Ngân sách cho Team Building: Hướng dẫn cơ bản. Bạn đã tìm thấy hướng dẫn cuối cùng của chúng tôi về ngân sách Team Building.
Ngân sách Team Building là một kế hoạch chi tiền để giúp các nhóm xây dựng kết nối. Chẳng hạn ngân sách cho cả một chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building của công ty. Mục đích của ngân sách Team Building là để kiểm soát số tiền chi cho các sự kiện nhóm. Khi tạo ngân sách Team Building, các ví dụ về những điều cần xem xét bao gồm số tiền chi tiêu cho mỗi người, cách phân loại chi phí và cách tận dụng tối đa số tiền của bạn.
Theo dõi tài chính của bạn cho việc Team Building rất hữu ích khi lập kế hoạch cho các hoạt động trong kỳ nghỉ, sự kiện Team Building hay cụ thể là Tour du lịch kết hợp Team Building, tiệc văn phòng và hội thảo của công ty. Kiểu chuẩn bị này cũng có thể hữu ích khi mua đồ và quà tặng cho đội.
Ngân sách cho Team Building
Ngân sách Team Building là gì?
Ngân sách Team Building là quỹ dành riêng để chi tiêu cho các hoạt động kết nối người lao động. Có một kế hoạch cho các khoản tiền của bạn cho phép bạn theo dõi chi tiết trong khi kiểm soát chi phí. Một số doanh nghiệp giao nhiệm vụ này cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của họ để đảm bảo các bộ phận tuân theo chính sách của công ty. Ngay cả khi một nhóm chuyên trách trong tổ chức điều phối tiền Team Building, thì việc tạo một chiến lược dành riêng cho nhóm của bạn sẽ giúp bạn quản lý tiền của mình. Nếu có những khả năng bất ngờ để gắn kết nhóm, thì việc liệt kê các nhu cầu tài chính của bạn sẽ cho bạn biết liệu bạn có thể đáp ứng cơ hội hay không. Mặc dù tài trợ cho các chức năng của bạn có thể khác nhau tùy theo công ty, nhưng tổng số khả thi phải chiếm từ 30 đến 100 đô la cho mỗi người.
Các công ty khác nhau xử lý kinh phí Team Building của họ theo những cách khác nhau. Ví dụ, một số công ty cung cấp cho mỗi nhóm một số tiền bằng nhau vào đầu năm để người lao động sử dụng khi họ thấy phù hợp. Các công ty khác có chính sách cởi mở cho phép các nhóm yêu cầu tài trợ khi có dịp vui chơi Team Building. Những mô hình này là mô hình quen thuộc nhất đối với các quỹ Team Building, mặc dù chúng không phải là khả năng duy nhất. Quản lý tài khoản của bạn cho dù tổ chức của bạn sử dụng phong cách nào là cách tốt nhất để sử dụng tiền của bạn một cách hiệu quả đồng thời tính đến từng xu đã chi tiêu.
Riêng ở Việt Nam và đặc biệt là các cụm khu công nghiệp thì hình thức Tour du lịch kết hợp Team Building luôn được ưa chuộng.
Cách lập ngân sách cho các hoạt động team building
1. Chọn các hoạt động dự định của bạn
Sắp xếp kinh phí cho chi phí Team Building mà không biết bạn sẽ tài trợ cho những gì có thể là một thách thức. Trừ khi bạn có kế hoạch trong đầu, nếu không bạn sẽ không có mục tiêu khả thi để hướng tới. Bằng cách tạo một danh sách sơ bộ các tùy chọn, bạn có thể hiểu được chi phí của mình.
Nếu bạn đang làm việc với tổng số hàng năm thì bạn có thể tạo lịch cho cả năm. Tiếp theo, bạn sẽ cần nghiên cứu giá cả, tính đến bất kỳ thay đổi theo mùa nào về chi phí. Tốt nhất là xác minh rằng các kế hoạch của bạn là khả thi khi bạn chọn để đảm bảo rằng bạn có thể khóa các kế hoạch tài trợ của mình trước thời hạn.
Ví dụ: kế hoạch trước cho các bữa tiệc cuối năm sẽ cho phép bạn dành tiền để đặt địa điểm và tối ưu hóa dịch vụ ăn uống. Nếu bất kỳ kế hoạch nào của bạn yêu cầu thay đổi, thì bạn sẽ có đủ thời gian để giải quyết những thay đổi đó và thay đổi ngân sách của mình. Còn riêng kế hoạch cho Tour du lịch kết hợp Team Building thì sẽ tốn chi phí không hề nhỏ nhưng thực chất sẽ gặt hái được nhiều sự kết nối cho toàn bộ công ty.
