Mẹo gặp gỡ khách hàng dành cho người mới biết lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn đang làm việc ở một công ty tổ chức sự kiện hay bạn đang là thực tập sinh và bạn đang chỉ là một người mới và bạn quan tâm đến việc trở thành một người lập kế hoạch sự kiện, hoặc chỉ mới bắt đầu? Ở đây, chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với rất nhiều tài nguyên sẽ giúp bạn bắt đầu kinh doanh lập kế hoạch sự kiện với những điều cơ bản: tập hợp kế hoạch kinh doanh, bảng giá và chiến lược tiếp thị.
Những nhiệm vụ này có thể không hoàn toàn thú vị, nhưng nó đúng trong kinh doanh cũng như trong các sự kiện: không có gì gọi là lập kế hoạch quá nhiều.
Bạn cũng có thể lập kế hoạch để thành công với các khía cạnh trực tiếp của công ty mình, chẳng hạn như quảng cáo chiêu hàng cho khách hàng tiềm năng và các cuộc họp để làm rõ các mục tiêu của sự kiện. Khi tương tác với các khách hàng tiềm năng, ngay cả những người lập kế hoạch sự kiện mới bắt đầu cũng có thể thể hiện các kỹ năng tổ chức cuộc họp ở cấp độ chuyên nghiệp.
Chúng tôi khi đã và đang là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín thì chúng tôi nhận định rằng: Kỹ năng gặp gỡ khách hàng tốt cho thấy rằng làm việc với bạn sẽ suôn sẻ và bổ ích. Những kỹ năng này rất quan trọng và tin tốt là bạn có thể thực hành và cải thiện chúng ngay bây giờ”ngay cả khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện của bạn chưa có khách hàng đầu tiên. Tiền thưởng: những kỹ năng này hữu ích ở mọi giai đoạn trong sự nghiệp của bạn.
Hoàn thiện chúng ngay bây giờ và bạn sẽ gặt hái được nhiều lợi ích khi doanh nghiệp của mình phát triển.
Mẹo gặp gỡ khách hàng dành cho người mới biết lập kế hoạch tổ chức sự kiện
8 lời khuyên hàng đầu cho các cuộc họp khách hàng sự kiện
1. Tạo mối quan hệ cá nhân với khách hàng.
Nó không cần phải sâu”thực tế là không nên”nhưng hãy tạo không gian cho một cuộc trò chuyện nhanh trước khi bạn bắt tay vào công việc. Lấy tín hiệu của bạn từ sự kiện của khách hàng, thời tiết, môi trường xung quanh, thể thao địa phương hoặc bất kỳ sở thích chung nào. Cho dù khách hàng có muốn tham gia hay không, nếu nỗ lực của bạn là chân thành và thân thiện, nó sẽ được đánh giá cao. Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể sang số với một nụ cười và nói, Được rồi, bây giờ bắt tay vào công việc.
Bạn có thể thực hành kỹ năng này trong cuộc sống hàng ngày bằng cách nói chuyện ngắn gọn với những người xung quanh và thử nghiệm các cách mở đầu cuộc trò chuyện khác nhau để xem cách chúng hoạt động trong các tình huống áp lực thấp. Hãy tin chúng tôi đi, khi vận hành một công ty tổ chức sự kiện thì điều tiên quyết là các kỹ năng luôn phải được trau dồi cho nhân sự.
2. Lắng nghe cẩn thận khách hàng.
Họ muốn làm gì? Tất nhiên, bạn cần biết các yếu tố hữu hình” như loại sự kiện nào, số lượng người tham dự và quy mô ngân sách nói chung. Sau khi bạn xác định mục tiêu và mục tiêu của sự kiện, bạn có thể chuyển sang những điều vô hình, chẳng hạn như cách khách hàng hy vọng sự kiện sẽ cảm thấy như thế nào: Trang trọng? Thích kinh doanh? Chuyên nghiệp? Đẳng cấp? Đánh bóng? Thư giãn? Dễ dàng? Vui vẻ?
Lắng nghe là một kỹ năng hoàn toàn cần thiết” và đó là kỹ năng có thể trau dồi được. Tranh thủ bạn bè hoặc gia đình đóng vai các cuộc họp khách hàng với bạn. Trong những buổi này, hãy chắc chắn rằng bạn nghe nhiều hơn nói.
Có không ít các nhân sự non trẻ trong các công ty tổ chức sự kiện luôn quên mất rằng mình còn khá yếu, và phiêu theo những câu chuyện của khách hàng, tự đưa ra những nhận định chưa chính xác, vì lời chúng ta chưa thực sự lắng nghe.
