Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện, do đó chúng tôi sẽ hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong 10 bước cho các bạn nhé.Cho dù tổ chức một cuộc họp nhỏ hay tổ chức một hội nghị lớn, lập kế hoạch sự kiện là một nhiệm vụ to lớn! Mỗi sự kiện, dù đơn giản hay phức tạp, đều cần có kế hoạch và tổ chức chi tiết. Từ việc thiết lập ngân sách chính xác đến quảng bá sự kiện của bạn, có một số thành phần bạn nên bắt đầu xem xét sớm để làm cho quá trình trở nên dễ dàng nhất có thể.
Chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện cũng phải thừa nhận rằng: Mặc dù không có hai sự kiện nào giống nhau và mỗi sự kiện đều có mục tiêu, ngân sách và đối tượng khác nhau; có một số bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu quá trình lập kế hoạch, tiếp tục theo dõi và tối đa hóa thành công của sự kiện.
Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong 10 bước
1. Xác định mục đích và mục tiêu
Trước khi nhảy ngay vào công việc hậu cần như địa điểm hoặc diễn giả, bạn nên dành thời gian xác định mục đích và lý do lập kế hoạch cho sự kiện này. Bạn nên trả lời câu hỏi này:
Mục tiêu cuối cùng cho sự kiện này là gì?
Đây là lý do tại sao đã thúc đẩy bạn lên kế hoạch cho một sự kiện ngay từ đầu. Bạn đang muốn:
Thúc đẩy doanh số bán hàng mới? Hỗ trợ ra mắt sản phẩm? Tăng nhận thức về thương hiệu? Hoặc có thể, bạn có sự kết hợp của nhiều mục tiêu? Xác định những gì bạn đang muốn đạt được và sự kiện này sẽ giúp bạn làm điều đó như thế nào.
Tiếp theo, các mục tiêu là gì?
Khi lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào, bạn nên xác định một tập hợp các mục tiêu sẽ hỗ trợ mục tiêu cuối cùng của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu sự kiện:
• Tăng đăng ký 10% từ sự kiện cuối cùng
• Tăng 25% doanh thu từ sự kiện cuối cùng
• Nhận 100 đơn hàng sắp ra mắt
• Tăng lượt đề cập/theo dõi/đăng lại trên mạng xã hội trong sự kiện
Với các mục tiêu và mục tiêu của bạn tại chỗ, bạn có thể tạo phạm vi sơ bộ của sự kiện. Phạm vi của bạn nên cung cấp các chi tiết chính và chỉ ra cách bạn sẽ đạt được các mục tiêu đã vạch ra của mình. Mặc dù không cố định, nhưng bạn nên trình bày các chi tiết sự kiện sơ bộ bao gồm:
• Ngày. Khung thời gian của bạn cho sự kiện, tức là trong 9 tháng.
• Người tham dự. Đây sẽ là sự kiện 100 người, 1.000 người hay 10.000 người? Bạn nên bắt đầu suy nghĩ về kích thước. Những người tham dự của bạn đến từ khắp đất nước hay đây là một sự kiện địa phương? Bạn cũng sẽ muốn ghi nhớ nhân khẩu học của những người tham dự khi bạn lập kế hoạch.
• Vị trí. Là sự kiện của bạn địa phương? Hoặc, nó sẽ được lưu trữ ở một điểm đến? Bắt đầu tạo danh sách rút gọn các thành phố và địa điểm phù hợp cho sự kiện của bạn.
• Loại sự kiện. Bạn có đang thúc đẩy nhận thức về một sản phẩm mới không? Một sự kiện kéo dài một ngày với bài phát biểu quan trọng có thể có ý nghĩa. Tập hợp hàng ngàn khách hàng? Hội nghị người dùng kéo dài hai ngày có thể phù hợp với bạn. Tổ chức một cuộc họp nội bộ hoặc hiệp hội? Một ngày của các phiên nhỏ có thể phù hợp.