2. Xác minh ngân sách của bạn trước khi củng cố kế hoạch của bạn
Có thể rất hấp dẫn khi bạn đặt trước để đảm bảo bạn có được khoảng thời gian bạn muốn trước khi bạn biết liệu mình có kế hoạch tài chính phù hợp hay không. Nếu bạn không chắc chắn về số tiền được phân bổ của mình, thì việc kiểm tra với ban quản lý trước khi tham gia với các nhà lập kế hoạch sẽ giúp bạn hiểu được chi phí mục tiêu của mình.
Chẳng hạn, bạn có thể đang xem xét các kế hoạch cho một chuyến du thuyền ăn tối khi số tiền mà công ty của bạn dành cho nhóm của bạn sẽ chỉ hỗ trợ một bữa tiệc tối nhỏ hơn tại chỗ. Việc xác minh ngay cả một con số trên sân bóng sẽ cho phép bạn tập trung vào các tùy chọn khả thi nhất của mình ngay cả sau khi bạn lập danh sách các khả năng. Khi bạn biết mình có bao nhiêu trong tài khoản, thì bạn có thể hào hứng với việc thêm các dịp vui vẻ vào lịch của mình.
3. Nghiên cứu chi phí của bạn
Một ước tính sơ bộ về chi phí của mỗi sự kiện sẽ cho phép bạn phân bổ tiền của mình một cách hợp lý. Nếu chi phí dự kiến của bạn vượt quá mức phân bổ, thì bạn sẽ biết ngay kế hoạch của mình cần được điều chỉnh. Biết trước số tiền bạn có thể chi tiêu sẽ giúp hướng dẫn bạn các lựa chọn thân thiện với chi phí hơn. Nếu bạn gửi đề xuất cho cơ hội Team Building của mình với tùy chọn đề xuất số tiền, thì việc biết chi phí của bạn sẽ giúp bạn biện minh cho yêu cầu của mình. Thường sẽ là sự kiện Tour du lịch kết hợp Team Building diễn ra hàng năm để tổ chức cho toàn thể cán bộ công nhân viên đi du lịch và có kèm theo hoạt động Team Building.
Mặc dù nó có thể phụ thuộc vào từng hoạt động riêng lẻ, nhưng một số công ty chỉ định một số tiền nhất định cho từng bộ phận dựa trên số lượng nhân viên của nhóm. Biết số tiền cho mỗi người sẽ cho phép bạn tập trung vào các mục mà số tiền của bạn sẽ cho phép và thậm chí có thể để lại tiền cho các cam kết trong tương lai. Nếu nhóm của bạn nhận được tổng số nhóm, thì bạn có thể chia cho số lượng thành viên trong nhóm để xác định số tiền bạn có cho mỗi nhân viên.
4. Cho phép các chi phí bổ sung
Bạn có thể thấy các sắp xếp được đề xuất của mình có chi phí mà bạn chưa lên kế hoạch. Những chi phí này có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn uống và thiết lập hoặc dọn dẹp cho địa điểm đã chọn. Giữ hồ sơ của bạn chính xác có nghĩa là dự đoán những gì bạn sẽ chi tiêu.
Có ý thức về nhu cầu bổ sung sẽ cho phép bạn thay đổi kế hoạch của mình trước khi đặt chỗ hoặc mua vé. Một số địa điểm không có chính sách hoàn lại tiền đặt cọc, số tiền này có thể được tính vào số tiền của bạn trước khi kế hoạch của bạn hoàn tất. Bằng cách nghiên cứu giá trước thời hạn, bạn có thể đảm bảo rằng số tiền của mình chi trả cho toàn bộ sự kiện.
Các bạn lưu ý rằng các Tour du lịch kết hợp Team Building luôn luôn cần đặt cọc và nhất là chi phí phát sinh cũng cần thêm vào kế hoạch.
5. Sử dụng tiền của bạn một cách khôn ngoan
Mặc dù có vẻ thú vị khi lập kế hoạch cho một hoạt động bùng nổ duy nhất để nhóm của bạn tận hưởng, nhưng có thể có một mục đích đằng sau việc có nhiều cơ hội để chi tiêu tiền của bạn. Những dịp đặc biệt như những thành công bất ngờ có thể phát sinh và kêu gọi tổ chức ăn mừng! Cũng có thể có cơ hội Team Building giáo dục giữa các mục trên lịch của bạn. Để lại một chút trong tài khoản của bạn cho những khoảnh khắc bất ngờ này sẽ cho bạn khoảng trống cho những khoảnh khắc ngẫu hứng. Đối với các nhóm có tài trợ gia hạn hàng năm mà không chuyển tiền về phía trước, việc theo dõi lịch sẽ cho phép bạn tính đến các dịp bổ sung để đảm bảo bạn sử dụng hết tiền tài trợ của mình.
