Làm thế nào để tổ chức sự kiện ở công viên. Bạn đang tìm một công ty tổ chức sự kiện có khả năng thay bạn tổ chức một sự kiện trong công viên đi kèm với những thách thức riêng, từ việc xin giấy phép đến thu xếp bảo hiểm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm đẹp như tranh vẽ để tổ chức sự kiện, công viên có thể là lựa chọn hoàn hảo. Cho dù đó là một lễ hội nhỏ, ngày thể thao hay buổi dã ngoại của công ty hay một buổi Team Building……., công viên đều có nhiều không gian và vẻ đẹp tự nhiên để làm cho sự kiện của bạn trở nên đáng nhớ. Chắc chắn rồi, những điều này quá đơn giản với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng với bạn thì sao.
Trên hình là công ty tổ chức sự kiện META tổ chức chương trình kỷ niệm 15 năm thành lập của công ty TVS
Với bạn thì tổ chức một sự kiện trong công viên đi kèm với những thách thức riêng, từ việc xin giấy phép đến thu xếp bảo hiểm. Trong bài viết này, với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ cùng bạn khám phá các bước chính liên quan đến việc tổ chức một sự kiện trong công viên và đưa ra các mẹo về cách làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ và thành công hơn nhé.
Làm thế nào để tổ chức sự kiện ở công viên
Những điều cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện ở công viên công cộng
Dưới đây là 7 yếu tố chính bạn cần xem xét khi muốn tổ chức một sự kiện ở công viên công cộng.
1/ Đầu tiên, tôi có thể tổ chức sự kiện ở công viên công cộng không?
Để tổ chức sự kiện ở công viên công cộng, bạn cần phải xin phép cơ quan chủ quản địa phương bằng cách liên hệ với nhóm Sự kiện, Công viên hoặc Cộng đồng của họ hoặc điền vào mẫu đơn đăng ký ở phường xã địa phương có công viên đó.
Bắt đầu quá trình sớm, vì thời gian phê duyệt khác nhau giữa các cơ quan quản lý, chủ quản từng nơi. Nếu không thể cung cấp thông báo được yêu cầu, cơ quan quản lý địa phương của bạn vẫn có thể xem xét đơn đăng ký của bạn hoặc đề xuất một địa điểm thay thế.
Nếu địa điểm tổ chức sự kiện không thuộc tài sản của cơ quan quản lý địa phương, hãy xin phép chủ sở hữu tài sản, chẳng hạn như hiệp hội nhà ở, trường học hoặc doanh nghiệp. Nếu bạn phát hiện ra mảnh đất thuộc sở hữu tư nhân thì hiển nhiên rồi, mọi thứ sẽ diễn ra trong phạm vi tư nhân, nhưng xin phép được tổ chức sự kiện cũng không hề đơn giản phải không nào. Nói chung xin phép càng sớm càng tốt để có những phương án dự phòng phù hợp.
2/ Có được giấy phép cần thiết
Kiểm tra với hội đồng địa phương của bạn xem bạn có cần bất kỳ giấy phép tổ chức sự kiện nào cho sự kiện công viên của mình hay không. Vì khi tổ chức sự kiện bạn cụng cần xem xét đến những vấn đề được cấp phép trong khuôn khổ, chảng hạn bạn sẽ cần được phép:
• Bán và cung cấp rượu, bia, đồ uống có cồn hay không.
• Bán và cung cấp thức ăn nóng hoặc đồ uống nóng không cồn từ 11 giờ đêm đến 5 giờ sáng (gọi là “giải khát đêm khuya”)
• Tổ chức “giải trí theo quy định” (chẳng hạn như nhạc sống, phim, sự kiện thể thao trong nhà và biểu diễn khiêu vũ)
Khi hội đồng địa phương của bạn đã cấp phép, bạn sẽ nhận được giấy phép cho phép bạn tiến hành sự kiện công viên.
3/ Chọn công viên phù hợp cho sự kiện của bạn
Khi chọn một công viên cho sự kiện của bạn, hãy xem xét các yếu tố như vị trí và tiện nghi sẵn có. Tùy thuộc vào sự kiện, bạn cũng nên tìm một công viên có thể dễ dàng tiếp cận bằng phương tiện giao thông công cộng hoặc có bãi đậu xe rộng rãi cho người tham dự. Đánh giá cách bố trí và quy mô của công viên để đảm bảo nó phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch và số lượng khách dự kiến.
4/ Đưa ra đánh giá rủi ro cho sự kiện công viên của bạn
Đánh giá rủi ro cho một sự kiện trong công viên liên quan đến việc xác định các mối nguy tiềm ẩn, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của sự cố và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
• Bắt đầu bằng cách tiến hành một chuyến thăm địa điểm kỹ lưỡng, lưu ý bất kỳ mối nguy hiểm nào như mặt đất không bằng phẳng, gần nước hoặc xe cộ đông đúc. Đánh giá các hoạt động và thiết bị được lên kế hoạch cho sự kiện, xem xét các yếu tố như thời tiết, quy mô đám đông và nhân khẩu học của người tham dự.
• Xếp hạng rủi ro dựa trên tác động tiềm ẩn của chúng và ưu tiên các chiến lược giảm thiểu phù hợp.
• Xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp và thông báo kế hoạch đó cho tất cả nhân viên sự kiện và tình nguyện viên.
