10 mẹo hàng đầu để quản lý sự kiện thành công. Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể là một quá trình căng thẳng và thường có thể khiến những người tổ chức sự kiện cảm thấy quá tải. Và chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ đưa ra 10 lời khuyên hàng đầu của chúng tôi để Quản lý Sự kiện Thành công sẽ giúp bạn nắm vững nghệ thuật lập kế hoạch cho một sự kiện đáng nhớ và hiệu quả.
Câu hỏi là tại sao công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi lại không giữ những phương pháp này cho công việc mà lại mang ra hướng dẫn cho các bạn vậy nhỉ. À không đâu, tuy chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp thật đấy, nhưng chúng tôi luôn cần sự hợp tác từ các bạn, các bạn sẽ đồng hành cùng chúng tôi để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ nhất, tốt đẹp nhất, thành công nhất. Vì sao ư, vì bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào mà chỉ cần nói rằng “chúng tôi làm được hết tất cả mọi chuyện, bạn chỉ việc ngồi chơi thôi” thì bạn hãy lo lắng đi là vừa.
Chúng tôi, nhắc lại, với tư cách là công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi khẳng định rằng chúng tôi luôn cần sự kết hợp đồng hành của các bạn, vì các bạn sẽ vào vai trò là người quản lý sự kiện cùng chúng tôi.
Và bắt đầu thôi nào,
10 mẹo hàng đầu để quản lý sự kiện thành công
1. Bắt đầu sớm
Bắt đầu lập kế hoạch ngay khi bạn có thể. Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lên kế hoạch thực tế trước từ bốn đến sáu tháng. Các sự kiện nhỏ hơn cần ít nhất một tháng để lên kế hoạch. Để quá trình diễn ra sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng với nhà cung cấp được hoàn thành vài tuần trước sự kiện.
2. Vẫn linh hoạt
Trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, mọi thứ sẽ thay đổi. Cho dù đó là thời gian, địa điểm hay thậm chí là loại sự kiện mà bạn tổ chức, bạn cần đảm bảo rằng mình linh hoạt và có thể đáp ứng các nhu cầu luôn thay đổi.
3. Đàm phán
Bất chấp những gì nhiều nhà cung cấp sẽ nói với bạn, mọi thứ đều có thể thương lượng. Hãy nhớ rằng với mỗi sự kiện sẽ có những chi phí không lường trước được, vì vậy hãy cố gắng thương lượng mức giá thấp nhất có thể. Xác định ngân sách của bạn trước khi gặp nhà cung cấp và đề nghị trả thấp hơn 5-10% so với con số này. Nhà cung cấp của bạn có thể gây chiến, nhưng cuối cùng họ muốn giành được công việc kinh doanh của bạn.
4. Phân Công Trách Nhiệm
Chia các yếu tố khác nhau của sự kiện thành các phần (ví dụ: đăng ký, phục vụ ăn uống, vận chuyển) và chỉ định một phần cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ tự chịu trách nhiệm về phần của mình nên họ sẽ chú ý hơn nhiều đến những thay đổi chi tiết nhỏ.
5. Tạo Tài liệu Chia sẻ
Đám mây mang đến nhiều lợi ích và việc cộng tác với nhóm của bạn không thể dễ dàng hơn thế. Để giữ mọi người trên cùng một trang, hãy tạo một hướng dẫn trung tâm hoặc tài liệu chi tiết mọi thứ liên quan đến sự kiện, bao gồm hợp đồng với nhà cung cấp, thông tin người tham dự và sơ đồ tầng. Với một tài liệu được chia sẻ, mọi người có thể tham khảo lại tài liệu đó nếu họ không chắc chắn và toàn bộ nhóm của bạn có thể phát hiện ra nếu có điều gì đó không phù hợp. Khóa học Quản lý sự kiện ở bất cứ đâu, bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào, hoặc ngay cả là khoá học riêng của chúng tôi là một khóa học lý tưởng để giúp bạn thực hiện điều này.
6. Có kế hoạch dự phòng
Rất hiếm khi một sự kiện được tổ chức mà không có ít nhất một sự cố, một món đồ có thể không xuất hiện hoặc một người quan trọng có thể đến muộn. Đánh giá những nội dung quan trọng nhất mà sự kiện của bạn sẽ có và tạo một kế hoạch dự phòng cho từng nội dung đó. Nếu một số vấn đề phát sinh trong tương lai, hãy phân loại chúng và quyết định xem có thể tìm thấy giải pháp thay thế hay không, hoặc liệu có nên loại bỏ hoàn toàn vấn đề đó khỏi sự kiện hay không.
