10 điều đáng ngạc nhiên Mọi sự kiện thành công đều có điểm chung. Chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện và chúng tôi hiểu cảm giác của bạn khi lên kế hoạch cho một sự kiện—cho dù đó là hội nghị, tiệc sinh nhật, đám cưới hay cuộc họp—bạn có thể bắt đầu lo lắng liệu sự kiện đó có thành công hay không. Tức là liệu khách có thích thú không? Họ sẽ rời đi khi biết những gì họ cần biết? Họ sẽ tham dự các sự kiện trong tương lai do bạn tổ chức chứ?
Nếu bạn đang hỏi những câu hỏi này, bạn đã đi đúng hướng. Những câu hỏi này là trọng tâm của một sự kiện thành công—trải nghiệm của khách. Với vai trò của một công ty tổ chức sự kiện chúng tôi nhấn mạnh rằng đây là một số điều quan trọng nhất cần ghi nhớ để đảm bảo khách của bạn có trải nghiệm tuyệt vời, mặc dù khác nhau về đối tượng và mục đích, nhưng những sự kiện này đều có những điểm chung cụ thể khiến chúng thành công như vậy.
Hôm nay, bạn hãy cùng chúng tôi xem xét 10 điều đáng ngạc nhiên (hoặc không quá ngạc nhiên đối với các chuyên gia!) mà mọi sự kiện thành công đều có điểm chung nhé. Nhưng kiểu gì chúng tôi vẫn luôn khẳng định rằng các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn cần sự hợp tác từ các bạn
10 điều đáng ngạc nhiên Mọi sự kiện thành công đều có điểm chung
1. Tiếp thị ‘Tốt’
Không có tiếp thị tốt, không có sự kiện có thể thành công. Bạn có biết rằng các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng phụ thuộc rất nhiều vào truyền thông không nhỉ, mặc dù chúng tôi có những ban truyền thông rất tốt, nhưng công nghệ thông tin và mạng xã hội phát triển như vũ bão khiến các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng phải tiến hoá theo.
Cho dù hoạt động tiếp thị là để lưu lại lời mời đám cưới hay một chiến dịch truyền thông xã hội, thì sự kiện được đề cập cần được quảng bá càng nhiều càng tốt để đảm bảo rằng khách mời và những người sắp tham dự nhận thức đầy đủ về sự kiện và điều gì sẽ xảy ra.
Có rất nhiều ý tưởng tiếp thị sự kiện, tất cả đều phù hợp với các sự kiện và dịp khác nhau.
Một số ý tưởng tiếp thị bao gồm:
• Tiếp cận truyền thông xã hội
• Gửi thư trực tiếp hoặc gọi điện ngẫu nhiên
• Video nổi bật/YouTube/TikTok
• Chiến dịch email
• Trang web có thông tin sự kiện và liên kết có thể chia sẻ
• Vật liệu in
• Nhà tài trợ/người có ảnh hưởng/quan hệ đối tác có thể truyền bá thông tin
2. Khả năng tiếp cận
Mọi sự kiện phải dễ dàng tiếp cận đối với tất cả những ai muốn tham dự, kể cả các công ty khác có thể tài trợ cho sự kiện đó. Nếu một nửa số khách tham dự sự kiện của bạn không thể truy cập sự kiện một cách dễ dàng, thì nhiều khả năng họ sẽ không xuất hiện.
Do đó, việc đảm bảo rằng các sự kiện có đủ khả năng tiếp cận là rất quan trọng, từ việc đảm bảo có lối đi dành cho xe lăn đến việc cung cấp đủ chỗ đậu xe ô tô cho khách sử dụng.
Cách tạo sự kiện có thể truy cập:
• Nhiều lựa chọn chỗ đậu xe
• Gần phương tiện giao thông công cộng hoặc xe đưa đón
• Người khuyết tật và khả năng sử dụng xe lăn
• Sử dụng chữ nổi khi có thể
• Nhiều phòng tắm với mặt bằng mở
3. Công nghệ tổ chức sự kiện
Có công nghệ phù hợp cho một sự kiện là chìa khóa thành công!
Cho dù là các công ty tổ chức sự kiện hay các nhà hoạch định sự kiện cũng nên sử dụng công nghệ sự kiện giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể thử sử dụng phần mềm đăng ký sự kiện trực tuyến đảm nhận tất cả các chi tiết, tự động hóa trải nghiệm thanh toán trực tuyến, cung cấp báo cáo, quy trình thanh toán, v.v.
Đối với sự kiện thực tế, công nghệ này sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn nhiều và do đó sẽ thành công hơn nhiều về lâu dài.