Cách phân loại chi phí team building
Team Building có thể đi kèm với nhiều loại chi phí, mỗi loại đại diện cho một loại chi tiêu khác nhau. Lập kế hoạch cho những số tiền này yêu cầu kế toán đặc biệt để đảm bảo các khoản tiền được phân loại chính xác. Ví dụ: một chuyến tham quan bảo tàng có thể bao gồm phí vận chuyển, vé vào bảo tàng và bữa trưa cho cả nhóm. Mỗi khoản mục này có thể có cách phân loại kế toán khác nhau. Phân loại chúng một cách chính xác sẽ cho phép đặt phòng phù hợp bởi bộ phận kế toán của bạn
Còn một chuyến Tour du lịch kết hợp Team Building thì nhiều hơn rất nhiều, chi phí ăn ở vài ngày, chi phí di chuyển, chi phí quà tặng cho các trò chơi, chi phí sân khấu cho đêm Gala Dinner theo chủ đề…. nói chung là rất nhiều. Đặc biệt với các công ty có số lượng nhân sự lên đến hàng trăm hàng ngàn thì một chuyến Tour du lịch kết hợp Team Building cũng sẽ cần huy động rất nhiều xe đưa đó.
Ví dụ một chuyến Tour du lịch kết hợp Team Building cho công ty với số lượng nhân sự tham gia là 300 người thì ít nhất cần 10 xe 45 chỗ để vận chuyển 300 nhân sự này.
Các danh mục có thể có cho chi phí Team Building của bạn bao gồm:
• Đi lại hoặc vận chuyển đến và đi từ địa điểm
• Chi phí thuê mặt bằng
• Nhập học vào địa điểm bạn đã chọn
• Đồ ăn thức uống do đoàn thưởng thức
• Lệ phí cho diễn giả chính hoặc điều phối viên
• Chi phí trang trí, vật dụng
• Phí swag hoặc quà cho đội
• Các khoản thanh toán cho các trò chơi trực tuyến hoặc các hoạt động được tổ chức
• Giấy phép hoặc lệ phí giấy phép cho các cơ hội tại chỗ lớn hơn như tiệc khối hoặc nấu ăn công viên
• Chi phí ăn uống
• Phí đặt phòng
• Giấy phép vào công viên quốc gia hoặc thành phố
Tùy thuộc vào khu vực của bạn và loại hoạt động bạn đã lên kế hoạch, các chi phí khác có thể phát sinh. Các sự kiện ảo có thể sẽ ít tốn kém hơn so với trực tiếp, điều gì đó có thể khiến tiền của bạn đi xa hơn. Để chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị tốt, bạn có thể bao gồm các chi phí như một phần trong nghiên cứu của mình khi lắp ráp gói Team Building của mình, thường vào mùa hè các công ty có số lượng nhân sự đủ lớn sẽ hay tổ chức các chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building. Sự chuẩn bị này sẽ giúp bạn tính các chi phí đó vào tổng số tiền và cho phép bạn điều chỉnh số tiền đề xuất cho mỗi hoạt động để nằm trong kế hoạch của bạn.
Mẹo lập kế hoạch ngân sách Team Building
1. Cụ thể về mục đích sử dụng vốn
Bạn càng biết bạn dự định sử dụng tiền của mình như thế nào, ngân sách của bạn sẽ càng chính xác. Nếu bạn biết mình phải làm việc với khối lượng bao nhiêu, thì bạn có thể chọn các hoạt động phù hợp với tổng số tiền của mình. Lập kế hoạch cho những tháng tới và nghiên cứu chi phí cho những dịp sắp tới sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Bạn có thể tính đến bất kỳ sự chuẩn bị cần thiết nào, chẳng hạn như đặt chỗ trước hoặc xin giấy phép trước ngày hoạt động của bạn. Bất kỳ chi phí nào có thể đến từ những sự chuẩn bị này sẽ xuất hiện trong kế hoạch của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi các chi phí đó hơn.
