Hướng dẫn Hoàn chỉnh về Tương tác Sự kiện: Trước, Trong và Sau. Bạn đã bao giờ cố gắng dạy một lớp học, thúc đẩy một cuộc thảo luận hoặc thu hút mọi người tham gia vào một hoạt động chỉ để nhận được những cái nhìn trống rỗng và sự im lặng khó xử chưa? Các chuyên gia lập kế hoạch biết rằng sự tham gia của sự kiện rất quan trọng đối với thành công ban đầu của sự kiện, cũng như sự thành công của các sự kiện tiềm năng trong tương lai.
Nhưng tham gia sự kiện là gì? Tốt hơn nữa, tại sao nó lại quan trọng? Trong bài đăng này, chúng tôi vẫn giữ vai trò là công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp các mẹo, thủ thuật, công cụ, tài nguyên và lời khuyên của chuyên gia để giúp bạn tăng cường mức độ tương tác của sự kiện trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Từ trước sự kiện đến sau sự kiện, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao mức độ tương tác lại quan trọng và bạn có thể làm gì để cải thiện điều đó. Vì sao ư, vì chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã trải qua rất nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau để đúc kết ra được những bước sau.
Hướng dẫn Hoàn chỉnh về Tương tác Sự kiện: Trước, Trong và Sau
Tương tác sự kiện là gì?
Sự tham gia của sự kiện, còn được gọi là sự tham gia của khán giả, đề cập đến khả năng của một sự kiện để thu hút sự chú ý của khán giả cũng như thúc đẩy sự tham gia đầy đủ của những người tham dự sự kiện. Các sự kiện hấp dẫn là hấp dẫn và hấp dẫn; họ thu hút sự chú ý của khán giả ngay từ đầu và giữ chặt.
Trong suốt quá trình giữ vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong 12 năm, chúng tôi đã xếp mức độ tương tác của sự kiện là một KPI quan trọng để xác định mức độ thành công của một sự kiện. Với sự đồng ý của phần lớn các nhà tiếp thị B2B, có thể nói rằng các sự kiện thành công và những người lập kế hoạch sự kiện có thể tương tác với khán giả của họ. Không chỉ riêng các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi mới cần sự tương tác, mà các bạn phải hiểu rằng các bạn là khách hàng của chúng tôi, nhưng các bạn cũng có khách hàng của các bạn trong sự kiện, chẳng hạn sự kiện “hội thảo khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, ngày hội gia đình…..” thì rõ ràng các bạn nếu thuê một công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi thì các bạn vừa là chủ vừa là khách hàng của chính bạn.
Làm cách nào để biết liệu một sự kiện có hấp dẫn hay không?
Có rất nhiều chỉ số khác nhau mà người lập kế hoạch có thể sử dụng để đo lường mức độ tương tác và phần lớn chỉ số này phụ thuộc vào cách thiết lập sự kiện. Tại một bài giảng hoặc hội nghị trực tiếp, những người tham dự tham gia thảo luận, tương tác với nhau và duy trì sự chú ý trong suốt sự kiện.
Các thành viên khán giả tham gia có xu hướng đặt câu hỏi và cung cấp thông tin đầu vào. Sự tham gia và tương tác cũng có thể được theo dõi bằng cách giám sát hoạt động của ứng dụng, hoạt động trò chuyện, bỏ phiếu trực tiếp và bằng cách theo dõi các cập nhật trên mạng xã hội.
Những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi thực sự đặt nặng vấn đề này, từ lúc đặt bút kỳ hợp đồng với khách hàng, chúng tôi tuy là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhưng vẫn luôn đặt nặng sự chỉn chu cho một sự kiện hấp dẫn.
Tại sao tham gia sự kiện lại quan trọng?
Sự tham gia của sự kiện là một thành phần quan trọng của mọi giai đoạn của quá trình lập kế hoạch. Nó có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một sự kiện cháy vé phổ biến hoặc một sự kiện vắng mặt thất bại. Số người tham dự, tỷ lệ giữ chân người xem và sự thành công của sự kiện trong tương lai đều bị ảnh hưởng bởi mức độ tương tác. Về cơ bản, sự kiện càng hấp dẫn thì khả năng người tham dự hài lòng và tham gia vào các sự kiện tương tự trong tương lai càng cao. Thậm chí còn ảnh hưởng về lâu về dài, rất lâu sau cả một thời gian diễn ra sự kiện. Nếu thành công thì đó là điểm nhấn trọn vẹn, còn nếu thất bại, những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi sẽ khó có cơ hội hợp tác với bạn lần tiếp theo.
