6 điều khoản cần đưa vào hợp đồng tổ chức sự kiện của bạn: Khi công ty tổ chức sự kiện của bạn tiếp nhận một khách hàng mới cho công việc tổ chức sự kiện của mình, một thỏa thuận miệng không bao giờ là đủ. Bạn cần một hợp đồng sự kiện bằng văn bản để phác thảo các điều khoản và điều kiện của dịch vụ của bạn. Hợp đồng sẽ là nguồn gốc nếu có tranh chấp phát sinh.
Để mà nói về hợp đồng tổ chức sự kiện thì sẽ luôn có hàng tá các điều khoản khác nhau, ràng buộc nhau về nhiều hình thức, các điều khoản sẽ được thêm bớt tuy theo tính chất quy mô của sự kiện. Cũng như những điều khoàn về phụ lục hợp đồng tổ chức sự kiện.
Chắc chắn rồi. Thỏa thuận bằng lời nói là không đủ: một hợp đồng lập kế hoạch sự kiện sẽ phác thảo các điều khoản cụ thể. Và đó là điều tối thiểu của bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào, cho dù đó là công ty tổ chức sự kiện non trẻ hay chuyên nghiệp cũng đều có các hợp đồng với nhiều yếu tố về điều khoản, sự ràng buộc rõ ràng. Nhưng chung quy chúng ta sẽ luôn có những form của điều khoản chung chung. Căn cứ vào đó sẽ có những điều khoản bổ sung được lập ra nhằm công bằng cho cả khách hàng và công ty tổ chức sự kiện.
Để bảo vệ chính mình, hãy đảm bảo rằng hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của bạn bao gồm những chi tiết này.
6 điều khoản cần đưa vào hợp đồng tổ chức sự kiện của bạn
1. Tiến độ thanh toán
Khi nào bạn muốn khách hàng trả tiền cho công việc của bạn? Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện khi xác định có trong tay công việc lập kế hoạch sự kiện sẽ bao gồm một khoản đặt cọc ban đầu, phần còn lại được thanh toán sau sự kiện.
Trong hợp đồng của công ty tổ chức sự kiện của bạn với khách hàng và trong lịch trình lập kế hoạch sự kiện của bạn, hãy đặt ngày đến hạn cho khoản tiền gửi ban đầu. Hãy in rõ rằng bạn sẽ không bắt đầu công việc cho đến khi khách hàng thanh toán số tiền đó. Đừng cả nể, vì công ty tổ chức sự kiện cần hoạt động, cần chi trả cho nhân viên và thời gian bạn trôi qua đồng nghĩa với số tiền cũng trôi theo.
Khách hàng có thể thanh toán phần còn lại khi sự kiện kết thúc hoặc với số tiền nhỏ hơn cho từng mốc quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch. Đảm bảo chia nhỏ các mục hàng (ví dụ: thuê địa điểm, thiết bị, phục vụ ăn uống) và bao gồm thuế cũng như các khoản phí bổ sung khác.
2. Điều khoản hủy bỏ
Có thể một khách hàng sẽ rút lui giữa chừng trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. Bạn sẽ làm gì nếu bạn đã lên kế hoạch cho một số sự kiện?
Trong trường hợp này, hợp đồng của bạn có thể bảo vệ bạn khỏi tổn thất tiền tệ. Lưu ý rằng tất cả các khoản thanh toán bạn đã nhận trước khi hủy đều không được hoàn lại.
Ngoài ra, nêu rõ rằng khách hàng chịu trách nhiệm về chi phí sự kiện được thực hiện kể từ lần thanh toán cuối cùng. Bằng cách này, nếu khoản thanh toán cuối cùng là khoản tiền gửi ban đầu, thì bạn sẽ được đền bù cho tất cả công việc bạn đã thực hiện kể từ đó.
Bạn hãy hiểu những công ty tổ chức sự kiện luôn có trách nhiệm đảm bảo tiến độ của sự kiện. Nhưng nhân sự của bạn đang tập trung ưu tiên cho chính sự kiện diễn ra mà khách hàng bỏ giữa chừng. Vậy chi phi ở đâu để bù vào những công việc và thời gian bạn cũng như nhân sự trong công ty tổ chức sự kiện đã bỏ ra. Thậm chí những việc bạn phải thuê trang thiết bị từ bên thứ 3 cũng là chi phí bạn đã ứng ra trước đó.
3. Điều khoản hủy bỏ bởi bạn
Khách hàng rút lui giữa chừng không phải là hiếm. Nhưng nếu công ty tổ chức sự kiện của bạn hay chính bạn, người lập kế hoạch sự kiện, muốn từ chối thì sao? Nó xảy ra ” có thể bạn nhận được yêu cầu vào phút cuối từ một khách hàng nổi tiếng hơn, một nhà cung cấp mà bạn đã thuê đã rút lui, bạn phải đối mặt với trường hợp khẩn cấp về sức khỏe bất ngờ. Loại điều khoản này phổ biến trong ngành khách sạn và được gọi là điều khoản hủy bỏ theo khách sạn.
Trong hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của công ty tổ chức sự kiện với khách hàng, hãy bao gồm các tình huống cho phép bạn từ chối. Tuy nhiên, bạn cũng cần bao gồm các điều khoản cho khách hàng mà bạn đang sao lưu. Điều này có thể bao gồm việc tìm cho khách hàng một công ty tổ chức sự kiện khác hay bên lập kế hoạch bên thứ ba khác hoặc hoàn trả cho khách hàng số tiền đặt cọc ban đầu.
