Nên chọn những công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cho các sự kiện của bạn từ các sự kiện trực tiếp, ảo và kết hợp vào năm 2023. Tìm kiếm các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất để giúp bạn quản lý các khía cạnh hậu cần của các sự kiện của bạn?
Có thể mất vài tháng mất ngủ để lên kế hoạch, tổ chức và điều hành chỉ một sự kiện. Và khi bạn làm việc cho một tổ chức lớn trong ngành công nghệ hoặc dịch vụ chuyên nghiệp, nơi diễn ra hàng trăm loại sự kiện khác nhau hàng năm, áp lực để tổ chức một sự kiện thành công thậm chí còn cao hơn.
Các công ty tổ chức sự kiện có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng bằng cách cung cấp hỗ trợ hậu cần trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch và thực hiện sự kiện. Bất kể bạn cần hỗ trợ về tổ chức sự kiện trực tiếp, tổ chức sự kiện ảo hay tổ chức sự kiện kết hợp.
Nhưng làm cách nào để đảm bảo rằng bạn đang chọn một dịch vụ cung cấp tất cả các dịch vụ tổ chức sự kiện mà bạn cần?
Nên chọn những công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cho các sự kiện của bạn
Các công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo và kết hợp là gì?
Các công ty tổ chức sự kiện chuyên lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các sự kiện. Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện trực tiếp, ảo hay kết hợp, thì công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo hoặc kết hợp phù hợp có thể tạo ra tất cả sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Với sự hỗ trợ và chuyên môn phù hợp, họ có thể giúp bạn tổ chức một sự kiện độc đáo và đáng nhớ.
Ngày nay, điều quan trọng hơn bao giờ hết là tìm một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ xử lý tất cả các chi tiết sự kiện từ đầu đến cuối, đặc biệt đối với các tổ chức lớn điều hành hàng trăm hoặc hàng nghìn sự kiện mỗi năm.
Các công ty tổ chức sự kiện có thể cung cấp các dịch vụ thiết yếu như lựa chọn địa điểm và phục vụ ăn uống, cũng như tạo ra những trải nghiệm độc đáo như trang trí hoặc giải trí tùy chỉnh. Họ cũng sẽ có mặt để khắc phục mọi sự cố trong quá trình thực hiện.
Vì vậy, cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện hội nghị, tòa thị chính hay đào tạo, công ty tổ chức sự kiện phù hợp có thể giúp sự kiện của bạn thành công.
Sự khác biệt giữa một công ty tổ chức sự kiện và một công ty sản xuất sự kiện là gì?
Khi nói đến các sự kiện, có một vài dịch vụ khác nhau được sử dụng. Các công ty tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm cho sự thành công chung của sự kiện của bạn, trong khi các công ty sản xuất sự kiện tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật như âm thanh và ánh sáng.
Một công ty tổ chức sự kiện thường cung cấp cho bạn một người quản lý dự án là người liên hệ chính của bạn trong suốt quá trình lập kế hoạch. Họ chịu trách nhiệm vạch ra tất cả các chi tiết của sự kiện, chẳng hạn như ngân sách, lựa chọn nhà cung cấp và dòng thời gian.
Mặt khác, một công ty sản xuất sự kiện sẽ cung cấp các kỹ thuật viên chuyên môn có thể đảm nhận mọi nhu cầu kỹ thuật hoặc nghe nhìn cho sự kiện của bạn. Điều này có thể bao gồm thiết bị phát trực tiếp, hệ thống âm thanh, thiết kế ánh sáng, v.v. Họ cũng có thể xử lý bất kỳ trục trặc kỹ thuật nào có thể xảy ra trong sự kiện.
Việc bạn cần người tổ chức sự kiện hay công ty sản xuất phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn và loại sự kiện bạn tổ chức. Một nhóm sự kiện có kinh nghiệm có thể giúp bạn tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa cả hai công ty để đảm bảo các sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và thành công!
Để tìm các công ty tổ chức sự kiện cung cấp cả dịch vụ tổ chức sự kiện và sản xuất sự kiện, hãy xem danh sách các công ty tổ chức sự kiện bên dưới và danh sách các công ty sản xuất sự kiện của chúng tôi để tìm đúng công ty.
