Điều gì làm nên sự thành công của một sự kiện.
• Kế hoạch, kế hoạch, kế hoạch
• Xác định mục tiêu của bạn cho sự kiện và không đi chệch khỏi mục tiêu đó
• Xem lại và trả lời nếu bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình
Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng nếu bạn đang tổ chức một sự kiện, bạn muốn nó thành công! Xét cho cùng, nếu bạn đang dành tất cả thời gian, tiền bạc và công sức thì bạn nên làm điều đó một cách đúng đắn, vì việc vội vã và đặt chỗ vào phút cuối là một công việc kinh doanh rất rủi ro. Nếu bạn muốn hạn chế rủi ro thấp nhất, bạn nên liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp/
Người ta thường nói rằng sự thành công của bất cứ điều gì bắt nguồn từ kế hoạch tốt. Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi điều gì làm cho một sự kiện thành công, thì cách tốt nhất để bắt đầu là đảm bảo rằng nó được lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, toàn diện và chính xác. Và điều đó có nghĩa là làm cho mọi thứ diễn ra tốt đẹp trước.
Điều gì làm nên sự thành công của một sự kiện
Bắt đầu bằng cách dành chút thời gian để xem xét năm chữ W. Tại sao bạn tổ chức một sự kiện? Bạn có gì để chi tiêu? Bạn muốn tham dự ai? Khi nào và ở đâu nó có thể diễn ra? Và sau đó tự hỏi bản thân câu hỏi cực kỳ quan trọng thứ sáu – bạn sẽ làm điều đó như thế nào?
Trải qua quá trình này sẽ phác thảo các mục tiêu của bạn và sau đó bạn có những mục tiêu này để tham khảo lại sau khi sự kiện kết thúc.
Bây giờ bạn cần đưa kế hoạch của mình vào hành động. Hãy tưởng tượng bạn là một trong những người tham dự – điều gì sẽ thúc đẩy bạn đến?
Hãy tự hỏi bản thân xem sự kiện sẽ trông và cảm nhận như thế nào, bạn muốn tạo ấn tượng gì? Làm thế nào điều này sẽ phản ánh về bạn và công ty của bạn? Xem xét địa điểm và đảm bảo bạn đã nghiên cứu kỹ về những địa điểm tốt nhất dựa trên yêu cầu của mình.
Bạn cần những thứ gì khác? Diễn giả? Theo chủ đề? Thiết kế nội thất? Sự giải trí?
Tất cả những điều này là những yếu tố quan trọng đối với sự thành công của sự kiện của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng sự kiện của bạn được lựa chọn cẩn thận.
Và hãy nhớ rằng mặc dù địa điểm có thể ấn tượng, thức ăn có thể tuyệt vời và rượu ngon, nhưng phải có một điểm trong quá trình tố tụng mà bạn thu hút sự chú ý đến lý do của mình. Rốt cuộc, đây chính là lý do bạn tổ chức sự kiện ngay từ đầu, vì vậy điều quan trọng là điều này không bị mất trong thời điểm này.
Vì vậy, hãy nghĩ về cách điều này có thể được kết hợp vào sự kiện – vì có một số cách thực sự độc đáo để đạt được điều này.
Cuối cùng – sự thành công của một sự kiện cũng phụ thuộc vào nhóm tổ chức nó. Mọi người phải làm việc tốt với nhau và có thể cư xử một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp trong ngày, bất kể điều gì xảy ra. Họ sẽ cần đi trước một bước và dự đoán những điều bất ngờ để nếu điều đó xảy ra, họ đã sẵn sàng cho nó.
Bạn sẽ đánh giá sự thành công dựa trên những mục tiêu nào?
Sau khi kết thúc, điều quan trọng là phải đánh giá sự kiện của bạn. Bạn nhận được phản hồi gì từ những người tham dự? Điều gì đã làm tốt và bạn sẽ làm gì khác đi vào lần tới?
Và sau đó là điều quan trọng – bạn đã làm như thế nào để đạt được những mục tiêu mà bạn đã vạch ra khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch? Các câu trả lời sẽ cho phép bạn đo lường mức độ thành công của nó và xác định vị trí và cách bạn có thể cải thiện mọi thứ trong tương lai.
Và nếu người tổ chức sự kiện là bạn, hãy tự hỏi bản thân điều này – sếp/khách hàng của bạn có hài lòng không? Họ có khả năng quay lại với bạn vào lần tới để tổ chức sự kiện của họ không? Vậy bạn có thực sự cần một công ty tổ chức sự kiện hay không?
