Mọi thứ bạn cần biết về công việc của một người quản lý sự kiện thành công. Với vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi đua ra sự nhận định: Người quản lý sự kiện giám sát việc thiết kế, thiết lập và thực hiện các sự kiện mang mọi người lại với nhau. Những sự kiện này có thể diễn ra từ các cuộc họp kết nối mạng nhỏ với vài chục khách đến các hội nghị quy mô lớn với hàng nghìn người tham dự trong vài ngày” và mọi thứ ở giữa.
Bất kể phạm vi của họ là gì, việc quản lý các sự kiện luôn là một nỗ lực lấy con người làm trung tâm. Mục tiêu của bạn là đảm bảo mọi người tận dụng tối đa một sự kiện nhất định và bạn hợp tác chặt chẽ với mọi người để đạt được mục tiêu đó. Các công ty tổ chức sự kiện rất cần những nhân sự quản lý sự kiện dày dặn kinh nghiệm.
Bạn hãy đọc tiếp để tìm hiểu điều gì khiến quản lý sự kiện trở thành một nghề nghiệp bổ ích (nếu bạn là người của mọi người!), các kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý sự kiện thành công và bí quyết thành công từ các chuyên gia hàng đầu.
Mọi thứ bạn cần biết về công việc của một người quản lý sự kiện thành công
Quản lý sự kiện là gì?
Quản lý sự kiện là một nghề quản lý dự án tập trung vào mọi khía cạnh của sự kiện, từ việc chọn địa điểm đến theo dõi sự hài lòng của khách mời.
Sự khác biệt giữa vai trò của người quản lý sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Phần lớn, những chức danh công việc này là đồng nghĩa. Họ rất có thể làm việc ở một công ty tổ chức sự kiện hoặc đơn giản là Freelancer ……..Bất kỳ sự khác biệt nào tồn tại giữa các vai trò chủ yếu bắt nguồn từ cách các công ty tổ chức sự kiện và chuyên gia tổ chức sự kiện xác định các vị trí cho chính họ. Ví dụ: một số người có thể định nghĩa người quản lý sự kiện là chỉ làm việc với các sự kiện quy mô lớn hoặc xử lý các nhiệm vụ trong ngày sự kiện hơn là lập kế hoạch trước sự kiện. Hoặc một số công ty tổ chức sự kiện sẽ chia ra từng người có vai trò khác nhau trong từng sự kiện khác nhau, rất có thể bạn là trưởng nhóm quản lý sự kiện A nhưng bạn lại chỉ là thành viên bình thường trong nhóm quản lý sự kiện B…..
Tuy nhiên, khi bạn tìm kiếm cả hai cụm từ trên google hoặc các trang tuyển dụng khác, nhiều vị trí giống nhau sẽ xuất hiện trong kết quả, cũng như các công việc ‘nhà thiết kế sự kiện’. Ngoài ra, cũng tuỳ vào công ty tổ chức sự kiện sắp xếp tất cả các vị trí này vào một danh mục nghề nghiệp duy nhất ‘Người tổ chức Cuộc họp, Hội nghị và Sự kiện.’
Các giai đoạn của quá trình tổ chức sự kiện là gì?
Có năm giai đoạn cơ bản của quản lý sự kiện, mặc dù mỗi bước có nhiều nhiệm vụ. Ngoài ra, các nhà quản lý sự kiện bận rộn thường ở các giai đoạn khác nhau cho nhiều sự kiện tại bất kỳ thời điểm nào. Nhấn mạnh rõ ràng rằng các công ty tổ chức sự kiện sẽ phân chia công việc của những người quản lý sự kiện theo từng quy mô của sự kiện khác nhau.
Giai đoạn 1: Nghiên cứu, thiết lập mục tiêu và đánh giá khả thi
Cho dù bạn là người quản lý sự kiện nội bộ của công ty hay bạn điều hành một công ty quản lý sự kiện làm việc với nhiều khách hàng khác nhau, thì giai đoạn đầu tiên là xác định mục tiêu của sự kiện và đánh giá tính khả thi của sự kiện. Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ có vẻ hiển nhiên. Mục tiêu tổng thể của sự kiện là quyên góp tiền cho cánh thư viện mới, kỷ niệm 20 năm thành lập công ty hoặc tung ra một sản phẩm mới. Rất có thể bạn dư sức làm một mình nhưng rất có thể bạn cũng sẽ phải hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện nào đó.