Xây dựng các mục tiêu và phạm vi dự án sơ bộ cho phép bạn định hình sự kiện của mình và nhận được sự ủng hộ từ ban lãnh đạo. Nếu tổ chức của bạn đã sẵn sàng tham gia sự kiện, các mục tiêu và phạm vi của bạn sẽ giúp bạn chuyển sang các giai đoạn lập kế hoạch tiếp theo.
2. Thiết lập ngân sách sự kiện
Tạo ngân sách là một bước đầu tiên cần thiết trong kế hoạch sự kiện giúp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, việc thiết lập ngân sách giúp tránh những bất ngờ không mong muốn (như hết tiền để trang trí, v.v.). Bạn sẽ thành công hơn nếu vạch ra trước toàn bộ ngân sách của mình, tiếp tục cập nhật khi hoàn tất các biến số và bám sát quy trình.
Dựa trên ngân sách cấp cao và phạm vi nhu cầu ban đầu của bạn. Bạn nên bắt đầu vạch ra chi phí mục hàng của mình để hiểu rõ cách ngân sách của bạn sẽ được phân bổ theo nhu cầu của bạn.
Theo Eventbrite, “Ngân sách được chia nhỏ theo tiếp thị và khuyến mãi (43%), diễn giả và tài năng (32%), tài liệu in (29%), địa điểm (18%).”
Khi kế hoạch của bạn được củng cố, bạn sẽ phải xem xét lại ngân sách. Mục hàng chắc chắn sẽ thay đổi, chỉ cần nhớ giữ ngân sách chính xác phản ánh bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào bạn thực hiện. Và bởi vì bạn không bao giờ muốn vượt quá ngân sách của mình, nên thông thường các nhà lập kế hoạch hay công ty tổ chức sự kiện sẽ thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo bạn đang duy trì ngân sách của mình.
3. Xây dựng nhóm sự kiện của bạn
Đối với các sự kiện nhỏ, cá nhân bạn có thể đang xử lý nhiều hoặc tất cả các nhiệm vụ được thảo luận trong phần này. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn, cần có một nhóm có tổ chức để thực hiện sản xuất.
Nếu bạn đang xây dựng một nhóm từ đầu, thì điều quan trọng là phải sớm chỉ định các vai trò để đảm bảo trách nhiệm giải trình. Tất cả các thành viên của nhóm phải báo cáo với người quản lý dự án, người có khả năng hiển thị trên tất cả các phần đang chuyển động.
Xây dựng nhóm sự kiện cuối cùng
Theo Eventbrite, chỉ 12% sự kiện có nhóm từ mười người trở lên và con số phổ biến nhất là từ 2 đến 5 nhân viên (45% sự kiện), do đó, các cá nhân thường đội nhiều mũ. Nếu bạn nằm trong số ít có hơn 5 thành viên trong nhóm, thì đây là cách phân bổ vai trò điển hình:
Quản lý dự án
Giám sát tất cả các phần chuyển động được mô tả bên dưới, người này chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện sự kiện. Quản lý ngân sách. Thúc đẩy chiến lược. Đưa ra quyết định mua hàng cấp cao nhất.
Địa điểm / sàn triển lãm
Người này là đầu mối liên hệ chính của địa điểm, các nhà cung cấp, nhà tài trợ tại địa điểm cũng như các tình nguyện viên và nhân viên tại địa điểm: an ninh, nhiếp ảnh và đồ ăn/đồ uống. Họ nhớ tên của mọi người và họ biết tất cả các cửa hàng ở đâu. Thường thì các công ty tổ chức sự kiện họ nắm bắt những yếu tố này trong lòng bàn tay.
Lập kế hoạch
Người này lãnh đạo việc phát triển chương trình nghị sự, làm việc với các diễn giả và đảm bảo lịch trình được cập nhật và thông báo cho các bên phù hợp. Người lập kế hoạch của bạn điều phối các cuộc họp tại sự kiện và anh ấy sống để biến những người tham dự thành những nhà kết nối thành công.
