Mọi thứ bạn cần biết khi làm việc với công ty cung cấp nhân sự sự kiện. Công ty cung cấp nhân sự sự kiện cũng có thể là công ty tổ chức sự kiện hoặc những đơn vị có khả năng cung cấp nhân sự tổ chức sự kiện.
Sự kiện lớn đòi hỏi nhân viên tuyệt vời. Nhưng đôi khi bạn không có thời gian (hoặc kinh nghiệm) cần thiết để thuê đúng người cho công việc. Đó là lý do tại sao học cách làm việc với một công ty cung cấp nhân sự sự kiện là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ người lập kế hoạch sự kiện thành công nào.
Các nhân sự trong công ty cung cấp nhân sự sự kiện hay công ty tổ chức sự kiện có thể là Các PG, PB, MC, Ca sỹ, Nhạc sĩ, Vũ công, Diễn giả, diễn viên, KOL nói chung, vệ sỹ, người quản lý sự kiện, giám sát các hoạt động diễn ra trong sự kiện, nhân viên phục vụ, đầu bếp, ảo thuật gia,…….
Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm nhân viên cho sự kiện tiếp theo của mình, hãy đảm bảo rằng bạn ghi nhớ những lời khuyên và ý tưởng hữu ích này:
Mọi thứ bạn cần biết khi làm việc với công ty cung cấp nhân sự sự kiện
Lý do bạn nên thuê công ty cung cấp nhân sự sự kiện
Trước khi bạn cân nhắc nên hợp tác với công ty cung cấp nhân sự sự kiện nào, bạn phải biết lý do tại sao bạn làm việc với họ ngay từ đầu. Những lợi ích của đại lý nhân sự sự kiện chính này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về một số cách mà họ có thể giúp bạn. Ngay cả các công ty tổ chức sự kiện đôi khi cũng ký hợp đồng với các công ty cung cấp nhân sự sự kiện.
1. Nhân viên tạm thời yêu cầu quản lý.
Ngoài việc đảm bảo họ hiểu và thực hiện nhiệm vụ của mình, bạn cũng cần kiểm tra xem họ có đến đúng giờ, mặc đồng phục và chuẩn bị sẵn sàng hay không.
Và trong các sự kiện lớn, điều quan trọng là nhân viên tạm thời của bạn được giao nhiệm vụ riêng. Nó sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và có quyền chủ động tại sự kiện khi có thời gian rảnh so với vị trí thông thường của họ.
2. Các quy định về an toàn thực phẩm phải được tuân thủ tuyệt đối.
Đây chủ yếu là lưu ý dành cho nhân viên pha chế và phục vụ ăn uống, những người được yêu cầu hoàn thành và cập nhật các chứng nhận của tiểu bang về an toàn thực phẩm.
Kiểm tra để đảm bảo rằng mọi người đều có những chứng nhận này là một chuyện. Đảm bảo các quy tắc này được tuân theo trong sự kiện là một việc khác. Các cơ quan tổ chức sự kiện thuê nhân viên và theo dõi hồ sơ của họ ngoài việc cung cấp các loại quản lý để giám sát các hoạt động trong ngày.
3. Đào tạo nhân viên sự kiện đòi hỏi một lượng lớn thời gian và nhân sự chuyên dụng.
Ngoài ra, nếu bạn chưa bao giờ đào tạo nhân viên trước đây, bạn có thể thấy mình có một chút khó khăn trong học tập. Các cơ quan cung cấp nhân sự cho sự kiện có sẵn các hệ thống để đảm bảo mọi nhân viên mới đều có cùng kiến thức và kinh nghiệm ở cấp độ cơ bản trước sự kiện của bạn.
4. Bạn có thể cần hỗ trợ nhân viên sự kiện.
Cũng giống như bất kỳ công việc nào khác, nhân viên sự kiện có thể trở thành nạn nhân của tình trạng tham dự kém do bệnh tật, tai nạn hoặc sự thất thường nói chung. Mặc dù điều này cực kỳ hiếm, nhưng việc có một công ty cung cấp nhân sự sự kiện với đội ngũ nhân viên lớn sẽ giúp việc đào tạo nhân viên dự phòng trở nên cực kỳ dễ dàng và (tương đối) không bị căng thẳng.