Nhưng điều cần thiết là phải chi tiết hơn. Dưới đây là một số điều cần hỏi khách hàng của bạn hoặc thảo luận với nhóm nội bộ của bạn:
o Đối với các sự kiện của công ty: Trường hợp kinh doanh là gì? Bạn sẽ giới thiệu một hay nhiều sản phẩm? Sẽ có một thành phần giáo dục?
o Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Mục tiêu gây quỹ cụ thể là gì? Là sự kiện dành riêng cho các nhà tài trợ dài hạn? Sự kiện này sẽ trùng với một cuộc triển lãm mới?
o Đối với lễ trao giải: F&B nên diễn ra trong hay sau lễ trao giải? Nó nên là một giờ uống cocktail đứng hay một cuộc tình ngồi xuống?
o Đối với các sự kiện kết nối: Bạn có muốn nâng cao ý thức cộng đồng trong một tổ chức không? Bạn có muốn khách tham gia một nhóm Facebook chuyên nghiệp mới không?
o Đối với các sự kiện xã hội: Đó là một sự kiện trang trọng hay thoải mái? Loại nhạc nào nên có để đảm bảo tất cả khách mời đều có khoảng thời gian tuyệt vời?
Giai đoạn đầu tiên này cũng nên bao gồm đánh giá khả năng tồn tại của sự kiện, có nghĩa là thiết lập ngân sách sự kiện và tìm hiểu xem ngân sách đó có phù hợp với mục tiêu sự kiện hay không. Ví dụ: một tổ chức phi lợi nhuận có thể biết rằng họ không có dự trữ tài chính cho buổi dạ tiệc gây quỹ. Trong trường hợp này, tổ chức phi lợi nhuận có thể hoãn buổi dạ tiệc trong một năm và thay vào đó tổ chức một lễ hội xe bán đồ ăn giá rẻ với yếu tố gây quỹ. Chính giai đoạn này quyết định đến 70 80% là bạn có cần một công ty tổ chức sự kiện hợp tác với bạn hay không.
Giai đoạn 2: Chọn chủ đề và thiết kế sự kiện
Tiếp theo, các nhà quản lý sự kiện thiết kế sự kiện để đáp ứng các mục tiêu đã chỉ định. Đây là nơi tập trung vào bản phác thảo sơ bộ về sự kiện của bạn.
o Điều gì sẽ xảy ra trong sự kiện này?
o Ai sẽ thực hiện/nói/dạy?
o Điều này sẽ xảy ra khi nào và ở đâu?
o Bố trí bàn ghế, sân khấu, bục và F&B dự kiến như thế nào?
o Phong cách dự định của bối cảnh, phông nền và các yếu tố khác của sự kiện là gì? (Hiện đại, truyền thống, lãng mạn, steampunk, mộc mạc? )
Đây là một quy trình sáng tạo có thể bao gồm thiết kế màu sắc, âm thanh và ánh sáng cho các buổi dạ tiệc và các sự kiện tập trung vào hiệu suất, sân khấu khác. Đối với các sự kiện chuyên nghiệp, trọng tâm sẽ là thiết lập các mốc thời gian và các hoạt động hội thảo, các dấu hiệu và phong cách có thương hiệu cũng như quyết định các diễn giả có thể.
Người quản lý sự kiện và nhóm của họ thường sẽ cộng tác trên các công cụ dịch vụ sự kiện kỹ thuật số như Bảng xã hội để mọi người hiểu quỹ đạo lập kế hoạch và có thể chỉ ra bất kỳ vấn đề nào phát sinh sớm.
Giai đoạn này cũng có thể phát sinh thêm việc bạn có cần sự hỗ trợ từ những công ty tổ chức sự kiện hay không hay bạn cần thêm nhân sự trong nhóm của bạn.
Giai đoạn 3: Tập trung vào các chi tiết cho một sự kiện thành công
Sau khi người quản lý sự kiện và nhóm của họ giải quyết được tầm nhìn cho sự kiện, họ sẽ chuyển sang phần chi tiết. Giai đoạn này bao gồm phần lớn quy trình quản lý sự kiện và có thể bao gồm các phần sau (tùy thuộc vào loại sự kiện):
o Gửi RFP đến địa điểm và nhà cung cấp.
o Thuê địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và người biểu diễn (và sẵn sàng với các lựa chọn dự phòng).
o Hoàn thiện hợp đồng với địa điểm, nhà cung cấp, diễn giả và người biểu diễn.
o Xây dựng trang web sự kiện và ứng dụng sự kiện tùy chỉnh.
o Thiết kế khảo sát sau sự kiện.
o Gửi lời mời khách.
o Viết các hashtag sự kiện và khởi chạy chiến dịch truyền thông xã hội trước sự kiện.
o Theo dõi RSVP và số đăng ký sự kiện.
o Thông tin liên lạc của người tham dự.
o Tiếp thị và tiếp cận sự kiện.
o Thảo luận về lịch trình sự kiện với diễn giả và người biểu diễn.
o Cập nhật khách hàng và hướng dẫn.
o Đào tạo nhân viên sự kiện và tình nguyện viên
o Thiết kế và hoàn thiện các tài liệu sự kiện quan trọng, chẳng hạn như dòng thời gian sự kiện và BOE.
o Kiểm tra wifi sự kiện và dịch vụ di động, đặc biệt đối với các sự kiện nặng về công nghệ.
o Tổ chức vận chuyển và dịch vụ người giúp việc.
o Thiết kế quy trình đăng ký sự kiện và tạo biển báo.
o Xây dựng túi swag và hàng hiệu.