Ba giai đoạn tham gia sự kiện
Cho dù chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện hay bất cứ ai, hay bạn chính là người lập kế hoạch sự kiện thì luôn có ba lĩnh vực cơ hội chính để tương tác với những người tham dự sự kiện nhằm đảm bảo thành công chung: Trước, trong và sau sự kiện.
o Tương tác trước sự kiện. Giai đoạn này, giống như hai giai đoạn còn lại, là một phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch sự kiện. Chính trong giai đoạn này, những người lập kế hoạch đang làm việc để tạo ra sự quan tâm hoặc tiếng vang xung quanh sự kiện. Cố gắng tương tác thường xuyên với những người tham dự tiềm năng có thể giúp người lập kế hoạch tăng lưu lượng truy cập web vào các trang sự kiện, thúc đẩy các cuộc trò chuyện và bán nhiều vé hơn ” giúp tối đa hóa số người tham dự sự kiện và lợi nhuận.
o Sự tham gia của khán giả trong một sự kiện. Điều này giúp duy trì năng lượng cao và người tham dự quan tâm. Những người lập kế hoạch sự kiện thành công biết rằng một trong những phần quan trọng nhất của bất kỳ sự kiện nào là trải nghiệm của người tham dự. Còn cách nào tốt hơn để đánh giá cách người tham dự xem một sự kiện hơn là tương tác với họ trong khi sự kiện diễn ra?
o Tương tác sau sự kiện. Giai đoạn này đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện, dự báo, chiến lược tiếp thị và tăng lượng khán giả. Các nhà lập kế hoạch tương tác với những người tham dự sau các sự kiện với hy vọng tăng mức độ trung thành, cải thiện giá trị lâu dài của mỗi người tham dự sự kiện, v.v.
Các chiến lược để tăng cường tương tác trước sự kiện
Thường xuyên tương tác với khán giả trước một sự kiện là một phần quan trọng trong việc thúc đẩy việc tham dự sự kiện và tạo hứng thú. Trước sự kiện, những công ty tổ chức sự kiện hoặc người lập kế hoạch có cơ hội xây dựng mối quan hệ với khán giả của họ và tạo ra một kết nối sâu sắc hơn.
Cung cấp cho khán giả một nền tảng để giao lưu và học hỏi trước sự kiện có thể tạo ra một sự kiện được tham dự tốt hơn và những người tham dự có trải nghiệm tại chỗ sẽ dành nhiều thời gian hơn cho họ.
o Tối đa hóa truyền thông sự kiện. Giúp người tham dự và những người tham dự tiềm năng dễ dàng giao tiếp với nhóm lập kế hoạch sự kiện. Trả lời các câu hỏi trên tài khoản truyền thông xã hội của bạn, gửi lời nhắc email thường xuyên và giúp người tham dự dễ dàng đăng ký nhận thông tin cập nhật. Cho phép người tham dự đăng ký cập nhật SMS và lời nhắc. Trên thực tế, 75% người tiêu dùng sẵn sàng nhận thông tin cập nhật bằng văn bản từ các thương hiệu và sự kiện mà họ đã chọn tham gia.
o Chuẩn bị và đăng ký sự kiện thị trường. Phác thảo toàn bộ quá trình đăng ký rất chi tiết. Người lập kế hoạch nên biết chính xác thời điểm mở đăng ký, mở trong bao lâu và chính xác có bao nhiêu vé hoặc chỗ trống. Bạn sẽ chạy các chương trình khuyến mãi đăng ký khác nhau, chẳng hạn như giai đoạn đăng ký sớm? Nếu vậy, hãy lập một kế hoạch nêu chi tiết thời lượng và giới hạn của mỗi chương trình khuyến mãi để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.
o Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội. 74% các nhà tổ chức sự kiện đồng ý rằng mạng xã hội là công cụ tiếp thị mạnh mẽ nhất mà họ có. Tạo một trang sự kiện trên Facebook, mời các thành viên của đối tượng mục tiêu của bạn, gắn thẻ các công ty có nội dung liên quan và quảng bá nội dung tương tác, hấp dẫn trên trang sự kiện. Chia sẻ nội dung video có độ phân giải cao trên Instagram để cung cấp thông tin cập nhật về sự kiện hoặc giới thiệu thông tin hậu trường độc quyền. Giúp các thành viên khán giả của bạn dễ dàng đăng ký ngay từ tài khoản truyền thông xã hội của bạn.