Vai trò của người tổ chức sự kiện là gì?
Chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối
Hiểu khách hàng và những gì họ muốn đạt được
Biến khái niệm thành hiện thực
Cho dù đó là sự kiện cá nhân hay chuyên nghiệp, có rất nhiều điều cần làm ngay khi bạn lên kế hoạch cho một sự kiện lớn. Và, khi điều quan trọng là mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch vào ngày đó, thì các công ty tổ chức sự kiện đáng giá như vàng.
Vậy vai trò của người tổ chức sự kiện là gì? Nói một cách đơn giản, đó là người phụ trách một sự kiện từ đầu đến cuối. Cá nhân hoặc nhóm sẽ đảm bảo kế hoạch được phác thảo chi tiết đến mức tối thiểu, rằng mọi yếu tố cuối cùng đều sẵn sàng và mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch trong ngày để đảm bảo thành công – đúng thời gian và ngân sách.
Những điều một công ty tổ chức sự kiện kiện giỏi sẽ làm
Điều đầu tiên trước tiên – các nhà tổ chức sự kiện tốt nhất làm cho công việc trở nên dễ dàng.
Nhưng nó không đơn giản chỉ là thực hiện một vài đặt phòng và đảm bảo căn phòng trông đẹp mắt vào ngày đó. Những việc mà một công ty tổ chức sự kiện giỏi sẽ làm đằng sau hậu trường bao trùm một phạm vi rộng lớn và điều quan trọng là người phụ trách phải cởi mở, linh hoạt và tập trung vào công việc hiện tại.
Trong khi các yếu tố cơ bản của việc tổ chức sự kiện có thể giống nhau, thì mỗi dự án đều là duy nhất và có những yêu cầu riêng. Vì vậy, để nó diễn ra tốt nhất có thể trong ngày, một nhà tổ chức sự kiện giỏi sẽ khám phá mọi phương án có thể để làm cho nó diễn ra tốt đẹp và điều chỉnh phương thức làm việc của họ cho phù hợp.
Ngay từ đầu, một công ty tổ chức sự kiện giỏi sẽ bắt đầu bằng cách tìm hiểu bạn và dành thời gian để hiểu điều gì là quan trọng đối với bạn về sự kiện của mình. Một cuộc họp ban đầu là một điểm khởi đầu tuyệt vời để bao quát những cơ sở này, cũng như xem xét nhiều chi tiết tốt hơn và các yêu cầu cụ thể như địa điểm, ngân sách và nhiều thứ khác sẽ được khám phá thông qua việc đặt câu hỏi tỉ mỉ!
Sau đó, một công ty tổ chức sự kiện giỏi sẽ đưa ra một đề xuất chi tiết với nhiều ý tưởng đáp ứng các mục tiêu cụ thể của bạn và có thể đạt được trong phạm vi ngân sách của bạn.
Khi kế hoạch đã được thống nhất, tất cả chỉ là biến các khái niệm thành hiện thực. Một công ty tổ chức sự kiện giỏi sẽ vạch ra kế hoạch, đảm bảo địa điểm và củng cố chương trình, giúp bạn cập nhật thường xuyên về những gì đang diễn ra trong suốt quá trình.
Một công ty tổ chức sự kiện giỏi sẽ tính đến những thứ như yêu cầu về sức khỏe và an toàn, các cuộc họp về tiến độ và các cuộc họp giao ban của nhà cung cấp. Những thứ như yêu cầu chế độ ăn uống đặc biệt, tiếp cận địa điểm và hậu cần du lịch sẽ được quản lý cẩn thận. Và tất cả các đại biểu của bạn sẽ biết chính xác họ dự định ở đâu và khi nào.
Và vào chính ngày đó, một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ đến trước mọi người và đảm bảo mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng. Họ sẽ có cuộc họp giao ban cuối cùng với tất cả những người liên quan. Họ sẽ giám sát việc vận hành trơn tru toàn bộ sự kiện và lặng lẽ giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp. Họ sẽ đảm bảo rằng sau khi khách của bạn rời đi, khách hàng sẽ hài lòng, mọi thứ sẽ được dọn sạch và địa điểm cũng như tất cả những người khác có liên quan trong ngày đều được cảm ơn.
Và sau sự kiện, họ sẽ yêu cầu phản hồi của bạn và cùng bạn xem xét toàn bộ quá trình, thiết lập những gì có thể được cải thiện trong tương lai. Và bởi vì họ đã từng là một công ty tổ chức sự kiện giỏi, bạn sẽ muốn họ quay lại lần sau.