5. Việc tự bố trí nhân sự đòi hỏi rất nhiều thủ tục giấy tờ.
Ngoài việc thuê các cá nhân của riêng bạn, bạn cũng cần thực hiện bảng lương, thuế, quản lý nhân sự và tất cả nhiều nhiệm vụ khác cần thiết để thuê nhân viên. Ngay cả khi chúng là tạm thời. Các công ty cung cấp nhân sự sự kiện sẽ lo tất cả những việc này cho bạn để bạn có thể tập trung vào các hoạt động có ROI cao hơn.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều phần chuyển động để thuê và quản lý nhân viên sự kiện của riêng bạn. Đó là lý do tại sao một công ty tổ chức sự kiện cũng có thể kiêm luôn vai trò là công ty cung cấp nhân sự có thể là một ơn trời thực sự cho một số sự kiện lớn, phức tạp hơn. Ngoài những lý do cơ bản tại sao các công ty cung cấp nhân sự sự kiện lại tuyệt vời như vậy, đây là một số cách mà các nhà hoạch định sự kiện được hưởng lợi trực tiếp từ sự sắp xếp này.
Lợi ích của công ty cung cấp nhân sự sự kiện cho các nhà hoạch định sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện và cơ quan cung cấp nhân sự sự kiện là sự kết hợp trời định. Đây là lý do tại sao:
Các công ty tổ chức sự kiện làm cho các đối tác sự kiện chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Họ sẽ thuê những nhân viên giỏi nhất có thể, những người sở hữu những tài năng độc đáo và được đào tạo cần thiết để tổ chức sự kiện của bạn mà không gặp trở ngại nào. Họ cũng sẽ đảm bảo rằng mỗi người được tuyển dụng đều có cá tính tốt và đạo đức làm việc cần thiết để thành công trong công việc.
Và bởi vì họ đã từng làm việc với rất nhiều nhà hoạch định sự kiện trong quá khứ nên họ sẽ có những đề xuất cụ thể về quy mô nhóm hoặc yêu cầu dựa trên kinh nghiệm thực tế.
Công ty cung cấp nhân sự sự kiện giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Như chúng ta đã đề cập, nhân viên tự tuyển dụng cần có thời gian để tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo và quản lý đúng cách. Nhưng chỉ trong trường hợp bạn nghĩ rằng việc thuê nhân viên cho sự kiện của riêng bạn là cách tốt nhất cho sự kiện của bạn, hãy nhớ rằng điều đó có thể thực hiện được miễn là bạn sắp xếp thời gian hợp lý để làm tốt công việc đó. Gợi ý: có thể mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ, vì vậy hãy đề phòng trường hợp vượt quá ngân sách.
Các công ty tổ chức sự kiện và các công ty cung cáp nhân sự sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều sự linh hoạt.
Ngoài việc cung cấp nhân viên dự phòng trong trường hợp khẩn cấp, các cơ quan cung cấp nhân sự cũng cung cấp các vai trò chuyên biệt có thể giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ hơn. Vì rất có thể họ cũng đang giữ vai trò là một công ty tổ chức sự kiện. Ví dụ: bạn có thể muốn có một nhóm chuyên trách dọn dẹp. Hoặc một số nhân viên cấp trung phụ trách cử nhân viên nghỉ và chỉnh lại ngăn kéo đựng tiền.
Ngoài ra, các công ty nhân sự thường có mạng lưới ở các thành phố lớn khác hoặc các địa điểm lân cận. Vì vậy, bạn có thể có nhân viên cho nhiều thành phố và/hoặc các sự kiện diễn ra đồng thời bất kể bạn ở đâu. Cho dù bạn cần một đội dọn dẹp đơn giản, một đội bán hàng lâu năm hay nhân viên thời vụ, họ sẽ đảm nhận sự kiện của bạn từ đầu đến cuối.
Ngoài việc hiểu tại sao các công ty cung cấp nhân sự sự kiện lại tuyệt vời như vậy và những gì họ có thể làm cho các nhà hoạch định sự kiện, bạn cũng có thể tự hỏi nhân viên của họ thực sự có thể làm gì cho bạn. Vì rất có thể những nhân sự đó đang làm trong một công ty tổ chức sự kiện nào đó.
Nhân viên sự kiện có thể (và nên) làm gì
Thường có một chút nhầm lẫn về những gì nhân viên sự kiện được thuê chịu trách nhiệm và những gì nhóm nội bộ của bạn thực sự nên quan tâm. Làm sáng tỏ sự không chắc chắn xung quanh chủ đề này sẽ giúp chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công. Biết mỗi bên chịu trách nhiệm về những gì cũng sẽ đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và mọi người đều được yêu cầu làm những gì họ được thuê, không hơn không kém.