Giai đoạn 4: Thực hiện sự kiện
Đây là sự kiện chính cho bất kỳ người quản lý sự kiện nào! Đây là nơi tất cả các giai đoạn trước đó trở nên sống động vào ngày diễn ra và tạo ra một sự kiện mà khách đánh giá cao và thích thú. Nếu giai đoạn này trước đó bạn đã quyết định kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện hay giai đoạn này bạn chính là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện thì mọi chuyện đơn giản hơn rất nhiều
Tùy thuộc vào phạm vi của sự kiện, việc thiết lập có thể bắt đầu vào buổi sáng của sự kiện hoặc vài ngày trước đó. Thực hiện sự kiện đòi hỏi:
o Nhà cung cấp sự kiện và nhà cung cấp gặp gỡ và thiết lập.
o Sắp xếp bàn ghế, trung tâm, cắm hoa, bàn buffet, sân khấu, bục phát biểu.
o Hướng dẫn cuối cùng, kiểm tra âm thanh và kiểm tra công nghệ.
o Khách đến và nhận phòng sự kiện.
o Dịch vụ khách hàng và thông tin liên lạc.
o Dịch vụ F&B.
o Quản lý các sự cố đột xuất, các trường hợp khẩn cấp.
o Kiểm tra xem người nói và người biểu diễn có những gì họ cần và hiểu tín hiệu của họ không.
o Biểu diễn và diễn thuyết.
o Các bức tường truyền thông xã hội và các cuộc thăm dò người tham dự.
o Tặng bao lì xì.
o Quản lý khách ra vào.
Giai đoạn 5: Giao tiếp với khách sau sự kiện và tóm tắt nhóm
Người quản lý sự kiện đặc biệt không xem xét sự kiện kết thúc cho đến khi họ hiểu khách, tình nguyện viên, khách hàng và thành viên nhóm phản ứng thế nào với sự kiện. Điều này bắt đầu trong chính sự kiện, với việc người quản lý sự kiện quan sát phản ứng của khách, nói chuyện với người tham dự và kiểm tra với bộ phận dịch vụ khách về bất kỳ vấn đề nào.
Tiếp theo, họ sẽ gửi bản khảo sát sau sự kiện từ 12 đến 48 giờ sau sự kiện. Người quản lý sự kiện thiết kế các cuộc khảo sát sau sự kiện để nhận được nhiều phản hồi nhất bằng cách giữ cho chúng ngắn gọn, đơn giản và thân thiện.
Với các câu trả lời trong tay, người quản lý sự kiện gặp gỡ khách hàng để thảo luận về sự hài lòng của họ với kết quả của sự kiện và kết quả khảo sát. Cuối cùng, họ sẽ thảo luận về những điều đúng và sai với nhóm nội bộ của mình, đồng thời xây dựng một kế hoạch hành động để tránh những vấn đề tương tự ở sự kiện tiếp theo.
Chính xác là giai đoạn này cho dù bạn có đang làm ở công ty tổ chức sự kiện hay bạn đang làm cho chính công ty bạn hay bạn đang hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện thì quá trình sau sự kiện vẫn chưa chắc là thành công đâu nhé, vì còn công nợ của sự kiện cũng như những bảng đánh giá khai thác và kể cả quy trình giám sát ROI nữa.
Người quản lý sự kiện cần những kỹ năng gì?