2. Hãy rõ ràng về các khoản chi tiêu của bạn
Biết chính xác các hoạt động nhóm của bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền sẽ giúp bạn lập danh sách chính xác cho các khoản phí của mình. Ví dụ: nếu bạn định đưa phương tiện di chuyển theo nhóm và bữa trưa hoặc đồ ăn nhẹ vào một phần của hoạt động, thì bạn có thể liệt kê những điều đó trong tài liệu của mình. Loại chi tiết này sẽ cho phép bạn đánh giá toàn bộ chi phí cho từng hoạt động mà không cần thêm số tiền ngoài dự kiến. Có thể liệt kê các chi phí của bạn một cách chi tiết cũng sẽ giúp bạn lập luận cho các chi phí của mình trước khi chúng xảy ra. Bạn cũng sẽ có nhiều thời gian để điều chỉnh nếu cần thiết.
Riêng các chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building thì cá nhân một nhân sự trong một công ty bình thường rất rất rất khó để tính toán chi phí hợp lý. Do đó cần các công ty du lịch hay công ty tổ chức sự kiện có đủ năng lực để tổ chức những Tour du lịch kết hợp Team Building với số lượng nhân sự vài trăm đến vài nghìn người.
3. Tổ chức tốt trước các hoạt động của bạn
Trước khi bạn biết số tiền của mình là bao nhiêu, bạn có thể thu thập ý tưởng cho một số hoạt động Team Building có thể hiệu quả bất kể số tiền được phê duyệt là bao nhiêu. Đơn cử là chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building. Chọn nhiều tùy chọn sẽ cho phép bạn mở rộng quy mô các kế hoạch cuối cùng của mình sau khi bạn biết mình có thể chi tiêu bao nhiêu. Nếu bạn có sẵn một kế hoạch sẽ mang lại lợi ích cho các kỹ năng hợp tác của nhóm, thì bạn có thể chuẩn bị một đề xuất hấp dẫn giúp ban quản lý hiểu lý do của sự kiện. Cung cấp càng nhiều thông tin cơ bản càng tốt về các lựa chọn của bạn có thể giúp hỗ trợ lý do bạn cần thêm tiền.
4. Hãy linh hoạt với các kế hoạch của bạn
Ngay cả khi được tổ chức một cách chuyên nghiệp, ý định phối hợp tốt nhất của bạn có thể gặp phải những thách thức. Có một loạt các khả năng trong danh sách của bạn cho phép linh hoạt. Loại lập kế hoạch này có nghĩa là chọn một vài hạng mục lớn, vừa và nhỏ dựa trên kinh phí đã được phê duyệt của bạn. Có nhiều lựa chọn cũng sẽ cho phép bạn kiếm tiền nhiều hơn trong khi cung cấp cho nhóm của bạn nhiều lựa chọn thú vị.
5. Sẵn sàng đàm phán
Đối với những công ty không có kinh phí Team Building cố định, bạn có thể tổ chức các khoản tiền cho bất kỳ loại hoạt động nào bạn thích. Tuy nhiên, tổ chức của bạn có thể có những hạn chế hoặc nguyên tắc đặc biệt cần tuân theo. Sau đó, bạn có thể cần thương lượng tổng số tiền hoặc thậm chí từng khách hàng tiềm năng một. Hiểu rằng kế hoạch ban đầu của bạn có thể yêu cầu mày mò cho phép bạn chọn một phạm vi mà bạn có thể làm việc. Loại linh hoạt này sẽ giúp bạn làm rõ những loại dịp Team Building nào có thể thực hiện được trước khi bạn chốt kế hoạch của mình.
6. Hãy chính xác với kế toán của bạn
Giữ biên lai, theo dõi thông tin liên lạc và nhận giá thầu cho các chi phí của bạn bằng văn bản sẽ giúp tính chính xác khi hạch toán các khoản tiền của bạn. Nhóm kế toán của bạn có thể sẽ cần tài liệu để phê duyệt các khoản giải ngân và lãnh đạo của bạn có thể cần phải ký vào chúng trước khi bạn nhận được bất kỳ khoản tiền nào. Giữ một thư mục chuyên dụng trên máy tính để bàn của bạn để lưu trữ tất cả tài liệu cho phép bạn theo dõi kế toán chính xác đến từng xu và cung cấp bản sao lưu bất cứ khi nào cần. Tổ chức theo cách này cũng sẽ giúp tăng tốc kế hoạch của bạn bằng cách đảm bảo tiền có thể di chuyển khi dự kiến.
Ngân sách mẫu cho team building:
Bạn có thể tiếp cận ngân sách của mình để Team Building theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của công ty bạn. Chẳng hạn các chương trình Tour du lịch kết hợp Team Building. Bắt đầu đơn giản là một cách tuyệt vời để có được những suy nghĩ của bạn tại chỗ. Bạn luôn có thể mở rộng kế hoạch của mình và bổ sung thêm chi tiết khi lên kế hoạch cho lịch Team Building của mình.