Thiết kế sáng tạo
Các nhà thiết kế sáng tạo tập hợp tất cả các thiết kế trực quan cho các tài liệu in và web như lịch biểu, tài sản thế chấp, đăng ký và bảng chỉ dẫn cũng như mọi thứ cần thiết cho ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động. Để phá vỡ nó: họ làm cho bạn trông tốt. Bạn có thể muốn làm việc với một cơ quan thiết kế sự kiện.
Tiếp thị và Truyền thông
Người hoặc nhóm này giúp những người phù hợp biết về sự kiện, tạo ưu đãi và chiến lược thời gian để tăng cường đăng ký, giám sát việc xây dựng thương hiệu, liên lạc với những người đăng ký, điều phối việc khuếch đại mạng xã hội và quan hệ truyền thông, đồng thời gửi và đo lường các tài liệu tiếp theo. Ồ, và chúng chỉ là những thứ cần thiết cho hiệu suất có thể đo lường được.
Nhóm này đảm bảo khách có mọi thứ anh ấy cần để tận dụng tối đa sự kiện, từ bản đồ, lịch trình, thông tin diễn giả và cách kết nối mạng. Họ xây dựng và cập nhật ứng dụng sự kiện di động.
Đăng ký và nhận phòng
Những người này sở hữu thiết lập đăng ký, làm việc với nhà cung cấp phần mềm, tạo và quản lý huy hiệu, tạo báo cáo và đảm bảo quy trình đăng ký (trước sự kiện và trong sự kiện) diễn ra suôn sẻ.
Tài trợ
Thành viên nhóm này làm việc để vạch ra các không gian gian hàng, bán các cơ hội tài trợ, duy trì mối quan hệ với các nhà tài trợ và khám phá các mối quan hệ của tổ chức cộng đồng. Họ có thời gian giết người và kỹ năng con người tuyệt vời. Bạn có biết rằng những công ty tổ chức sự kiện cũng cần kết hợp chặt chẽ với các nhà tài trợ không.
Giữ cho nhóm của bạn có tổ chức
Với một nhóm sẵn sàng, bạn đã sẵn sàng để tạo một kế hoạch dự án sự kiện. Một kế hoạch dự án không chỉ là một danh sách việc cần làm. Đó là bảng phân tích chi tiết về từng mục hành động xác định chủ sở hữu, thành phần phụ thuộc, ngày đến hạn và trạng thái hoàn thành. Bạn sẽ có thể biện minh cho mọi mục hành động bằng cách ánh xạ mục đó tới các mục tiêu sự kiện cấp cao nhất của mình.
Công cụ quản lý sự kiện
Các công cụ quản lý dự án hợp lý hóa việc quản lý và tổ chức sự kiện. Sử dụng các công cụ này để giữ cho tất cả các phần chuyển động được tính đến. Với khả năng phân công và giám sát dự án, người quản lý dự án có thể duy trì chế độ xem chính xác về tiến độ và thời hạn bằng các công cụ sau:
• Tư thế
• Trello
• Trang tính thông minh
4. Chọn địa điểm và ngày của bạn
Chọn địa điểm và ngày cho sự kiện của bạn là hai cân nhắc chính sẽ định hình phần còn lại của kế hoạch dự án của bạn. Bắt đầu nghiên cứu địa điểm càng sớm càng tốt. Thị trường tổ chức sự kiện rất đông đúc, vì vậy việc tìm thời điểm có sẵn địa điểm là rất quan trọng. Khi quyết định địa điểm, bạn cũng sẽ phải xem xét ngày cho địa điểm của mình dựa trên các yếu tố theo mùa như đi lại và chi phí.