Dịch vụ tổ chức sự kiện chính
Khi chọn công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cho mình, bạn sẽ muốn xem xét các dịch vụ chính của họ. Các công ty khác nhau có các dịch vụ khác nhau, vì vậy hãy xem xét xung quanh và tìm những gì phù hợp với bạn nhất.
Dưới đây là một số dịch vụ chính mà hầu hết các công ty tổ chức sự kiện cung cấp:
• Lập kế hoạch sự kiện: Người lập kế hoạch sự kiện giúp bạn thiết kế, lên kế hoạch và thực hiện các sự kiện theo cách phù hợp với tầm nhìn của bạn. Họ biết các nhà cung cấp tốt nhất, địa điểm, ứng dụng sự kiện di động, nền tảng sự kiện kết hợp, nền tảng sự kiện ảo và các tài nguyên khác cần thiết để đảm bảo thành công.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện: Tùy thuộc vào quy mô và định dạng của sự kiện, bạn có thể cần trợ giúp để chọn địa điểm hoàn hảo cho những người tham dự. Các công ty tổ chức sự kiện trực tiếp và kết hợp có quyền tiếp cận nhiều nhà cung cấp và địa điểm mà họ có thể đề xuất dựa trên nhu cầu và ngân sách của bạn.
• Lập ngân sách: Lập ngân sách là một trong những bước quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện và nó cần nhiều thứ hơn là chỉ tính toán các con số. Với một công ty tổ chức sự kiện, họ có thể tạo một kế hoạch ngân sách toàn diện cho bạn, tính đến mọi chi phí liên quan đến sự kiện.
• Hậu cần/vận hành: Đây là nơi mà hầu hết các công việc lặt vặt bắt đầu – các chi tiết hậu cần cần thiết để làm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ (như thiết lập hệ thống đăng ký). Một công ty tổ chức sự kiện tốt sẽ có thể xử lý việc này một cách suôn sẻ và hiệu quả để bạn không phải lo lắng về điều đó.
• Tiếp thị/khuyến mãi: Quảng cáo một sự kiện có thể khó khăn. Nhưng may mắn thay, hầu hết các công ty tổ chức sự kiện đều được trang bị các chuyên gia tiếp thị, những người biết cách thông báo về shindig sắp tới của bạn! Từ các chiến dịch truyền thông xã hội và email, đến tài liệu in ấn và thiết kế trang web, họ sẽ giúp đảm bảo mọi người đều biết về nó!
Bất kể bạn thuê một công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo hay kết hợp, họ sẽ giúp việc quản lý, tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng!
3 lợi ích khi làm việc với công ty tổ chức sự kiện
Với tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo và kết hợp, có rất nhiều bộ phận chuyển động và rất nhiều chi tiết phải được tính đến. Làm việc với một công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo hoặc hỗn hợp có thể giúp bạn thực hiện mọi việc dễ dàng hơn nhiều.
Dưới đây là một số lợi ích lớn nhất khi làm việc với các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất:
Chuyên môn
Điều đầu tiên cần xem xét là chuyên môn. Các công ty tổ chức sự kiện luôn làm việc với các sự kiện, vì vậy họ biết cách lên kế hoạch cho một sự kiện từ đầu đến cuối và giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Họ sẽ có thể giúp bạn tạo một sự kiện khiến khách mời của bạn phải thán phục và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết kết hợp với nhau một cách hoàn hảo.
Kinh nghiệm
Các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất cũng có nhiều năm kinh nghiệm lập kế hoạch cho các sự kiện. Họ biết mọi người thích giải trí như thế nào, loại hoạt động nào phổ biến nhất và nhà cung cấp nào cung cấp dịch vụ tốt nhất. Điều đó giúp bạn tiết kiệm thời gian khi nghiên cứu các nhà cung cấp và thay vào đó cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh khác của sự kiện.
Mạng lưới
Các công ty tổ chức sự kiện có liên hệ trong các ngành khác nhau, vì vậy họ có thể giúp bạn tìm nhà cung cấp cho sự kiện của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch cho một sự kiện quy mô lớn hoặc nổi tiếng vì việc có được các nhà cung cấp chất lượng là điều cần thiết để thành công.
