9 mẹo lập ngân sách tổ chức sự kiện bạn nên biết. Nếu bạn đang là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện thì việc lập ngân sách sự kiện thường là một trong những phần ít được yêu thích nhất trong quy trình lập kế hoạch đối với bất kỳ ai tổ chức sự kiện. Nó tẻ nhạt ngay cả với những nhân sự không làm trong bất cứ một công ty tổ chức sự kiện nào, thay đổi liên tục và phải chính xác đến từng chi tiết để trở nên hữu ích.
Nhưng với một số kế hoạch chiến lược (và việc sử dụng phần mềm quản lý ngân sách sự kiện), ngân sách sự kiện của bạn cũng có thể là một trong những tài liệu hữu ích nhất của bạn. Và ngay lúc này các công ty tổ chức sự kiện sẽ phân công chi tiết cho bạn, nó thực sự khó nhằn hơn bạn nghĩ, còn với nhân sự không thuộc một công ty tổ chức sự kiện thì hiển nhiên càng khó nhằn gấp nhiều lần. Nó rõ ràng có thể truyền tải một lượng thông tin khổng lồ về sự kiện của bạn tới rất nhiều bên liên quan khác nhau, có thể chỉ ra những thay đổi trong suy nghĩ của bạn trong suốt quá trình lập kế hoạch và có thể đóng vai trò là công cụ học tập hữu ích cho các sự kiện trong tương lai.
Vì vậy, làm thế nào bạn cho dù có làm ở một công ty tổ chức sự kiện hay không cũng có thể tạo ngân sách sự kiện sẽ bao gồm mọi chi tiết và vẫn linh hoạt cho các trường hợp dự phòng? Hãy đọc để tìm hiểu!
Khám phá 9 mẹo lập ngân sách tổ chức sự kiện bạn nên biết:
1. Biết mục tiêu sự kiện và KPI của bạn.
Ngân sách sự kiện của bạn phải phản ánh trực tiếp mọi thứ bạn đang hình dung cho sự kiện của mình ” từ tầm nhìn tổng thể đến trang trí, công nghệ, thiết lập, hàng hóa và nhân tài. Nếu bạn nhắm mắt lại và hình dung ra một yếu tố quan trọng nào đó, thì nó cần phải nằm trong ngân sách của bạn.
Nếu bạn đã lập kế hoạch tiếp thị sự kiện của mình trong những công ty tổ chức sự kiện hay trong những lần tổ chức sự kiện trước đó, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ mà bạn đã soạn thảo cho phần tầm nhìn và mục tiêu của mình. Mặt khác, nếu bạn không có sự hỗ trợ từ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên dành chút thời gian để suy nghĩ về các mục tiêu của mình cho sự kiện này. Bạn muốn thực hiện những gì? Ngoài những người tham dự vui vẻ, tổ chức của bạn có mục tiêu gì khi tổ chức sự kiện? Cá nhân bạn muốn đạt được điều gì từ nó?
Các mục tiêu sự kiện của bạn sẽ có tác động trực tiếp đến ngân sách dưới dạng các quyết định quan trọng mà bạn đưa ra. Chẳng hạn, nếu những người tham dự sự kiện là những VIP mà bạn muốn gây ấn tượng, thì địa điểm và trang trí sẽ là những mục hàng quan trọng.
Nếu đây là sự kiện nội bộ của công ty, bạn có thể muốn tập trung nhiều hơn vào sự tương tác dưới dạng công nghệ sự kiện, thiết bị nghe/nhìn và đồ ăn. Một số mục tiêu, chẳng hạn như cuộc họp định kỳ của công ty, hỗ trợ các biện pháp cắt giảm chi phí. Những thứ khác, chẳng hạn như hội nghị bán hàng, cho phép họ chi tiêu nhiều hơn để đổi lấy ROI tốt hơn. Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ đo lường thành công cho sự kiện này và ngân sách của bạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi các KPI này.
2. Nhìn vào các sự kiện trong quá khứ và tương tự.
Sẽ không có ý nghĩa gì khi bắt đầu lập ngân sách sự kiện của bạn từ đầu mỗi khi bạn tổ chức một sự kiện. Cho dù bạn có đang hợp tác với bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào đi nữa. Thay vào đó, hãy nhìn vào các sự kiện trong quá khứ tương tự nhau về phạm vi, mục tiêu và quy mô. Chẳng hạn, một sự kiện kỷ niệm công ty có thể diễn ra hàng năm hoặc vào những năm quan trọng cụ thể. Ngay cả khi bạn chưa từng tổ chức sự kiện cụ thể này trước đây, bạn vẫn có thể tham khảo một số sự kiện liên quan. Nếu bạn có nhiều văn phòng hoặc phòng ban, hãy hỏi họ về bất kỳ sự kiện nào tương tự như của bạn. Việc chỉnh sửa ngân sách dự thảo sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc nhìn chằm chằm vào một màn hình trống và cố gắng nghĩ ra kế hoạch của riêng bạn.