Romy, một người kỳ cựu trong ngành sự kiện tại PRIME, một công ty tổ chức sự kiện đầy đủ dịch vụ ở Vancouver, cho biết: “Vào tháng Giêng, rất khó để tìm được những không gian rộng rãi. “Tháng Giêng và tháng Hai có rất nhiều hội nghị bán hàng, và nó lại diễn ra vào tháng Chín và tháng Mười.” Cô ấy nói rằng trong thời gian này, thật khó để tìm các địa điểm truyền thống có không gian trưng bày. Do đó, địa điểm là rất quan trong cho dù bạn có làm việc chi tiết với các công ty tổ chức sự kiện thì bạn cũng hãy cân nhắc kỹ rằng địa điểm là hợp lý.
Khi bạn nghiên cứu và bắt đầu nói chuyện với đại diện của các địa điểm khác nhau, hãy hỏi càng nhiều câu hỏi càng tốt để đảm bảo rằng nó phù hợp. Tìm kiếm ngân sách, chủ đề phù hợp, vị trí (có phải là trung tâm, dễ vận chuyển không?), cơ sở vật chất và nhân viên tại chỗ. Có nhà vệ sinh nào được bố trí thuận tiện khắp địa điểm không? Tình hình với kiểm soát hỏa hoạn và ứng phó khẩn cấp là gì?
Mẹo: Sau khi bạn tìm được địa điểm hoàn hảo, đừng ngại thương lượng mức giá của mình. Theo EventManager, một nửa số người lập kế hoạch sự kiện thương lượng giảm giá so với giá đã công bố và trong số những người làm như vậy, các công ty tổ chức sự kiện thường thương lượng WiFi, AV hoặc bãi đậu xe miễn phí. Đó là thế mạnh của các công ty tổ chức sự kiện.
5. Phát triển thương hiệu sự kiện
Từ tên và chủ đề sự kiện đến thiết kế trang web sự kiện cũng như giao diện tại chỗ – thương hiệu của sự kiện sẽ tạo nên âm hưởng cho sự kiện của bạn. Khi mọi người nghĩ về sự kiện của bạn, bạn muốn một cá tính mạnh mẽ tỏa sáng. Ngoài ra, một thương hiệu sự kiện mạnh cung cấp tầm nhìn và giúp định hướng cho sự kiện của bạn.
Khi chọn thương hiệu sự kiện của bạn, hãy cân nhắc rằng thương hiệu sự kiện phải phản ánh thương hiệu của tổ chức bạn nhưng nó phải có thương hiệu của riêng mình. Ngoài ra, hãy nghĩ về cách thương hiệu của bạn sẽ xuất hiện trực tuyến và trong cuộc sống thực. Cuối cùng, hãy xem xét cách bạn sẽ kết hợp thương hiệu sự kiện của mình vào các yếu tố riêng lẻ của sự kiện.
Khi nghĩ đến việc xây dựng thương hiệu sự kiện, nó thường bao gồm:
• Tên sự kiện. Bước quan trọng đầu tiên, tên sự kiện của bạn là thứ đầu tiên mà những người tham dự sẽ nhìn thấy, vì vậy bạn muốn nó phản ánh tầm nhìn của bạn đối với sự kiện.
• Chủ đề. Một cái tên không thể nói lên toàn bộ câu chuyện. Thông thường các sự kiện sẽ tạo ra một chủ đề để gắn kết sự kiện lại với nhau.
• Logo, màu sắc, kiểu chữ. Cần có sự nhất quán trên tất cả các điểm tiếp xúc tiếp thị.
• Trang trí tại chỗ, email, bảng chỉ dẫn, v.v. Mặc dù mọi điểm tiếp xúc không cần phải được siêu thương hiệu. Các yếu tố riêng lẻ nên kết hợp với nhau để hỗ trợ câu chuyện bạn đang kể.
Khi các yếu tố thương hiệu này được củng cố, bạn nên sử dụng chúng trên tất cả các nền tảng bao gồm, trang web sự kiện, phương tiện truyền thông xã hội, email, vé và đăng ký cũng như ứng dụng sự kiện của bạn.
