16 mẹo để lập kế hoạch cho các sự kiện thành công. Nếu bạn không cần đền một công ty tổ chức sự kiện và nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện đang chuẩn bị tổ chức sự kiện tiếp theo, thì việc có khả năng lập kế hoạch sự kiện xuất sắc có thể hữu ích trong khi tổ chức sự kiện đó.
Khách hàng có thể có những kỳ vọng khác nhau đối với từng sự kiện, vì vậy, điều quan trọng là xác định các kỹ thuật giúp bạn điều hướng trong quá trình lập kế hoạch. Xác định các mẹo hoặc kỹ thuật hữu ích có thể cải thiện kỹ năng lập kế hoạch sự kiện của bạn để đảm bảo các sự kiện của bạn thành công. Trong bài viết này với vai trò là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi đề cập đến lập kế hoạch sự kiện là gì, giải thích người lập kế hoạch sự kiện là gì và cung cấp 16 mẹo để lập kế hoạch sự kiện hiệu quả. Nhưng tại sao chúng tôi mang tiếng là công ty tổ chức sự kiện mà lại mách nước cho bạn vậy nhỉ.
À, hoàn toàn bình thường nhé, các chương trình hay sự kiện tuy quy mô mà chính chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện cũng cần sự hợp tác từ các bạn, từ những người cùng lập kế hoạch sự kiện, quản lý sự kiện để chúng ta có những sự kiện thành công như mong đợi.
Tổ chức sự kiện nói chung
Lập kế hoạch sự kiện là gì?
Với nhiều công ty tổ chức sự kiện thì các kế hoạch tổ chức sự kiện quá đơn giản, nhưng từng sự kiện sẽ có những cách thức khác nhau, vậy nên: Lập kế hoạch sự kiện là hành động tổ chức và quản lý một sự kiện, hoạt động hoặc sự kiện. Một số ví dụ về danh mục sự kiện bao gồm các cuộc họp mặt xã hội, hội thảo, lễ cưới, cuộc họp công ty, sự kiện từ thiện và các lễ kỷ niệm khác nhau. Lập kế hoạch sự kiện thường bao gồm các nhiệm vụ sau:
• Chuẩn bị ngân sách
• Cán bộ tổ chức
• Tạo lịch làm việc cho nhân viên
• Đặt mốc thời gian cho từng sự kiện
• Lựa chọn và đặt địa điểm
• Thuê nhà cung cấp
• Điều phối phương tiện đưa đón khách
• Cho thuê thiết bị
• Thiết kế bố trí mặt bằng
Người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Người lập kế hoạch sự kiện là một chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện, người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp và sự kiện đặc biệt. Họ giám sát tất cả các khía cạnh của sự kiện để đảm bảo nó diễn ra theo đúng kế hoạch. Các nhà hoạch định sự kiện thường quản lý ngân sách, thiết lập ngày diễn ra sự kiện, chọn địa điểm và sắp xếp chỗ ở cho khách. Nhiệm vụ cụ thể của người lập kế hoạch sự kiện phụ thuộc vào nhiều khía cạnh, bao gồm quy mô và hạng mục của sự kiện, trình độ học vấn của người lập kế hoạch và kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện của họ.
16 mẹo để lập kế hoạch cho các sự kiện thành công
Dưới đây là 16 mẹo lập kế hoạch mà bạn có thể sử dụng khi chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo của mình:
1. Bắt đầu lập kế hoạch sớm
Đầu tiên, bạn cần đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện. Xác định mục tiêu cuối cùng cho sự kiện là gì. Đó có thể là một buổi gây quỹ, sự kiện xã hội hoặc khóa tu của công ty. Rõ ràng về mục đích của sự kiện của bạn sẽ giúp bạn tập trung vào các chi tiết quan trọng của sự kiện, từ việc lựa chọn địa điểm để giành được các nhà tài trợ.
