Hướng dẫn thiết lập công ty tổ chức sự kiện của bạn: Có một triệu lẻ một điều cần suy nghĩ nếu bạn đang cân nhắc bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện của riêng mình. Cho dù đó là một giấc mơ xa vời hay gần như trở thành hiện thực, đây là 22 bước bạn cần thực hiện để thành lập một công ty tổ chức sự kiện thành công.
Bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện không phải là một quyết định dễ dàng. Đó là một quyết định quan trọng không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống của bạn mà còn ảnh hưởng đến gia đình và những người xung quanh bạn. Đồng thời, nếu bạn đam mê và xác định rằng đây là hướng đi đúng đắn, bạn không nên chấp nhận câu trả lời là không – hãy hành động!
Mặc dù 80% doanh nghiệp tồn tại trong năm đầu tiên, nhưng gần một nửa không còn tồn tại sau 5 năm và chỉ 1/3 vượt qua lễ kỷ niệm 10 năm thành lập (nguồn: Cục Thống kê Lao động). Thật thú vị, suy thoái kinh tế lớn dường như không ảnh hưởng đến tỷ lệ tồn tại của các doanh nghiệp mới và các số liệu thống kê này vẫn nhất quán đáng kể trong hai thập kỷ qua.
Bắt đầu một công việc kinh doanh mới chắc chắn không phải là một lựa chọn dễ dàng hay một kế hoạch ‘làm giàu nhanh chóng’. Đó là một chiến lược rủi ro cao nhưng có khả năng mang lại lợi nhuận cao trong thời gian dài.
Dưới đây là các chi tiết và quy trình bạn sẽ cần tuân theo trước khi chính thức ra mắt công ty tổ chức sự kiện của mình. Có rất nhiều điều cần suy nghĩ nghiêm túc và chúng tôi đã đánh dấu hành động thiết yếu cần thực hiện cho từng bước. Hãy đọc, tiêu hóa và đánh dấu trang bài viết này để biết kế hoạch chi tiết về cách chuẩn bị ra mắt doanh nghiệp của bạn và đảm bảo cơ hội sống sót cao nhất.
Hướng dẫn thiết lập công ty tổ chức sự kiện của bạn
1/ Có được kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện đa dạng
Bạn càng có nhiều kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện thì dịch vụ mà bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình càng tốt. Điều này không chỉ giới hạn ở kỹ năng lập kế hoạch sự kiện, bất kỳ kỹ năng và kinh nghiệm kinh doanh nào cũng sẽ giúp bạn trở thành một chủ công ty tổ chức sự kiện toàn diện hơn. Tận dụng mọi cơ hội để có kinh nghiệm làm việc được trả lương hoặc không được trả lương. Sử dụng điều này để tìm hiểu những điều hiệu quả và những điều bạn sẽ làm khác đi.
Nếu cần thiết, hãy dạy bản thân cách sử dụng các công cụ sẽ mang lại lợi ích cho bạn với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ. Ngày nay, nhiều chương trình trong số này có sẵn trực tuyến và có rất nhiều video hướng dẫn và nội dung bằng văn bản để giúp bạn học cách sử dụng chúng.
Hãy tự tin vào những gì bạn cung cấp:
• Trước khi quyết định, hãy đảm bảo rằng bạn đã có nhiều kinh nghiệm về tổ chức sự kiện và quản lý, đồng thời tự tin với việc lên kế hoạch cho các sự kiện một cách độc lập.
• Xác định bất kỳ lỗ hổng nào trong bộ kỹ năng của bạn và làm việc chăm chỉ để củng cố những lĩnh vực này thông qua công việc được trả lương hoặc hoạt động tình nguyện.
• Nếu bạn cần giảm chi phí, hãy dạy cho mình những kỹ năng cốt lõi mà bạn sẽ cần, chẳng hạn như nền tảng tiếp thị qua email, công cụ khảo sát, chương trình kế toán, hệ thống thiết kế và xây dựng trang web.
2/ Tiến hành nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
Điều đầu tiên bạn cần thiết lập là liệu có yêu cầu nhất định đối với các dịch vụ mà bạn muốn cung cấp hay không. Thay vì chỉ tin rằng đó là một ý tưởng hay, bạn cần thực hiện một số nghiên cứu thực tế để xác nhận điều này.
Thông tin này có thể khó tìm và bạn sẽ cần tham khảo nhiều nguồn khác nhau để cố gắng có được bức tranh đáng tin cậy. Xem xét dữ liệu công khai, báo cáo và phân tích trên web, nói chuyện với mọi người và cố gắng thực hiện một cuộc gọi nhóm tập trung và cá nhân với những người mà bạn đang muốn phát triển mối quan hệ, để xác định bằng chứng về nhu cầu.
Mở rộng thị trường thông qua nghiên cứu:
• Ghi lại số lượng đối thủ cạnh tranh trong khu vực của bạn.
• Lưu ý những điểm tương đồng và khác biệt trong dịch vụ họ cung cấp, so với ý tưởng kinh doanh của bạn.
