20 Mẹo lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu sẽ giúp biến sự kiện của bạn thành một cơn gió hoàn toàn. Cố gắng lên kế hoạch cho đám cưới của riêng bạn, một bữa tiệc cho người bạn biết, v.v.? Sau đó, bạn có thể biết rằng việc lên kế hoạch cho một sự kiện có thể khiến bạn choáng ngợp và căng thẳng. Rốt cuộc, nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự kiên nhẫn để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Nhưng đừng cảm thấy choáng ngợp! Công ty tổ chức sự kiện chúng tôi đã tổng hợp 20 mẹo lập kế hoạch sự kiện cần thiết cho người mới bắt đầu để giúp toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!
Vì vậy, chúng ta hãy xem và xem chúng là gì, phải không?
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Điều đầu tiên đầu tiên: chính xác thì lập kế hoạch sự kiện là gì?
Lập kế hoạch sự kiện là quá trình tổ chức và điều phối một sự kiện hoặc tập hợp. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho sự kiện của riêng mình, thì bạn chịu trách nhiệm tìm địa điểm, quyết định thực đơn, sắp xếp đồ trang trí, giao dịch với nhà cung cấp, quản lý ngân sách của mình, v.v. Mặc dù đầy thách thức, nhưng bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng lập kế hoạch sự kiện là một trải nghiệm RẤT bổ ích!
20 Mẹo lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu
Mẹo số 1: Bắt đầu quy trình lập kế hoạch sự kiện của bạn sớm
Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải khi lên kế hoạch cho một sự kiện là không dành đủ thời gian cho bản thân. Vì vậy, hãy bắt đầu quá trình lập kế hoạch của bạn càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn tránh các vấn đề vào phút cuối và đảm bảo mọi thứ luôn sẵn sàng đúng hạn. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi cũng luôn thuyết phục khách hàng chốt những vấn đề về quy trình tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt.
Mẹo số 2: Tìm hiểu loại sự kiện bạn dự định tổ chức
Bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới, một bữa tiệc sinh nhật, hay cái gì khác? Điều quan trọng là phải biết loại sự kiện mà bạn sắp tổ chức để đảm bảo bạn thực hiện đúng kế hoạch.
Mẹo số 3: Tạo ngân sách sự kiện
Trước khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch, điều cần thiết là tạo ngân sách cho sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định những gì bạn có thể chi trả và nơi để cắt giảm nếu cần thiết.
Mẹo chuyên nghiệp: Dưới đây là các yếu tố chi phí chung liên quan đến mọi ngân sách sự kiện!
Mẹo số 4: Tạo danh sách các công việc cần làm
Để đảm bảo bạn luôn cập nhật mọi thứ, hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ cần làm. Điều này cũng sẽ giúp bạn theo dõi những gì cần phải được thực hiện và khi nào.
Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của bạn
Nếu bạn cần trợ giúp để tìm ra những gì sẽ diễn ra trong danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện của mình.
Mẹo số 5: Chọn địa điểm cho sự kiện của bạn
Khi bạn đã thiết lập ngân sách của mình, đã đến lúc tìm kiếm một địa điểm phù hợp với nhu cầu sự kiện của bạn. Hãy chắc chắn rằng địa điểm đủ lớn để chứa tất cả khách của bạn và nó có cơ sở vật chất và tiện nghi phù hợp.
Mẹo số 6: Tìm nhà cung cấp sự kiện
Bạn sẽ cần tìm và thuê các nhà cung cấp để giúp sự kiện của bạn thành công. Điều này có thể bao gồm:
• Dịch vụ ăn uống;
• Nhiếp ảnh gia;
• Nhà quay phim;
• Người bán hoa;
• Nghệ nhân làm bánh;
• Diễn giả khách mời;
• Trang trí sự kiện;
• DJ và/hoặc giải trí trực tiếp, v.v.
Hơn nữa, hãy đảm bảo thực hiện nghiên cứu của bạn và nhận đề xuất từ bạn bè hoặc gia đình. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang làm việc với các nhà cung cấp có uy tín. Hiển nhiên rồi những thứ liệt kê ở trên thì công ty tổ chức sự kiện sẽ thực hiện trong 1 vài tiếng là xong, mà thâm chí không lâu đến vậy.