Nếu bạn là người mới làm việc với nhân viên sự kiện, đây là một số ý tưởng chính về những gì bạn nên mong đợi họ làm cùng với một số ví dụ thực tế:
Tiến hành chuẩn bị sự kiện hoặc trạm cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ.
o Nhân viên soát vé xác nhận đã nhận được danh sách khách mời và chuẩn bị sẵn vị trí của mình cho phù hợp. Nếu tổ chức dạ tiệc, họ cũng nên làm quen với tên của những vị khách VIP và họ sẽ được hưởng những quyền lợi đặc biệt nào.
o Nhân viên an ninh nên có cuộc họp kiểm tra với toàn bộ đội an ninh trước khi đến vị trí cá nhân của họ. Họ cần phải thống nhất với nhau về việc ai phụ trách lĩnh vực nào, thời điểm nghỉ giải lao sẽ được lên lịch và các thể thức khẩn cấp cơ bản.
Đi đầu trong các nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng đặc biệt.
o Nếu thiết bị âm thanh đang được sử dụng để thuyết trình tại hội thảo, nhân viên được thuê của bạn phải được đào tạo trước và cảm thấy thoải mái khi hỗ trợ bạn và diễn giả của bạn bất cứ khi nào có câu hỏi.
o Nhân viên nhà thi đấu thể thao phải xử lý mọi thứ và mọi thứ cần thiết để chuyển địa điểm từ sự kiện này sang sự kiện khác, chẳng hạn như từ một cuộc giao tranh khúc côn cầu trên băng sang một buổi giới thiệu giải thưởng.
Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
o Nhân viên nhượng quyền nên biết cách kiểm tra giấy tờ tùy thân khi phục vụ rượu nhưng họ cũng nên khiến khách cảm thấy được chào đón thông qua cách cư xử tốt và tính cách niềm nở.
o Trong khi giải quyết các vấn đề liên quan đến mã lửa và sự xuất hiện của nhiều bên cùng một lúc, người điều hành sự kiện nên giữ bình tĩnh, điềm tĩnh và tự chủ trong khi dẫn khách đến khu vực của họ.
Bên cạnh những nhiệm vụ này, bạn cũng nên mong đợi nhân viên sự kiện của mình phải chuyên nghiệp, lịch sự và nhiệt tình với sự kiện của bạn.
Làm thế nào để làm việc với một công ty cung cấp nhân sự sự kiện
Có thể giả định rằng bất kỳ công ty cung cấp nhân sự sự kiện nào đã hoạt động được hơn một hoặc hai năm đều có kinh nghiệm trong các sự kiện. Họ cũng có thể đang là một công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi. Vì vậy, những hướng dẫn khác bạn nên làm theo khi lựa chọn một cơ quan nhân sự sự kiện? Dưới đây là một số bước cần thực hiện:
Bước 1: Đọc các nhận xét về các công ty cung cấp nhân sự gần địa điểm tổ chức sự kiện của bạn.
Yelp và các bài đánh giá còn lại trên Google Maps là một điểm khởi đầu tốt. Nhưng bạn cũng nên kiểm tra các trang web cụ thể của ngành như các bài đánh giá về đại lý tiếp thị trải nghiệm.
Bước 2: Tiến hành thử nghiệm với nhiều công ty cung cấp nhân sự sự kiện.
Các sự kiện nhỏ hơn với số tiền đặt cược thấp hơn là điểm khởi đầu tốt để thử nghiệm vùng nước của mối quan hệ đại lý nhân sự mới. Chúng thậm chí có thể là những sự kiện bổ sung cho sự kiện chính mà bạn cần trợ giúp nhiều nhất trong tương lai. V
Bước 3: Thảo luận về các mục tiêu và kỳ vọng của sự kiện.
Công ty cung cấp nhân sự cho sự kiện của bạn nên đam mê làm cho sự kiện của bạn thành công như bạn. Cần lưu ý mối quan tâm tương đối của họ đối với hy vọng và ước mơ của bạn đối với nhân viên sự kiện. Và lý tưởng nhất là họ đã từng làm việc với những người lập kế hoạch sự kiện trong các dự án tương tự khác, vì vậy họ sẽ có thể làm nổi bật hoặc cải thiện các lĩnh vực khác nhau trong kế hoạch của bạn.