• Phân tích và giám sát số lượng hồ sơ dự thầu và cơ hội phát hành cho các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện trong một khoảng thời gian nhất định.
• Nói chuyện với các công ty phát hành các loại cơ hội này để xác định xem họ không hài lòng với ưu đãi hiện tại và điều gì còn thiếu?
• Tính xem có bao nhiêu doanh nghiệp hoạt động trong khu vực địa lý và lĩnh vực kinh doanh mục tiêu của bạn.
• Nếu bạn có thể theo dõi nó, hãy tìm số liệu quốc gia và địa phương về chi tiêu cho các sự kiện. Trường đại học địa phương của bạn thường là cơ hội tốt nhất để tìm hiểu những dữ liệu đó nếu nó không có sẵn trực tuyến.
3/ Xác định điểm mạnh (và điểm yếu) của bạn
Cân nhắc xem bạn đang tìm cách cung cấp một công ty tổ chức sự kiện đầy đủ dịch vụ rộng rãi hay tập trung cụ thể vào việc tổ chức một loại sự kiện cụ thể hoặc một thị trường mục tiêu cụ thể. Mặc dù cố gắng cung cấp mọi thứ cho mọi người để đảm bảo số lượng giao dịch tối đa là rất hấp dẫn, nhưng có thể điều này thực sự đang làm giảm số lượng giao dịch mà bạn đảm bảo bằng cách tỏ ra giống như “người biết tất cả các giao dịch, không thành thạo”.
Nếu có thể, hãy tập trung vào điểm mạnh của bạn để bạn có thể điều chỉnh hoạt động tiếp thị và mọi nỗ lực nhằm thu hút loại hình công ty tổ chức sự kiện phù hợp ngay từ đầu. Ví dụ: bạn có thể quyết định chuyên tổ chức hội nghị, triển lãm hoặc tổ chức tiệc. Mỗi lĩnh vực này có thể yêu cầu một thương hiệu và ngôn ngữ khác nhau để thu hút đúng nhóm khách hàng. Điều quan trọng là không định vị bản thân trong một thị trường ngách quá nhỏ, nó đang hạn chế nhưng không cố gắng làm quá nhiều đến mức khiến bạn mất đi niềm đam mê và sự tập trung thực sự cũng như đưa bạn ra ngoài vùng thoải mái của mình.
Tìm ra niềm đam mê và siêu năng lực của bạn:
• Liệt kê những lĩnh vực cốt lõi mà bạn biết mình có lợi thế. Điều này nên bao gồm các loại sự kiện mà bạn tự tin và đam mê nhất trong việc lập kế hoạch hoặc kiến thức chuyên môn về một ngành hoặc chủ đề.
• Phân tích xem chuyên môn của bạn có đủ rộng để kiếm sống hay liệu bạn có cần phải mở rộng hơn nữa hay không.
• Ngoài ra, hãy trung thực và xem xét điểm yếu của bạn là gì. Nếu bạn có những lỗ hổng trong bộ kỹ năng của mình và không tự tin quản lý các sự kiện quy mô lớn trong các lĩnh vực cụ thể, hãy thành thật với chính mình. Điều quan trọng là phải xem xét những gì bạn sẽ không làm. Điều hành một lễ hội âm nhạc đòi hỏi kiến thức, mối quan hệ và kỹ năng rất khác so với việc tổ chức một triển lãm thương mại. Nếu có một thể loại hoặc quy mô cụ thể của sự kiện sẽ đẩy bạn ra khỏi vùng an toàn của mình hoặc đưa bạn đi quá xa niềm đam mê thực sự của mình thì tốt nhất bạn nên đặt ra giới hạn của mình ngay bây giờ.
4/ Hiểu Thực Tế Khởi Nghiệp
Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ tồn tại vì có thể mất một thời gian trước khi tiền bắt đầu đến với công việc kinh doanh và bạn vẫn cần có khả năng thanh toán các hóa đơn của mình trong khoảng thời gian này. Nhiều người bắt đầu kinh doanh “ở bên” trong thời gian rảnh rỗi, buổi tối và cuối tuần, trong khi làm việc cho người khác. Điều này rõ ràng sẽ phụ thuộc vào vai trò hiện tại của bạn để đảm bảo rằng bạn không vi phạm hợp đồng – hãy đảm bảo rằng bạn hành động có đạo đức và công bằng với chủ lao động hiện tại của mình.
Thảo luận về mục tiêu của bạn với đối tác và gia đình để cố gắng chuẩn bị cho mọi người về sự thay đổi lối sống và hoàn cảnh. Làm việc cho chính mình không giống như làm việc cho chủ nhân.. Bạn có khả năng làm việc nhiều giờ nhất trong cuộc đời mình, làm việc hơn 80 giờ một tuần không phải là chưa từng có đối với các chủ doanh nghiệp. Ngoài ra, không làm việc = không trả tiền. Tiền lương của bạn được liên kết trực tiếp với số tiền lãi bạn có thể tạo ra. Và công ty tổ chức sự kiện hiển nhiên trên sự chênh vênh
Thực hiện các bước quyết định để vạch ra một kế hoạch:
• Tính toán số tiền bạn thực sự cần để tồn tại mỗi tháng và thanh toán các hóa đơn của mình.
