Những câu hỏi chi tiết cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho khách hàng. Nếu bạn đang làm việc ở một công ty tổ chức sự kiện hoặc bạn đang ở vai trò là người tư vấn tổ chức sự kiện hoặc bạn đang sẵn sàng cho tư vấn lập kế hoạch sự kiện tiếp theo của bạn?
Chúng tôi với vai trò là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cung cấp cho bạn các ví dụ về bảng câu hỏi lập kế hoạch sự kiện hữu ích để đảm bảo bạn và khách hàng của bạn rất phù hợp. Dưới đây là tất cả các câu hỏi về lập kế hoạch sự kiện mà bạn sẽ muốn có trong cuộc họp khởi động kế hoạch đám cưới hoặc sự kiện công ty tiếp theo của mình.
Cách tạo bảng câu hỏi lập kế hoạch sự kiện
Chúng tôi giữ vững vai trò là công ty tổ chức sự kiện và với rất nhiều năm kinh nghiệm nhưng chúng tôi cũng sẽ đúc kết cụ thể là: Có rất nhiều cách để tạo câu hỏi thăm dò cho các sự kiện. Nhưng bất kỳ bảng câu hỏi lập kế hoạch sự kiện tuyệt vời nào cũng sẽ bao gồm cả ba yếu tố sau:
1. Tính toàn diện. Đặt mọi thứ bạn có thể nghĩ để hỏi vào danh sách của mình. Các đề xuất của chúng tôi bên dưới bao gồm hầu hết các loại sự kiện nhưng bạn có thể muốn điều chỉnh hoặc thêm một số loại khi bạn tiếp tục.
2. Tính đặc hiệu. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cung cấp dịch vụ lập kế hoạch đám cưới, đừng lo lắng về các câu hỏi về đăng ký và tiếp thị sự kiện.
3. Trực giác. Tin tưởng chính của bạn. Bạn đã nói chuyện với khách hàng này trước khi lên lịch cuộc họp, vì vậy bạn có thể muốn thêm các câu hỏi dành riêng cho họ mà không được liệt kê ở bất kỳ nơi nào khác.
Những câu hỏi chi tiết cho việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho khách hàng
1. Hỏi khách hàng sự kiện những điều cơ bản
Những câu hỏi này giúp bạn và khách hàng của bạn thiết lập kỳ vọng và cảm nhận được cả hai bạn đến từ đâu.
1. Bạn đã từng làm việc với người lập kế hoạch sự kiện chưa? Hoặc bạn đã từng làm việc với một công ty tổ chức sự kiện nào chưa. Nếu vậy, bạn thích và/hoặc không thích điều gì về trải nghiệm này? Cảm nhận về những gì bạn có thể làm để cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho họ trong khoảng thời gian này.
2. Khi hình dung làm việc với một người lập kế hoạch sự kiện, bạn hình dung trải nghiệm đó sẽ như thế nào? Điều này đặc biệt quan trọng nếu khách hàng của bạn chưa từng làm việc với công ty tổ chức sự kiện hoặc người lập kế hoạch sự kiện trước đây. Họ có thể đang mong đợi bạn làm những việc mà bạn thậm chí không đề nghị!
3. Bạn đang tìm dịch vụ tổ chức sự kiện nào? Hãy trung thực về những gì bạn hiện đang cung cấp hoặc nếu bạn có sẵn các tùy chọn thay thế (chẳng hạn như danh sách các chuyên gia mà bạn có thể đề xuất hoặc mức giá linh hoạt hơn cho việc lập kế hoạch sự kiện một phần thay vì toàn bộ).