Bắt đầu chuẩn bị và lên kế hoạch trước cho sự kiện để đảm bảo bạn nói chuyện với các nhà cung cấp và địa điểm, đặt chỗ với họ và lập kế hoạch thời gian cho tất cả các khía cạnh của chức năng. Lập kế hoạch sớm có thể giúp bạn xác định những trở ngại tiềm ẩn, thiết kế các giải pháp và mang đến một sự kiện thành công.
Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện đã tổ chức chương trình hội nghị khách hàng cho công ty VLIFE hàng năm nay, chúng tôi luôn nhận được sự hợp tác từ rất sớm, thậm chí 4 5 tháng trước khi diễn ra sự kiện.
2. Bám sát ngân sách
Xác định số tiền bạn có thể chi cho địa điểm, ăn uống, giải trí và các chi phí khác. Hãy nhớ xem xét tất cả các chi phí tiềm ẩn ngay từ đầu để tránh kết thúc với một con số cao hơn ước tính ban đầu của bạn.
3. Nhận sự kiện bằng văn bản
Khi bạn đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp của mình, hãy đảm bảo rằng bạn bao gồm các quy tắc về những gì sẽ xảy ra khi những thay đổi quan trọng xảy ra sau một đến ba tháng, sau một đến bốn tuần và ngày diễn ra sự kiện. Thiết lập các nhà cung cấp của bạn với cùng các chính sách và chi phí trả chậm mà bạn sử dụng với khách hàng của mình. Ngoài ra, hãy nhớ viết phạm vi công việc của bạn bằng văn bản.
4. Chọn địa điểm cẩn thận
Biết khán giả của bạn khi bạn đang tìm kiếm địa điểm phù hợp cho chức năng của mình. Chọn một môi trường mà khách của bạn sẽ cảm thấy thoải mái. Ví dụ, một hội nghị dành cho các giám đốc điều hành cấp cao cần một địa điểm trang trọng hơn một địa điểm được sử dụng cho hoạt động xây dựng nhóm.
5. Lên kế hoạch cho chương trình của bạn
Xem xét những gì bạn muốn đưa vào chương trình của sự kiện. Ví dụ: bạn có thể muốn có một diễn giả chính, hội thảo hoặc triển lãm thương mại. Mặc dù bạn có thể tiếp tục tinh chỉnh các chi tiết cho đến ngày trọng đại, nhưng khách mời của bạn sẽ muốn biết điều gì sẽ xảy ra. Cung cấp cho họ khuôn khổ cơ bản hoặc chương trình nghị sự càng sớm càng tốt.
6. Có kế hoạch dự phòng của nhà cung cấp
Hãy chắc chắn liên lạc với các nhà cung cấp và địa điểm một tháng trước sự kiện để đảm bảo mọi người đã sẵn sàng cho sự kiện của bạn. Xem lại bất kỳ hợp đồng nào để bạn có thể ngăn chặn thông tin sai lệch. Nếu có vấn đề xảy ra với nhà cung cấp của bạn, đó có thể là vấn đề vào phút chót. Tốt nhất bạn nên có ít nhất ba lựa chọn dự phòng—với tất cả các chi tiết liên quan có sẵn—cho mọi loại nhà cung cấp mà sự kiện của bạn sẽ cần. Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi cũng luôn có những nhà cung cấp dự phòng
7. Tạo dòng thời gian và danh sách kiểm tra
Thời hạn có xu hướng hoạt động tốt hơn danh sách việc cần làm mở, vì vậy, càng sớm càng tốt, hãy bắt đầu hoàn thiện khi cần đưa ra quyết định cụ thể và công việc nhất định cần hoàn thành để giúp bạn đi đúng hướng.