• Tiết kiệm càng nhiều càng tốt để duy trì bạn trong thời gian ngắn sau khi bạn bắt đầu kinh doanh.
• Xem xét các lựa chọn thu nhập thay thế, chẳng hạn như một công việc bán thời gian, hỗ trợ từ đối tác/gia đình của bạn hoặc một khoản vay.
5/ Loại Hình Kinh Doanh Nào Phù Hợp Với Bạn?
Có nhiều loại tổ chức khác nhau và bạn cần tìm hiểu về các thực thể khác nhau để xác định đâu là tổ chức phù hợp với mình. Bạn có thể muốn trở thành một người lập kế hoạch sự kiện tự do hoặc thành lập một công ty. Tính pháp lý sẽ khác nhau tùy thuộc vào quốc gia mà bạn sẽ hoạt động. Chúng tôi khuyên bạn nên nhận lời khuyên từ các chuyên gia nếu bạn không chắc chắn. Vì khi một công ty tổ chức sự kiện ra đời, tương đương với sự phù hợp đã được cân nhắc thật kỹ.
Tìm ra tổ chức kinh doanh nào phù hợp với bạn:
• Biết trách nhiệm cá nhân của bạn về các lựa chọn kinh doanh khác nhau trong trường hợp kinh doanh thất bại
• Tìm hiểu chi phí thiết lập, quy trình, các cam kết hành chính đang diễn ra và tiềm năng tăng trưởng của các thực thể kinh doanh khác nhau
• So sánh và đối chiếu các tác động về thuế khi làm nghề tự do so với việc điều hành một công ty, cụ thể thì cứ xem các công ty tổ chức sự kiện hoạt động ra sao.
6/ Quyết định tên Doanh nghiệp
Hãy suy nghĩ cẩn thận và nghiên cứu tên doanh nghiệp của bạn vì đây không phải là thứ bạn muốn thay đổi sau khi ra mắt. Tìm kiếm bất kỳ xung đột nào ngăn cản bạn sử dụng các tên đã được sử dụng. Ngoài ra, hãy suy nghĩ về các từ viết tắt để tránh bất kỳ sự rút ngắn đáng tiếc nào.
Quyết định một tên doanh nghiệp sát thủ:
• Lên ý tưởng
• Chia sẻ những ý tưởng hay nhất với những người mà bạn tôn trọng, bao gồm cả gia đình và khách hàng tiềm năng để xem phản ứng của họ
• Kiểm tra xem trang web và hồ sơ mạng xã hội có sẵn cho các tên trong danh sách rút gọn của bạn không
Trong bài đăng này, có một phần dành riêng cho việc chọn tên doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện và đưa ra hướng dẫn thêm về điều này.
7/ Lập kế hoạch kinh doanh
Bạn nên lập một kế hoạch kinh doanh để kết tinh các mục tiêu và ý định của bạn cho công ty tổ chức sự kiện của bạn. Đây là tài liệu mô tả các mục tiêu kinh doanh, dự báo tài chính và chiến lược bán hàng và tiếp thị của bạn.
Các ý kiến về kế hoạch kinh doanh khác nhau về mức độ chi tiết của kế hoạch này. Cho dù bạn tạo một tài liệu dài 60 trang, một vài tờ A4 hay viết nó ở mặt sau của một tấm lót bia, nó sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả và cho phép bạn nói một cách tự tin hơn về kế hoạch của mình và xác định các vấn đề. Một số ngân hàng và nhà đầu tư cũng cần xem tài liệu này. Nó bao gồm thông tin kế hoạch tài chính và tiếp thị, cũng như các tuyên bố về tầm nhìn và sứ mệnh cho công ty tổ chức sự kiện của bạn..
Thông tin bạn nên đưa vào kế hoạch kinh doanh của mình:
• Tầm nhìn của bạn đối với công ty tổ chức sự kiện của bạn.