4. Làm thế nào bạn biết về công ty tổ chức sự kiện chúng tôi? Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ khảo sát khách hàng của khách hàng bằng câu hỏi này vì điều quan trọng là phải đánh giá cả cách khách hàng biết về bạn và những gì họ có thể đã biết hoặc chưa biết về doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: họ có phải là người giới thiệu từ một sự kiện khác không? Nếu vậy, họ đã có cảm nhận về phong cách của bạn. Họ đã tìm thấy bạn trực tuyến qua website công ty bạn? Sau đó, họ có thể đã xem xét tất cả các sự kiện và số liệu trên trang web của bạn, vì vậy bây giờ là lúc để làm khách hàng ngạc nhiên với tính cách của bạn.
5. Tại sao bạn chọn tư vấn với công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi? Khách hàng có thích giá cả, danh mục đầu tư hoặc giới thiệu của bạn không? Hãy đánh dấu sao bên cạnh câu trả lời này và đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành nó sau khi chính thức đi làm.
2. Tìm hiểu tổng quan về sự kiện
Bức tranh toàn cảnh về những thông tin mà khách hàng đã quyết định và những gì khách hàng vẫn cần trợ giúp.
1. Bạn đang lên kế hoạch cho loại sự kiện nào? Thống kê tiếp thị sự kiện cho biết các sự kiện của công ty là danh mục phổ biến thứ hai, theo sát sau đám cưới.
2. Bạn muốn sự kiện được tổ chức khi nào và ở đâu? Nếu khách hàng không có bất kỳ chi tiết cụ thể nào trong đầu, hãy đảm bảo xác định rõ một năm, mùa và tháng có thể trước khi vạch ra các lựa chọn địa điểm. Và hãy ghi nhớ một vài ngày, chỉ trong trường hợp địa điểm của bạn đã được đặt trước.
3. Bạn muốn sự kiện diễn ra trong bao lâu? Sự kiện này sẽ được giới hạn trong một giờ hay nó sẽ được tổ chức trong nhiều ngày? Kết hợp thông tin này với (các) ngày diễn ra sự kiện dự án của bạn để cung cấp cho khách hàng của bạn lịch trình sự kiện sơ bộ.
4. Tại sao bạn lên kế hoạch cho sự kiện này? Các chuyên gia cho biết mặc dù doanh thu có thể là một yếu tố thúc đẩy, nhưng bạn cũng nên xem xét những gì bạn muốn những người tham dự của mình đạt được sau trải nghiệm.
5. Tổng ngân sách của bạn hoặc ngân sách cho mỗi người là bao nhiêu? Có rất nhiều cách để thu hút những người tham dự của bạn, bất kể bạn có thể chi bao nhiêu. Khách hàng thường chưa mở rõ thông tin cho các công ty tổ chức sự kiện biết về ngân sách của họ, nhưng bạn cần nghiêm túc thân thiện với ngân sách của khách cho dù lớn hay nhỏ để giúp bạn bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho khách một cách cụ thể nhất.
6. Mục tiêu chính của bạn cho sự kiện này là gì? Xác định mục tiêu sự kiện của bạn là một bước quan trọng, ngay cả đối với các sự kiện nhỏ, bình thường như tiệc sinh nhật hoặc lễ tốt nghiệp.
7. Bạn dự định đo lường mục tiêu đó như thế nào? Phần mềm tổ chức sự kiện, lợi nhuận gộp và mức độ tương tác trên mạng xã hội đều là những công cụ tốt để đo lường mức độ thành công của sự kiện.
8. Sự kiện hàng đầu của bạn phải có là gì? Khách hàng của bạn có thể đã có một số ý tưởng trong đầu và bây giờ là lúc để lấy ý tưởng đó ra khỏi khách hàng.
9. Sự kiện hàng đầu của bạn KHÔNG được có NHỮNG GÌ? Với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện trong một công ty tổ chức sự kiện, bạn sẽ làm việc với mọi người thuộc mọi loại tính cách, một số người trong số khách hàng cảm thấy khó giải thích rõ ràng khái niệm sự kiện của họ nhưng có thể nhanh chóng bỏ qua những người phá vỡ thỏa thuận sự kiện của khách.