7. Chạy thử chương trình của bạn
Khoảng hai tuần trước sự kiện, hãy lướt qua toàn bộ quá trình sự kiện. Tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn và suy nghĩ về mọi thứ, từ thiết lập ban đầu đến quá trình tiếp theo. Thông thường, các vấn đề phức tạp sẽ được nhấn mạnh tại các cuộc họp này và bạn sẽ có thời gian để khắc phục chúng. Một vài ngày trước khi sự kiện tổ chức một cuộc chạy khác tại địa điểm.
8. Chụp ảnh mọi thứ
Hình ảnh nói lên hàng ngàn lời nói và đăng những bức ảnh tích cực trực tuyến là một cách tuyệt vời để chứng minh sự thành công của sự kiện của bạn. Nếu bạn có ngân sách, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, họ sẽ chú ý hơn đến các loại ảnh được yêu cầu và sẽ tiếp cận bạn để biết chi tiết cụ thể. Yêu cầu chụp một số bức ảnh để đảm bảo bạn bao quát tất cả các cơ sở như ảnh chụp toàn bộ căn phòng, ảnh về thương hiệu sự kiện và nhiều ảnh những người tham dự đang tận hưởng niềm vui.
9. Trực tuyến
Một sự kiện là cách hoàn hảo để nâng cao sự hiện diện trên mạng xã hội của bạn. Tạo một thẻ bắt đầu bằng # tùy chỉnh cho sự kiện của bạn trên Twitter và khuyến khích những người theo dõi bạn tweet về sự kiện đó. Tương tự, tạo một sự kiện trên Facebook và khuyến khích những người theo dõi của bạn gắn thẻ sự kiện trong các bài đăng có liên quan. Tải ảnh của bạn lên sau khi sự kiện kết thúc và tích cực khuyến khích người dùng tự gắn thẻ.
10. Theo dõi ngay lập tức.
Sau khi sự kiện kết thúc, nhiều nhà tổ chức rơi vào một cạm bẫy phổ biến – nghỉ giải lao. Mặc dù hậu cần có thể được thực hiện, nhưng điều quan trọng là phải chủ động theo dõi những người tham dự, qua email hoặc trên mạng xã hội, để chứng minh sự thành công của sự kiện.
Các bạn có thể liên hệ với chúng tôi, vì chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp, các chương trình của chúng tôi được thiết kế để cung cấp kiến thức và hiểu biết sâu sắc về Quản lý sự kiện cho những người làm việc trong lĩnh vực khách sạn, giải trí và thư giãn hoặc những người muốn trở thành chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh này. Thậm chí chúng tôi với vai trò công ty tổ chức sự kiện có thể đồng hành để giúp bạn thực hiện và đảm bảo thành công trong sự nghiệp của bạn với tư cách là người quản lý sự kiện.
Bonus: Kiểm soát một sự kiện
Vẫn nhấn mạnh vai trò của chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện, không phải tự nhiên may mắn có một danh sách khá dài các bộ quy tắc và kinh nghiệm trong việc quản lý sự kiện, nhưng luôn có nhiều chỗ hơn. Nếu bạn là một người định hướng có kinh nghiệm và chuẩn bị trở thành người kiểm soát, vui lòng cho biết bản thân để có thể sắp xếp việc đào tạo.
Có 3 cấp độ Kiểm soát viên (Hạng A, Hạng B, Hạng C) có trách nhiệm hơi khác nhau, tuy nhiên Kiểm soát viên chịu trách nhiệm về:
• Đảm bảo các tiêu chuẩn cần thiết cho sự kiện được thực hiện trong quá trình tổ chức, lập kế hoạch, phân phối và xem xét sự kiện
• Thể lệ sự kiện và cuộc thi được tuân thủ
• Giao tiếp với các quan chức sự kiện bằng cách sử dụng chiến thuật khéo léo để tác động đến các quyết định mà các quan chức sự kiện đưa ra liên quan đến sự kiện
• Lời khuyên cho các quan chức sự kiện liên quan đến những cạm bẫy tiềm ẩn cần đề phòng
Kiểm tra và tư vấn về tất cả các khía cạnh của việc tổ chức sự kiện với người tổ chức và người lập kế hoạch
• Đảm bảo rằng việc đánh giá rủi ro đã được thực hiện
• Phê duyệt các thủ tục giấy tờ cuối cùng cho sự kiện (các khóa học cuối cùng; độ dài của khóa học và độ cao; chỉnh sửa bản đồ; phân bổ mã kiểm soát; bảng mô tả khóa học; bản đồ được in chồng chéo)
• Cung cấp phản hồi về tất cả các khía cạnh của sự kiện cho người tổ chức và người lập kế hoạch
Sổ tay Nhân viên Sự kiện có thông tin hỗ trợ người điều khiển trong vai trò của họ và có thể được gọi “Nhân viên Sự kiện”. Vì bạn hãy tin chúng tôi đi, không phải những việc này sẽ lặp lại cho sự kiện tiếp theo của bạn. Bạn hãy cứ sẵn sàng nhé.
