MẸO! Quy tắc quảng cáo chiêu hàng trong công ty tổ chức sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện:Làm thế nào để tổ chức một sự kiện? Mọi người đôi khi tổ chức một sự kiện, lễ hội hoặc sự kiện của công ty: xây dựng nhóm mạo hiểm, một hội nghị đầy cảm hứng, tiệc nhân viên hàng năm, một đám cưới hoành tráng hoặc chỉ là một bữa tiệc sinh nhật.
Nếu bạn có ngân sách hạn chế hoặc nếu bạn thích tổ chức các sự kiện, thì việc tự tổ chức sự kiện chắc chắn là một lựa chọn. Khám phá những ưu điểm và nhược điểm của việc tự tổ chức sự kiện của công ty bạn so với việc thuê một công ty tổ chức sự kiện bên ngoài.
Công ty tổ chức sự kiện META Event & Travel sẽ giúp bạn biến sự kiện, công việc kinh doanh hoặc riêng tư của mình thành một sự kiện khó quên. Và nếu cuối cùng bạn quyết định sử dụng các dịch vụ của một công ty tổ chức sự kiện, thì có lẽ tốt nhất bạn nên làm như vậy thông qua một cuộc ‘chào hàng’. Đây là những quy tắc.
Quy tắc quảng cáo chiêu hàng trong công ty tổ chức sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện
Quy tắc quảng cáo chiêu hàng
Quảng cáo chiêu hàng là một quy trình đấu thầu giữa các công ty tổ chức sự kiện khác nhau, trong đó họ phải cung cấp cho bạn thông số kỹ thuật rõ ràng và ước tính dựa trên bản tóm tắt chi tiết của bạn. Bản tóm tắt này tối thiểu phải có thông tin rõ ràng về mục tiêu, nhóm mục tiêu và ngân sách tạm thời cho sự kiện, cũng như chi tiết về các tiêu chí lựa chọn của bạn. Thông thường, khái niệm giá trị đồng tiền mạnh nhất sẽ được trao hợp đồng. Khi bạn quyết định tổ chức một buổi thuyết trình, có một số nguyên tắc bạn nên tuân theo:
• Không bao giờ cho phép nhiều hơn ba công ty tổ chức sự kiện tham gia. Điều này là đủ để đưa ra lựa chọn phù hợp và tránh các chi phí không cần thiết, cho cả bạn và các cơ quan tham gia. Luôn cho công ty tổ chức sự kiện biết có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh cũng được mời tham gia quảng cáo chiêu hàng để họ có thể tự quyết định xem rủi ro có đáng hay không: tham gia quảng cáo chiêu hàng có nghĩa là đầu tư đáng kể thời gian và nguồn lực cho cơ quan liên quan. Việc soạn thảo một đề xuất sự kiện chi tiết có thể mất từ hai đến ba ngày và trong những trường hợp cực đoan, chi phí liên quan thậm chí có thể lên tới 10.000 đô la. Đây là số tiền rất lớn nếu bạn không nghĩ rằng mình có nhiều cơ hội giành được hợp đồng cuối cùng.
• Sắp xếp rõ ràng về khoản thù lao tài chính có thể có mà bạn sẵn sàng trả cho thời gian và công sức liên quan đến việc chào hàng. Đây hoàn toàn không phải là một ‘nghĩa vụ’, nhưng nó cho thấy rằng người khởi xướng dự án là nghiêm túc, nếu anh ta sẵn sàng trả các chi phí tự trả mà các cơ quan tham gia phải chịu.
• Trừ khi các thỏa thuận khác đã được thực hiện hoặc bồi thường tài chính đã được đồng ý, có một thỏa thuận của quý ông rằng các quyền trí tuệ liên quan đến các khái niệm sáng tạo được đưa ra trong các đề xuất của các công ty tổ chức sự kiện không thành công luôn luôn là tài sản của các cơ quan đó. Nó không được thực hiện để từ chối một công ty tổ chức sự kiện, nhưng sau đó chạy theo ý tưởng của nó.
• Thông báo cho tất cả các công ty tổ chức sự kiện tham gia trong thời gian ngắn nhất ngay sau khi bạn đưa ra quyết định của mình và biết được kết quả của cuộc chào hàng.
