Người lập kế hoạch sự kiện làm gì? Nếu bạn thích lên kế hoạch cho các bữa tiệc hoặc sự kiện đặc biệt cho gia đình và bạn bè của mình, bạn có thể quan tâm đến việc học cách biến điều này thành sự nghiệp của mình. Các nhà hoạch định sự kiện hỗ trợ mọi người và các công ty điều phối nhiều sự kiện khác nhau, chẳng hạn như đám cưới, hội nghị, cuộc họp và tiệc tùng. Tìm hiểu về nghề nghiệp này và trình độ để theo đuổi nó có thể giúp bạn xác định xem đó có phải là một công việc tốt cho bạn hay không.
Trong bài viết này, chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện sẽ trả lời “Người lập kế hoạch sự kiện làm gì?”, thảo luận về các yêu cầu đối với nghề nghiệp này và trả lời các câu hỏi thường gặp về lập kế hoạch sự kiện.
Người lập kế hoạch sự kiện làm gì?
Người lập kế hoạch sự kiện, còn được gọi là điều phối viên sự kiện hoặc chuyên gia sự kiện, là cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối các cuộc họp và sự kiện đặc biệt, chẳng hạn như nghi lễ, tiệc tùng, đám cưới, họp mặt công ty và gây quỹ. Họ quản lý ngân sách, chọn ngày, tìm địa điểm và sắp xếp chỗ ở cũng như phương tiện đi lại cho khách tham dự sự kiện. Các nhiệm vụ cụ thể của người lập kế hoạch sự kiện khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như quy mô và loại sự kiện cũng như trình độ học vấn và kinh nghiệm của người lập kế hoạch.
Các nhiệm vụ khác mà một người lập kế hoạch sự kiện thực hiện bao gồm:
• Gặp gỡ khách hàng để hiểu mục đích của sự kiện
• Lập kế hoạch phạm vi của sự kiện, bao gồm chi phí, thời gian, địa điểm và chương trình
• Kiểm tra địa điểm để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Trao đổi với nhân viên tại chỗ để phối hợp chi tiết
• Giám sát các hoạt động sự kiện để đảm bảo khách hàng và khách tham dự sự kiện hài lòng
• Xem xét hóa đơn sự kiện và phê duyệt thanh toán
Các yêu cầu để trở thành một nhà tổ chức sự kiện là gì?
Con đường sự nghiệp cho các nhà hoạch định sự kiện liên quan đến sự kết hợp của những điều sau đây, và nếu bạn có tất cả các yếu tố bên dưới thì bạn chính là ứng cử viên sáng giá của các công ty tổ chức sự kiện:
Kỹ năng
Dưới đây là một số kỹ năng hữu ích mà một người lập kế hoạch sự kiện sẽ cần để thành công trong sự nghiệp của họ:
• Chú ý đến chi tiết: Người lập kế hoạch sự kiện xác định và sửa các chi tiết nhỏ. Điều này có thể bao gồm cách viết đúng tên và sở thích ăn kiêng của khách.
• Kỹ năng tổ chức: Điều cần thiết đối với người lập kế hoạch sự kiện là tính tổ chức cao. Điều này cho phép họ có thể theo dõi nhiều nhiệm vụ, nhà cung cấp và danh sách việc cần làm trong khi vẫn giữ cho khách hàng của họ hài lòng.
• Kết nối mạng: Ngành tổ chức sự kiện chủ yếu dựa vào con người và dựa trên mối quan hệ, và điều quan trọng đối với người lập kế hoạch sự kiện là phải có một mạng lưới gồm những người khác nhau trong ngành để có thể làm việc cùng nhằm tạo ra các sự kiện thành công, đáng nhớ. Điều này bao gồm các nhiếp ảnh gia, người cung cấp thực phẩm, ban nhạc, nhân viên trung tâm hội nghị, nhân viên sảnh tiếp tân, nhân viên âm thanh/hình ảnh và nhà cung cấp điểm truy cập internet.
• Kỹ năng giao tiếp: Người tổ chức sự kiện sử dụng kỹ năng giao tiếp để có thể hiểu khách hàng của họ đang hỏi gì và chia sẻ ý tưởng cũng như đề xuất của riêng họ. Giao tiếp hiệu quả giúp ngăn chặn các vấn đề để đảm bảo một sự kiện thành công. Người tổ chức sự kiện dựa vào kỹ năng giao tiếp để giúp họ xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và những người khác trong ngành. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về người mà họ đang làm việc cùng và tránh các vấn đề tiềm ẩn trong ngày diễn ra sự kiện.