• Thường xuyên xem xét và cập nhật đánh giá rủi ro của bạn khi sự kiện đến gần.
5/ Quảng bá sự kiện của bạn
Quảng cáo sự kiện công viên thông qua phương tiện truyền thông xã hội, báo địa phương, hội đồng cộng đồng, v.v. Sử dụng quảng cáo truyền miệng để tăng lượng người tham dự và khuyến khích sự tham gia của cộng đồng. Cân nhắc sử dụng các phương pháp tạo sự kiện trên Facebook hay các trang web thiết kế riêng cho các sự kiện lớn hơn. Bạn cũng có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp lân cận để nhận được các khoản tài trợ tiềm năng. Chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện nhưng vẫn dùng Facebook như một kênh quảng bá hiệu quả.
Để có thêm ý tưởng về cách công khai sự kiện gây quỹ của bạn, bạn phải thực sự đưa ra lợi thế của sự kiện đề kêu gọi nhà tài trợ hay gây quỹ phù hợp.
6/ Lập kế hoạch trước cho việc dọn dẹp, nó khá lớn đấy nhé!
Kết hợp chiến lược làm sạch vào quy trình lập kế hoạch của bạn để tránh bị chính quyền địa phương phạt tiền và giúp bảo vệ tình trạng nguyên sơ của môi trường tự nhiên xung quanh. Xây dựng kế hoạch xử lý và tái chế chất thải, đảm bảo có thể dễ dàng tiếp cận thùng rác và thùng tái chế trong suốt sự kiện. Phối hợp với các tình nguyện viên hoặc nhân viên về quy trình xả rác cả trong và sau sự kiện và đảm bảo rác được xử lý có trách nhiệm.
Bạn biết rồi đó, bất cứ một sự kiện nào diễn ra, thì rác tràn lan là điều không tránh khỏi, những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi cũng khá vất vả trong vấn đề dọn rác, vì cứ dọn chỗ này thì chỗ kia lại có người xả rác.
Cho nên bằng mọi giá, bạn cần để công viên trong tình trạng nguyên sơ, bạn đang tích cực thể hiện sự tôn trọng đối với cộng đồng và môi trường địa phương, điều này sẽ giúp bạn tạo dựng danh tiếng tốt cho bất kỳ sự kiện công viên nào trong tương lai mà bạn muốn tổ chức.
7/ Đảm bảo sự kiện của bạn trong công viên
Mặc dù không có nghĩa vụ pháp lý phải có bảo hiểm trách nhiệm công cộng cho sự kiện công viên của bạn, nhưng hầu hết các hội đồng địa phương sẽ nhấn mạnh vào điều đó như một phần của quy trình đăng ký. Tin chúng tôi đi, chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều chương trình lớn diễn ra. Và ………..Loại bảo hiểm này chi trả cho những người tổ chức sự kiện nếu họ được coi là phải chịu trách nhiệm về thương tích cho người tham dự hoặc mất mát hoặc hư hỏng tài sản.
Chúng tôi sẽ có nhiều đơn vị cung cấp Bảo hiểm Sự kiện, họ có các chính sách bảo hiểm trách nhiệm công cộng phù hợp với nhiều loại sự kiện, tất cả nhằm mục đích bảo vệ bạn trong trường hợp không lường trước được. Tuy nhiên hãy tham khảo thật ký điều khoản của bảo hiểm. Chúng tôi liệt kê sơ sơ bên dưới thôi, còn tuỳ trường hợp cụ thể sẽ có những loại bảo hiểm cụ thể nhé.
Bảo hiểm sẽ chi trả cho bạn:
• Thương tật thân thể do tai nạn cho một thành viên của công chúng
• Cái chết bất ngờ của một thành viên của cộng đồng
• Thiệt hại do tai nạn đối với tài sản của bên thứ ba
• Tổn thất do tai nạn đối với tài sản của bên thứ ba
Bạn cũng có thể muốn xem xét các loại bảo hiểm sau:
• Trách nhiệm của chủ lao động – bảo hiểm cho bạn nếu bất kỳ ai làm việc tại sự kiện công viên (được trả lương hoặc không được trả lương) bị thương do sơ suất của bạn với tư cách là người tổ chức sự kiện
• Hủy bỏ sự kiện – bảo hiểm cho bạn nếu sự kiện công viên của bạn không thể tiến hành do những lý do ngoài tầm kiểm soát của bạn. Điều này bao gồm các điều kiện thời tiết bất lợi không lường trước được.
• Thiết bị sự kiện – bao trả cho hư hỏng, mất mát hoặc trộm cắp do tai nạn đối với bất kỳ thiết bị nào mà bạn đã thuê hoặc thuê cho sự kiện công viên
Sẵn sàng để tổ chức sự kiện của bạn trong một công viên?
Chúng tôi hy vọng bạn đã tìm thấy hướng dẫn của chúng tôi về cách tổ chức một sự kiện trong công viên hữu ích và mọi thứ diễn ra suôn sẻ vào ngày đó. Điều đó nói rằng, luôn luôn khôn ngoan khi chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Vì vậy, nếu bạn dự định tổ chức một hoặc nhiều sự kiện trong công viên, nhóm cố vấn chuyên gia của chúng tôi có thể giúp tìm ra chính sách trách nhiệm công cộng phù hợp với bạn nhé, lẽ hiển nhiên chúng tôi là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu xem có thể giúp bảo vệ sự kiện của bạn như thế nào nhé.