Bố cục mẫu rất cơ bản này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về cách tập hợp tài liệu của riêng bạn.
Để theo dõi các khoản thanh toán của bạn khi kế hoạch của bạn kết hợp với nhau, bạn có thể sử dụng bảng tính và đánh dấu số tiền chưa thanh toán để đảm bảo ngân sách theo thứ tự. Vì tổng số tiền của bạn có thể bao gồm đủ tiền cho nhiều lần, nên bạn có thể chuyển số dư sang kỳ tiếp theo. Theo dõi tiền của bạn bằng loại bảng tính này sẽ giúp bạn dễ dàng biết được tiền của mình đã đi đâu và bạn còn bao nhiêu để làm việc.
Mẫu đề xuất ngân sách Team Building
Đối với một số công ty, Team Building không phải là một phần được xác định trước trong chi tiêu hàng năm cho mỗi nhóm. Tài trợ cho các kế hoạch của bạn có thể đến trên cơ sở từng trường hợp. Để sắp xếp một hoạt động cho nhóm của bạn, bạn có thể cần gửi một đề xuất. Một đề xuất nên bao gồm hoạt động dự kiến, địa điểm và chi phí dự kiến.
Liệt kê chi tiết về số tiền cần thiết và chi phí của từng khía cạnh sẽ cung cấp cho ban quản lý những gì họ cần để phê duyệt và hạch toán chi phí. Có thể có câu hỏi hoặc thắc mắc về đề xuất hoặc bạn có thể cần thương lượng các điều khoản hoặc chi phí cho hoạt động của mình. Gửi đề xuất trước khi tiếp tục cho phép bạn đề xuất các ý tưởng thay thế và thay đổi kế hoạch của mình nếu cần.
Kế hoạch của bạn có thể bao gồm nhiều khoản chi tiêu hơn, tùy thuộc vào mức độ phức tạp. Đặt ra các chi phí dự định của bạn theo cách này sẽ cho phép dễ dàng xem xét những gì bạn định chi tiêu và mỗi đô la sẽ trả cho những gì. Tùy thuộc vào phản hồi bạn nhận được, bạn có thể điều chỉnh đề xuất của mình và gửi kế hoạch mới nếu cần.
Phần kết luận
Với ngân sách Team Building sẵn có, bạn có thể đảm bảo số tiền dành riêng cho nhóm của mình sẽ đi xa nhất có thể. Kiểm soát được các khoản tiền sẽ cho bạn thấy cách chi tiêu khôn ngoan hơn đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Khi bạn có mẫu phù hợp với nhu cầu của mình, bạn có thể tạo bảng tính cho các cơ hội xTeam Building trong tương lai.
Tiếp theo, hãy đọc thêm về các khóa đào tạo Team Building tốt nhất và các ý tưởng thú vị về chuyến dã ngoại của công ty để sử dụng quỹ Team Building của bạn.
Hỏi đáp: Ngân sách Team Building
Dưới đây là câu trả lời cho một số câu hỏi thường gặp về ngân sách Team Building.
Ngân sách Team Building là gì?
Ngân sách Team Building là một kế hoạch chi tiết giải thích kinh phí cho các hoạt động nhóm của bạn. Kế hoạch này có thể là danh sách hàng năm, định kỳ hoặc hàng tháng về số tiền dành cho các cơ hội Team Building của bạn.
Tại sao có ngân sách Team Building lại quan trọng?
Có ngân sách Team Building là điều quan trọng để đảm bảo bạn có đủ tiền tài trợ cho các ý tưởng dự kiến của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Lập kế hoạch ngân sách của bạn cũng giúp bạn quản lý các khoản giải ngân để bạn có thể làm cho tài khoản Team Building của mình tiến xa nhất có thể.
Làm thế nào để bạn thực hiện một ngân sách Team Building?
Bạn lập ngân sách Team Building bằng cách xác định tổng số tiền được phép cho các hoạt động của mình và tạo danh sách các chi phí tiềm năng. Bạn có thể phân bổ số tiền cho mỗi nhân viên hoặc chỉ định tổng số cho từng hoạt động. Liệt kê bất kỳ khoản phí bổ sung nào có thể xảy ra, chẳng hạn như vận chuyển hoặc thuê mặt bằng, để đảm bảo bạn có đủ tiền để trang trải các sắp xếp của mình.
Và cuối cùng, chúng tôi xin nhấn mạnh là công ty du lịch META chuyên tổ chức các Tour du lịch kết hợp Team Building.