3. Hỏi rõ ràng khi bạn không hiểu điều gì đó.
Bạn không cần phải đoán! Đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu trở thành một người lập kế hoạch sự kiện, đừng chần chừ vì bạn sợ một người lập kế hoạch có kinh nghiệm hơn đã biết câu trả lời. Một người lập kế hoạch sự kiện giỏi tích cực tìm kiếm sự hiểu biết về nhu cầu của khách hàng. Cuối cùng, cả bạn và khách hàng đều có lợi khi kỳ vọng của bạn phù hợp.
Thực hành điều này trong cuộc sống hàng ngày của bạn. (Nếu bạn thấy mình hiếm khi hiểu được mọi thứ xung quanh mình, cả ngày, mỗi ngày, bạn có thể cân nhắc bước ra khỏi vùng an toàn của mình. Sau đó, bạn có thể thực hành điều này.)
Cái này là hoàn toàn nghiêm túc nhé, bạn không nên đưa công ty tổ chức sự kiện của bạn vào thế bí khi mà chính bạn không rõ ràng những điều khách hàng mong muốn, bạn chỉ đoán và phán đoán. Tốt nhất hãy thẳng thắn hỏi lại, còn hơn sự việc đi khá xa mà ngoài tầm kiểm soát của bạn.
4. Trình bày lại những gì bạn nghe được.
Vì vậy, bạn đang lắng nghe điều quan trọng đối với khách hàng: bạn làm rất tốt. Bạn đang đặt câu hỏi để đảm bảo rằng bạn hiểu: tuyệt vời.
Sau đó, khi bạn nghĩ rằng bạn đã hiểu, hãy nói lại. Vì vậy, những gì tôi nghe được là bạn muốn một sự kiện vừa sang trọng vừa vui vẻ? Nếu bạn nghe thấy sự do dự từ khách hàng về bản tóm tắt của mình, hãy lắng nghe lại và đặt thêm một số câu hỏi. Khi bạn nghĩ mình đã nắm được, hãy trình bày lại cách hiểu mới của mình.
Lắng nghe, yêu cầu sự rõ ràng và nói rõ sự hiểu biết của bạn là một bộ ba mạnh mẽ. Bạn không cần phải lưu chúng cho các cuộc họp khách hàng; hãy sử dụng chúng vào lần tới khi bạn cần trình bày ý tưởng hoặc kế hoạch với bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình. Chú ý xem có phần nào trong kỹ thuật nghe/làm rõ/tái hiện gây rắc rối cho bạn hay không. Nếu vậy, bạn biết phải làm gì”hãy thực hành điều đó. Đây là một điểm hoàn toàn tuyệt vời và nâng vị trí của bạn trong một công ty tổ chức sự kiện đấy nhé, hãy trình bày lại toàn bộ những gì bạn nghe được một cách trôi chảy. Đó chính là xác minh mềm những thoả thuận của bạn và khách hàng trước khi đi đến bản ký kết trên giấy tờ.
5. Chuẩn bị sẵn sàng và đưa ra các khuyến nghị.
Thực hiện công việc chuẩn bị của bạn trước thời hạn để bạn có sẵn nhiều lựa chọn trong đầu. Khi bạn hiểu khách hàng đang làm gì, nếu bạn thấy cách cải thiện một khía cạnh trong kế hoạch của họ, đừng ngại! Ngay cả khi bạn mới bắt đầu lập kế hoạch sự kiện, bạn có kinh nghiệm, ý tưởng và tư duy về các sự kiện mà khách hàng có thể không có.
Các điểm đặc biệt thường xuất hiện trong cuộc họp đầu tiên bao gồm các đề xuất về thời gian, ý tưởng về địa điểm và các cách phù hợp với ngân sách để cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Thực hiện công việc chuẩn bị của bạn trong những lĩnh vực này và bạn có thể có những gợi ý hữu ích. Nếu vậy, đừng giữ bí mật cho đến khi khách hàng của bạn ký hợp đồng. Đầu vào như thế này tại cuộc họp ban đầu có thể chứng minh dịch vụ của bạn có giá trị như thế nào. Điều này vô tình sẽ nâng vị thế của công ty tổ chức sự kiện nơi bạn làm việc.
6. Quan tâm đến lợi ích tốt nhất của khách hàng.
Một số khách hàng có thể không nhận ra rằng kỳ vọng của họ là không thực tế. Người lập kế hoạch chịu trách nhiệm phát hiện bất kỳ sự mất kết nối lớn nào và quản lý kỳ vọng của khách hàng.