Hãy nhớ rằng xu hướng sự kiện và chi phí có thể đã thay đổi theo thời gian kể từ sự kiện truyền cảm hứng của bạn và bạn vẫn cần nghiên cứu chi phí cụ thể của mình. Những gì bạn đang tìm kiếm không phải là một bản thiết kế chính xác, mà là một con số về sân bóng và một số nguồn cảm hứng về các loại mục hàng cần đưa vào để bạn biết nơi bắt đầu nghiên cứu của mình.
3. Bắt đầu với hình sân bóng và tinh chỉnh.
Ngân sách của bạn sẽ cần được sửa đổi và cập nhật liên tục trong suốt quá trình lập kế hoạch sự kiện. Đây là một tài liệu sống và có thể sẽ được chỉnh sửa và cập nhật bởi nhiều bên liên quan với các ưu tiên khác nhau (và có thể cạnh tranh). Do đó, sẽ rất hữu ích nếu bạn bắt đầu ước tính chi phí cho sự kiện của mình, sau đó thêm chi tiết vào ước tính khi bạn nghiên cứu chi phí của mình.
Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu nói chuyện sớm với các bên liên quan về các chi phí liên quan và hỗ trợ các cuộc trò chuyện đó bằng những con số khó khăn khi bạn tiến gần hơn đến việc tổ chức sự kiện của mình. Nên nhớ là khúc này thì các công ty tổ chức sự kiện nếu bạn đang hợp tác, hãy nhận sự tư vấn cụ thể.
4. Bắt đầu nghiên cứu các khoản chi tiêu cụ thể.
Bây giờ là lúc để bắt đầu nghiên cứu các chi tiết đơn hàng cụ thể cho ngân sách của bạn.Bạn có thể yêu cầu công ty tổ chức sự kiện mà bạn hợp tác cung cấp cho bạn những danh sách chi tiêu càng chi tiết càng tốt. Còn nếu bạn không hợp tác với bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào, bạn nên có một danh sách tốt về những thứ cần đưa vào dựa trên các sự kiện trong quá khứ và các sự kiện truyền cảm hứng tương tự. Nhưng đây là những điều cơ bản để đảm bảo bạn kiểm tra chúng:
1/ Chi phí tận nơi
o Địa điểm
o Nhân viên sự kiện
o Đồ ăn thức uống
o Âm thanh/hình ảnh và công nghệ khác
o Loa và giải trí
o Giao thông vận tải
o Swag và các tài liệu khác
o Bảo mật
o Người lập kế hoạch sự kiện hoặc người quản lý tại chỗ
2/ Tiếp thị và quảng bá sự kiện
o Thiết kế đồ họa
o Phương tiện truyền thông xã hội và quảng cáo trả tiền
o Tài liệu tiếp thị được in
o Phí liên kết và người có ảnh hưởng
o Tiếp thị nội dung trả phí
3/ Công nghệ tổ chức sự kiện
o Nền tảng quản lý sự kiện
o Phí đặt chỗ và xuất vé
o Trang web sự kiện
o Công cụ lập sơ đồ sự kiện
o Ứng dụng sự kiện di động
o Nhận phòng và đăng ký tại chỗ
o Công cụ nắm bắt chì
o Dữ liệu và phân tích
o Công nghệ sự kiện ảo
5. Nhận báo giá của nhiều nhà cung cấp.
Đối với tất cả các chi phí nêu trên, bạn cần đảm bảo nhận được nhiều báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Kể cả các công ty tổ chức sự kiện. Đây là phương pháp hay nhất để đảm bảo bạn sẽ có được một thỏa thuận tốt, cũng như giúp bạn có khả năng thương lượng với các nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn. Ưu điểm khác của nhiều báo giá là hiểu rõ hơn về bối cảnh chi phí cho mặt hàng cụ thể đó. Chỉ bằng cách nói chuyện với nhiều nhà cung cấp hay các công ty tổ chức sự kiện, bạn mới có thể hiểu được phạm vi chi phí. Các nhà cung cấp là nguồn thông tin tốt nhất về khu vực của họ. Họ cũng có thể giúp bạn tìm ra những gì bạn cần (và những gì bạn không cần). Họ thậm chí có thể có những lời khuyên tuyệt vời về cách tiết kiệm tiền cho một chi tiết đơn hàng cụ thể.
Một số chi phí phụ thuộc vào các mục hàng khác. Ví dụ: thiết lập A/V của bạn sẽ phụ thuộc vào địa điểm. Các chi phí khác sẽ được bao gồm với một số địa điểm chứ không phải những địa điểm khác. Ví dụ: tất cả có thể bao gồm bãi đậu xe, phương tiện di chuyển từ sân bay hoặc Wi-Fi (hoặc là tiện ích bổ sung) tùy thuộc vào địa điểm.
Khi bạn bắt đầu nhận báo giá, hãy ghi lại những gì được bao gồm trong mỗi ước tính và chi phí nào phụ thuộc vào nhau. Bằng cách đó, khi bạn quyết định chọn một nhà cung cấp, bạn sẽ biết những mặt hàng nào bạn có thể đánh dấu khỏi danh sách của mình.
