Làm thế nào để thuê một công ty tổ chức sự kiện: Cho dù đây là lần đầu tiên bạn thuê một người lập kế hoạch sự kiện bên ngoài để giúp bạn tổ chức một sự kiện hay nếu bạn chỉ cần thỉnh thoảng thuê ai đó, điều quan trọng là đảm bảo bạn thuê đúng công ty tổ chức sự kiện hoặc người lập kế hoạch sự kiện cho chương trình của mình.
Đây không phải là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng bạn nên đảm bảo rằng bạn dành thời gian tìm kiếm những công ty tổ chức sự kiện tốt nhất và sau đó sàng lọc họ cẩn thận. Xét cho cùng, ngay cả những người / công ty dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực này cũng có những câu chuyện mà họ có thể chia sẻ.
Đây là cách:
Làm thế nào để thuê một công ty tổ chức sự kiện
1. Mục tiêu sự kiện của bạn là gì?
Hầu hết mọi người nghĩ rằng việc thuê một công ty tổ chức sự kiện hoặc người lập kế hoạch sự kiện bên ngoài hoặc người cung cấp thực phẩm bắt đầu bằng việc xác định ngân sách của sự kiện, nhưng sự thật là điều quan trọng hơn là bắt đầu bằng cách xác định lý do tại sao bạn muốn tổ chức một sự kiện ngay từ đầu. Trước khi bạn liên hệ với nguồn lực bên ngoài hoặc thậm chí nội bộ, những người sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện đó, bạn muốn chia sẻ các mục tiêu quan trọng đối với việc lập kế hoạch sự kiện của mình: trả lời các câu hỏi liên quan của riêng bạn về ai, cái gì, ở đâu, khi nào, lý do tại sao và làm thế nào. Sẽ có nhiều thời gian để điều chỉnh.
2. Tại sao bạn thuê một người lập kế hoạch sự kiện?
Khi bạn đã xác định mục tiêu của mình, một vài ý tưởng rõ ràng sẽ bắt đầu xuất hiện về chủ đề và thông điệp bạn muốn truyền tải tại sự kiện của mình. Nhưng quan trọng nhất, bạn cần nguồn lực bên ngoài xử lý những hoạt động và dịch vụ nào? Các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp chọn (các) địa điểm chứ? Họ sẽ xây dựng thực đơn và đưa ra những khuyến nghị đó chứ? Các công ty tổ chức sự kiện có giúp tạo các mục truyền thông quan trọng, chẳng hạn như thư mời và các tài liệu sự kiện khác không? Họ có cần nguồn giải trí và loa không? Họ sẽ cần thiết trên trang web tại sự kiện? Họ sẽ xử lý đăng ký sự kiện?
3. Được rồi, bây giờ là lúc ước tính ngân sách.
Dựa trên các mục tiêu sự kiện của bạn, có thể tạo ra ý nghĩa chung về chi phí cho các yếu tố khác nhau trong chương trình của bạn. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang tổ chức và sự kiện đó bao gồm những gì. Nhiều người lần đầu tiên tổ chức một sự kiện thường rơi vào cái bẫy muốn lên kế hoạch cho một sự kiện sâm panh với ngân sách dành cho bia (không có ý xúc phạm đến các sự kiện theo chủ đề bia – chúng tôi cũng thích những sự kiện đó). Thậm chí điều đó là có thể – không dễ dàng, nhưng có thể. Và đó là lý do tại sao nhiều người tìm đến các công ty tổ chức sự kiện của họ để được giúp đỡ.
4. Tìm một người lập kế hoạch sự kiện đủ tiêu chuẩn.
Thông thường, mọi người nghĩ rằng truyền miệng là cách tốt nhất để thuê công ty tổ chức sự kiện / người tổ chức sự kiện cho bữa tiệc kỷ niệm, cuộc họp kinh doanh ăn sáng, kỳ nghỉ cuối tuần hoặc loại sự kiện khác. Mặc dù nó chắc chắn hữu ích, nhưng đây có lẽ không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất.
Nếu bạn đang cố gắng tìm công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cho sự kiện của mình, thì tốt nhất bạn nên nghiên cứu một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và có uy tín trong cộng đồng những công ty tổ chức sự kiện. Truyền miệng tạo cơ hội bán hàng dễ dàng cho người lập kế hoạch muốn tìm khách hàng mới, nhưng danh tiếng ngang hàng lại rất hiệu quả.
