5 bước đơn giản để lập kế hoạch tổ chức sự kiện quốc tế hoàn hảo: Đối với nhiều công ty tổ chức sự kiện thì việc lập kế hoạch sự kiện quốc tế bên ngoài đất nước là một trong những cách nâng vị thể của những công ty tổ chức sự kiện đó. Nó củng cố uy tín thương hiệu cũng như chứng minh được khả năng của họ. Nhưng bạn cũng cần hiểu rằng cho dù bạn đang hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện để tổ chức những sự kiện quốc tế thì rất có thể sẽ đưa bạn ra khỏi vùng an toàn của mình.
Đặc biệt khi đó là lần đầu tiên của bạn. Mặc dù thử thách có thể thú vị nhưng cũng có thể gây khó khăn nếu không muốn nói là hết sức đáng sợ. Hãy đối mặt với nó, ngay cả những người lập kế hoạch thành công và giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể gặp khó khăn khi đối phó với các rào cản xã hội, văn hóa và pháp lý mà đơn giản là sẽ không xảy ra ở nhà.
Vì vậy, giả sử bạn được giao nhiệm vụ lên kế hoạch cho một hội nghị nhỏ ở nước ngoài, có thể là ở một lục địa khác. Bạn bắt đầu từ đâu? Dưới đây là một vài lời khuyên mà bạn có thể thấy hữu ích.
Đây là cách lên kế hoạch cho các sự kiện quốc tế
1. Nghiên cứu văn hóa để chuẩn bị cho sự kiện quốc tế của bạn thành công.
Nếu điểm đến đã được chọn, thì một nơi tốt để bắt đầu có thể là thư viện hoặc trực tuyến với một số nghiên cứu văn hóa. Một trong những tài nguyên yêu thích của tôi là Kiss, Bow và Shake Hands, cuốn sách và tài nguyên trực tuyến của Terri Morrison về cách kinh doanh trên khắp thế giới. Ấn phẩm nổi tiếng này trình bày chi tiết về nghi thức văn hóa và thực tiễn kinh doanh từ tất cả các điểm đến kinh doanh chính và bao gồm các mẹo về cách thu phục mọi người.
Đại loại bạn cần nghiên cứu văn hoá địa phương, và cụ thể ở đây là từng vùng lãnh thổ khác nhau, có những đất nước rất khó khăn trong việc mặc trang phục, có những quốc gia thoải mái hơn nhiều, và có những quốc gia hồi giáo thì mọi chuyện sẽ càng chỉn chu hơn gấp nhiều lần. Do đó để các công ty tổ chức sự kiện hay chính bạn tổ chức các sự kiện quốc tế, nó đòi hỏi phải am hiểu văn hoá bản địa.
2. Thu thập tài liệu tham khảo ở nước ngoài khi lập kế hoạch sự kiện quốc tế.
Mặc dù hiểu biết về một nền văn hóa nước ngoài có thể rất hấp dẫn và rất hữu ích cho các cuộc đàm phán, nhưng điều đó có thể là chưa đủ khi nói đến các khía cạnh kỹ thuật hơn của kế hoạch sự kiện. Khi đề cập đến các thuật ngữ trong ngành, bảng chú giải thuật ngữ Ngành APEX của Hội đồng Công ước Công ước rất đáng để tham khảo. Tài nguyên này hiện đang tập trung vào ngành công nghiệp Bắc Mỹ nhưng nó đang được xem xét đầy đủ và sẽ bao gồm các ghi chú về việc sử dụng toàn cầu các thuật ngữ được bao gồm.
APEX cũng có thể là một điểm tham chiếu tốt khi nói đến hợp đồng, tuy nhiên, chất lượng và tính sẵn có của các nguồn tài nguyên tương đương cho các khu vực khác không nhất quán. Hầu hết các khu vực đều có các hiệp hội và cơ quan chuyên môn chuyên phụ trách việc lập kế hoạch, bạn luôn nên liên hệ với các cơ quan này để nhận được khuyến nghị về thực tiễn tốt nhất trong khu vực và các đối tác tiềm năng.
Bạn có biết để “APEX” diễn ra thì cần có rất rất rất nhiều những công ty tổ chức sự kiện hoặc những đơn vị tương ứng phải kết hợp với nhau mới đứng ra tổ chức được không, nhất là các công ty tổ chức sự kiện địa phương nơi diễn ra hội nghị. Thậm chí những công ty tổ chức sự kiện này còn phải rất nhiều lần đi tiền trạm để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp.
3. Tìm một đối tác địa phương chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện quốc tế.
Cũng như nói đến ở mục 2 phía trên. Luôn luôn cần các công ty tổ chức sự kiện địa phương. Họ sẽ vẫn và mãi mãi là những công ty tổ chức sự kiện nắm rõ được tình hình thực tế. Và từ đó sẽ chia sẻ kiến thức cải thiện các mối quan hệ với các công ty tổ chức sự kiện nước ngoài sẽ hợp tác cùng với họ.