Các cách khác để sử dụng công nghệ tại (các) sự kiện của bạn:
• Tiện ích phát trực tuyến hoặc ảo
• Đăng ký trực tuyến và xử lý thanh toán
• Công cụ thuyết trình
• Thực tế ảo hoặc AR
• Ứng dụng/phần mềm sự kiện
4. An ninh và An toàn
An ninh là điều cần thiết cho bất kỳ loại sự kiện. Không có nó, sự kiện có thể trở thành một mớ hỗn độn, cũng như không an toàn cho khách.
5. Trải nghiệm thú vị
Các sự kiện tốt nhất là những sự kiện mang lại trải nghiệm thú vị cho mọi người thưởng thức. Một cách để làm điều đó là thuê nghệ sĩ biểu diễn nhạc sống. Và hiển nhiên các công ty tổ chức sự kiện họ đều có những mối quan hệ tốt với các nghệ sĩ hay KOL nói chung.
Nếu mục tiêu chính của sự kiện là mang lại trải nghiệm cho người tham dự, thì việc bao gồm các trải nghiệm bổ sung sẽ không bị bỏ lỡ.
Ví dụ: nếu mục tiêu chính của lễ hội âm nhạc là mang đến sự giải trí dưới hình thức âm nhạc cho người tham dự, thì sẽ rất tuyệt nếu cung cấp một số sân khấu biểu diễn khác, chẳng hạn như hài kịch. Những trải nghiệm khác bao gồm có thể là các trò chơi như đi hội chợ, hoặc các xe bán đồ ăn và đồ uống chuyên dụng.
6. Lập kế hoạch chuyên nghiệp
Không có sự kiện nào có thể thành công nếu nó không được lên kế hoạch hợp lý, đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch chuyên nghiệp và kỹ lưỡng là điều cần thiết. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng luôn phải lên kể hoạch tỉ mỉ chi tiết và phối hợp nhịp nhàng với khách hàng.
Mọi thứ về sự kiện cần được cân nhắc và suy nghĩ, bao gồm mọi thứ từ số lượng nhà vệ sinh di động cần thiết cho mỗi khách, đến thời gian cụ thể của hoạt động giải trí diễn ra tại sự kiện.
Nếu không có kế hoạch đầy đủ, sự kiện có khả năng thất bại. Có nhiều ý tưởng tổ chức sự kiện có thể giúp bắt đầu các giai đoạn lập kế hoạch, cũng như đưa ra lời khuyên về cách lập kế hoạch với ngân sách trong đầu.
7. Chủ đề/Xây dựng thương hiệu sáng tạo
Có điều gì đó rất quan trọng về chủ đề thú vị và sáng tạo. Bạn không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu thiếu chủ đề thú vị, cho dù chủ đề đơn giản và trang nhã hay hoang dã và phức tạp.
Nếu bạn muốn có một sự kiện thành công, bạn cần nghĩ ra thứ gì đó dễ gắn bó, mang lại ý nghĩa cho sự kiện.
Ý tưởng chủ đề phổ biến cho các sự kiện:
• Gây quỹ từ thiện/sự kiện có nguyên nhân
• Vận động quyên góp
• Halloween/tùy chỉnh
• Cà vạt đen
• Vũ hội hóa trang
• Hỗ trợ người dân địa phương (nông dân, người bán hàng địa phương, v.v.)
• Chủ đề ẩm thực (Lễ hội Mac và phô mai, Beer Garden, v.v.)
• Cạnh tranh (bốc thăm, xây dựng, v.v.)
• Trận chiến của các ban nhạc (theo chủ đề âm nhạc)
Hiển nhiên rồi, không một ai tổ chức sự kiện mà không có mục đích cụ thể, và nhiệm vụ của những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi là phải truyền tải được thông điệp mong muốn của khách hàng theo đúng mục đích đề ra.
8. Đồ ăn thức uống
Một sự kiện không thể thành công nếu nó không cung cấp đồ ăn và thức uống cho những người tham dự hoặc không cung cấp đủ lựa chọn đồ ăn và đồ uống.
Tùy thuộc vào độ dài của sự kiện, một sự kiện không có đồ ăn hoặc thức uống được lên kế hoạch sẽ thất bại ngay lập tức, vì điều đó có nghĩa là những người tham dự không thể ở lại sự kiện trong suốt thời gian đó. Tương tự, một sự kiện không có đủ lựa chọn về đồ ăn và thức uống sẽ ngăn cản những người tham dự, chẳng hạn như những người bị dị ứng thực phẩm hoặc những người có yêu cầu ăn kiêng cụ thể như Người ăn chay.
Đây là một phần của quá trình lập kế hoạch và tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu của những người tham dự, đây là một bước quan trọng cần suy nghĩ.
9. Một đám đông tốt
Những người tham dự là tất cả!
