5 mẹo kiểm soát đám đông cho các sự kiện quy mô lớn. Khi các địa điểm mở cửa trở lại sau thời gian phong tỏa, nhu cầu tổ chức các sự kiện quy mô lớn chưa bao giờ lớn hơn thế. Nếu bạn đang xem xét lập kế hoạch cho một sự kiện, thì sự an toàn phải được đặt lên hàng đầu trong danh sách ưu tiên của bạn. Đặc biệt, các sự kiện lớn tiềm ẩn mức độ rủi ro cao do quy mô của danh sách khách mời.
Là một công ty tổ chức sự kiện, chịu trách nhiệm về sự an toàn của một số lượng lớn người như vậy có thể là một viễn cảnh khó khăn. May mắn thay, chúng tôi đã cô đọng mọi thứ bạn cần biết về việc kiểm soát đám đông thành năm mẹo chính. Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện nhưng vẫn rất luôn cần sự đồng hành của các đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện cùng chúng tôi, nhất là khi bạn là khách hàng của chúng tôi, chúng tôi luôn nhấn mạnh vai trò của một công ty tổ chức sự kiện luôn cần bạn với vai trò “quản lý sự kiện”.
Vì sao ư, vì bạn hãy hình dung nhé:
Lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty với số lượng lớn người tham dự đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Bắt đầu từ việc chọn địa điểm cho đến quyết định xem trang trí nào phù hợp nhất với dịp này. Một số lượng lớn người tham dự giao cho bạn trách nhiệm chính với tư cách là người tổ chức để đảm bảo rằng mọi thứ đều được kiểm soát bắt đầu từ việc thiết lập cho đến các biện pháp an toàn.
Dưới đây là các phương pháp hay nhất để kiểm soát đám đông của bạn trong các sự kiện.
5 mẹo kiểm soát đám đông cho các sự kiện quy mô lớn
1. Tiến hành Đánh giá Rủi ro
Tiến hành đánh giá rủi ro nên là một trong những công việc đầu tiên mà bạn theo đuổi. Mục đích là để xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong sự kiện. Những điều này sẽ cụ thể cho
• địa điểm
• loại sự kiện
• Thính giả
Hãy bắt đầu với địa điểm. Tại đây, xác định bất kỳ rủi ro nào có thể phát sinh từ thiết kế địa điểm. Ví dụ: có bất kỳ không gian nào tại địa điểm mà đám đông có thể chất đống đến mức nguy hiểm không? Có bất kỳ nguy cơ trượt ngã nào không, chẳng hạn như cầu thang dốc hoặc khu vực có ánh sáng kém? Khi bạn đã xác định được các rủi ro, bạn có thể quyết định phong tỏa các khu vực nguy hiểm của địa điểm khỏi công chúng.
Bonus: Thu hút sự tham gia của ban quản lý địa điểm
Tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện ở Manila và hỏi ban quản lý về các quy tắc và quy định của họ sau đó chuyển tiếp cho khách mời để họ được hướng dẫn phù hợp. Một ví dụ điển hình là hỏi ban quản lý xem họ có khu vực hút thuốc được chỉ định trong khuôn viên của họ hay không để tránh hiểu lầm.
Tiếp theo, hãy xem xét các rủi ro liên quan đến loại sự kiện. Những người biểu diễn hoặc người dẫn chương trình tại sự kiện của bạn có khả năng thu hút bất kỳ kẻ kích động nào không? Chẳng hạn, một cuộc biểu tình chính trị có thể làm dấy lên nhiều lo ngại về an ninh hơn là một hội nghị kinh doanh.
Liên kết chặt chẽ với điểm này là khán giả mà bạn mong đợi nhận được tại sự kiện. Họ có thể là mục tiêu của bất kỳ nhóm nào không? Bạn có thể mong đợi những người tham dự của bạn cư xử tốt không?
Khi bạn đã tự hỏi mình những câu hỏi này và xác định được tất cả các rủi ro, hãy đảm bảo bạn ứng phó với chúng bằng các biện pháp an toàn thích hợp.
Bonus: Hãy nhận biết các đặc điểm của khán giả của bạn
Biết được đặc điểm của khán giả sẽ giúp ban tổ chức có ý tưởng về cách họ có thể thiết lập mối quan hệ giữa họ và mọi người. Họ sẽ có một cái nhìn thoáng qua về cách họ nên lựa chọn mọi thứ và những điều này sẽ quan trọng như thế nào. Ví dụ, lựa chọn thực phẩm, thực phẩm có phù hợp với mọi người không? Thức ăn có tiện ăn không? Thực phẩm này sẽ lộn xộn để ăn? Một gợi ý đáng cân nhắc trong các sự kiện lớn là tìm kiếm dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp với giá cả phải chăng để thuận tiện và không gặp rắc rối trong khâu chuẩn bị. Những cân nhắc như thế này tạo ra tác động lớn đến mức độ thành công của sự kiện.
2. Quản lý kiểm soát đám đông với chỗ ngồi được chỉ định
Một mối quan tâm lớn về an toàn khi kiểm soát đám đông cho các sự kiện quy mô lớn là tình trạng quá đông. Là người tổ chức, bạn có thể thực hiện các bước để ngăn chặn điều này bằng cách dàn trải người tham dự khắp không gian địa điểm.