Muốn biết thêm về xây dựng thương hiệu? Xem Hướng dẫn xây dựng thương hiệu sự kiện của chúng tôi. Vì chúng tôi chính là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đi sâu vào các yếu tố thương hiệu mà mọi sự kiện nên xem xét + cách phát triển các yếu tố này!
6. Lên kế hoạch cho chương trình của bạn
Đặt chương trình làm việc của bạn càng sớm càng tốt! Có một diễn giả chính? Sẽ có thêm một ngày hoặc buổi tối được lên kế hoạch chỉ dành cho các nhà tài trợ của bạn chứ? Sẽ có một “đường đua” duy nhất của các hội thảo và buổi nói chuyện, hay những người tham dự sẽ có quyền lựa chọn giữa nhiều phiên tại một thời điểm nhất định? Khi bạn trả lời những câu hỏi sơ bộ này, bạn có thể bắt đầu xây dựng một cái nhìn cấp cao về chương trình sự kiện của mình.
Đừng băn khoăn: việc hoàn thành lịch trình trước khi bạn bắt đầu quảng bá sự kiện là không quan trọng. Bạn có thể thay đổi lịch trình sau khi bắt đầu tiếp thị sự kiện của mình và lượng đăng ký bắt đầu tăng lên. Công nghệ giúp bạn dễ dàng nhanh chóng cập nhật lịch biểu trên trang web và ứng dụng dành cho thiết bị di động của mình.
Những người tham dự của bạn sẽ muốn biết điều gì sẽ xảy ra, vì vậy tốt nhất là bạn nên xác nhận khuôn khổ cơ bản càng sớm càng tốt. Ngoài ra, lịch trình cũng là một điểm bán hàng quan trọng đối với các nhà tài trợ!
Những ý kiến khác
Ngoài chương trình sự kiện cốt lõi, có một số khía cạnh chương trình khác cần suy nghĩ. Nếu sự kiện của bạn kéo dài cả ngày hoặc nhiều ngày, bạn cũng nên nghĩ đến việc lập kế hoạch:
• Đồ ăn và đồ uống. Bạn sẽ cung cấp bữa trưa hay đồ ăn nhẹ chứ?
• Các sự kiện phụ trợ như giờ hạnh phúc, cơ hội kết nối mạng hoặc các hoạt động chăm sóc sức khỏe?
• Sự giải trí. Sự kiện sẽ kết thúc với một lễ kỷ niệm hoặc bữa tiệc?
7. Xác nhận nhà tài trợ, nhà triển lãm và diễn giả
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện quy mô lớn, rất có thể bạn sẽ muốn thu hút những người khác tham gia để bù đắp chi phí và thể hiện nhiều tiếng nói từ ngành. Diễn giả, nhà tài trợ và nhà triển lãm là những cách phổ biến để tăng thêm giá trị cho những người tham dự của bạn và có thể bù đắp chi phí.
Diễn giả
Nếu sự kiện của bạn dựa trên phiên, bạn sẽ cần xác định diễn giả cho từng phiên. Dưới đây là hai cách để thêm loa:
Kêu gọi đệ trình phiên
Nếu bạn có một cộng đồng tương tác, tổ chức một cuộc gọi mở để gửi phiên là một cách tuyệt vời để tận dụng các đối tác và khách hàng của bạn làm diễn giả. Thông thường, một cuộc gọi mở sẽ yêu cầu các cá nhân gửi bản tóm tắt phiên thảo luận về chủ đề phiên và đề xuất giá trị. Với điều này, nhóm của bạn sẽ xem xét các bản tóm tắt đã gửi, chọn diễn giả và liên lạc với những người đã được chọn và những người không được chọn.