Mẹo số 7: Gửi lời mời sự kiện
Khi bạn đã sắp xếp các chi tiết về sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu gửi lời mời. Bạn có thể làm điều này trực tuyến hoặc bằng giấy mời truyền thống. Điều quan trọng là đảm bảo lời mời của bạn bao gồm tất cả các thông tin sau:
• Ngày và thời gian của sự kiện của bạn;
• Vị trí sự kiện;
• Thông tin liên hệ với người tổ chức sự kiện (nếu có);
• Danh sách khách mời (ví dụ nếu là sự kiện của công ty);
• Hướng dẫn trả lời;
• Quy định về trang phục (nếu có);
• Thực đơn (nếu đồ ăn thức uống được phục vụ), v.v.
Mẹo số 8: Tổ chức giải trí sự kiện cùng nhau
Đảm bảo rằng bạn có sẵn một số hình thức giải trí cho sự kiện của mình. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ nhạc sống đến chương trình trò chơi cho đến ảo thuật gia.
Mẹo số 9: Đặt chỗ ở cho sự kiện (nếu cần)
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện ngoài thành phố, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt chỗ ở cho tất cả khách của mình. Hơn nữa, các loại điều chỉnh khác có thể bao gồm:
• Dịch vụ vận chuyển;
• Dịch vụ trông trẻ;
• Xe đưa đón sân bay;
• Chỉ dẫn địa điểm;
• Khả năng tiếp cận vật lý cho bất kỳ ai khuyết tật;
• Giấy phép đỗ xe, v.v.
Những dịch vụ trên cũng tương tự với chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building đến từ công ty tổ chức sự kiện META.
Mẹo số 10: Theo dõi các nhà cung cấp sự kiện
Đảm bảo rằng bạn liên hệ với tất cả các nhà cung cấp của mình vài ngày trước sự kiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và mọi người đều thống nhất với nhau. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo tất cả các khoản thanh toán đã được thực hiện và xác nhận bất kỳ dịch vụ hoặc giao hàng nào.
Mẹo số 11: Tạo biển báo sự kiện
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện ngoài trời, hãy đảm bảo tạo các biển báo hướng khách đến đúng khu vực. Điều này đặc biệt hữu ích nếu sự kiện của bạn diễn ra ở một địa điểm hoặc công viên lớn!
Mẹo số 12: Nỗ lực tiếp thị và quảng bá
Mục tiêu của quảng bá sự kiện là tạo ra càng nhiều sự quan tâm càng tốt cho sự kiện của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
• Tạo trang web hoặc trang đích cho sự kiện của bạn;
• Sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội để quảng bá nó;
• Mua quảng cáo trực tuyến và báo in;
• Tiếp cận với những người có ảnh hưởng tại địa phương, v.v.
Mẹo số 13: Đảm bảo rằng sự kiện của bạn được bố trí phù hợp
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện quy mô lớn, bạn sẽ cần có đủ nhân viên để giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm các tình nguyện viên, nhân viên an ninh và bất kỳ ai đang giúp thiết lập hoặc phá bỏ sự kiện. Nhưng nếu quá sức với bạn, bạn hãy liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện nhé.
Mẹo số 14: Có Đồ dùng và Thiết bị Sự kiện Phù hợp
Hãy chắc chắn rằng bạn có tất cả các nguồn cung cấp và thiết bị cần thiết cho sự kiện của bạn. Điều này có thể bao gồm những thứ như bàn, ghế, ánh sáng sân khấu, thiết bị âm thanh, v.v.
Mẹo chuyên nghiệp: Cần lên kế hoạch cho một đám cưới và nghĩ đến việc thuê một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp? Đây là MỌI THỨ bạn cần biết về quy trình này!
Và đương nhiên bạn cũng hãy cứ mạnh dạn liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện, họ có đủ mọi thứ cần thiết cho bạn.
Mẹo số 15: Đầu tư vào bảo hiểm sự kiện
Bạn luôn nên mua bảo hiểm sự kiện trong trường hợp có bất kỳ trường hợp hoặc tai nạn không lường trước nào. Điều này sẽ giúp bảo vệ bạn và khách của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố!