• Tuyên bố sứ mệnh
• Phân tích sự làm việc quá nhiều
• Kế hoạch tài chính
• Kế hoạch tiếp thị
8/ Suy nghĩ nghiêm túc về đầu tư và tài trợ
Có bất kỳ tài trợ có sẵn cho bạn? Một số vị trí địa lý nhất định có thể đưa ra các ưu đãi hoặc trợ cấp cho các doanh nghiệp mới để giúp họ khởi nghiệp hoặc trường cao đẳng hoặc đại học của bạn có thể cung cấp hỗ trợ. Con đường truyền thống để đầu tư kinh doanh luôn là thông qua ngân hàng hoặc thông qua thiên thần hoặc nhà đầu tư, mặc dù ngày nay có rất nhiều cơ hội và con đường phi truyền thống, chẳng hạn như gọi vốn cộng đồng. Bạn thậm chí có thể đủ điều kiện tham gia các cuộc thi tìm kiếm ý tưởng khởi nghiệp tốt nhất để đảm bảo đầu tư và các chương trình truyền hình như Shark Tank và Dragon’s Den mang đến cho bạn cơ hội giới thiệu ý tưởng kinh doanh của mình hoặc ít nhất là có được một số hoạt động tiếp thị tuyệt vời để nói với cả thế giới về sản phẩm của bạn. Nhưng bạn nên nhớ, công ty của bạn là công ty tổ chức sự kiện, tức là bạn hãy hiểu cụ thể chữ Sự Kiện để chắc chắn rằng mọi thứ xung quanh bạn xoay quanh Sự kiện.
Các bước thực hiện:
• Nếu bạn có thể bắt đầu công việc kinh doanh của mình mà không cần hỗ trợ tài chính, điều này luôn được khuyến nghị vì việc trả nợ sẽ giúp bạn bớt lo lắng hơn. Tạo dự báo dòng tiền để xác định thời điểm thiếu hụt có thể xảy ra và liệu có cách xử lý khác thay vì cho vay (thấu chi, điều khoản thanh toán khác với khách hàng, đàm phán điều khoản tín dụng, v.v.).
• Nếu bạn thực sự cần đầu tư, hãy lập một danh sách tất cả các lựa chọn dành cho bạn, lãi suất, thời hạn trả nợ, thời gian thiết lập và ưu và nhược điểm của từng loại. Bao gồm các tùy chọn ít thông thường hơn, chẳng hạn như huy động vốn từ cộng đồng và giới thiệu ý tưởng của bạn trên TV
• Tính toán chính xác bạn cần bao nhiêu, bạn cần nó để làm gì và khi nào.
9/ Thành lập/Đăng ký kinh doanh của bạn
Tìm hiểu quy trình đăng ký chính thức cho công ty tổ chức sự kiện của bạn và thông tin cũng như định dạng nào được yêu cầu. Điều này khác nhau giữa các quốc gia. Ví dụ ở Anh, chính phủ rất muốn khuyến khích mọi người kinh doanh và vì vậy họ làm cho quá trình này trở nên dễ dàng để giảm bớt các rào cản đối với việc khởi nghiệp. Bạn có thể hoàn thành một biểu mẫu trực tuyến đơn giản để thành lập công ty trong vòng chưa đầy 20 phút.
Hãy chuẩn bị để chính thức bắt đầu công việc kinh doanh của bạn:
• Hoàn thành, ký tên và gửi lại các mẫu đơn cần thiết
• Đối tác, Giám đốc và Thư ký Công ty cũng cần phải ký tên và hoàn thành các biểu mẫu, nếu có liên quan đến loại hình doanh nghiệp bạn đang thành lập
10/ Thiết kế Logo và Phát triển Bộ nhận diện Thương hiệu Công ty
Khi tên công ty tổ chức sự kiện của bạn được quyết định và đăng ký, bạn có thể bắt đầu tạo logo và thương hiệu công ty tổ chức sự kiện của mình. Bạn có thể phải chung sống với điều này trong một thời gian dài, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hài lòng với bản sắc công ty tổ chức sự kiện của mình. Các công cụ và gói thiết kế có sẵn nếu bạn có kỹ năng tự tạo, nếu không, một nhà thiết kế đồ họa sẽ có thể tạo danh tính công ty cho bạn với mức giá hợp lý. Họ cũng có thể thiết kế văn phòng phẩm và danh thiếp của bạn, có thể được in với chi phí nhỏ.
Phát triển bản sắc công ty của bạn:
• Nguyên tắc thương hiệu nên được tạo ra, nêu chi tiết việc sử dụng đúng logo, phông chữ, màu sắc, vị trí của bạn, v.v.
• Xem xét cách biểu trưng của bạn sẽ tái hiện trong các tình huống khác nhau, chẳng hạn như đảo ngược và trên phương tiện truyền thông xã hội, huy hiệu, danh thiếp, trang web.
• Bạn sẽ cần biểu tượng của mình ở các định dạng khác nhau như .eps, .jpeg và .png.
11/ Thiết lập trang web và tài khoản mạng xã hội của bạn
Kiểm tra tên miền trang web của bạn có sẵn và mua nó khi tên công ty tổ chức sự kiện của bạn được đồng ý. Bạn cũng nên dành quyền kiểm soát trên các kênh truyền thông xã hội, ngay cả khi bạn chưa muốn bắt đầu hoàn thành chi tiết hồ sơ của mình một cách chủ động đăng từ các tài khoản. Nhằm mục đích xử lý giống nhau trên tất cả các mạng để đảm bảo tính nhất quán.