Danh sách kiểm tra có thể giúp bạn sắp xếp thông tin để bạn có thể hiểu những nhiệm vụ bạn cần thực hiện, tạo thời hạn cho từng nhiệm vụ và xác định mọi hỗ trợ bổ sung mà bạn có thể cần. Một danh sách kiểm tra cũng có thể giúp bạn ước tính thời gian và tài chính trong giai đoạn chuẩn bị. Ngoài ra, việc có một danh sách kiểm tra có thể giúp đo lường tiến độ của bạn dễ dàng hơn khi bạn hoàn thành từng nhiệm vụ cho sự kiện của mình. Ngay cả công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi cũng phải bám sát dòng thời gian và danh sách kiểm tra rõ ràng từng hạng mục.
Khi ngày diễn ra sự kiện đến gần, hãy cập nhật dòng thời gian và danh sách kiểm tra của bạn với những câu hỏi gợi ý sau:
• Khi nào các nhà cung cấp đến?
• Đầu mối liên hệ là ai?
• Khi nào thức ăn cần sẵn sàng?
• Tại thời điểm nào ban nhạc sống nên nhường chỗ cho người chơi xóc đĩa?
8. Cân nhắc thuê một nhiếp ảnh gia
Bạn có thể dành tiền để trả cho một nhiếp ảnh gia hoặc nhà quay phim chuyên nghiệp để kỷ niệm sự kiện của bạn. Nghiên cứu các nhiếp ảnh gia và nhà quay phim gần địa điểm của bạn và liên hệ với họ để nhận báo giá. Thông thường, các nhà quay phim và nhiếp ảnh gia có giá gói sự kiện hoặc mức giá theo giờ mà họ có thể giới thiệu cho bạn khi đặt chỗ. Chụp ảnh hoặc quay phim sự kiện của bạn có thể cung cấp nội dung hữu ích cho tất cả các kênh truyền thông. Hình ảnh tại chỗ cũng có thể mang đến cho người tham dự một kỷ niệm đặc biệt về một sự kiện giải trí. Nhiếp ảnh gia là nói cho đúng rằng thời buổi bây giờ tuỳ từng điều kiện của sự kiện, của thời tiết, chúng ta cũng nên cân nhăc cả fly cam hoặc cả một đội ngũ Media hùng hậu
Và điều tuyệt vời là công ty tổ chức sự kiện META luôn có sẵn những nhân sự này.
9. Kết nối với những người khác trong ngành tổ chức sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện thường phát triển mối quan hệ với các công ty tổ chức sự kiện và địa điểm, vì vậy họ có thể có nhiều lựa chọn để xem xét khi lập kế hoạch sự kiện. Tạo kết nối với các chuyên gia khác trong ngành có thể giúp bạn xác định nhà cung cấp và địa điểm nào là tốt nhất cho những chức năng nào. Những kết nối này cũng có thể giúp bạn quảng bá dịch vụ của mình và tạo khách hàng tiềm năng.
10. Giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp và nhân viên
Cung cấp các kênh liên lạc rõ ràng với nhà cung cấp, với công ty tổ chức sự kiện, nhà tài trợ, khách hàng và nhân viên công ty có thể giúp bạn điều phối một sự kiện hiệu quả hơn. Đảm bảo tất cả những người liên quan đều biết rằng bạn luôn sẵn sàng và khuyến khích họ liên hệ nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc. Các phương thức liên lạc bao gồm thư từ qua email, gặp mặt trực tiếp, trò chuyện video và gọi điện thoại.