Cá nhân mời diễn giả
Ngược lại, nếu bạn nghĩ đến các cá nhân, bạn có thể mời họ phát biểu tại sự kiện của mình. Khi liên hệ với một diễn giả tiềm năng, hãy cung cấp thông tin nhanh về sự kiện và khán giả, đồng thời truyền đạt sự nhiệt tình của bạn đối với họ khi tham gia sự kiện. Hãy nhớ rằng các diễn giả được mời thường mong đợi tiền thù lao cũng như chi phí đi lại và chỗ ở.
Quản lý diễn giả
Sau khi người nói của bạn được xác định, đừng quên duy trì đường dây liên lạc cởi mở. Tạo một thỏa thuận diễn giả bao gồm thông tin cần thiết như kỳ vọng trình bày, thời hạn nội dung, công nghệ có sẵn tại chỗ và bồi thường. Hãy rõ ràng về những kỳ vọng của bạn trước, để không có bất ngờ vào ngày trước sự kiện!
Tiếp tục liên lạc ngoài việc gửi thông báo xác nhận ban đầu và thỏa thuận của người nói. Muốn bài thuyết trình của diễn giả phù hợp với chủ đề sự kiện? Đảm bảo cung cấp tài liệu khi bạn phát triển chúng. Yêu cầu diễn giả gửi bài thuyết trình cuối cùng của họ, hãy gửi lời nhắc để đảm bảo mỗi diễn giả gửi bài thuyết trình cho bạn đúng hạn.
Nhà tài trợ
74% người tham dự sự kiện nói rằng họ có quan điểm tích cực hơn về công ty, thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng bá sau một sự kiện.
– EMI & khảm
Xây dựng danh sách các nhà tài trợ mà bạn muốn tham gia vào sự kiện của mình. Trước khi liên hệ với họ, hãy tiến hành nghiên cứu để hiểu họ sẽ được lợi như thế nào khi tham gia sự kiện của bạn. Họ có khách hàng chung không? Dịch vụ miễn phí? Bạn cũng nên đảm bảo mọi nhà tài trợ tiềm năng đều mang lại giá trị cho những người tham dự của bạn. Dành thời gian để tạo các đề xuất phù hợp làm nổi bật những lợi ích độc đáo đó và chắc chắn nhấn mạnh chúng khi tiếp cận.
Ngoài ra, trước khi liên hệ với các nhà tài trợ tiềm năng, hãy dành thời gian để tạo các gói tài trợ. Các gói của bạn nên cung cấp các mức chi phí và lợi ích khác nhau. Ngoài ra, hãy nghĩ về các hoạt động và công cụ mà những người tham dự của bạn mong muốn và mang lại giá trị cho sự kiện.
Nhà triển lãm
Một cách phổ biến khác để mang lại các nhà tài trợ là với một gói triển lãm. Với điều này, thông thường bạn sẽ có không gian tại sự kiện dành riêng cho các nhà triển lãm của mình. Mỗi thỏa thuận tài trợ của nhà triển lãm đi kèm với một lượng không gian được phân bổ cụ thể để các nhà triển lãm của bạn chiếm giữ, xây dựng thương hiệu và tương tác với những người tham dự của bạn.
Mẹo: Nếu bạn đang làm việc với các nhà triển lãm, bạn muốn chắc chắn rằng người tham dự sẽ kết nối với các nhà triển lãm của bạn. Lên lịch các khoảng thời gian dành riêng cho nhà triển lãm để khuyến khích người tham dự đi bộ xung quanh và tham gia. đối với các gói tài trợ tiêu chuẩn, đừng ngại sáng tạo và cung cấp các gói tài trợ độc đáo như:
• Phòng chờ được tài trợ
• Trạm phát wifi và sạc điện thoại
• Tài trợ ứng dụng sự kiện
• Hoặc tài trợ hoạt động chăm sóc sức khỏe
8. Xác định và chọn công cụ công nghệ của bạn
Công nghệ đang cải thiện không gian tổ chức sự kiện cho cả người tổ chức và người tham gia sự kiện. Khi vạch ra sự kiện tiếp theo của mình, bạn sẽ muốn xác định nhu cầu công nghệ của mình và các mốc thời gian triển khai. Một số công nghệ sẽ cần được triển khai từ rất lâu trước khi sự kiện diễn ra, trong khi những công nghệ khác có thể trì hoãn cho đến gần (những) ngày trọng đại.