5. Nguồn người lập kế hoạch sự kiện thông qua các chi nhánh chuyên nghiệp.
Bất kể đó là một sự kiện xã hội hay một cuộc họp của công ty, nói chung, các quy tắc thuê công ty tổ chức sự kiện / người tổ chức sự kiện hoặc người cung cấp thực phẩm vẫn giống nhau. Bạn muốn thuê một người có chuyên môn về loại sự kiện của bạn. Xem xét các chương của các nhóm thành viên chuyên nghiệp. Kiểm tra chương quốc gia hoặc địa phương của Hội nghị Chuyên gia Quốc tế, Hiệp hội Sự kiện Đặc biệt Quốc tế, Hiệp hội Điều hành Dịch vụ ăn uống Quốc gia, Hiệp hội Chuyên gia Tiệc cưới, v.v. Việc tìm hiểu xem ai đang xuất bản các bài báo trong ngành của họ cũng có liên quan.
6. Tìm công ty tổ chức sự kiện thông qua các thông tin.
Có lẽ cái này bị bỏ qua nhiều nhất. Nếu bạn muốn biết ai có danh tiếng trong việc cung cấp dịch vụ hoặc chuyên môn trong một thị trường cụ thể, hãy kiểm tra với văn phòng du khách và hội nghị địa phương. Nhiều công ty tổ chức sự kiện là thành viên tích cực. Họ cũng duy trì mối quan hệ với các phòng thương mại địa phương. Một cách khác để tìm nguồn chuyên gia là liên hệ với bộ phận bán hàng của hội nghị khách sạn. Mặc dù họ có thể muốn giúp bạn, nhưng họ hiểu rằng nhiều tổ chức muốn xem xét nguồn lực bên ngoài. Họ sẽ chia sẻ với bạn những công ty tổ chức sự kiện mà họ tin tưởng.
7. Phỏng vấn ba nhà hoạch định đủ tiêu chuẩn.
Chà, chúng ta mới chỉ bắt đầu tìm nguồn cung ứng và chúng ta mới ở bước 7. Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Hầu hết những người lập kế hoạch sự kiện sẽ háo hức muốn biết về sự kiện cụ thể của bạn, nhưng ban đầu hãy cung cấp cho họ thông tin chi tiết ngắn gọn và tập trung hơn một chút vào chuyên môn của họ. Yêu cầu công ty tổ chức sự kiện / người lập kế hoạch sự kiện hoặc công ty của họ chia sẻ thông tin về doanh nghiệp của họ, kinh nghiệm với các sự kiện và cách họ lên kế hoạch cho các tình huống bất ngờ. Bởi vì bạn là người sẽ thuê công ty tổ chức sự kiện / người lập kế hoạch, công việc của bạn là lắng nghe những gì bạn nghe được. Nó giống như thuê một nhân viên. Nhưng sự thật là, một người tổ chức sự kiện giỏi cũng sẽ sàng lọc bạn.
8. Cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện của bạn.
Những người lập kế hoạch giỏi sẽ hướng dẫn bạn thảo luận để tìm hiểu về các mục tiêu tổng thể, dòng thời gian, ngân sách, khách mời/người tham dự và sở thích cá nhân của sự kiện. Những người lập kế hoạch giỏi sẽ hỏi bạn những câu hỏi về tổ chức của bạn, tìm hiểu về các mục tiêu của bạn và tìm hiểu về sự kiện cụ thể hoặc chuỗi sự kiện phù hợp với hoàn cảnh của bạn. Điều này sẽ giúp người lập kế hoạch tiềm năng của bạn đưa sự kiện hoặc chương trình vào bối cảnh, hiểu lý do tại sao bạn có thể đặt mục tiêu và chủ đề mà bạn đã làm. Điều này phải giống nhau cho dù đó là sự kiện của công ty hay sự kiện xã hội.
9. Gặp trực tiếp những người lập kế hoạch của bạn nếu có thể.
Không phải lúc nào bạn cũng có thể gặp trực tiếp ai đó, đặc biệt nếu chương trình của bạn ở ngoài thành phố. Tuy nhiên, tùy thuộc vào ngân sách và tầm quan trọng của sự kiện của bạn, đây là một bước rất quan trọng. Và đó là một bước nên được đầu tư trước khi thu hẹp kế hoạch đã chọn của bạn. Hãy nhớ rằng, người lập kế hoạch giàu kinh nghiệm nhất có thể không phải lúc nào cũng là người được tuyển dụng tốt nhất. Có điều gì đó về việc xây dựng mối quan hệ với ai đó, nhìn thẳng vào mắt họ và lắng nghe ý kiến của họ. Bạn cũng sẽ hiểu được niềm đam mê và tính chuyên nghiệp của ai đó theo cách này.
10. Kiểm tra tài liệu tham khảo về các công ty tổ chức chức sự kiện và phục vụ ăn uống của bạn.
Làm theo bản năng ruột thịt của bạn, lời khuyên của bạn bè, hoặc thậm chí là đồng nghiệp và đồng nghiệp là không đủ tốt. Đây là sự kiện của bạn, tên tuổi và danh tiếng của bạn sẽ gắn liền với nó. Tất nhiên, bạn sẽ hỏi tên của những khách hàng đã từng làm việc với người lập kế hoạch trước đây. Và bạn có khả năng nhận được liên hệ thuận lợi. Nhưng đào nhiều hơn. Yêu cầu công ty tổ chức sự kiện nói về nơi họ đã tổ chức các sự kiện trước đây và kiểm tra các nguồn đó. Đọc thông tin về doanh nghiệp của họ. Tìm tài liệu tham khảo của riêng bạn để kiểm tra.