Sắp xếp sự hiện diện trực tuyến của bạn:
• Phổ cập trang web và các kênh truyền thông xã hội của bạn ngay khi có thể. Ngay cả khi đó chỉ là một trang đang chờ và thông báo ‘sắp ra mắt’, nó vẫn cho mọi người biết các kế hoạch đang được triển khai
• Thu hút bạn bè và gia đình theo dõi bạn ban đầu để tăng số lượng người theo dõi của bạn trên mạng xã hội
• Bắt đầu chia sẻ nội dung hữu ích để bắt đầu xây dựng nhiều người theo dõi tự nhiên hơn
12/ Bảo Vệ Sở Hữu Trí Tuệ Doanh Nghiệp Của Bạn
Bảo vệ thương hiệu của bạn thông qua nhãn hiệu, bằng sáng chế, bản quyền, bất kỳ lộ trình nào có liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nhận lời khuyên của chuyên gia về những vấn đề này để đảm bảo rằng bạn được bảo vệ khỏi hành vi trộm cắp và đạo văn. Đừng nghĩ rằng nó sẽ không xảy ra với bạn.
Đừng để bị phát hiện:
• Nhận tư vấn pháp lý để bảo vệ IP của bạn
• Đừng ngại yêu cầu mọi người ký cam kết không tiết lộ để bảo vệ IP của bạn mỗi khi chia sẻ thông tin và ý tưởng
• Không tin ai
13/ Lập Tài khoản Ngân hàng Công ty
Khi công ty tổ chức sự kiện của bạn được đăng ký, bạn sẽ có thể đăng ký tài khoản ngân hàng của công ty mình. Điều này sẽ cần phải được thực hiện trực tiếp tại ngân hàng của bạn để xác minh tài liệu nhận dạng của bạn và ký các giấy tờ liên quan. Chọn một tài khoản ngân hàng phù hợp với nhu cầu của bạn, ví dụ, bạn có cần gửi tiền mặt hay thanh toán bằng thẻ. Nếu vậy họ sẽ có thể tư vấn các giải pháp tốt nhất có sẵn cho bạn.
Chọn một ngân hàng để hỗ trợ tầm nhìn của bạn:
• Lập danh sách rút gọn các ngân hàng bằng cách suy nghĩ về nhu cầu của bạn hiện tại và trong tương lai. Chẳng hạn, nếu bạn có kế hoạch tăng trưởng đầy tham vọng, bạn có thể muốn chọn một ngân hàng phê duyệt nhiều khoản vay kinh doanh
• Nếu bạn cần trực tiếp đến ngân hàng của mình để thanh toán bằng tiền mặt và séc, hãy xem địa điểm và thời gian mở cửa
• Kiểm tra quy trình ngân hàng trực tuyến và nếu có ứng dụng
• Hỏi xem bạn có được phân bổ cho người quản lý ngân hàng địa phương hay không hoặc nếu tất cả các nhu cầu liên hệ đều thông qua trung tâm cuộc gọi
14/ Xác nhận chiến lược định giá và cấu trúc phí của bạn
Cần phải suy nghĩ về giá cả và phí của bạn để bạn biết cách trả lời các câu hỏi về chi phí của mình. Mặc dù bạn cần biết các chi tiết cụ thể của một dự án sự kiện để báo giá chính xác, nhưng bạn vẫn cần biết tỷ lệ hàng giờ và hàng ngày của mình và chia sẻ chúng một cách tự tin. Cân nhắc xem bạn sẽ báo giá trên cơ sở phí hay cơ sở tính phí theo thời gian. Các phương pháp định giá khác mà bạn có thể cân nhắc là lấy phí theo tỷ lệ phần trăm của tổng ngân sách sự kiện và lấy hoa hồng cho bất kỳ mặt hàng nào được đặt liên quan đến sự kiện. Bạn cũng có thể muốn cung cấp các gói cố định hoặc có ưu đãi giới thiệu để lôi kéo mọi người.
Nhận đúng giá của bạn:
• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh của bạn để tìm hiểu cách họ tính phí và ý tưởng về giá cả. Có thể rất khó để có được thông tin này nhưng nếu bạn có thể hiểu được cách các đối thủ gần nhất của bạn định giá dịch vụ của họ thì điều đó thực sự sẽ tiết lộ rất nhiều
• Khi bạn nhận được yêu cầu, hãy chắc chắn rằng bạn đặt nhiều câu hỏi và thu thập tất cả các chi tiết cần thiết để hiểu dự án trước khi trích dẫn. Mỗi sự kiện đều khác nhau
• Tạo một danh sách các câu hỏi để nhắc bạn hỏi bất kỳ ai quan tâm đến dịch vụ của bạn. Ghi lại tất cả các chi tiết để cho phép bạn tính toán và tạo đề xuất để chia sẻ với họ
15/ Tiếp thị doanh nghiệp của bạn thật điên cuồng để bảo vệ khách hàng
Cố gắng đảm bảo một số khách hàng và dự án trước khi chính thức ra mắt công ty tổ chức sự kiện của mình. Việc có một khách hàng đã đăng ký là một động lực lớn giúp tôi tự tin hơn khi tôi thành lập công ty của mình và chắc chắn là yếu tố quyết định để tôi lao vào.
