cũng sẽ đảm bảo rằng bạn đang ở trong giới hạn tài chính nhất định, điều này giúp bạn bớt phải lo lắng hơn về tổng thể.
Như đã nói, hãy dành khoảng 8-10% ngân sách sự kiện của bạn để thuê nhóm tổ chức sự kiện của bạn. Sau đó, dành 14% cho thiết bị chiếu sáng & A/V, 7% cho trang trí phòng, 4% cho tài liệu in, cộng với nhiều hơn nữa cho các hoạt động liên quan đến sản xuất khác. Chi tiêu hơn một phần ba ngân sách sự kiện của bạn cho tổ chức là một khoản đầu tư đáng giá!
Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang muốn tạo ra trải nghiệm thực sự đáng chú ý cho những người tham dự của mình.
5. Hợp đồng tổ chức sự kiện như thế nào?
Hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ phác thảo những gì mà hầu hết các hợp đồng nhà cung cấp sự kiện cơ bản thường làm: ai tham gia, mục tiêu của sự kiện, những dịch vụ bạn có thể mong đợi họ cung cấp, v.v.
Nhưng đối với lĩnh vực sự kiện này, bạn cũng có thể mong đợi tìm thấy những thứ như ngôn ngữ xoay quanh trách nhiệm của nhà tổ chức đối với tất cả các lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sáng tạo và thiết thực. Không, họ sẽ không có tiếng nói cuối cùng, nhưng họ nên đóng góp phần lớn ý tưởng thiết kế cho dự án.
Bạn cũng có thể thấy rằng hợp đồng tổ chức sự kiện cho biết công ty tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm về nhân sự sự kiện, bao gồm (nhưng không giới hạn): phục vụ ăn uống, người phục vụ, nhân viên pha chế, an ninh, người phục vụ và thậm chí cả các nghệ sĩ biểu diễn.
Xem ví dụ về mẫu thỏa thuận quản lý sự kiện này. Đó là điểm khởi đầu tốt cho các công ty tổ chức sự kiện và là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà hoạch định sự kiện. Chỉ để bạn biết những gì mong đợi.
6. Điều phối viên tổ chức sự kiện: họ là ai, làm gì?
Một số người lập kế hoạch sự kiện sẽ tạo ra tầm nhìn và kế hoạch chi tiết cho một sự kiện, sau đó để phần còn lại cho nhóm sự kiện. Mặt khác, điều phối viên tổ chức sự kiện sẽ thực hiện các kế hoạch đó (hoặc tạo một số kế hoạch của riêng họ) và đảm bảo rằng mọi chi tiết cuối cùng đều được quan tâm.
Khi nói về lập kế hoạch sự kiện và điều phối, điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các sự kiện đều cần cả hai. Nhưng một số sự kiện có thể thực sự cần một người lập kế hoạch sự kiện và nhiều điều phối viên sự kiện. Dựa trên các mục tiêu và yêu cầu sự kiện cụ thể của bạn, có thể thấy khá rõ ràng bạn sẽ cần một nhóm lớn như thế nào.
Vào cuối ngày, điều phối viên tổ chức sự kiện của bạn sẽ giống như quản đốc của một công trường xây dựng: giao nhiệm vụ, theo dõi đảm bảo chất lượng và hoàn thiện mọi thành phần của kế hoạch tổng thể.
Trên thực tế, các chuyên gia thường khuyên những người muốn trở thành người lập kế hoạch sự kiện nên bắt đầu với tư cách là điều phối viên tổ chức sự kiện.
Sau này, khi bạn là một người lập kế hoạch sự kiện chính thức, bạn có thể rút ra kinh nghiệm của mình để trở thành một cộng tác viên nhóm tốt hơn. Bạn cũng sẽ tự tin hơn vào các thiết kế của mình và hiểu rõ hơn về những gì từng thành phần sự kiện yêu cầu từ nhóm của bạn về cả thời gian và ngân sách sự kiện.
7. Sự khác biệt giữa điều phối viên tổ chức sự kiện và công ty tổ chức sự kiện là gì?
Những điều khoản này dường như hơi hoán đổi cho nhau. Và công ty tổ chức sự kiện mà bạn thuê có thể chỉ định một hoặc cả hai cho sự kiện của bạn. Dưới đây là trách nhiệm của từng vai trò:
Công ty tổ chức sự kiện
o Tiến hành nghiên cứu cần thiết để xác định nhu cầu của thị trường mục tiêu của bạn và cách tốt nhất để điều chỉnh trải nghiệm theo sở thích của họ.
o Nghiên cứu các chủ đề sự kiện và khả năng tồn tại trên thị trường của nó, bao gồm những thứ như các sự kiện liên quan của đối thủ cạnh tranh và nhu cầu của ngành đối với chủ đề này.
o Tạo định dạng và nội dung của sự kiện phù hợp với thông tin họ thu được trong giai đoạn nghiên cứu.
Điều phối viên tổ chức sự kiện
o Xử lý các nhóm người thực hiện tầm nhìn sự kiện.
o Thực hiện các lựa chọn sáng tạo trong định dạng sự kiện, nội dung và thông tin ngân sách nhất định.
o Đưa ra các yếu tố sự kiện vừa thực tế vừa giàu trí tưởng tượng, đảm bảo lập kế hoạch và thực hiện từng bước của quy trình cho đến khi hoàn thành sự kiện.