Tạo các khu vực chỗ ngồi khác nhau để tách đám đông
Phân chia địa điểm thành các khu vực khác nhau và đảm bảo rằng những người tham gia sự kiện sẽ bám sát khu vực được chỉ định của họ. Nếu bạn đã thuê một địa điểm trong nhà, hãy cân nhắc sử dụng sơ đồ chỗ ngồi được chỉ định.
Điều này giúp những người tham dự giữ khoảng cách với nhau và cũng cho bạn biết vị trí của từng người trong địa điểm trong trường hợp khẩn cấp. Các phương pháp kiểm soát đám đông như cột bằng dây xích cũng có thể hiệu quả nếu bạn có hệ thống xếp hàng tuân thủ giãn cách xã hội.
Sử dụng dịch vụ bán vé chuyên dụng như Purplepass có thể giúp đơn giản hóa quy trình phân bổ chỗ ngồi cho người tổ chức và đảm bảo an toàn cho đám đông.
Bonus: Kiểm soát rượu
Mỗi người tham dự có thể thích một số loại rượu nhất định hoặc không muốn rời khỏi địa điểm mà không uống rượu vì đó là một phần thông thường của sự kiện mà người ta không muốn bỏ lỡ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng rượu nên được phổ biến sau khi chương trình chính của sự kiện đã được thực hiện và tất cả những lo ngại đã được nêu ra, điều này là để tránh việc khách bị say hoặc có thể bị quá khích trong khi sự kiện chính đang diễn ra.
3. Thiết lập hệ thống bảo mật
Bảo mật luôn sẵn sàng để bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài vào ngày diễn ra sự kiện. Nó cần được trình bày ở mọi giai đoạn: bên ngoài địa điểm, ở lối vào, tại các quầy nhượng quyền và trong khu vực quan sát chính.
Có một số biện pháp bạn có thể kết hợp vào hệ thống an ninh sự kiện của mình.
• Thiết lập các trạm kiểm soát an ninh cách xa các lối vào chính
• Máy dò kim loại có thể nhặt được những vật phẩm nguy hiểm
• Camera an ninh rải rác xung quanh địa điểm có thể giúp nhóm của bạn luôn cập nhật hoạt động
Đội ngũ bảo mật tận tâm của bạn phải được đào tạo bài bản và liên lạc thường xuyên để nhanh chóng ngăn chặn mọi mối đe dọa.
4. Có kế hoạch khẩn cấp
Ngay cả khi tất cả các biện pháp phòng ngừa được thực hiện, các tình huống khẩn cấp vẫn có thể xảy ra. Trong trường hợp xảy ra khủng hoảng, bạn cần có kế hoạch khẩn cấp để nhân viên sự kiện giữ bình tĩnh và bảo vệ người tham dự.
Nghĩ về tất cả các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra—có thể là hỏa hoạn hoặc nổ súng—và lập kế hoạch dự phòng cho từng tình huống.
Kế hoạch này nên tính đến chiến lược sơ tán, liên hệ dịch vụ khẩn cấp, điểm hẹn của nhân viên và phòng an toàn. Mỗi nhân viên trong công ty tổ chức sự kiện nên biết vai trò cụ thể của họ trong kế hoạch này.
Bất kỳ cuộc khủng hoảng nào cũng khó ứng phó, nhưng nếu nhân viên sự kiện thành thạo trong kế hoạch khẩn cấp, thương vong có thể được giữ ở mức tối thiểu.
5. Đầu tư vào nhân viên của bạn
Tất cả nhân viên của bạn, không chỉ đội an ninh, có trách nhiệm giữ an toàn cho đám đông trong một sự kiện.
Mọi thành viên trong nhóm, từ công ty tổ chức sự kiện đến người quản lý cho đến người cung cấp thực phẩm, nên được đào tạo phù hợp về cách duy trì an toàn trong lĩnh vực tương ứng của họ. Ví dụ, người quản lý cần quản lý và giám sát đám đông. Chúng ta nên đào tạo các đầu bếp tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
Các công ty tổ chức sự kiện cũng nên xem xét việc thuê nhân viên y tế được đào tạo cho sự kiện này. Không phải lúc nào các dịch vụ cấp cứu cũng có thể nhanh chóng đến hiện trường, vì vậy việc có sẵn một bác sĩ chuyên dụng có thể là sự khác biệt trong việc ngăn ngừa thương tích nghiêm trọng hoặc tử vong.
Sau khi sự kiện kết thúc, giấc mơ của mọi công ty tổ chức sự kiện là không nhận được gì ngoài phản hồi tốt khi biết rằng bạn đã nỗ lực rất nhiều trong việc chuẩn bị và chi tiết. Đừng quên ghi nhận tất cả những người đứng sau sự kiện ít nhất là để thể hiện lòng biết ơn sau tất cả, đó là nhóm làm việc.
Suy nghĩ cuối cùng
Với sự chuẩn bị chu đáo, hệ thống ứng phó hiệu quả và đội ngũ nhân viên đáng tin cậy, bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện quy mô lớn tiếp theo của mình sẽ thành công an toàn. Hãy liên hệ với chúng tôi, vì chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp của bạn, chúng tôi luôn nói về về an toàn sự kiện và thông tin về quản lý kiểm soát đám đông.