10. Bạn nghĩ điều gì làm cho sự kiện của bạn nổi bật so với phần còn lại? Những điều nhỏ nhặt như wifi miễn phí hoặc chỗ ngồi thoải mái có thể tạo ra một thế giới khác biệt cho những người tham dự đã từng tham gia các sự kiện tương tự trong quá khứ.
11. Ba yếu tố quan trọng nhất của sự kiện này là gì? Khi bạn nghe câu trả lời này, hãy kiểm tra kỹ xem ngân sách hiện tại của khách có đáp ứng được bất kỳ hạng mục vé lớn nào được liệt kê không? Nếu không, bạn hay đại diện của công ty tổ chức sự kiện hãy thành thật với họ ngay bây giờ để không có bất ngờ nào xảy ra.
12. Bạn có bất kỳ mối quan tâm hoặc thách thức tiềm ẩn nào cho sự kiện này không? Khám phá nỗi sợ hãi của khách và chia sẻ bất kỳ giai thoại nào có liên quan về cách cá nhân bạn đã nhìn thấy hoặc xử lý thành công những tình huống như thế này.
13. Bạn có bất kỳ bức ảnh cảm hứng theo chủ đề hoặc bảng Pinterest nào không? Hỗ trợ trực quan là người bạn tốt nhất của bạn trong quá trình này. Khach hàng thậm chí có thể có một số đường nét trong thiết kế hoặc vị trí có thể cung cấp thông tin cho phần còn lại của quá trình ra quyết định của bạn.
14. Bạn đã chọn màu nào cho chủ đề của mình chưa? Cho dù bạn có lên kế hoạch cho đám cưới hay không, bạn luôn có thể lấy cảm hứng từ bảng màu của họ.
15. Bạn muốn thiết lập bầu không khí hoặc giai điệu nào? Âm nhạc, ánh sáng và địa điểm tổ chức sự kiện được chọn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tạo ra tâm trạng.
16. Cá nhân bạn muốn cảm thấy như thế nào tại sự kiện của mình? Có thể có những cách bạn có thể sáng tạo vượt lên trên và xa hơn nữa để đảm bảo khách hàng của bạn hài lòng với chính sự kiện trong khi thực sự thích nó.
17. Bạn đã từng tham gia các sự kiện khác tương tự như sự kiện này mà bạn yêu thích hay ghét chưa? Bạn yêu hay ghét họ ở điểm nào và tại sao? Hầu hết mọi người có thể nhớ lại đám cưới, bữa tiệc tốt nghiệp và hội nghị tuyệt vời nhất mà họ từng tham dự. Câu hỏi này cuối cùng sẽ giúp bạn đánh giá thị hiếu của họ và tìm ra điều gì cần ưu tiên khi chi tiêu.
18. Bạn có sẵn sàng đón nhận các đề xuất hoặc ý tưởng thay thế khi chúng xuất hiện không? Một số khách hàng đến với mọi chi tiết cuối cùng đã được lên kế hoạch và chỉ đang tìm kiếm sự trợ giúp để thực hiện trong khi những khách hàng khác thì hoàn toàn lạc lối. Tìm hiểu xem bạn đang giao dịch với ai và cung cấp trợ giúp phù hợp.
19. Bạn có định mua bảo hiểm sự kiện không? Nếu vậy, hãy đưa cho họ danh sách các lựa chọn bảo hiểm sự kiện tuyệt vời này nếu họ chưa nghĩ đến.
20. Phương thức giao tiếp ưa thích của bạn là gì? Và những giờ hoặc thời gian tốt nhất trong ngày để liên hệ với bạn về thư từ liên quan đến sự kiện là gì? Hãy loại bỏ điều này ngay bây giờ để nếu bạn cần theo dõi sau đó, bạn đã biết cách tiếp cận họ.
3. Tìm hiểu những người tham gia vào sự kiện
Mọi thứ liên quan đến người tham dự mà bạn cần biết để bắt đầu.