11. Thu hẹp các nhà hoạch định sự kiện và cuộc họp thành một và lắng nghe ý kiến của họ.
Dựa trên các mục tiêu và ý tưởng của bạn, một người lập kế hoạch sự kiện giỏi sẽ trình bày cho bạn một kế hoạch giúp bạn đạt được chúng — và có thể làm cho chúng tốt hơn. Nếu đó là một buổi tối và bữa tối riêng tư cho một nhóm người thân mật, thì người lập kế hoạch sẽ đến với bạn với những ý tưởng bao gồm nhiều chi tiết cho chương trình của bạn. Tại thời điểm này, người lập kế hoạch sự kiện sẽ trình bày cho bạn những ý tưởng khiến bạn cảm thấy như họ đã lấy ngân sách của bạn và nhân đôi giá trị của nó cho bạn. Điều này phải rõ ràng trong cách họ đưa ra tầm nhìn cho sự kiện của bạn.
12. Người tổ chức sự kiện nên trình bày tổng ngân sách của họ.
Những ý tưởng đó sẽ phải trả giá và điều quan trọng là bạn phải yêu cầu họ tiết lộ tất cả các chi phí và các nguồn tiềm năng về cách chi trả phí của họ. Phí lập kế hoạch sự kiện sẽ khác nhau tùy theo từng người lập kế hoạch hoặc người tổ chức sự kiện với công ty tổ chức sự kiện. Yêu cầu họ tiết lộ các điều khoản của họ và tất cả các khoản phí trước. công ty tổ chức sự kiện có tính phí theo giờ không? Họ sẽ nhận được bất kỳ khoản hoa hồng nào từ địa điểm một cách trực tiếp hay gián tiếp? Họ có chấp nhận một tỷ lệ phần trăm bán hàng từ địa điểm? Bạn sẽ thanh toán trực tiếp cho họ hay địa điểm tổ chức sự kiện và các dịch vụ khác?
13. Đàm phán các điều khoản và xem xét bản in đẹp.
Tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tiền đặt cọc, v.v., cho người lập kế hoạch sự kiện và các địa điểm/dịch vụ sự kiện mà họ cung cấp. Đây là cách giải quyết công việc hoàn toàn có thể chấp nhận được, nhưng lời khuyên tốt nhất vào thời điểm này là tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia và không bao giờ ký hợp đồng chưa được cố vấn pháp lý của bạn xem xét — đặc biệt là khi giao dịch với các cá nhân có thể không có đủ tư cách pháp lý. cùng một nguồn lực của một công ty lớn.
14. Phối hợp chặt chẽ với người lập kế hoạch sự kiện hoặc cuộc họp của bạn và xác nhận thông tin chi tiết.
Hầu hết các câu chuyện tồi tệ xảy ra liên quan đến lập kế hoạch sự kiện thường là kết quả của việc thiếu theo dõi. Lập kế hoạch sự kiện đòi hỏi sự phối hợp hiệu quả của công tác hậu cần và việc giao những việc này cho bên thứ ba đôi khi dẫn đến mức độ tin cậy hoặc sự tin cậy mà đáng lẽ không bao giờ được trao. Điều này không có nghĩa là hầu hết các nhà tổ chức sự kiện không cung cấp các dịch vụ đã hứa của họ. Thay vào đó, điều đó có nghĩa là bạn nên đảm bảo rằng hoạt động hậu cần đã được xác nhận — bằng cách kiểm tra trực tiếp với các nhà cung cấp và địa điểm của họ. Họ đã nhận được tiền đặt cọc của họ chưa?
15. Hãy sẵn sàng dừng – hoặc thuê lại – một ncông ty tổ chức sự kiện.
Nếu mọi thứ diễn ra theo kế hoạch, bạn sẽ có một sự kiện thành công và một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho tương lai. Nhưng nếu quy trình lập kế hoạch không diễn ra suôn sẻ đối với các dịch vụ đã được thỏa thuận bằng văn bản, thì điều quan trọng là phải xem xét liệu dự án có phù hợp với công ty tổ chức sự kiện hay không. Mặc dù việc kiên nhẫn và giải quyết vấn đề hậu cần cũng như bất kỳ hiểu lầm tiềm ẩn nào trong quá trình thực hiện là điều hợp lý, nhưng nếu bạn không nhận được các dịch vụ như mong muốn thì bạn nên sẵn sàng để có một số cuộc thảo luận nghiêm túc. Nếu cần, hãy sẵn sàng ngừng hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện tồi và luôn có phương án dự phòng.