Nói với càng nhiều người càng tốt về ý định của bạn, kể cả bạn bè và gia đình. Mặc dù họ có thể không trực tiếp cần dịch vụ của bạn nhưng họ có thể biết ai đó khác cần.
Hoàn thiện bài phát biểu của bạn
Nếu bạn trả lời câu hỏi bạn làm gì với câu “Tôi là người lập kế hoạch sự kiện,” thì bạn đang đạt mục tiêu đầu tiên khi bạn có thể về nhà. Thay vào đó, hãy trả lời bằng những câu như: “Tôi giúp các doanh nghiệp cỡ trung bình tạo ấn tượng khó phai đối với khách hàng và tăng doanh thu thông qua hội nghị người dùng”. Bây giờ, tôi đang lắng nghe.
Mọi người mua mọi người
Trong kinh doanh, thật dễ dàng để bỏ qua thực tế là chúng ta giao dịch với những con người thực sự. Những người thực sự có thể bị lạc giữa các con số, dự đoán, ROI và tỷ suất lợi nhuận, trong khi thực sự chúng là điều quan trọng nhất giúp tất cả chúng ta tồn tại. Và ROI là yếu tố sống còn của bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào.
Không thể phóng đại tầm quan trọng của việc duy trì kết nối con người bên ngoài với khách hàng và khách hàng cũng như trong nội bộ với nhân viên và các bên liên quan. Kết nối thành công là tất cả về cuộc trò chuyện, hiểu biết lẫn nhau và đánh giá cao. Nếu bạn không kết nối với khách hàng tiềm năng, bạn sẽ ít có khả năng thắng thầu hơn. Chúng ta cần tiếp cận cá nhân, thực tế và bắt đầu một cuộc đối thoại xác thực để có được sự tin tưởng thực sự.
Đó chính xác là những gì làm cho các sự kiện trở nên quan trọng. Các sự kiện tạo ra năng lượng cảm xúc đằng sau việc bán hàng, yếu tố trải nghiệm của con người. Và không ai cả, kể cả những người mua sắm, thực sự chọn một lựa chọn bán hàng hợp lý. Họ tạo ra những cảm xúc – mua ý tưởng. Mọi người không mua những gì bạn làm, họ mua lý do tại sao bạn làm điều đó và cách duy nhất để thực sự thu hút mọi người với lý do đó là cung cấp cho họ trải nghiệm trực tiếp, nhân văn về thương hiệu của bạn trong đời thực.
Có thể cho rằng, giá trị của kết nối đã giảm. Trực tuyến, không còn suy nghĩ hay nỗ lực thực sự nào để giao tiếp nữa và điều này cũng tương tự với cách các thương hiệu hoạt động trực tuyến. Với sự gia tăng về tính dễ dàng trong giao tiếp, thì ý nghĩa thực sự của nó – khiến cá nhân cảm thấy mình quan trọng – giảm đi. Hãy ghi nhớ điều này bất cứ khi nào bạn tạo đề xuất, kết nối mạng hoặc quảng cáo chiêu hàng cho doanh nghiệp mới và làm việc chăm chỉ để phát triển mối quan hệ thực sự với khách hàng của mình.
Giành được sự ưu ái và có được khách hàng trước khi bạn ra mắt:
• Bắt đầu kết nối mạng, trực tuyến và ngoại tuyến, đồng thời nói chuyện trước với mọi người về kế hoạch của bạn để xem phản ứng của họ
• Tạo danh thiếp ngay cả trước khi danh thiếp “chính thức” và kết nối với các địa chỉ liên hệ hữu ích qua facebook, zalo, instagram
• Giữ một danh sách các khách hàng tiềm năng và đảm bảo cho họ biết khi bạn chính thức ra mắt
• Hoàn thiện và thực hành quảng cáo chiêu hàng thang máy của bạn
• Thường xuyên giữ liên lạc và theo dõi các khách hàng tiềm năng; chia sẻ một bài báo thú vị. Đừng để họ quên rằng bạn đã sẵn sàng và chờ đợi
16/ Mua các bảo hiểm liên quan
Đảm bảo rằng bạn được bảo hiểm bởi các bảo hiểm có liên quan ngay khi bạn bắt đầu kinh doanh. Điều này có thể bao gồm trách nhiệm công cộng, trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động và bảo hiểm kinh doanh như bồi thường nghề nghiệp, kinh doanh và bảo hiểm nội dung. Bạn cũng có thể cần bảo hiểm sự kiện cụ thể cho các dự án sự kiện khác nhau. Một nhà môi giới bảo hiểm sẽ có thể tư vấn những chi tiết cụ thể mà bạn cần cân nhắc trong phạm vi quốc gia mà bạn hoạt động.