Mẹo số 16: Tạo tài liệu thực tế cho việc lên lịch sự kiện của bạn
Nếu đó là một sự kiện quy mô lớn, hãy đảm bảo bạn sắp xếp thời gian và lịch trình chi tiết của các sự kiện (như chúng ta đã thảo luận trước đó). Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và đúng giờ. Ngoài ra, hãy đảm bảo cung cấp một bản sao lịch trình trong ngày cho tất cả các nhà cung cấp và nhân viên của bạn.
Mẹo số 17: Đánh giá sự kiện của bạn đã diễn ra như thế nào
Mẹo này đặc biệt hữu ích nếu bạn tổ chức một sự kiện như một phần công việc của mình. Điều đó nói lên rằng, việc phản ánh xem sự kiện của bạn đã diễn ra như thế nào – nếu đó là một lễ kỷ niệm cá nhân – trong trường hợp bạn muốn lên kế hoạch cho một sự kiện khác trong tương lai cũng quan trọng không kém!
Vì vậy, sau khi sự kiện của bạn kết thúc, hãy dành thời gian để đánh giá những gì diễn ra tốt đẹp so với những gì có thể được cải thiện. Điều này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện cho lần sau! Chúng tôi cũng khuyên bạn nên thu thập phản hồi từ khách, nhà cung cấp và nhân viên để có được đánh giá chính xác.
Nếu việc này là quá sức với bạn, bạn cần sự hộ trợ đến từ các công ty tổ chức sự kiện thì chúc mừng bạn, bạn luôn được chào đón.
Mẹo số 18: Theo dõi khách tham dự sự kiện
Theo dõi khách là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ và tạo kết nối thực sự. Bạn có thể làm điều này bằng cách gửi email cảm ơn, khảo sát tiếp theo hoặc thậm chí tổ chức một buổi họp mặt sau sự kiện.
Mẹo số 19: Ghi lại sự kiện của bạn
Đảm bảo ghi lại sự kiện của bạn để ghi lại những kỷ niệm và tạo nội dung cho tài liệu tiếp thị trong tương lai (hoặc chỉ nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội cá nhân của bạn). Bạn có thể làm điều này bằng cách thuê một nhiếp ảnh gia hoặc nhà quay phim tại chỗ – hoặc chỉ yêu cầu khách chụp ảnh và quay video sự kiện!
Mẹo số 20: Dành chút thời gian để kỷ niệm sự kiện của bạn
Khi kết thúc tất cả, đừng quên ăn mừng thành công của bạn! Rốt cuộc, bạn chỉ cần tổ chức một sự kiện tuyệt vời. Vì vậy, hãy vỗ nhẹ vào lưng và tận hưởng khoảnh khắc.
Lời khuyên cho việc lập kế hoạch sự kiện: Bạn có nên thuê một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp?
Mặc dù những lời khuyên này chắc chắn có thể giúp bạn lên kế hoạch cho một sự kiện, nhưng có một số tình huống có thể cần phải thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hơn nữa, bạn có thể quyết định thuê một công ty tổ chức sự kiện chỉ vì bạn muốn giảm bớt căng thẳng cho chính mình… Và điều đó cũng không sao!
Người lập kế hoạch sự kiện đến từ các công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cần thiết để lo tất cả các chi tiết cho sự kiện của bạn – từ đầu đến cuối. Họ cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về cách đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công.
Vì vậy, nếu bạn cảm thấy choáng ngợp với việc lên kế hoạch cho sự kiện của mình, đừng ngần ngại liên hệ để được trợ giúp!
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn tự mình trở thành người lập kế hoạch sự kiện? Hãy vào làm việc ở các công ty tổ chức sự kiện nhé.
Lời khuyên khi lập kế hoạch cho một sự kiện: Suy nghĩ cuối cùng
Lên kế hoạch cho một sự kiện không cần phải quá sức. Bằng cách làm theo 20 mẹo lập kế hoạch sự kiện cần thiết cho người mới bắt đầu được nêu ở trên, bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện của mình thành công. Từ việc tổ chức nhân viên, đến việc có nguồn cung cấp và thiết bị phù hợp, đến việc đảm bảo bạn theo sát khách hàng sau đó – những lời khuyên này sẽ giúp bạn luôn cập nhật tất cả các chi tiết liên quan đến việc lập kế hoạch sự kiện.
Và hãy nhớ rằng, nếu việc xử lý trở nên quá khó khăn, đừng ngại thuê một người lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp để giảm tải!
Chúc may mắn và lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công nhé!