o Phối hợp đếm ngược. Tạo đồng hồ đếm ngược truyền thông xã hội không xâm lấn hoặc chiến dịch email chạy khi thời hạn đăng ký cho sự kiện đến gần. FOMO, hay nỗi sợ bị bỏ lỡ, là một động lực mạnh mẽ của người tiêu dùng. Tạo nội dung tiếp thị phác thảo những lợi ích mạnh mẽ mà người tham dự sẽ đạt được từ sự kiện.
o Lắng nghe khán giả của bạn. Tìm kiếm các cuộc trò chuyện trên trang sự kiện Facebook, ứng dụng dành cho thiết bị di động của bạn hoặc ở những nơi khác mà các thành viên khán giả có thể trò chuyện với nhau. Họ đang thảo luận về chủ đề gì? Họ đang đặt câu hỏi về chủ đề sự kiện hoặc chi tiết sự kiện cụ thể? Hãy chú ý đến phản hồi của họ để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của bạn và tạo ra hoạt động tiếp thị sự kiện sáng suốt hơn.
Các bạn hay những công ty tổ chức sự kiện đừng quá tự mãn về những điều trên, điều trên rất rất quan trọng trong suốt quá trình của sự kiện.
Các chiến lược để cải thiện sự tham gia trong một sự kiện
Trong hàng loạt những chương trình hoặc sự kiện do những công ty tổ chức sự kiện thực thi thì chúng tôi vẫn tuân theo quy tắc sau:
Bắt đầu sự kiện với hoạt động giải trí năng lượng cao hoặc phá băng theo nhóm tùy thuộc vào quy mô khán giả của bạn. Sử dụng phần mềm đăng ký thân thiện với thiết bị di động để theo dõi những người tham dự đã đến.
Người tiêu dùng khao khát được tham gia và tham gia vào trải nghiệm sự kiện tổng thể. Họ muốn tham gia, và họ sẵn sàng thử những điều mới.
Chú ý đến năng lượng và mức độ tham gia của khán giả trong suốt sự kiện. Kết hợp nhiều hoạt động và chiến lược để giúp duy trì mức độ tương tác mạnh mẽ, đặc biệt nếu sự kiện của bạn khá dài.
o Kết hợp sắp xếp chỗ ngồi nhằm thúc đẩy sự tham gia và trò chuyện giữa người với người. Để người tham dự ngồi một mình có thể ảnh hưởng lớn đến bầu không khí của sự kiện và mức độ tương tác của người tham dự. Khuyến khích khách làm quen với nhau bằng cách chọn kiểu sắp xếp chỗ ngồi thúc đẩy giao tiếp. Xem xét khán giả của bạn trước khi quyết định xem chỗ ngồi mở hoặc được chỉ định là tốt nhất cho sự kiện của bạn.
o Bao gồm các hoạt động có sự tham gia. Thu hút khán giả của bạn và di chuyển để giúp tăng mức năng lượng và sự tỉnh táo. Bao gồm các thử thách và khuyến khích cạnh tranh lành mạnh với các câu đố vui, sự kiện nhóm và trò chơi. Thông báo người chiến thắng trên phương tiện truyền thông xã hội và bao gồm các giải thưởng liên quan đến sự kiện cho người chiến thắng cuộc thi. Lên kế hoạch trước cho các nhu cầu thiết lập của bạn bằng phần mềm sơ đồ sự kiện miễn phí để chuyển đổi hoạt động suôn sẻ.
o Đo lường mức độ tương tác trực tiếp trong ứng dụng sự kiện của bạn hoặc trên mạng xã hội. Theo dõi hoạt động đo lường phân tích, cập nhật nội dung và các KPI thời gian thực hữu ích khác. Tiếp thị các thẻ bắt đầu bằng # của sự kiện và thúc đẩy các cuộc thảo luận trực tuyến trước sự kiện và theo dõi những thay đổi mạnh mẽ về việc sử dụng trong sự kiện. Yêu cầu người tham dự tham gia vào các cuộc thăm dò trực tiếp, trả lời các câu hỏi nhỏ hoặc bỏ phiếu cho kết quả trong khi bạn theo dõi sự tham gia tổng thể của người tham dự.
o Sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để giao tiếp với những người tham dự sự kiện. Gửi lời nhắc phiên và sự kiện, cảnh báo thời hạn đăng ký và thông báo các thay đổi
o Cung cấp túi sản phẩm cho những người tham dự sự kiện của bạn. Cho phép các nhà cung cấp và các công ty liên quan đến thương hiệu thiết lập gian hàng kiểu triển lãm thương mại, nơi họ có thể cung cấp tài liệu thông tin và cung cấp cho người tham dự sự kiện các mặt hàng khuyến mãi. Những người lập kế hoạch am hiểu công nghệ hoặc những người lập kế hoạch làm việc với khán giả yêu thích thiết bị di động, có thể chọn cung cấp cho người tham dự túi sự kiện ảo. Những sản phẩm cho phép người tham dự mang về nhà phiếu giảm giá kỹ thuật số hoặc mã khuyến mại cho các mặt hàng miễn phí, bản dùng thử phần mềm và quà tặng khác.