1. Bạn định mời bao nhiêu người? Khi bạn đã xác định được con số đó, sẽ có nhiều cách để ước tính có bao nhiêu khách sẽ thực sự xuất hiện.
2. Đối với các sự kiện của công ty: Đối tượng mục tiêu của bạn là ai? Nhận tất cả dữ liệu khách hàng có liên quan và sắp xếp thời gian ngồi với nhóm tiếp thị hoặc bán hàng của họ để hiểu rõ hơn về đối tượng mà sự kiện này sẽ thu hút.
3. Đối với các sự kiện riêng tư: Bạn có thể cho tôi biết thêm về những người sẽ tham dự không? Đây sẽ là một đám đông lớn tuổi hơn hay trẻ hơn? Họ sẽ mong đợi một loại thực phẩm nhất định hoặc các hoạt động truyền thống tại sự kiện? Bạn càng biết nhiều về họ thì càng tốt!
4. Sự kiện có phải là lễ kỷ niệm của ai đó, cái gì đó hoặc một nhóm người không? Nếu vậy, bạn có thể sử dụng thông tin này để động não tìm ra những cách sáng tạo nhằm làm nổi bật chúng theo cách mà họ thực sự đánh giá cao.
5. Có bất kỳ khách mời nào của bạn có những thách thức cá nhân mà sự kiện sẽ cần phải giải quyết (tiếp cận người khuyết tật, cái chết trong gia đình, v.v.) không? Đây không phải là loại bất ngờ mà bạn muốn xuất hiện trong ngày, vì vậy hãy công khai tất cả ngay bây giờ.
6. Sẽ có một vị khách danh dự chứ? Các sự kiện quan trọng đáng nhớ như sinh nhật sẽ luôn có ít nhất một vài vị khách danh dự!
7. (Những) vị khách mời danh dự có điều gì tôi thích hoặc không thích mà tôi cần biết không? Một số người co rúm người lại khi nghĩ đến việc trở thành trung tâm của sự chú ý, điều mà bạn có thể muốn biết trước khi kêu gọi họ thực hiện một động tác sinh nhật ngay giữa sàn nhảy.
8. Bạn định mời những người như thế nào? Lời mời trực tuyến là tuyệt vời cho bất kỳ ngân sách nào và cũng tiết kiệm giấy. Họ cũng có thể muốn xem xét việc thiết lập một trang web đăng ký sự kiện, chia sẻ các trang sự kiện trên mạng xã hội và mua một số bưu phẩm bản cứng.
9. Bạn có tính phí vé sự kiện hay yêu cầu bất kỳ đăng ký nâng cao nào không? Điều này phải phù hợp với các mục tiêu sự kiện đã nêu trước đây của họ.
10. Khoảng bao nhiêu phần trăm khách sẽ đi từ bên ngoài thành phố? Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một đám cưới, bạn có thể mong đợi 50% danh sách khách mời của mình tham gia.
11. Bạn có kế hoạch giúp những người tham dự lưu động đặt chỗ ở, thuê phương tiện hoặc chuyến bay không? Đặt trước dịch vụ này cho khách VIP hoặc nếu họ không có nhiều tiền để đi hoặc lên lịch trình, hãy cân nhắc tặng họ giỏ chào mừng trong phòng khách sạn hoặc cung cấp phiếu giảm giá đi chung xe để giúp họ đi lại trong thị trấn. Một chút đánh giá cao về thời gian họ dành cho con đường đi một chặng đường dài.
4. Khóa chi tiết sự kiện cuối cùng
Phần còn lại của các chi tiết quan trọng bạn sẽ cần để đảm bảo sự kiện thành công. Đoạn này thì những công ty tổ chức sự kiện cũng rất rõ ràng vì chúng ta đã đi được một hành trình các câu hỏi khá dài rồi.
1. Bạn có cần bất kỳ trợ giúp nào để tiếp thị sự kiện của mình hoặc quảng cáo không? Nếu bạn không thể cung cấp dịch vụ này, hãy cố gắng hợp tác với các nhà tiếp thị tự do, những người làm như vậy để bạn có thể giới thiệu doanh nghiệp với nhau.