• Sáng tạo: Sáng tạo là điều cần thiết khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện vì công việc bao gồm các nhiệm vụ như thiết kế chủ đề cho tất cả các loại sự kiện và tạo ra giải pháp trang trí hợp lý phù hợp với ngân sách nhỏ. Những kỹ năng này có thể giúp người lập kế hoạch sự kiện phát triển trải nghiệm độc đáo cho khách hàng của họ, có khả năng phân biệt họ với những người lập kế hoạch khác.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Các sự kiện thường diễn ra theo một lịch trình nghiêm ngặt, tuy nhiên không thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ. Điều quan trọng là những người lập kế hoạch sự kiện phải tháo vát và linh hoạt để họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và đưa ra các giải pháp hợp lý.
• Kỹ năng máy tính: Lập kế hoạch cho các sự kiện có thể yêu cầu sử dụng các nền tảng nhắn tin nhanh, phần mềm quản lý sự kiện hoặc các chương trình xử lý khác để sắp xếp tất cả thông tin. Nó cũng hữu ích cho những người lập kế hoạch sự kiện để hiểu cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để quảng bá các sự kiện của họ và kết nối với những người khác.
• Đàm phán: Người lập kế hoạch sự kiện thường chịu trách nhiệm đảm bảo hợp đồng cho khách hàng của họ với các nhà cung cấp khác nhau. Kỹ năng đàm phán xuất sắc giúp họ đạt được thỏa thuận về mức giá hợp lý cho các dịch vụ được yêu cầu.
Đào tạo
Nhiều công ty thích những ứng viên đã hoàn thành khóa đào tạo chính thức, nhất là những công ty tổ chức sự kiện, nhưng những người lập kế hoạch sự kiện thường được đào tạo về công việc ở vị trí liên quan trước đó. Đào tạo có thể bao gồm theo dõi một người lập kế hoạch sự kiện cấp cao và thực hiện nhiệm vụ của họ dưới sự giám sát cho đến khi họ cảm thấy thoải mái khi tự mình thực hiện nhiệm vụ.
Nhiều trường cao đẳng và đại học cũng cung cấp các chương trình đào tạo về lập kế hoạch sự kiện. Các chương trình đào tạo này có thể kéo dài từ hai đến bốn năm học và thường bao gồm cả bài giảng và công việc lập kế hoạch sự kiện thực tế.
Hầu hết các công việc lập kế hoạch sự kiện đều yêu cầu ít nhất bằng cử nhân. Những cá nhân không có bằng cấp có thể đủ tiêu chuẩn cho một vị trí mới bắt đầu nếu họ có một hoặc hai năm kinh nghiệm liên quan. Hầu hết các nhà tuyển dụng, thậm chí các công ty tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếm bằng cử nhân trong các lĩnh vực như:
• Việc kinh doanh
• Truyền thông
• Quan hệ công chúng
• Tiếp thị
• Quản lý khách sạn
Chứng chỉ
Nhiều nhà tổ chức sự kiện chuyên về một loại sự kiện cụ thể, chẳng hạn như hội nghị, đám cưới hoặc tiệc tùng. Bất kể chuyên môn của họ là gì, các nhà tổ chức sự kiện có thể phân biệt bằng cách đạt được chứng nhận chuyên nghiệp.
Làm thế nào để trở thành một người lập kế hoạch sự kiện
Dưới đây là các bước phổ biến nhất để làm theo để trở thành một nhà hoạch định sự kiện thành công:
1. Kiếm bằng cử nhân
Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết, bằng cử nhân có thể giúp người quản lý sự kiện đầy tham vọng có được vị trí cao hơn và thương lượng để có mức lương cao hơn. Các chuyên ngành liên quan bao gồm tiếp thị, kinh doanh, quản lý khách sạn và các lĩnh vực liên quan.
2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc
Những người lập kế hoạch sự kiện tiềm năng có thể tham gia vào ngành sự kiện bằng cách bắt đầu ở vị trí cấp đầu vào trong các công ty tổ chức sự kiện hoặc một lĩnh vực liên quan. Họ cũng có thể tìm kiếm cơ hội làm việc với một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để biết cảm giác làm việc đằng sau hậu trường tại các sự kiện.
3. Chọn chuyên ngành
Người lập kế hoạch sự kiện có thể chuyên về một loại sự kiện nhất định, đặc biệt nếu họ muốn bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình. Bạn có thể chọn một chuyên ngành, chẳng hạn như sinh nhật, đám cưới, hội nghị, cuộc họp kinh doanh, sự kiện trung tâm mua sắm, gây quỹ và các chương trình tour du lịch kết hợp Team Building của công ty.