Một lần nữa, thuê một công ty cung cấp nhân sự sự kiện là để tìm một đối tác sự kiện mạnh mẽ. Và điều đó có nghĩa là sắp xếp các điểm mạnh của bạn hướng tới một mục tiêu chung, được truyền đạt một cách hiệu quả. Các công ty tổ chức sự kiện luôn kết hợp với các công ty cung cấp nhân sự sự kiện.
Bước 4: Hoàn thiện chi tiết, thiết lập chuỗi mệnh lệnh và phác thảo chương trình sự kiện của bạn.
Giờ đây, bạn đã thực sự quyết định chọn một công ty cung cấp nhân sự và hiểu rõ về sự kiện này, cuối cùng cũng đến lúc phải tiến lên phía trước. Trong những tuần và ngày trước sự kiện của bạn, hãy xem thông tin chi tiết về nhân sự, bao gồm: mô tả chi tiết về từng vai trò, số lượng người cần thiết tại mỗi trạm, ai sẽ là đầu mối liên hệ chính của bạn trong ngày và những gì thời gian biểu hiện tại của bạn trông giống như để thiết lập và gỡ xuống.
Hãy cởi mở với bất kỳ đề xuất nào của họ về thời gian chuẩn bị, đặc biệt là đối với các hoạt động sự kiện như phục vụ ăn uống hoặc biểu diễn trực tiếp.
Bước 5: Tổ chức một cuộc họp sau sự kiện với cơ quan nhân sự sự kiện của bạn.
Sau khi bạn đã kết thúc một sự kiện thành công khác, đã đến lúc tóm tắt và xem xét kỹ lưỡng điều gì đã xảy ra đúng hay sai. Sự tham gia của đại lý nhân sự sự kiện của bạn cho cuộc họp này là rất quan trọng vì họ sẽ có một quan điểm độc đáo về việc sự kiện được tổ chức tốt như thế nào. Họ cũng sẽ có thể đưa ra ý kiến khách quan về những gì họ nghĩ rằng khách thích nhất.
Bạn cũng nên sử dụng thời gian này để xem lại những gì bạn muốn cải thiện cho lần lặp lại tiếp theo của sự kiện liên quan đến số lượng nhân viên, vai trò của họ và liệu bạn có định đưa lại tất cả các hoạt động tương tự hay không.
Bài học chính: Công ty tổ chức sự kiện cho các nhà hoạch định sự kiện
Đến giờ, bạn đã biết tất cả về mức độ tuyệt vời của mối quan hệ đối tác này và tất cả những cách mà việc thuê một công ty cung cấp nhân sự sự kiện kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện có thể mang lại lợi ích cho sự kiện tiếp theo của bạn. Dưới đây là một số điều cần nhớ khi bạn tiếp tục quá trình lập kế hoạch của mình:
o Các công ty cung cấp nhân sự cho sự kiện có thể xử lý rất nhiều nhiệm vụ cần thiết để duy trì một đội ngũ tận tâm gồm các chuyên gia sự kiện có kinh nghiệm và được đào tạo nên bạn không cần phải làm như vậy.
o Có những kỳ vọng rõ ràng đối với nhân viên sự kiện của bạn có thể giúp bạn phối hợp với nhóm nội bộ của mình.
o Việc chọn một công ty cung cấp nhân sự cho sự kiện đòi hỏi bạn phải xem quy trình giống như cách bạn làm với bất kỳ loại quan hệ đối tác chiến lược nào khác: một cách có hệ thống với tầm nhìn và thông tin liên lạc rõ ràng.
Vào cuối ngày, các công ty cung cấp nhân sự sự kiện là một nguồn tài nguyên khác mà những người lập kế hoạch sự kiện có thể gọi đến khi họ cần mang đến cho các sự kiện của mình thêm sức mạnh. Giờ đây, bạn đã biết thông tin chi tiết về cách làm việc với các công ty cung cấp nhân sự cho sự kiện, bạn có thể tự tin tiến lên phía trước rằng mình sẽ chọn được đối tác tốt nhất cho công việc sắp tới của mình nhé. Và đừng quên rằng rất có thể một công ty tổ chức sự kiện cũng chính là công ty cung cấp nhân sự sự kiện và ngược lại.