Đăng ký và xuất vé
Quản lý đăng ký người tham dự liền mạch hơn bao giờ hết! Eventbrite và các nền tảng trực tuyến khác có thể bắt đầu bán vé sau vài phút. Bạn sẽ muốn chọn nền tảng của mình sớm để có thể thúc đẩy đăng ký và đưa khán giả của mình đến trang web đăng ký.
Năng suất Công nghệ
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở trên, nhưng chúng tôi sẽ nói lại lần nữa để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc các công ty tổ chức sự kiện sử dụng các công cụ quản lý dự án để duy trì tổ chức. Các sự kiện rất phức tạp, nhưng phần mềm quản lý dự án giúp giảm bớt một số căng thẳng. Trello có thể giúp bạn bắt đầu thuận lợi với một số mẫu lập kế hoạch sự kiện.
Ứng dụng di động
83% người tổ chức sự kiện sử dụng ứng dụng sự kiện.
Phát trực tiếp hoặc ghi âm
Có một cộng đồng lớn trải rộng khắp các khu vực hoặc quốc gia? Các phiên phát trực tiếp là một cách tuyệt vời để kết nối và mở rộng phạm vi tiếp cận sự kiện của bạn. Ghi lại các phiên là một cách khác để mở rộng phạm vi tiếp cận sự kiện của bạn và khuyến khích cuộc trò chuyện tiếp tục vượt xa sự kiện thực tế.
Công cụ tương tác
Công nghệ đang thay đổi cách khán giả mong đợi được tham gia và các sự kiện luôn phát triển để đáp ứng những mong đợi đó. Nếu bạn đang muốn tăng mức độ tương tác của mình lên một bước nữa, hãy nghĩ đến việc kết hợp các công nghệ tại chỗ như tường truyền thông xã hội hoặc túi swag kỹ thuật số và các công cụ trò chơi hóa sự kiện để khuyến khích người tham dự tham gia vào sự kiện.
9. Lập kế hoạch tiếp thị và quảng cáo
Làm thế nào bạn sẽ thu hút khán giả tham dự sự kiện được lên kế hoạch tốt của bạn?
Mỗi sự kiện thành công đều có một kế hoạch tiếp thị và quảng cáo để truyền bá thông tin và khơi dậy sự phấn khích. Nhưng bạn bắt đầu ở đâu? Có nhiều cách khác nhau để tiếp thị sự kiện của bạn – từ phương tiện truyền thông xã hội và viết blog đến quảng cáo trực tuyến và thậm chí cả biển quảng cáo – nhưng dù bạn chọn cách nào, mỗi chiến thuật phải là một yếu tố chiến lược trong kế hoạch tiếp thị của bạn.
Các thành phần của một kế hoạch tiếp thị sự kiện:
Mục tiêu và mục đích
Khi tạo một kế hoạch tiếp thị, cần phải đặt ra các mục tiêu và mục tiêu tiếp thị cụ thể. Tương tự như các mục tiêu tổng thể cho sự kiện của bạn, đặt mục tiêu tiếp thị cụ thể là một cách để đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng tới kết quả có thể đo lường được.
Các mục tiêu tiếp thị phổ biến bao gồm:
• Tăng đăng ký trực tuyến 15% so với năm ngoái
• Thu hút x lưu lượng truy cập vào trang web sự kiện
• Thúc đẩy x số lượt tải xuống ứng dụng sự kiện
• Tăng mức độ tương tác trên mạng xã hội lên 20% so với năm ngoái
Chiến thuật
Chiến thuật của bạn là những gì bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Điều này bao gồm mọi thứ bạn sẽ sử dụng cho nỗ lực tiếp thị của mình như quảng cáo trực tuyến, tiếp thị video, mạng xã hội, tiếp thị qua email, quan hệ công chúng, v.v.