4. Đạt được chứng nhận
Chứng chỉ lập kế hoạch sự kiện có thể giúp các nhà hoạch định sự kiện gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Nội dung trong các kỳ thi cấp chứng chỉ có thể khác nhau tùy thuộc vào khu vực tổ chức sự kiện. Mỗi chứng nhận có các yêu cầu khác nhau, nhưng hầu hết sẽ yêu cầu các nhà hoạch định sự kiện phải hoàn thành chương trình đào tạo, có một số năm kinh nghiệm nhất định và vượt qua các kỳ thi chứng chỉ.
5. Tham gia một tổ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tham gia một tổ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp các nhà hoạch định sự kiện mới hình thành các kết nối quan trọng và tăng cơ hội việc làm của họ. Nó cũng có thể dẫn đến các nguồn hữu ích khác, bao gồm các lựa chọn giáo dục thường xuyên.
6. Tìm kiếm sự thăng tiến trong sự nghiệp
Khi những người lập kế hoạch sự kiện có được kinh nghiệm làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện, họ có thể thăng tiến trong sự nghiệp để trở thành người quản lý cuộc họp, điều phối viên chương trình hoặc giám đốc cuộc họp. Họ cũng có thể quyết định chuyển từ một công ty tổ chức sự kiện nhỏ hơn sang một công ty tổ chức sự kiện lớn hơn với các cơ hội nghề nghiệp khác hoặc thậm chí họ có thể bắt đầu kinh doanh tổ chức sự kiện của riêng mình.
Môi trường làm việc của người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Để thực hiện các nhiệm vụ hành chính như đặt phòng khách sạn, đặt địa điểm tổ chức sự kiện và lên lịch gặp gỡ khách hàng, người lập kế hoạch sự kiện có thể làm việc tại văn phòng hoặc tại nhà. Ví dụ: những người lập kế hoạch sự kiện làm việc tại các khách sạn lớn hoặc trung tâm hội nghị có thể làm việc với một số người lập kế hoạch sự kiện khác trong một không gian làm việc lớn, đăng ký khách tham dự sự kiện và trả lời điện thoại. Khi ngày tổ chức sự kiện đến gần hơn, những người lập kế hoạch sự kiện có thể làm việc nhiều giờ, kể cả buổi tối và cuối tuần. Tùy thuộc vào số lượng sự kiện mà chủ lao động của họ chịu trách nhiệm, đôi khi người lập kế hoạch sự kiện có thể cần phải làm việc với tốc độ nhanh.
Những người lập kế hoạch sự kiện tổ chức các sự kiện lớn như chiếu phim, hội nghị thường niên, hội nghị quốc gia hoặc hội chợ việc làm khu vực có thể đến địa điểm làm việc của khách hàng để thảo luận về các yêu cầu. Ví dụ: người lập kế hoạch sự kiện có thể đến thăm khách hàng tại trụ sở chính của khách hàng để lấy danh sách khách mời, ngày và giờ cho sự kiện cũng như tên và thông tin liên hệ của các diễn giả chính.
Các câu hỏi thường gặp
Triển vọng nghề nghiệp cho các nhà hoạch định sự kiện là gì?
Việc làm của các nhà hoạch định cuộc họp, hội nghị và sự kiện có thể tăng 18% từ năm 2021 (sau Covid) đến năm 2031 . Tốc độ này nhanh hơn nhiều so với mức trung bình của tất cả các ngành nghề và bao gồm trung bình 16.600 cơ hội việc làm mỗi năm. Sự tăng trưởng này là do nhu cầu ngày càng tăng của những người muốn có sự trợ giúp của chuyên gia trong việc lập kế hoạch cho các sự kiện cá nhân và nghề nghiệp quan trọng.
Ai giám sát các nhà hoạch định sự kiện?
Sếp của người lập kế hoạch sự kiện phụ thuộc vào người họ làm việc và cấu trúc của công ty, ban đầu đa số sẽ là những công ty tổ chức sự kiện. Sau đó là một phòng ban của một công ty nào đó. Ví dụ: những người làm việc tại khách sạn có thể báo cáo với giám đốc tổ chức sự kiện, trong khi những người khác làm việc cho các công ty tổ chức sự kiện có thể có chủ doanh nghiệp làm người quản lý của họ. Người lập kế hoạch sự kiện cũng có thể trở thành ông chủ của chính họ và làm việc với tư cách là người làm việc tự do hoặc chủ sở hữu duy nhất.
Một số nghề nghiệp tương tự như lập kế hoạch sự kiện là gì?
Dưới đây là danh sách các nghề nghiệp liên quan đến nhiều trách nhiệm và kỹ năng tương tự như một người lập kế hoạch sự kiện.
• Điều phối viên sự kiện
• Người lập kế hoạch đám cưới
• Điều phối viên chương trình
• Quản lý hành chính
• Đại lý du lịch
• Điều phối viên đào tạo
• Quản lý địa điểm
• Tình nguyện viên
• Điều phối viên gây quỹ