11. Lên kế hoạch cho những thử thách
Bạn có thể phải đối mặt với những thách thức hoặc trở ngại trong quá trình lập kế hoạch hoặc trong chính sự kiện, vì vậy điều cần thiết là phải chuẩn bị sớm cho những thách thức đó trong quá trình lập kế hoạch. Tạo một danh sách các thách thức tiềm ẩn, chẳng hạn như thời tiết, lượng người tham dự ít, hủy bỏ vào phút cuối hoặc nhân viên sự kiện vắng mặt. Sau đó, tạo giải pháp cho các tình huống này, bao gồm:
• Có địa điểm dự phòng để tham khảo nếu thời tiết cho phép
• Có thêm nhà cung cấp để liên hệ trong trường hợp hủy bỏ
• Lên lịch bổ sung nhân viên cho sự kiện trong trường hợp bị bệnh
• Sử dụng các chiến lược tiếp thị để quảng bá sự kiện một cách hiệu quả nhằm tăng lượng người tham dự
12. Chia sẻ kế hoạch dự phòng của bạn
Điều quan trọng là phải chuẩn bị để thực hiện một sự kiện thành công, ngay cả khi xảy ra rủi ro. Đôi khi, các sự kiện đòi hỏi phải vượt qua những chướng ngại vật không lường trước được. Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện của bạn sẽ thành công, bất kể bạn sử dụng kế hoạch hành động nào. Chia sẻ các kế hoạch dự phòng của bạn với nhân viên, nhà cung cấp và địa điểm để được chấp thuận và giải thích những chính sách và quy trình cần tuân theo trong trường hợp xảy ra trở ngại.
Hiển nhiên rồi, chúng tôi cũng luôn nhấn mạnh vai trò của công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi là vẫn phải có những kế hoạch dự phòng, chẳng hạn bị cúp điện, cháy nổ, ca sĩ diễn viên bị gặp sự cố……
13. Thực hiện các chiến lược quảng bá sự kiện
Sẽ rất hữu ích nếu bạn bắt đầu quảng bá sự kiện của mình trước vài tháng để tạo sự mong đợi cho các lễ hội và giúp những người tham dự tiềm năng của bạn có thời gian lên kế hoạch cho sự kiện và RSVP của bạn. Sử dụng các công cụ quảng cáo khuyến mại như lời mời truyền thông xã hội hoặc chiến dịch quảng cáo trực tuyến. Bạn cũng có thể tạo các sản phẩm quảng cáo như móc khóa, bút hoặc nhãn dán với ngày và giờ của sự kiện. Trong các chương trình khuyến mãi trực tuyến của bạn, hãy bao gồm thông tin thú vị về đồ ăn và thức uống của sự kiện, tài trợ, nghệ sĩ giải trí, nhà cung cấp, chủ đề và trang phục phù hợp.
Các bạn cũng hãy tìm hiểu về kênh Zalo OA để quảng bá cho sự kiện của mình nhé.
14. Sử dụng tiếp thị truyền thông xã hội
Tiếp thị truyền thông xã hội là một công cụ trực tuyến tuyệt vời để tiếp cận khách mời và thuyết phục họ tham dự sự kiện của bạn. Nó cho phép bạn thông báo sự kiện trên nhiều trang truyền thông xã hội để cung cấp thông tin chi tiết độc quyền và cập nhật thú vị chẳng hạn như ai đang tài trợ cho sự kiện, chủ đề là gì và nghệ sĩ nào đang biểu diễn. Bạn cũng có thể bao gồm dòng thời gian sự kiện, giá vé và địa điểm. Một tháng trước sự kiện, việc thực hiện một chiến dịch truyền thông xã hội có thể tối đa hóa khả năng tiếp cận khán giả và sự tham dự của khách mời. Các cách khác để sử dụng phương tiện truyền thông xã hội bao gồm:
• Khuyến khích khách tham dự và chia sẻ nội dung bằng cách sử dụng các cuộc thi tặng quà trên nhiều nền tảng khác nhau
• Khuyến khích khách đăng hình ảnh hoặc video về sự kiện với thẻ bắt đầu bằng # trong chú thích của họ để nhận biết thương hiệu
• Yêu cầu khách chia sẻ sự kiện trên hồ sơ truyền thông xã hội của họ để nhận mã giảm giá hoặc chỗ ở đặc biệt trong sự kiện
Hiển nhiên rồi, những công ty tổ chức sự kiện luôn làm tốt nhất điều này.