6. Xem xét thu nhập từ sự kiện sẽ cân bằng chi phí như thế nào.
Số tiền thu nhập bạn mong muốn tạo ra từ sự kiện sẽ có tác động rất lớn đến ngân sách tổng thể của bạn. Thu nhập của bạn có thể đến từ việc bán vé, các mối quan hệ tài trợ, hàng hóa và dịch vụ được bán trong sự kiện và các nguồn sáng tạo khác. Đảm bảo bao gồm ước tính cho tất cả các nguồn thu nhập này trong ngân sách sự kiện của bạn để bạn và các bên liên quan khác có thể thấy chi phí thực và ROI ước tính của sự kiện. Khúc này là bắt buộc nếu bạn đang làm ở một công ty tổ chức sự kiện nhé.
Điều này cũng có thể làm việc ngược lại. Khi bạn biết rõ về các chi phí mà bạn dự kiến sẽ phải chịu, bạn có thể tạo các gói tài trợ hoặc giá vé để bù vào tổng số. Điều này cung cấp cho bạn một mục tiêu rõ ràng về thu nhập từ sự kiện cũng như kiểm soát chi phí của bạn.
7. Quyết định nơi để tiết kiệm và nơi để chi tiêu.
Khi nói đến ngân sách sự kiện, không ai được cấp số tiền chi tiêu không giới hạn (và nếu có, điều đó có thể sẽ không xảy ra lần nữa). Điều này có nghĩa là các nhà lập kế hoạch phải chọn và chọn khía cạnh nào của sự kiện là quan trọng nhất. Đây sẽ là những lĩnh vực mà bạn nên chi thêm một chút cho các tùy chọn chất lượng thực sự cao.
Khi bạn di chuyển xuống danh sách ưu tiên của mình, bạn sẽ bắt đầu tìm thấy những lĩnh vực cần chi tiêu ít hơn hoặc thậm chí những lĩnh vực bạn có thể loại bỏ. Rốt cuộc, có thể bạn không cần một phòng VIP riêng biệt và có thể thoát khỏi trải nghiệm VIP kỹ thuật số. Hoặc có thể bạn có thể bỏ qua bữa tối trên đĩa và thay vào đó phục vụ đồ ăn nhẹ và đồ uống giải khát trong suốt sự kiện của mình. Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu của mình, bạn sẽ biết nên đầu tư những nguồn lực quý giá đó vào đâu.
Chú ý, khúc này nếu bạn hợp tác với bất cứ công ty tổ chức sự kiện, hãy nhấn mạnh cho họ đưa ra những đề xuất chi tiêu tiết kiệm, đừng để các công ty tổ chức sự kiện vẽ thêm những miếng bánh không cần thiết.
8. Thêm chi phí cho các sự cố và trường hợp khẩn cấp.
Nếu bạn đã có bất kỳ kinh nghiệm nào về việc lập kế hoạch cho các sự kiện, bạn sẽ biết rằng dường như luôn có điều gì đó không ổn. Bạn có thể không có hoa và cần chạy đến cửa hàng bán hoa vào ngày diễn ra sự kiện. Thiết lập A/V của bạn có thể không tương thích với địa điểm. Loa của bạn có thể bị ốm. Dù đó là gì, bạn cần phải chuẩn bị sẵn một quỹ phòng ngày mưa để sử dụng tốt. Số tiền bổ sung bạn cần sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện của bạn và các trường hợp dự phòng mà bạn đang lên kế hoạch. Tuy nhiên, một nguyên tắc nhỏ là tính thêm 15-30% tổng ngân sách của bạn.
9. Làm cho tài liệu ngân sách của bạn phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
Hãy nhớ rằng, ngân sách của bạn là một tài liệu sống sẽ thay đổi và phát triển khi bạn đến gần hơn với sự kiện của mình. Nó sẽ là một công cụ hữu ích hơn nữa nếu bạn thực hiện một vài điều để định dạng nó tốt:
o Bao gồm các ghi chú về thời hạn thanh toán cùng với ước tính, bao gồm tiền đặt cọc và thời điểm cần thanh toán.
o Bao gồm một cột cho chi phí thực tế khi bạn bắt đầu thanh toán cho mọi thứ để bạn biết chi phí của mình so với ước tính như thế nào. Điều này đặc biệt hữu ích cho các sự kiện tiếp theo để giúp bạn lập kế hoạch ngân sách tiếp theo.
o Viết ghi chú về chi phí dự phòng, ưu đãi đặc biệt được cung cấp, tên liên hệ và chi tiết về từng mục để các thành viên khác trong nhóm có thể dễ dàng lấy thông tin họ cần.
Bắt đầu sử dụng các mẹo lập ngân sách sự kiện này ngay hôm nay và hãy để các công ty tổ chức sự kiện làm đúng nhiệm vụ, cũng như hãy hợp tác một cách minh bạch !
Với sự hiểu biết chắc chắn về những gì bạn sẽ chi tiêu cho sự kiện của mình, giờ đây bạn có thể đảm bảo rằng nó xứng đáng với chi phí bỏ ra. Tiếp theo, hãy xem các mẹo ROI sự kiện của chúng tôi để đảm bảo bạn kiếm được nhiều tiền nhất cho số tiền của mình.