Điều này dẫn chúng tôi đến một đề xuất có thể là quan trọng nhất, đó là tìm một đối tác địa phương chuyên nghiệp. Họ có thể là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc những bên cung cấp nhân sự sự kiện uy tín…… Đây có thể là bước quan trọng nhất trong tất cả.
Kiến thức địa phương từ một tổ chức hay một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ dễ dàng tạo ra hoặc phá vỡ một sự kiện. Nơi tốt nhất để bắt đầu là Văn phòng Du khách Hội nghị (CVB) hoặc Tổ chức Tiếp thị Điểm đến (DMO) của điểm đến. Là tổ chức phi lợi nhuận, CVB thường có thể cung cấp nhiều dịch vụ miễn phí cho các nhà quy hoạch và giới thiệu nhiều loại bất động sản và nhà cung cấp dịch vụ địa phương. Họ cũng sẽ có thể hỗ trợ trong việc lựa chọn Công ty Quản lý Điểm đến (DMC) địa phương. Một DMC có khả năng cung cấp hỗ trợ ngoài những gì thông thường cho các sự kiện quốc gia. Điều này cũng có thể làm tăng chi phí, tuy nhiên, không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của chuyên môn địa phương, mức độ dịch vụ và sự tháo vát của họ.
Một cách khác để tìm một DMC chuyên nghiệp là tìm kiếm trên trang web của Hiệp hội các nhà điều hành quản lý điểm đến quốc tế (ADMEI). Nếu bạn không hiểu rõ 100% về những gì các tổ chức khác nhau này làm, thì chúng tôi thực sự khuyên bạn nên đọc bài đăng blog tuyệt vời này về chủ đề: CVB, DMO, DMC: Sự khác biệt là gì?
4. Gặp mặt trực tiếp khi lên kế hoạch cho các cuộc họp quốc tế.
Với nhiều CVB cung cấp các chuyến đi làm quen (Fam trip), đây có thể là cơ hội lý tưởng để những người lập kế hoạch tự mình trải nghiệm một điểm đến, tham quan một số địa điểm và gặp gỡ các đối tác địa phương tiềm năng. Xin lưu ý rằng kinh phí và ngân sách cho những chuyến đi như vậy có thể khác nhau ở những nơi khác nhau trên thế giới, vì vậy hãy đảm bảo điều này rõ ràng trước khi chấp nhận. Thậm chí các công ty tổ chức sự kiện nước ngoài còn phải mời các diễn giả đi tiền trạm nhiều khu vực khác nhau trong một đất nước sẽ diễn ra sự kiện.
Triển lãm thương mại công nghiệp như IMEX là cơ hội tuyệt vời để khám phá những điểm đến cung cấp hoặc thậm chí khám phá các lựa chọn điểm đến khi chưa được xác định. Một loạt các CVB, DMO và DMC từ khắp nơi trên thế giới triển lãm mang đến cho người tham dự cơ hội gặp mặt trực tiếp và đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.
5. Cuối cùng, đừng ngại yêu cầu trợ giúp khi lên kế hoạch cho các sự kiện quốc tế.
Một lời khuyên cuối cùng. Yêu cầu giúp đỡ, ngay cả khi bạn không nghĩ rằng bạn cần nó. Các công ty tổ chức sự kiện hầu như luôn sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm của họ và đưa ra các đề xuất về các điểm đến mà họ quen thuộc. Chúng tôi thực sự khuyên tất cả các nhà lập kế hoạch hay các công ty tổ chức sự kiện nên sử dụng mạng lưới chuyên nghiệp của họ để nhận được lời khuyên. Điều này có thể thông qua email hoặc thậm chí tốt hơn là sử dụng các diễn đàn và phương tiện truyền thông xã hội để khai thác trí tuệ của nhiều người bằng một bài đăng. Hầu hết các hiệp hội ngành đều có các diễn đàn tùy chỉnh của riêng họ, nơi các thành viên có thể đặt câu hỏi một cách cởi mở và yêu cầu đề xuất, chẳng hạn như diễn đàn MyMPI.
Ngoài ra, có những nhóm trên phương tiện truyền thông xã hội có thể được sử dụng theo cách tương tự. Một số mục yêu thích của tôi là Lập kế hoạch sự kiện & Quản lý sự kiện – Nhóm đầu tiên dành cho Chuyên gia tổ chức sự kiện trên LinkedIn và Bạn bè trong ngành và Kết nối chuyên gia cuộc họp cả trên Facebook. Hãy nhớ rằng mỗi nhóm có các quy tắc mà bạn nên dành thời gian đọc trước khi đăng.