Tự bảo vệ mình:
• Nhận lời khuyên chuyên nghiệp về loại bìa mà bạn cần
• Nhận một số trích dẫn
• Biết chi phí ước tính và quy trình cho các bảo hiểm bổ sung dành riêng cho sự kiện mà bạn/khách hàng của bạn có thể cần
17/ Quyết định địa điểm văn phòng của bạn
Hãy suy nghĩ về nơi bạn sẽ làm việc từ. Bạn có thực sự cần các chi phí chung của một văn phòng? Bạn có thể bắt đầu làm việc tại nhà không? Như chúng tôi đã đề cập, có rất nhiều lợi ích khi bắt đầu sử dụng văn phòng tại nhà. Thông thường, các cuộc họp có thể diễn ra tại văn phòng của khách hàng hoặc tại một quán cà phê hoặc khách sạn địa phương, vì vậy việc có một văn phòng sang trọng là không cần thiết. Nếu bạn cảm thấy việc có một văn phòng cho công ty tổ chức sự kiện của bạn thực sự quan trọng, hãy cân nhắc đến không gian làm việc chung toà nhà, nơi bạn cũng sẽ gặp gỡ các chủ doanh nghiệp khác.
Cung cấp một số suy nghĩ:
• Nếu bạn có thể giảm chi phí và làm việc tại nhà thì đây là một quyết định sáng suốt, ít nhất là trong thời gian đầu
• Nếu bạn cho rằng mình sẽ cảm thấy bị cô lập hoặc khó tập trung khi làm việc tại văn phòng tại nhà, hãy xem xét các lựa chọn linh hoạt cho bàn làm việc nóng và không gian chung giúp giảm thiểu chi phí và hợp đồng
• Lập danh sách các địa điểm gặp mặt tiềm năng để bạn luôn có thể đề xuất địa điểm phù hợp cho khách hàng
18/ Mua thiết bị và công cụ kinh doanh bạn cần
Nhìn chung, thành lập một công ty tổ chức sự kiện có ít rào cản gia nhập, đó là một vai trò dựa trên dịch vụ, chủ yếu dựa vào kỹ năng của bạn với tư cách cá nhân. Miễn là bạn có quyền truy cập vào điện thoại, máy tính và WiFi, bạn sẽ sẵn sàng bắt đầu! Tuy nhiên, sẽ cần thông báo để lắp đặt đường dây điện thoại và Wi-Fi cho vị trí bạn đã chọn, vì vậy hãy lên kế hoạch trước cho việc này trước ngày ra mắt nếu bạn cần bất kỳ thay đổi nào đối với việc thiết lập ngôi nhà của mình.
Lập danh sách:
• Liệt kê những yếu tố cần thiết để bắt đầu. Bỏ qua những thứ bạn muốn có và tập trung vào những thứ bạn thực sự cần
• Xác định các mốc quan trọng và phần thưởng, chẳng hạn như khi chúng ta được khách hàng thứ mười trả tiền, chúng ta sẽ mở một chai sâm panh. Những ưu đãi nho nhỏ giúp bạn ý thức hơn về thành tích của mình
Ở phần sau của bài đăng, chúng tôi sẽ nói chi tiết hơn về những việc cần làm nếu bạn đang muốn bắt đầu kinh doanh mà không có tiền. Đối với một ngành như tổ chức sự kiện, có ít tiền không nhất thiết là trở ngại để bắt đầu kinh doanh công ty tổ chức sự kiện riêng.
19/ Xác định những người có thể giúp bạn
Trong tương lai gần, bạn có thể sẽ làm việc một mình hoặc có thể làm việc với những người làm việc tự do trên cơ sở từng dự án. Bạn sẽ không có một nhóm lớn xung quanh mình, điều mà bạn có thể đã có trong công việc trước đây. Hãy tinh gọn khi bạn có thể – trả lương cho người khác là một trách nhiệm lớn, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu.
Các trang web tuyển dụng rất tuyệt vì chúng cho phép bạn tìm nhân viên tạm thời có các kỹ năng bạn cần và đồng ý một khoản phí cố định cho từng dự án trên cơ sở từng dự án. Bạn có thể thuê ngoài hợp đồng pháp lý, viết quảng cáo, thiết kế web, chỉnh sửa video và bất kỳ nhiệm vụ nào bạn có thể nghĩ ra. Bạn thậm chí có thể thuê một trợ lý ảo để giúp quản lý hoặc xử lý các cuộc gọi điện thoại.
Tại địa phương, hãy cố gắng phát triển một mạng lưới các nhà cung cấp mà bạn biết và tin tưởng để bạn biết nơi để báo giá bất cứ khi nào có cơ hội. Hãy cho họ biết rằng bạn sẽ hoạt động một mình và họ cũng có thể giới thiệu bạn cho các dự án mà họ biết đến.