Mỗi sự kiện cần thu hút đúng loại người để nó thành công và hấp dẫn.
Ví dụ, một đám cưới không có gia đình và bạn bè là gì?
Làm sao một sự kiện âm nhạc có thể thành công nếu không có người hâm mộ âm nhạc và những người ở đó để tận hưởng?
Trong các giai đoạn lập kế hoạch, điều cần thiết là phải nghĩ đến đối tượng mục tiêu và người tham dự. Toàn bộ sự kiện được dự định dựa trên những cá nhân này, vì đó là một sự kiện đối với họ về lâu dài, bất kể đó là lễ kỷ niệm hay hội nghị. Và sẽ thật đau đớn khi mang tiếng là một công ty tổ chức sự kiện mà không kéo được sự huyên náo của đám đông
10. Giao tiếp
Đối với các sự kiện, giao tiếp tốt giữa khách, chủ nhà, diễn giả chính và người lập kế hoạch là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện thành công và mọi người đều vui vẻ.
Bao gồm tất cả mọi thứ từ lời mời và cập nhật về thời gian chạy cho đến việc hòa nhập và giao tiếp với khách trong ngày, nếu không có sự giao tiếp tốt, những người tham dự sẽ cảm thấy bị lãng quên.
Một trong những điều chính về các sự kiện giúp chúng thành công là cảm giác trở thành một phần của điều gì đó. Do đó, giao tiếp tốt luôn là chìa khóa, để khiến mọi người cảm thấy được tham gia vào sự kiện và quy trình.
Những cách tốt nhất để giao tiếp với khách hàng:
• Tin nhắn SMS
• Email
• Cảnh báo tài khoản
• Thư trực tiếp
• Thông báo trên mạng xã hội
• PR
Tóm lại, có rất nhiều điều tạo nên một sự kiện thành công.
Trước hết, sự kiện cần phải thú vị và hấp dẫn đối với những người tham dự, vì đây là điều khuyến khích họ quay lại lần sau. Nếu không có yếu tố quan trọng, chẳng hạn như nhạc sống hoặc thức ăn và đồ uống miễn phí, sự kiện sẽ không diễn ra suôn sẻ hoặc thành công.
Điều quan trọng nữa là phải có một chiến dịch tiếp thị tốt trước sự kiện để mọi người biết về những gì được cung cấp và lý do tại sao họ nên tham gia. Mọi người cần biết về chủ đề của sự kiện, địa điểm của nó và cách đăng ký vé trước. Không có quảng cáo, người tham dự sẽ bị bỏ lỡ!
Cuối cùng, để làm cho bất kỳ sự kiện nào thành công, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra như kim đồng hồ trong ngày. Điều này bao gồm việc tuân thủ thời gian và thời điểm quan trọng, đăng ký với khách và đảm bảo mọi người tham dự đều cảm thấy thích thú. Đó chính là nhiệm vụ vừa dễ vừa khó của các công ty tổ chức sự kiện. Dễ là đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín, khó là đối với các công ty còn non trẻ.
Bonus những yếu tố khác để có một sự kiện thành công
Bầu không khí
Điều đầu tiên khách của bạn sẽ nhận thấy khi đến sự kiện của bạn là bầu không khí. Ấn tượng đầu tiên của khách mời về một sự kiện thường là ấn tượng mạnh mẽ nhất, và đó là lý do tại sao bầu không khí thân thiện và tích cực là rất quan trọng. Đây có vẻ là một khái niệm khá mơ hồ, vì vậy hãy thử nghĩ về nó theo giác quan của bạn.
Nhìn: Một sự kiện thành công trông hấp dẫn và có tổ chức. Bắt đầu với một chủ đề hoặc khái niệm và trang trí cho phù hợp. Một bố cục và dòng chảy rõ ràng cũng rất quan trọng. Bạn có thể muốn bao gồm các biển báo liên quan đến chủ đề của sự kiện và cũng cho phép khách biết chính xác mọi thứ ở đâu.
Mùi: Khi nói đến mùi, tốt nhất là giữ cho nó đơn giản. Mặc dù bạn không thể đánh bại mùi thơm hấp dẫn của đồ nướng hoặc bỏng ngô mới nổ trong không khí, nhưng đồ dùng lau chùi có mùi thơm mới cũng sẽ tạo ấn tượng tuyệt vời, đặc biệt là trong những ngày này. Hãy nhớ rằng nhiều người nhạy cảm với mùi mạnh, vì vậy đừng lạm dụng nó, đặc biệt nếu không gian nhỏ.