Khi quyết định sử dụng chiến thuật nào, bạn cần hiểu rõ đối tượng mục tiêu của mình. Là sự kiện của bạn hướng tới các chuyên gia trẻ tuổi? Quảng cáo trên Instagram có thể là một chiến thuật bạn chọn. Bạn đang hướng sự kiện của mình dành riêng cho khán giả địa phương, quảng cáo được nhắm mục tiêu theo địa lý là điều cần suy nghĩ.
Dòng thời gian và nhịp điệu
Khi bạn xác định các chiến thuật, bạn nên bắt đầu xây dựng một lịch trình tiếp thị cung cấp một cái nhìn về các hoạt động tiếp thị của bạn.
Ví dụ: nếu bạn quyết định sử dụng tiếp thị qua email, bạn nên vạch ra từng email bạn định gửi:
Dòng thời gian tiếp thị qua email
10. Xác định số đo của bạn
Làm thế nào bạn sẽ đo lường sự thành công của sự kiện của bạn? Bạn nên bắt đầu nghĩ về những cách bạn sẽ đánh giá sự kiện của mình trước khi nó diễn ra. Một nơi tốt để bắt đầu là với các mục tiêu và mục tiêu bạn đã xác định trong bước một.
Dữ liệu và phân tích
Bạn đã bán bao nhiêu vé và thông qua những nguồn nào? Chi phí cho mỗi người tham dự là bao nhiêu? Và bạn đã đạt được bao nhiêu khách hàng tiềm năng đủ điều kiện? Bạn đã bán bao nhiêu đơn đặt hàng trước? Sau khi sự kiện kết thúc, đây là một số chỉ số bạn có thể đo lường.
Ngoài việc định lượng mức độ thành công của sự kiện, bạn cũng nên xem xét định tính về sự kiện. Để hiểu được tâm tư và sự hài lòng của người tham dự, bạn có thể xem tại:
Khảo sát sự kiện
Ngoài các con số, một cách khác để đo lường thành công trong phản hồi từ những người tham dự của bạn. Với các cuộc khảo sát, bạn có thể hiểu được nhận thức của người tham dự về sự kiện, điều này có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu từ sự kiện. Bởi vì hãy đối mặt với nó, ngay cả khi sự kiện đã bán hết vé, bạn có thể thực sự gọi nó là thành công nếu những người tham dự không thấy nó có giá trị?
Xã hội và buzz trực tuyến
Người theo dõi của bạn có tích cực hơn bình thường trên kênh công ty của bạn không? Những người đăng ký có đăng về sự kiện lên kênh của họ không? Ngoài ra, hãy đọc các bài đăng để biết những gì người tham dự đang thực sự nói. Là các bài viết đầy lời khen ngợi? Đã có nhiều hơn một vài khiếu nại phổ biến? Bạn nên theo dõi trước, trong và sau sự kiện của mình để nắm bắt các xu hướng và thông tin chi tiết.
Một kế hoạch sự kiện toàn diện
Cùng nhau, mỗi yếu tố này kết hợp với nhau cho kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn. Làm việc thông qua từng điều này để tạo ra một kế hoạch mạnh mẽ, khả thi cho sự kiện của bạn. Vẫn giữ vai trò là công ty tổ chức sự kiện chúng tôi đề xuất khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Với nhiều mảnh chuyển động, bắt đầu thuận lợi có nghĩa là kết thúc suôn sẻ.
Với một kế hoạch mạnh mẽ đã sẵn sàng và các bánh xe đang chuyển động – bước tiếp theo là vạch ra kế hoạch tiếp thị của bạn và đưa nó vào hành động. Còn chúng tôi luôn nhấn mạnh rằng chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín, bạn có thể kết hợp cùng chúng tôi để tổ chức các sự kiện của bạn một cách thành công nhất.
Theo: guidebook.