Trên hết, người quản lý sự kiện cần có kỹ năng về con người. Công việc đòi hỏi sự tương tác liên tục với khách hàng, nhóm lập kế hoạch sự kiện, nhóm nhà cung cấp và địa điểm cũng như khách mời. Mỗi ngày, người quản lý sự kiện làm việc sát cánh với cả các thành viên trong nhóm mà họ biết rõ và những người họ mới gặp. Ở các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn đề cao vai trò của người quản lý sự kiện. Do đó các kỹ năng cần thiết khác của người quản lý sự kiện bao gồm:
o Khả năng sắp xếp ngăn nắp
o Khả năng đa nhiệm
o Vui vẻ làm việc buổi tối và cuối tuần
o Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe nhạy bén
o Nguồn ý tưởng sáng tạo dồi dào
o Tìm thấy niềm vui trong một môi trường làm việc có nhịp độ nhanh
o Khả năng tập trung giữa đại dịch
o Linh hoạt khi phát sinh những thách thức không thể tránh khỏi
o Tự tin trong việc ra quyết định
o Sẵn sàng học hỏi và mở rộng kỹ năng
o Đam mê ngành công nghiệp năng động
3 bí mật về việc xử lý các trách nhiệm quản lý sự kiện từ các nhà quản lý sự kiện hàng đầu
Ngoài các kỹ năng trên, với vai trò là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi đã thu thập một số mẹo bất ngờ từ các nhà quản lý sự kiện có kinh nghiệm. Đây là một số phẩm chất khác mà họ tin rằng có thể dẫn đến thành công trong ngành quản lý sự kiện:
1. Bình tĩnh trong cơn bão
Mọi thứ sẽ đi sai, đó là một cho trước. Đừng ngạc nhiên khi một thứ gì đó không đến hoặc được giao sai địa điểm, biển báo viết sai chính tả, thứ gì đó bị hỏng, ai đó đến muộn, v.v. Giữ bình tĩnh và sử dụng hộp công cụ tinh thần của bạn để giải quyết và khắc phục tình hình. Người lập kế hoạch sự kiện có thể giải quyết các vấn đề lớn bằng một nụ cười và giữ cho mọi người bình tĩnh để không gây thêm căng thẳng. Khi nghi ngờ, chỉ cần thực sự bình tĩnh…Nếu có vấn đề, bạn sẽ giải quyết nó bằng toàn bộ kinh nghiệm vốn có của bạn. Hiển nhiên nếu lúc này bạn lung lay, coi như toàn bộ ê kíp của bạn cũng lung lay theo, đặc biệt khi mà bạn đang là nhân sự của một công ty tổ chức sự kiện thì chính bạn đang ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của công ty tổ chức sự kiện đó.
2. Phát triển kinh doanh thông minh
Sự kiện là một dịch vụ và phải được tổ chức theo kiểu kinh doanh. Các sự kiện không chỉ cần thu hút một lượng khán giả có quy mô phù hợp mà các số liệu cần phải cộng lại. Người quản lý sự kiện cần một cái đầu cho kinh doanh. Họ ngày càng được yêu cầu phải biết cách thức hoạt động của một lĩnh vực kinh doanh. Họ cần bản năng thương mại, đảm bảo rằng các quyết định quan trọng được đưa ra trong bối cảnh phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh. Điều gì là tốt nhất cho bảng cân đối kế toán của sự kiện chứ không chỉ sự kiện?
Tại một số giai đoạn trong quy trình lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần đưa ra những quyết định khó khăn về hướng sự kiện của mình. Những quyết định này cần được thực hiện bằng cái đầu chứ không phải trái tim. Một lần nữa, đây là những quyết định khó khăn và không phải lúc nào nhóm cũng hoan nghênh. Và đây mới chính là thực lực của bạn chứng minh cho các công ty tổ chức sự kiện hay công ty bạn biết được rằng bạn thông minh kèm theo bản lĩnh.
3. Tương tác với (và học hỏi từ) những người khác
Phương tiện truyền thông xã hội phá vỡ các rào cản và là một cách tuyệt vời để cập nhật và kết nối với những người có ảnh hưởng có thể thách thức cách suy nghĩ và làm việc của bạn. Tham gia vào các cuộc trò chuyện trên Twitter, tham gia và đóng góp cho các nhóm Facebook, xem các nhà lãnh đạo tư tưởng trên YouTube để xem các quan điểm mới và kích hoạt các ý tưởng mới. Tham dự các sự kiện trong ngành và lắng nghe ý kiến từ một số diễn giả hàng đầu trong thế giới tổ chức sự kiện. Cảm thấy được truyền cảm hứng bởi ngành công nghiệp có nhịp độ nhanh và thú vị mà bạn tham gia.
Chính cả các nhà quản lý sự kiện ở các công ty tổ chức sự kiện cũng phải học hỏi lẫn nhau, vì sao ư, vì thời đại công nghệ số phát triển, chúng ta không học hỏi chúng ta sẽ bị thụt lùi, các công ty tổ chức sự kiện cũng học hỏi lẫn nhau để mục đích nhân sự công ty mình phát triển hơn.
Cuối cùng, một viên ngọc khôn ngoan thường xuyên đến từ hầu hết các nhà quản lý sự kiện: hãy chăm sóc bản thân thật tốt. Quản lý và lập kế hoạch sự kiện là một nghề nổi tiếng căng thẳng. Nếu bạn theo đuổi sự nghiệp quản lý sự kiện, điều cần thiết là bạn phải áp dụng chiến lược giảm căng thẳng để tránh bị kiệt sức.