2. Sự kiện của bạn có cần nhà tài trợ không? Nếu vậy, bạn có thể chia sẻ một tin tốt: chi tiêu tài trợ toàn cầu dự kiến sẽ tăng trung bình thêm 2 tỷ đô la mỗi năm, vì vậy có rất nhiều cơ hội để tài trợ cho sự kiện của họ trong năm nay.
3. Bạn nghĩ mình sẽ cần loại nhà cung cấp nào cho sự kiện? Từ người cung cấp thực phẩm đến người phục vụ cho đến thành lập đội, hãy đảm bảo rằng bạn hướng dẫn khách hàng của mình về những gì đang diễn ra ở đó và những thứ bắt buộc phải có để sự kiện độc đáo của họ thành công.
4. Bạn đang muốn thuê nhân viên tổ chức sự kiện? Nếu không, hãy đảm bảo rằng họ có sẵn một số tình nguyện viên đáng tin cậy và hỏi xem họ có sẵn sàng gặp bạn hoặc người khác một hoặc hai ngày trước sự kiện để bàn giao trách nhiệm của họ hay không.
5. Bạn có định có người dẫn chương trình, chương trình giải trí trực tiếp, diễn giả hoặc những người thuyết trình khác không? Nếu vậy, ai? Đảm bảo rằng địa điểm họ đã chọn cũng có không gian cho bất kỳ thứ gì họ đang lên kế hoạch.
6. Bạn muốn cung cấp cho khách những lựa chọn đồ ăn nào? Từ các sự kiện ăn trưa dành cho doanh nhân đến thực đơn đồ ăn và thức uống tại hội nghị, những món ăn phù hợp có thể tạo ra hoặc phá vỡ các sự kiện kéo dài hơn ba giờ.
7. Bạn cũng sẽ cung cấp đồ uống (có cồn và/hoặc không cồn) chứ? Nếu có liên quan đến rượu, bạn sẽ cần kiểm tra kỹ xem địa điểm tổ chức sự kiện đã chọn có cho phép điều đó hay không hoặc có bất kỳ hạn chế cụ thể nào khác không. Bạn cũng sẽ muốn ghi lại cách bạn sẽ xử lý bất kỳ khách nào dưới độ tuổi uống rượu hợp pháp.
8. Bạn muốn làm việc với người cung cấp thực phẩm tại địa điểm, người cung cấp thực phẩm do bạn chọn hay bạn có kế hoạch tự cung cấp thực phẩm? Một số địa điểm yêu cầu bạn sử dụng nhà bếp hoặc nhân viên của họ, vì vậy hãy xem xét điều này trước.
9. Bạn muốn cung cấp những phương tiện di chuyển nào cho những người tham dự đến và đi từ địa điểm? Và nếu bạn đang dự định tạo một trang web sự kiện, hãy cung cấp thông tin về sân bay gần nhất, loại thuế hoặc dịch vụ chia sẻ xe nào có sẵn và bất kỳ địa hình cụ thể nào của khu vực cần xem xét.
Bây giờ hãy tạo bảng câu hỏi khách hàng tùy chỉnh của bạn!
Và bạn đã có nó – các câu hỏi thăm dò cho các sự kiện mà bất kỳ ai từ công ty đến các nhân sự làm việc ở các công ty tổ chức sự kiện đều có thể sử dụng trong bảng câu hỏi khách hàng ban đầu của họ. Để biết thêm các cách chuẩn bị bộ công cụ chuyên gia của bạn, hãy nhớ lấy danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và chuẩn bị sẵn hướng dẫn truy cập địa điểm tổ chức sự kiện ngay bây giờ để bạn trở nên chuyên nghiệp hơn nữa khi tiếp tục xây dựng công ty tổ chức sự kiện của mình.