Hãy suy nghĩ về những cách bạn có thể làm việc với những người khác vì sự hài lòng và lợi ích chung. Ví dụ: một chuyên gia dinh dưỡng có thể hợp tác với một phòng tập thể dục để giảm giá cho khách hàng của cô ấy và phòng tập thể dục có thể có một thỏa thuận đối ứng để giới thiệu với chuyên gia dinh dưỡng. Họ cùng nhau thu hút nhiều khách hàng hơn bằng cách cung cấp cho khách hàng nhiều giá trị hơn.
Phát triển mạng lưới hỗ trợ của bạn:
• Làm quen với các nhà cung cấp địa phương để bạn biết nên liên hệ với ai khi cần quay vòng báo giá nhanh chóng
• Lập danh sách những người làm việc tự do mà bạn có thể liên hệ và bạn có thể cần làm việc cùng trong các dự án lớn hơn và khi bạn quá bận rộn
• Cảm nhận về loại kỹ năng và dịch vụ mà bạn có thể truy cập trực tuyến thông qua các trang web của người làm việc tự do và mức phí được tính
• Xác định những cách bạn có thể làm việc với những người khác để cung cấp cho khách hàng của mình nhiều giá trị hơn
20/ Chính thức ra mắt doanh nghiệp của bạn
Khi tất cả các yếu tố này đã sẵn sàng, đã đến lúc chính thức ra mắt công ty tổ chức sự kiện của bạn. Mọi người cần biết rằng bạn hiện đang mở cửa kinh doanh. Lên kế hoạch trước cho ngày này và cố gắng thu hút khách hàng ngay cả trước khi bạn ra mắt chính thức.
Bước khó nhất là có được khách hàng đầu tiên của bạn. Với mọi khách hàng mà bạn làm việc cùng, bạn đang xây dựng một danh mục thành tích có thể giúp bạn đạt được nhiều công việc kinh doanh hơn nữa.
Khởi động với một tiếng nổ:
• Liên hệ lại với mọi người và bất kỳ ai mà bạn đã nói chuyện trong quá trình này và cho mọi người biết rằng bạn hiện đã chính thức mở cửa công ty tổ chức sự kiện.
• Truy cập Facebook, nhắm mục tiêu khu vực địa lý của bạn, bắt đầu chiến dịch quảng cáo.
• Lên kế hoạch cho bữa tiệc ra mắt tuyệt vời nhất mà bạn từng lên kế hoạch và mời những khách hàng tiềm năng đi cùng. Cho họ thấy những gì họ sẽ nhận được nếu họ làm việc với bạn.
21/ Cập nhật các thủ tục giấy tờ và kế toán
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tạo ra một số nhiệm vụ hành chính, chẳng hạn như các yêu cầu và báo cáo về thuế, kế toán và pháp lý. Có rất nhiều thứ cần bạn chú ý khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ, điều này khiến bạn không thể làm những gì bạn thực sự yêu thích và giỏi – tổ chức sự kiện. Hãy cẩn thận cập nhật tất cả các thủ tục giấy tờ và tờ khai liên quan đến doanh nghiệp của bạn và quốc gia bạn hoạt động. Hãy nộp các thủ tục giấy tờ và tài khoản kịp thời trước thời hạn nếu không bạn có thể bị phạt.
Luôn bảo vệ bản thân bằng cách có hợp đồng bằng văn bản với tất cả các nhà cung cấp và nhà cung cấp cũng như dịch giả tự do để không xảy ra hiểu lầm hoặc trách nhiệm pháp lý.
Nhận hệ thống tại chỗ:
• Lưu ý các thời hạn chính
• Tạo hợp đồng mẫu
• Tìm một gói kế toán đơn giản để ghi lại tất cả các giao dịch tài chính – và một kế toán giỏi
• Tạo mẫu hóa đơn
22/ Phát triển cơ hội kinh doanh của bạn
Hãy chắc chắn dành nhiều thời gian để phát triển và phát triển công ty tổ chức sự kiện của bạn, nếu không, bạn sẽ thấy rằng bạn đã hoàn thành các dự án đầu tiên của mình và sau đó không còn công việc nào nữa. Quản lý dòng tiền cũng như các đỉnh và đáy có thể khó khăn khi bạn nắm bắt được vai trò là ông chủ của chính mình.
Hãy suy nghĩ về các bước tiếp theo cho doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn:
• Thiết lập cảnh báo hoặc kiểm tra một cách có hệ thống các trang web để biết các cơ hội và đấu thầu có liên quan, đồng thời ra khỏi đó để kết nối và gặp gỡ mọi người
• Phát triển nội dung tiếp thị mẫu và từ ngữ cho các đề xuất để bạn sẵn sàng phản hồi nhanh chóng khi phát hiện ra các cơ hội
• Tinh chỉnh cấu trúc giá, phí và lệ phí khi bạn thực hiện
• Bắt đầu kinh doanh có thể rất cô đơn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có cơ hội nói chuyện với các chủ doanh nghiệp khác, so sánh các ghi chú, giải quyết vấn đề và chia sẻ cảm hứng
• Nhờ một cố vấn kinh doanh giúp hướng dẫn bạn vượt qua giai đoạn khởi đầu đầy khó khăn này