Nghe: Chìa khóa khi nói đến âm thanh tại một sự kiện là sự cân bằng. Nếu không gian im lặng, khách có thể cảm thấy khó nói chuyện với nhau, nhưng nếu bạn mở nhạc, họ sẽ không thể nghe thấy nhau. Sự cân bằng tốt mang lại một số tiếng ồn xung quanh dễ chịu nhưng không lấn át sự kiện.
Hương vị: Bạn không cần phải có một bữa ăn phục vụ đầy đủ hoặc tiệc tự chọn để có một sự kiện thành công. Tuy nhiên, một số loại thức uống giải khát, dù ở dạng một khay bánh mì tròn hay thậm chí chỉ là một quầy cà phê và nước, sẽ giúp ích rất nhiều cho trải nghiệm của khách của bạn. Ngay cả những món giải khát đơn giản nhất cũng thể hiện mức độ quan tâm cao hơn dành cho khách của bạn và sẽ để lại ấn tượng tích cực.
Tổ chức
Một sự kiện thành công không chỉ được tổ chức mà còn được tổ chức. Các sự kiện tốt nhất được lên kế hoạch tỉ mỉ và ghi lại từ đầu đến cuối. Trong phạm vi lớn nhất có thể, hãy cập nhật danh sách khách mời và thông tin chi tiết về nhà cung cấp cũng như sắp xếp theo cách hợp lý và toàn diện. Nếu bạn có một nhóm làm việc với mình, hãy đảm bảo rằng họ hiểu chi tiết về sự kiện và cũng lên kế hoạch để tăng hiệu quả. Và các bạn hãy cân nhắc làm việc với các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi nhé.
Các sự kiện hấp dẫn đối với khách mời dường như diễn ra liền mạch, nhưng rất nhiều sự cân nhắc và lập kế hoạch sẽ khiến điều đó xảy ra. Điều quan trọng là phải lên kế hoạch cho nhiều thứ để làm và xem tại sự kiện. Tạo một mốc thời gian và lên kế hoạch để có điều gì đó xảy ra ở các khoảng thời gian khác nhau trong suốt sự kiện, chẳng hạn như thay đổi diễn giả, rút thăm trúng thưởng hoặc một bữa ăn, để thu hút sự quan tâm của mọi người. Bạn muốn lên kế hoạch cho thứ tự và thời gian ước tính của những thứ này trước sự kiện để bạn có thể đảm bảo rằng chúng sẽ không làm gián đoạn bất cứ điều gì hoặc rơi quá gần nhau và để lại những khoảng trống lớn mà không có điều gì thú vị xảy ra.
Có một kế hoạch và một kế hoạch dự phòng. Tại các sự kiện luôn xảy ra sự cố, nhưng bạn không thể để nó làm hỏng sự kiện cho tất cả những khách mời đã trả tiền, đi du lịch hoặc dành thời gian để có mặt ở đó. Một kế hoạch dự phòng và một số suy nghĩ nhanh chóng có thể giải quyết tình huống và giữ cho sự kiện trôi chảy và vui vẻ.
Chi tiết, Chi tiết, Chi tiết
Các quyết định lớn hơn có vẻ như là phần quan trọng nhất của quy trình lập kế hoạch sự kiện, nhưng các chi tiết tạo nên sự khác biệt. Những thứ như chỗ đậu xe, đăng ký và quyền sử dụng nhà vệ sinh là một số chi tiết mà khách coi là đương nhiên khi chúng được thực hiện tốt, nhưng thực sự có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách nếu chúng trở thành rắc rối. Hầu hết khách mời sẽ tha thứ cho một sự bất tiện nhỏ, nhưng quá nhiều hoặc quá nhiều có thể ảnh hưởng đến tâm trạng của khách và sự thích thú với phần còn lại của sự kiện. Hãy suy nghĩ về những chi tiết này trước và chuẩn bị đầy đủ để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Giải quyết các chi tiết hậu cần như thế này có thể là phần khó khăn nhất trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện và phải thừa nhận là ít thú vị nhất. Nó phải được thực hiện, nhưng cố gắng đừng để nó lấn át bạn hoặc lấy đi kinh nghiệm lập kế hoạch của bạn. Tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của sự kiện, bạn có thể cân nhắc việc thuê một chuyên gia để xử lý các chi tiết này để bạn có thể tập trung vào những nội dung thú vị.
Với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi có nhiều kinh nghiệm lập kế hoạch, chúng tôi cung cấp cho bạn một liên hệ, một hợp đồng và một hóa đơn cuối cùng, đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch cho bạn. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp nhỏ hay tổ chức thế giới, nhân viên của chúng tôi có thể tùy chỉnh thiết kế và quản lý một sự kiện đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.Chúng tôi biết ý nghĩa của việc vượt lên trên tất cả và điều này thể hiện ở mức độ dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho mỗi sự kiện mà chúng tôi tổ chức. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn!