Nhưng cũng nói rõ là những điều khoản đề hợp đồng cũng cần căn cứ sự phù hợp của các bên, vì những lý do bất khả kháng, bạn thiệt hại, khách hàng thiệt hại. Nhưng hãy chứng minh rằng bạn là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy giới hạn tối đa rủi roi có thể, và thêm chi tiết vào hợp đồng để tránh đưa nhau ra toà.
4. Điều khoản chấm dứt
Không nên nhầm lẫn điều khoản chấm dứt với điều khoản hủy bỏ. Việc chấm dứt liên quan đến việc hủy bỏ do các sự kiện không lường trước được nằm ngoài tầm kiểm soát của một trong hai bên. Cũng như nói ở trên, tránh sự nhầm lẫn tai hại này. Những lý do bất khả kháng cũng có nhiều mặt khác nhau.
Điều này có thể bao gồm các sự cố liên quan đến thời tiết, chính phủ đóng cửa, đại dịch hoặc một thảm họa khác.
Điều khoản chấm dứt phác thảo các tình huống mà không bên nào có thể chịu trách nhiệm pháp lý. Tất nhiên, những tình huống này rất khó xảy ra, nhưng những điều điên rồ có thể xảy ra bất ngờ! Bạn cần phải bảo vệ chính mình trong hợp đồng của bạn.
Tuy nhiên một trong những sự bất khả kháng chẳng hạn công ty tổ chức sự kiện của bạn bị cháy, nổ thiết bị, hư hại vật dụng trang thiết bị mà bạn rất rất khó thể khắc phục, nhân sự công ty bạn một loạt bị ngộ độc thực phẩm, các phương án backup không kịp thời….Thì bạn cũng hãy nhanh chóng cho khách hàng của bạn biết rõ tình trạng công ty tổ chức sự kiện không thể đáp ứng được.
5. Điều khoản bồi thường
Điều khoản bồi thường bảo vệ bạn khỏi trách nhiệm pháp lý nếu bạn bị bên thứ ba kiện do sơ suất của khách hàng. Ví dụ, nếu một người tham dự bị thương, điều khoản đảm bảo rằng người tham dự không thể buộc bạn phải chịu trách nhiệm pháp lý. Một ví dụ khác là thiệt hại cho địa điểm. Trong trường hợp này, người điều hành địa điểm cần quy trách nhiệm cho khách hàng chứ không phải bạn.
Việc chấm dứt liên quan đến việc hủy bỏ do các sự kiện không lường trước được nằm ngoài tầm kiểm soát của cả hai bên. Do đó, khi công ty tổ chức sự kiện cũng suy nghĩ tư vấn cho khách hàng những điều khoản này. Bởi vì chúng ta là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín. Mà đã nói đến chuyên nghiệp, uy tín thì trách nhiệm của chúng ta, của những công ty tổ chức sự kiện phải tư vấn thật kỹ cho khách hàng.
6. Điều khoản phát hành ảnh / Videos
Điều khoản này không cần thiết nhưng sẽ hữu ích nếu bạn muốn sử dụng ảnh của sự kiện để quảng bá doanh nghiệp của mình. Điều khoản phát hành ảnh trong hợp đồng lập kế hoạch sự kiện cho phép bạn sử dụng và chỉnh sửa ảnh được chụp trong sự kiện cho mục đích quảng cáo.
Điều khoản này phổ biến trong các hợp đồng tổ chức đám cưới và chụp ảnh. Hầu hết các khách hàng sẽ không gặp vấn đề gì với điều này vì nó có nghĩa là tiếp xúc nhiều hơn cho công ty của chính họ. Tuy nhiên, bạn cần phải bao gồm nó bằng văn bản.
Một hợp đồng lập kế hoạch sự kiện là mạng lưới an toàn của bạn. Không bao giờ đồng ý với bất kỳ công việc nào trên một thỏa thuận chỉ bằng lời nói. Đây là trường hợp ngay cả khi làm việc với một khách hàng trung thành mà bạn đã phát triển mối quan hệ. Hợp đồng không chỉ bảo vệ công ty tổ chức sự kiện của bạn, bảo vệ cả bạn về mặt tài chính mà còn ngăn ngừa những tranh chấp không cần thiết có thể dẫn đến mối quan hệ kinh doanh bị xói mòn.
Có thêm câu hỏi về hợp đồng tổ chức sự kiện?
Làm thế nào để bạn viết một hợp đồng tổ chức sự kiện?
Bạn viết hợp đồng sự kiện bằng cách đi đến thỏa thuận với khách hàng của mình về các dịch vụ và nhận các thỏa thuận đó bằng văn bản. Những điều quan trọng để đảm bảo rằng bạn đưa vào hợp đồng lập kế hoạch sự kiện của mình là các dịch vụ được cung cấp, lịch thanh toán, các điều khoản hủy bỏ và chấm dứt cũng như bất kỳ khoản nợ hoặc quyền nào khác mà bạn muốn được bảo hiểm.
Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?
Hợp đồng sự kiện là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý đưa ra rõ ràng các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận giữa người lập kế hoạch sự kiện / công ty tổ chức sự kiện và khách hàng của họ.