Các chiến lược để cải thiện sự tham gia sau sự kiện
Giữ cho vòng liên lạc mở bằng cách theo dõi các thành viên khán giả sau sự kiện. Có nhiều cách khác nhau để giữ liên lạc với những người tham dự.
o Gửi lời cảm ơn đến tất cả những người tham dự sau sự kiện. Một email ngắn gọn hoặc thư cảm ơn từ nhân viên sự kiện có thể để lại ấn tượng lâu dài bằng cách khiến người tham dự cảm thấy có giá trị và được đánh giá cao.
o Yêu cầu phản hồi cho một cuộc khảo sát tiếp theo. Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản, nhưng đặt câu hỏi có giá trị. Hỏi những người tham dự về những phần họ yêu thích và ít yêu thích nhất trong sự kiện, cũng như những gì họ muốn thấy được đưa vào các sự kiện tương tự trong tương lai. Sử dụng phản hồi khảo sát sau sự kiện của họ để thể hiện sự cống hiến của bạn trong việc cải thiện và làm cho các sự kiện trong tương lai trở nên tuyệt vời hơn.
o Bắt đầu chiến dịch tiếp thị để quảng bá cho sự kiện tiếp theo. Gửi giảm giá độc quyền cho sự kiện tiếp theo của bạn chỉ cho những người tham dự gần đây. Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với sự tham gia của họ, xây dựng lòng trung thành với thương hiệu và bắt đầu tạo hiệu ứng cho các sự kiện sắp tới cùng một lúc.
o Gửi cho người tham dự cuộn phim nổi bật về những khoảnh khắc đẹp nhất của sự kiện. Yêu cầu một thành viên của nhóm sự kiện quay video về các điểm nổi bật của sự kiện và chụp ảnh xuyên suốt. Cân nhắc tạo một album ảnh trực tuyến hoặc Nhóm Facebook dành riêng cho những người tham dự để thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm của họ.
o Yêu cầu người tham dự chia sẻ kinh nghiệm của họ trên phương tiện truyền thông xã hội. Khuyến khích phản hồi và đăng nội dung sự kiện và hình ảnh. Tạo thẻ bắt đầu bằng # sau sự kiện cho những người tham dự sự kiện sử dụng để bạn có thể dễ dàng xem và theo dõi mức độ tương tác sau sự kiện của họ.
Các chiến lược để tăng cường tương tác sự kiện ảo
Mức độ phổ biến của các sự kiện ảo đã tăng lên rất nhiều trong vài năm qua và các công ty tổ chức sự kiện hoặc các nhà lập kế hoạch đang điều chỉnh cho phù hợp. Nếu bạn là một trong nhiều nhà lập kế hoạch hiện đại đang nỗ lực cải thiện mức độ tương tác với sự kiện ảo của mình, thì chúng tôi đã vạch ra một số chiến lược hữu ích.
o Tìm phần mềm phù hợp với sự kiện của bạn. Sẽ có nội dung phát trực tiếp độ phân giải cao? Nhiều nguồn cấp dữ liệu video sẽ hiển thị cùng một lúc? Hãy tìm một phần mềm sự kiện ảo cung cấp các tùy chọn thiết lập mà bạn cần để thành công: bảng tin, phòng trò chuyện và công cụ vẽ nếu cần. Phần mềm quản lý sự kiện trực tuyến của Cvent bao gồm các công cụ lập kế hoạch mạnh mẽ cho phép người lập kế hoạch quản lý toàn bộ sự kiện của họ tại một địa điểm.
o Đặt ra các quy tắc tham gia và giải thích chi tiết trước khi bắt đầu sự kiện. Giải thích các tính năng của phần mềm như tùy chọn trò chuyện, tắt tiếng và truyền phát video. Phác thảo những phần nào của sự kiện sẽ có sự tham gia. Hãy cho khán giả của bạn biết khi nào họ có thể đặt câu hỏi và nơi họ có thể tìm hỗ trợ kỹ thuật nếu gặp sự cố.