Tóm lại, các công ty tổ chức sự kiện xử lý chiến lược lập kế hoạch sự kiện vĩ mô và phân tích trong khi các điều phối viên sản xuất sự kiện làm việc theo phác thảo kế hoạch của công ty tổ chức sự kiện, điền vào chỗ trống bằng cách giải quyết vấn đề sáng tạo và các quy trình từng bước thực tế.
Nếu bạn có một người lập kế hoạch sự kiện trong nhóm của mình, bạn có thể không cần một công ty tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu người lập kế hoạch sự kiện của bạn làm việc quá sức, đảm nhận một dự án mà họ chưa từng thực hiện trước đây hoặc đơn giản là cần ai đó đưa ra ý tưởng, thì công ty tổ chức sự kiện sẽ là một bổ sung được đánh giá cao cho quy trình lập kế hoạch.
8. Làm cách nào để tìm các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất gần tôi?
Những nơi tốt nhất để tìm các công ty tổ chức sự kiện đã được kiểm duyệt trong khu vực của bạn cùng với các đánh giá thực tế của khách hàng bao gồm từng nền tảng sau:
o Công cụ tìm kiếm đơn giản này cho phép bạn tìm kiếm các công ty tổ chức sự kiện trong hoặc gần mã vùng của bạn. Kết quả của bạn sẽ hiển thị ảnh chụp nhanh về xếp hạng sao của họ, số lượng bài đánh giá họ hiện có, họ đã kinh doanh được bao nhiêu năm và chi phí ước tính cho mỗi giờ.
o Không chỉ dành cho nhà hàng và bác sĩ, Yelp xuất bản danh sách top 10 về bất kỳ chủ đề nào bạn có thể nghĩ đến trong khu vực của mình. Họ cập nhật danh sách này mỗi tháng. Những danh sách này bao gồm các công ty tổ chức sự kiện và dịch vụ sự kiện.
o Bạn có thể tìm kiếm các chuyên gia tiếp thị sự kiện ở bất kỳ thành phố lớn nào. Nó sẽ hiển thị cho bạn thông tin cơ bản của họ, cùng với một biểu đồ hữu ích minh họa các trọng tâm kinh doanh tương đối của họ (và tỷ lệ phần trăm dịch vụ mà họ dành cho từng dịch vụ).
Bạn cũng sẽ thấy rằng các công cụ tìm kiếm như Google đang thu thập thông tin về các công ty tổ chức sự kiện chuyên về SEO cho bất kỳ thành phố nào bạn đang ở, vì vậy các lựa chọn của bạn thực tế là vô tận.
Cuối cùng, khi bạn thu hẹp các lựa chọn của mình, hãy nhớ xem những câu hỏi của chúng tôi để hỏi một công ty tổ chức sự kiện.
9. Tôi nên mong đợi điều gì từ một công ty tổ chức sự kiện?
Mặc dù nó đã được đề cập đến một vài lần, nhưng nó cần nhắc lại: công ty tổ chức sự kiện của bạn chịu trách nhiệm thực hiện ước mơ về sự kiện của bạn và biến chúng thành hiện thực, đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.
Họ cũng phải có kiến thức cao, có kinh nghiệm và có tổ chức. Nếu họ có một đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện đã được đào tạo, thì bạn nên nêu rõ ai là người chủ trì của bạn và cách bạn sẽ giao tiếp trong suốt dự án.
Hợp đồng của họ nên nêu rõ trách nhiệm của cả hai bên và làm rõ các khoản phí dự kiến của họ. Và bạn cũng nên mong đợi họ lên kế hoạch cho một cuộc thảo luận về sự kiện với nhóm và/hoặc khách hàng của bạn sau khi mọi thứ kết thúc.
10. Công ty tổ chức sự kiện không bao gồm những dịch vụ nào?
Đến bây giờ, có vẻ như một công ty tổ chức sự kiện là lựa chọn của bạn cho tất cả những thứ liên quan đến sự kiện. Nhưng có một số hạn chế đối với ma thuật sự kiện của họ mà bạn nên biết trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào. Ví dụ: họ không hỗ trợ các hoạt động liên quan đến bán hàng hoặc tiếp thị, bao gồm bán vé, thu tiền sự kiện gây quỹ hoặc đăng lên phương tiện truyền thông xã hội của thương hiệu của bạn.
Điều này có vẻ hiển nhiên nhưng khi bạn cho rằng những việc như thiết lập màn hình treo tường trực tiếp trên mạng xã hội là một phần trong bản mô tả công việc của công ty tổ chức sự kiện, thì một số khu vực có thể hơi xám.
Một ví dụ khác là phát trực tiếp. Công ty tổ chức sự kiện có thể giúp lập kế hoạch, thiết lập và thực hiện phát trực tiếp sự kiện, nhưng nhóm tiếp thị của bạn cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ đoạn phim đó và sử dụng lại cho các chiến dịch khác trong tương lai.
Nói chung, hiểu được giá trị và vai trò của một công ty tổ chức sự kiện trong kế hoạch tổng thể của sự kiện là một phần quan trọng trong quá trình học tập thường xuyên của bạn trong ngành này.
Nếu bạn là người điều phối sự kiện vừa chớm nở, bạn cũng có thể quan tâm đến các mẹo lập kế hoạch sự kiện này và phần mềm lập kế hoạch sự kiện miễn phí này.