Nếu bạn muốn sự kiện trực tiếp, ảo hoặc kết hợp tiếp theo của mình nổi bật giữa đám đông, thì làm việc với một công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm là một trong những cách tốt nhất để thực hiện điều đó!
Điều gì tạo nên một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu vào năm 2023
Bây giờ bạn biết rằng việc tìm đúng công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo hoặc kết hợp có thể giúp bạn biến tầm nhìn sự kiện của mình thành hiện thực. Nhưng điều gì tạo nên một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu vào năm 2023?
Dưới đây là một số phẩm chất bạn nên tìm kiếm:
• Dịch vụ toàn diện: Hãy tìm một công ty tổ chức sự kiện cung cấp các dịch vụ tổ chức và lập kế hoạch sự kiện trọn gói, từ sáng tạo ý tưởng sự kiện đến trang trí, phục vụ ăn uống, v.v.
• Tính linh hoạt: Các công ty tốt nhất có thể chuyển đổi liền mạch từ tổ chức sự kiện trực tiếp sang tổ chức sự kiện ảo và tổ chức sự kiện kết hợp một cách dễ dàng.
• Kinh nghiệm: Các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu sẽ có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện ở mọi quy mô và loại hình. Tìm kiếm các công ty có danh mục đầu tư phong phú đã từng làm việc với các loại khách hàng.
• Kết nối: Các công ty tốt nhất sẽ thiết lập được mối quan hệ với các nhà cung cấp chất lượng cao trong ngành. Bằng cách này, bạn sẽ không phải lo lắng về việc nhận được ưu đãi tốt nhất cho từng yếu tố trong sự kiện của mình.
• Công nghệ: Các công ty hàng đầu sẽ cập nhật những công nghệ cải tiến mới nhất có thể thúc đẩy sự tham gia tại bất kỳ loại sự kiện nào.
• Dịch vụ khách hàng: Một công ty tuyệt vời sẽ thể hiện cam kết về dịch vụ khách hàng xuất sắc trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch. Bạn sẽ cảm thấy được hỗ trợ ở mọi bước!
Nói chung, nếu bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện vào năm 2023, hãy đảm bảo rằng họ có những phẩm chất này để mang lại trải nghiệm không căng thẳng!
Cách chọn công ty tổ chức sự kiện
Bây giờ bạn đã biết điều gì tạo nên một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu vào năm 2023. Nhưng làm thế nào để bạn chọn được công ty phù hợp với mình? Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ:
Chuyên môn
Khi nói đến các sự kiện, bạn muốn các chuyên gia. Các công ty tổ chức sự kiện tốt nhất có các chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực của họ. Họ biết những gì nó cần để tạo ra một sự kiện tuyệt vời đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn. Và họ biết cách giữ mức độ căng thẳng thấp và tránh những bất ngờ khó chịu. Vì vậy, hãy đảm bảo nghiên cứu kinh nghiệm trước đây của công ty và danh mục đầu tư của họ.
Ngân sách
Bạn muốn đảm bảo rằng công ty tổ chức sự kiện có thể hoạt động trong phạm vi ngân sách của bạn trong khi vẫn mang đến một sản phẩm chất lượng. Một số công ty có thể trả trước rẻ hơn nhưng chi phí cao hơn vì họ không thực hiện đúng lời hứa của mình hoặc có thêm các khoản phí ẩn. Vì vậy, hãy chắc chắn đọc tất cả các điều khoản và điều kiện trước khi đưa ra bất kỳ cam kết nào.
Mối quan hệ
Bạn phải có mối quan hệ tốt với công ty tổ chức sự kiện của mình. Xét cho cùng, bạn sẽ làm việc cùng nhau trong nhiều tháng – thậm chí là nhiều năm – vì vậy hãy đảm bảo rằng cả hai bên đều tin tưởng nhau về những vấn đề như giá cả và tiến độ dự án. Cách tốt nhất để thiết lập mối quan hệ là lấy tài liệu tham khảo từ những khách hàng trước đây có nhu cầu tương tự như bạn.