o Nghỉ giải lao thường xuyên. Thật không may, sự mệt mỏi khi thu phóng là một vấn đề rất thực tế mà nhiều người trong chúng ta đang phải đối mặt ngày nay. Cung cấp cho người tham dự nhiều thời gian nghỉ giải lao và đặt kỳ vọng rõ ràng về thời lượng của mỗi lần nghỉ giải lao, cũng như bất kỳ hướng dẫn nào họ có thể cần tuân theo để đưa cuộc họp vào chế độ nghỉ giải lao.
o Sắp xếp thời gian cho các hoạt động tương tác như thảo luận nhóm nhỏ hoặc bài tập nhóm. Kết hợp các phong cách phiên và bao gồm các cơ hội thường xuyên để người tham dự bày tỏ suy nghĩ của họ có thể giúp họ chú ý và kết nối trong suốt sự kiện.
o Sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Đảm bảo rằng những người tham dự có thông tin liên hệ và hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật trước khi sự kiện bắt đầu. Cho phép người tham dự truy cập hỗ trợ thông qua nhiều kênh như trò chuyện trực tiếp và email.
o Theo dõi thời gian người tham dự đang xem sự kiện hoặc tích cực tham gia. Có điểm cụ thể nào khiến bạn mất khán giả không? Bạn nghĩ điều gì đã ảnh hưởng đến sự thay đổi? Sử dụng thông tin này để điều chỉnh thiết lập, nội dung hoặc thời lượng của các sự kiện ảo trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp về tham gia sự kiện
Làm thế nào để bạn thu hút khán giả?
Một trong những cách dễ nhất để thu hút khán giả là thu hút niềm đam mê hoặc sở thích của họ. Bắt họ lắng nghe. Kể một câu chuyện hoặc chia sẻ một kinh nghiệm mà họ có thể liên quan đến. Cung cấp cho họ thông tin và nội dung quan trọng đối với họ.
Công cụ nào giúp cải thiện mức độ tương tác của sự kiện?
Các ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể cực kỳ hữu ích để cải thiện và đo lường mức độ tương tác của người tham dự. Các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp và công cụ cộng tác có thể giúp người lập kế hoạch theo dõi và làm việc với nhân viên sự kiện để tăng mức độ tương tác khi sự kiện bắt đầu tạm lắng.
Làm thế nào để bạn làm cho một sự kiện hấp dẫn?
Làm cho sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn bằng cách mang đến cho khán giả những hoạt động khác nhau để làm. Bao gồm những bất ngờ và sự kiện bất ngờ hoặc làm điều gì đó thực sự độc đáo. Giúp những người tham dự của bạn cảm thấy được tham gia nhiều hơn bằng cách cung cấp cho họ nhiều cơ hội để giao tiếp và tham gia trong suốt sự kiện.
Làm thế nào để bạn cải thiện sự tham gia trong các cuộc họp trực tuyến?
Hãy chú ý đến thời lượng của các sự kiện ảo. Không có gì lạ khi những người lao động hiện đại dành một phần đáng kể thời gian làm việc của họ cho các hội nghị Zoom hoặc các cuộc gọi điện video. Chia tay các sự kiện ảo dài hơn với các khoảng thời gian nghỉ thông thường. Tạo cho khán giả nhiều cơ hội để đứng dậy, vươn vai, gọi điện thoại hoặc lấy đồ ăn nhẹ.
Làm thế nào để bạn đo lường sự tham gia của khán giả?
Người lập kế hoạch sự kiện có thể theo dõi mức độ tương tác của khán giả bằng cách theo dõi tỷ lệ mở email sự kiện, theo dõi thẻ bắt đầu bằng # sự kiện hoặc với sự hỗ trợ của ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động. Theo dõi khách truy cập mới và quay lại. Theo dõi thời gian khách truy cập ở lại trên trang web sự kiện của bạn hoặc họ xem bao nhiêu trang khác nhau khi ở trên trang web của bạn.
Tham gia sự kiện được thực hiện đơn giản!
Hãy nhớ rằng, một sự kiện hấp dẫn thường là một sự kiện thành công. Tận dụng các chiến lược ở trên và tiếp tục theo dõi blog này để luôn dẫn đầu và đặt trải nghiệm của người tham dự lên hàng đầu.
Cuối cùng, các bạn có thắc mắc thì đừng ngần ngại bốc điện thoại lên gọi ngay vào đường dây nóng của các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi.