Nếu bạn đã thực hiện nghiên cứu của mình, có thể bạn sẽ có một số tùy chọn tốt trong túi của mình mà bạn có thể sử dụng để chuyển hướng khách hàng, chẳng hạn như địa điểm với nhiều mức giá, linh hoạt với ngày tháng và các cách khác để cắt giảm ngân sách. Điều này gần như tất cả các công ty tổ chức sự kiện đều khuyến khích bạn nên phát huy
7. Giao tiếp thường xuyên và minh bạch.
Giả sử bạn đã tạo mối quan hệ cá nhân, hiểu nhu cầu của khách hàng, chứng minh giá trị của bạn và họ đã ký hợp đồng. Tuyệt vời! Nhu cầu tạo ấn tượng tốt không dừng lại ở đó. Ngược lại”khi bạn bận rộn lên kế hoạch cho sự kiện quý giá của họ, khách hàng sẽ muốn biết bạn đang làm gì.
Khách hàng có thể mong đợi cập nhật email hàng tuần không? Một cuộc họp điện thoại hai lần một tuần? Thứ gì khác? Nếu bạn linh hoạt, hãy để khách hàng chọn những gì hoạt động tốt nhất, nhưng hãy thiết lập lịch trình giao tiếp rõ ràng.
8. Cài đặt thông số truyền thông.
Bạn muốn có một kế hoạch bền vững để liên lạc liên tục giúp CẢ BẠN và khách hàng hài lòng. Có phải việc trả lời những tin nhắn hoảng loạn vào đêm khuya chỉ là một phần của dịch vụ mà bạn cung cấp không? Hay tiêu chuẩn của bạn là liên lạc nhận được sau 7 giờ tối sẽ nhận được phản hồi trước 10 giờ sáng ngày hôm sau?
Bất kể chính sách của bạn là gì, hãy làm rõ ngay từ đầu để giảm căng thẳng hoặc nhầm lẫn sau này. Và coi như công ty tổ chức sự kiện nơi bạn đang làm sẽ để bạn trọn vẹn đứng đầu dự án đó.
Bạn muốn tìm hiểu thêm các mẹo lập kế hoạch sự kiện cho người mới bắt đầu?
Làm cách nào để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện?
Thật dễ dàng để bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tư vào giáo dục thông qua các khóa học trực tuyến, học chính quy và đọc sách.
Bước 2: Tận dụng bất kỳ kinh nghiệm nào bạn có thể có để xây dựng kỹ năng của mình, làm thực tập ở một vài công ty tổ chức sự kiện – tình nguyện giúp đỡ các sự kiện, làm nhân viên hỗ trợ phục vụ ăn uống, v.v.
Bước 3: Được chứng nhận là Chuyên gia cuộc họp được chứng nhận hoặc Người quản lý cuộc họp được chứng nhận.
Bước 4: Tạo danh mục lập kế hoạch sự kiện trực tuyến của bạn. Giới thiệu lời chứng thực từ những trải nghiệm bạn đã có, nói trước về mức giá của bạn và tạo ưu đãi hấp dẫn, chẳng hạn như thực hiện miễn phí phiên lập kế hoạch đầu tiên của mỗi khách hàng.
Bước 5: Tiếp cận mạng lưới của bạn và yêu cầu giới thiệu để giúp tìm những khách hàng đầu tiên của bạn.
Làm thế nào để bạn tổ chức một danh sách kiểm tra sự kiện?
Bước 1: Hoàn thiện mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn.
Bước 2: Xác định loại sự kiện, đối tượng sự kiện và chủ đề sự kiện.
Bước 3: Tìm hiểu cụ thể về hậu cần như ngày giờ và địa điểm.
Bước 4: Hoàn thiện ngân sách sự kiện của bạn. Và liên hệ với các nhà tài trợ sự kiện nếu cần thiết.
Bước 5: Thiết kế sự kiện của bạn bằng cách chọn địa điểm, dịch vụ ăn uống và trải nghiệm (chẳng hạn như diễn giả, âm nhạc, nhiếp ảnh gia, v.v.).
Bước 6: Tạo một kế hoạch trong ngày với tất cả các chi tiết sự kiện của bạn và chia sẻ nó với nhân viên.
Làm thế nào để các nhà hoạch định sự kiện kiếm tiền?
Các nhà tổ chức sự kiện kiếm tiền bằng cách tính phí khách hàng cho các dịch vụ của họ. Họ có thể là cộng tác viên hay là nhân viên chính thức của bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào. Các mô hình chi phí của công cụ lập kế hoạch sự kiện bao gồm tỷ lệ phần trăm doanh thu sự kiện (thường là 15%), tính phí theo giờ, tính phí theo tỷ lệ dự án sự kiện và tùy chỉnh gọi món.
Tất cả các kỹ năng chuyên nghiệp ở trên”kết nối, thấu hiểu, chuẩn bị sẵn sàng và thiết lập giao tiếp rõ ràng” mang lại cho khách hàng cảm giác tự tin rằng làm việc với bạn sẽ suôn sẻ và thú vị như những sự kiện bạn lên kế hoạch.