15. Có kế hoạch dọn dẹp
Sự kiện của bạn không kết thúc khi khách của bạn rời đi. Xem xét từng chi tiết nhỏ từ thiết lập đến sao lưu. Đừng quên dọn rác, mặc dù các dịch vụ này đôi khi được bao gồm trong phí địa điểm. Một sự kiện thành công là tất cả về các chi tiết, ngay cả những điều nhỏ nhặt.
16. Yêu cầu phản hồi
Để đánh giá thành công tổng thể của sự kiện và xác định các cơ hội cải thiện, hãy thu thập phản hồi từ nhân viên, nhà cung cấp, người tham dự và khách hàng của bạn. Có phản hồi có thể hành động sẽ giúp bạn cải thiện các sự kiện trong tương lai của mình. Tin chúng tôi đi, tuy chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhưng điều tạo nên uy tín của chúng tôi là là những yêu cầu phản hồi từ tiêu cực chúng tôi biến thành tích cực.
Làm thế nào để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch sự kiện của bạn
Với môi trường làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện thì chúng tôi nhận thấy rằng người lập kế hoạch sự kiện có thể cần nhiều kỹ năng để lập kế hoạch và tổ chức các loại sự kiện khác nhau. Người lập kế hoạch sự kiện có thể chịu trách nhiệm về nhiều khía cạnh của một sự kiện, từ đặt dịch vụ ăn uống đến chọn bảng màu hoặc chủ đề cho bữa tiệc, vì vậy, rất có giá trị nếu bạn có kỹ năng lập kế hoạch sự kiện xuất sắc khi theo đuổi sự nghiệp này. Một số kỹ năng lập kế hoạch sự kiện bao gồm:
• Chú ý đến chi tiết: Lập kế hoạch trang trí bàn, tán lá và ánh sáng, tiếp đón khách và tuân thủ các mốc thời gian, tất cả đều đòi hỏi sự chú ý cao độ đến từng chi tiết. Định hướng chi tiết có thể giúp bạn ngăn ngừa xung đột trong dòng thời gian hoặc với khách hàng về những kỳ vọng của họ đối với sự kiện.
• Giao tiếp giữa các cá nhân: Giám sát nhân viên, giao tiếp với các chuyên gia trong ngành và tương tác với khách trong suốt một sự kiện liên quan đến kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân. Những kỹ năng này có thể đảm bảo bạn đang giao tiếp và truyền tải thông tin một cách chân thực, để tất cả những người mà bạn tương tác đều hiểu những gì sẽ xảy ra trước, trong và sau sự kiện.
• Đa nhiệm: Quản lý thời gian, sắp xếp thứ tự ưu tiên, tập trung và các kỹ năng đối phó đều là những khả năng đa nhiệm giúp người lập kế hoạch sự kiện trở nên xuất sắc trong nghề nghiệp của họ. Các kỹ năng đa nhiệm rất cần thiết ở vị trí này vì nhiều phần của một sự kiện có thể diễn ra cùng một lúc, chẳng hạn như trả lời các câu hỏi về lịch trình phục vụ trong khi liên lạc với khách hàng về việc tham dự.
• Tổ chức: Kỹ năng tổ chức xuất sắc liên quan đến việc sử dụng quản lý thời gian và điều phối để hỗ trợ trong suốt quá trình tổ chức lập kế hoạch cho một sự kiện. Người lập kế hoạch sự kiện sử dụng các kỹ năng tổ chức trong khi tạo thời gian biểu, tuân theo ngân sách, lên lịch cho nhân viên và nhà cung cấp cũng như đáp ứng thời hạn của sự kiện để đặt địa điểm và giải trí.
Cuối cùng, chúng tôi luôn nhấn mạnh rằng các công ty tổ chức sự kiện luôn cần sự hợp tác từ những người quản lý sự kiện như các bạn đấy nhé.