Dịch vụ
Tìm hiểu những dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung cấp. Họ chỉ tập trung vào tổ chức sự kiện trực tiếp hay họ cũng tổ chức sự kiện ảo và tổ chức sự kiện kết hợp? Biết những dịch vụ nào có sẵn có thể giúp bạn quyết định xem chúng có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
Khả năng công nghệ
Hỏi xem công ty tổ chức sự kiện sử dụng loại giải pháp công nghệ nào cho các sự kiện ảo và kết hợp của họ. Công nghệ phù hợp có thể tạo ra hoặc phá vỡ sự kiện của bạn – vì vậy hãy chắc chắn hỏi xem hệ thống công nghệ của công ty có thể đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn như thế nào.
Đảm bảo công ty tổ chức sự kiện của bạn có kinh nghiệm, đưa ra mức giá cạnh tranh và có mối quan hệ làm việc tích cực với các khách hàng trước đây – điều này sẽ tăng cơ hội tổ chức một sự kiện thành công.
Các công ty tổ chức sự kiện trực tiếp, ảo và kết hợp tốt nhất năm 2023
Khi nói đến các yếu tố hậu cần của các sự kiện, bạn muốn đảm bảo rằng mình đang làm việc với các công ty tổ chức sự kiệnn tốt nhất. Nhưng làm thế nào để bạn chọn một cái phù hợp với mình?
Các xu hướng chính trong ngành tổ chức sự kiện cho năm 2023 và hơn thế nữa
Đây là một năm quan trọng đối với tổ chức sự kiện, với các tổ chức đang tìm kiếm các công ty tổ chức sự kiện kết hợp để giúp họ tổ chức các sự kiện có cả khía cạnh thực tế và trực tuyến.
Biết các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho các sự kiện của bạn. Nhưng bạn nên biết những xu hướng nào vào năm 2023?
Tổ chức sự kiện kết hợp
Tổ chức sự kiện kết hợp liên quan đến việc kết hợp cả yếu tố vật lý và ảo để mang lại trải nghiệm thực sự độc đáo và hấp dẫn. Loại sự kiện này lý tưởng cho những ai muốn tiếp cận cả đối tượng trực tiếp và trực tuyến, chẳng hạn như các công ty dịch vụ chuyên nghiệp lớn tổ chức hội nghị khách hàng và đối tác toàn cầu.
Để có được hướng dẫn từng bước, thực tế trong 6 tháng về cách tổ chức sự kiện kết hợp.
Tổ chức sự kiện ảo
Các sự kiện ảo vẫn tồn tại ngay cả khi các sự kiện trực tiếp đang gia tăng. Các nhà tổ chức sự kiện đang làm việc với các công ty tổ chức sự kiện ảo để tập trung vào việc tạo ra các trải nghiệm ảo phong phú, từ hội thảo trên web tương tác đến triển lãm thương mại ảo. Những loại sự kiện này mang đến cơ hội tiếp cận khán giả trên toàn thế giới theo cách xa xã hội mà không làm giảm mức độ tương tác.
Nếu bạn không chắc chắn về cách theo dõi mức độ thành công của các sự kiện ảo của mình. Đọc bài viết của chúng tôi về các chỉ số sự kiện mà chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi.
Tổ chức sự kiện trực tiếp
Tổ chức sự kiện trực tiếp là loại hình mà hầu hết các công ty đều quen thuộc. Định dạng này liên quan đến việc những người tham dự phải có mặt trực tiếp, vì vậy đây là một cách tuyệt vời để khiến những người tham gia tương tác với nhau và kết nối mạng. Nhiều sự kiện trực tiếp cũng có các yếu tố kỹ thuật số như ứng dụng sự kiện để duy trì mức độ tương tác cao của khán giả.
Trách nhiệm xã hội
Có trách nhiệm với xã hội đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong thế giới tổ chức sự kiện. Các công ty đang tìm cách tạo ra các sự kiện bền vững hơn giúp giảm lượng khí thải carbon của họ. Điều này bao gồm việc sử dụng các vật liệu thân thiện với môi trường bất cứ khi nào có thể và tập trung vào việc giảm chất thải, tiêu thụ nước và sử dụng năng lượng.