Danh sách kiểm tra Địa điểm và địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm sẽ quyết định phần lớn đến không khí, sự hấp dẫn và lôi cuốn của sự kiện của bạn. Nói cách khác, sự lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện của bạn có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Vì vậy, bạn có thể yên tâm nói rằng địa điểm sự kiện có thể tạo ra hoặc phá vỡ một sự kiện. Nhưng cũng có thể thuê lều chắc chắn là một lựa chọn. Đừng quên tính đến các khía cạnh thực tế.
Danh sách kiểm tra sau đây là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng địa điểm trong mơ của bạn thực sự phù hợp để tổ chức sự kiện trong mơ của bạn.
• Địa điểm có đúng ‘cảm giác’ cho sự kiện của bạn không? Đây có phải là bầu không khí bạn muốn? Bạn có thể (và bạn sẽ được phép) thực hiện các thay đổi để tạo ra bầu không khí phù hợp không? Nếu có thể, hãy ghé thăm địa điểm khi một sự kiện khác đang diễn ra để bạn có thể đánh giá các khả năng và hạn chế của không gian sự kiện.
• Địa điểm có dễ tiếp cận không? Vị trí có ở trung tâm không và thời gian hành trình cần thiết cho khách của bạn có được chấp nhận không? Khách có thể sử dụng phương tiện giao thông riêng và phương tiện giao thông công cộng không? Tình hình đối với những khách có thể cần nối chuyến quốc tế là gì?
• Công suất tối đa có đủ lớn cho sự kiện dự kiến của bạn không? Việc phân chia và bố trí không gian/phòng có phù hợp với các hoạt động mà bạn có trong đầu không? Bạn có thể sắp xếp lại không gian có sẵn (ví dụ: với các phân vùng có thể di chuyển) để phù hợp hơn không? Bạn có thể mở rộng không gian có sẵn (ví dụ: bằng cách đặt lều dựa vào bức tường bên ngoài) không? Ngoài ra, hãy cẩn thận không đặt địa điểm quá lớn. Nếu cần, hãy đặt bình phong hoặc rèm cửa để làm cho không gian có vẻ nhỏ hơn. Khách thường cảm thấy lạc lõng và không thoải mái trong những không gian rộng (mở).
• Có đủ phòng nghỉ riêng biệt để tổ chức các phiên song song không?
• Có chỗ đậu xe đầy đủ không, ngay tại địa điểm hoặc một nơi nào đó gần đó? Nếu cần, có thể sắp xếp dịch vụ đưa đón không?
• Địa điểm có phù hợp với những người gặp khó khăn về thể chất không? Có nhà vệ sinh cho người sử dụng xe lăn không? Có chướng ngại vật, chẳng hạn như quá nhiều cầu thang? Có thang máy không?
• Có đủ nhà vệ sinh nói chung không? Bạn nên tin tưởng vào một nhà vệ sinh cho mỗi 75 khách.
• Có phòng thay đồ không? Nếu không, có căn phòng nào bạn có thể biến thành phòng để đồ không?
• Có sẵn các cơ sở cung cấp dịch vụ ăn uống (tức là nhà bếp) không?
• Bạn có bắt buộc phải sử dụng các nhà cung cấp nhà của địa điểm để được hỗ trợ kỹ thuật, phục vụ ăn uống, trang trí, v.v.? Bạn có cần trả phí bồi thường nếu bạn muốn làm việc với các nhà cung cấp của chính mình không?
• Bạn có thể tận dụng bất kỳ bàn, ghế, v.v. nào có sẵn tại địa điểm không. Hay bạn cần thuê những thứ này từ một công ty chuyên cho thuê?
• Địa điểm có phương tiện nghe nhìn và hệ thống âm thanh riêng mà bạn có thể sử dụng không?
• Âm thanh của địa điểm có được chấp nhận không?
• Kiểm tra xem không gian tổ chức sự kiện có thể được làm tối đi không, nếu điều này là cần thiết cho hoạt động đã lên kế hoạch của bạn, hoặc nếu không, có đủ ánh sáng ban ngày hay không.
• Nguồn điện có đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng điện của bạn không? Hay bạn cần thuê thêm một máy phát điện?
• Tất cả các chi phí tiện ích (sử dụng nước, điện, v.v.) có được bao gồm trong chi phí thuê cơ bản của địa điểm không?
• Có đủ ánh sáng (không khí) trong và xung quanh địa điểm không? Khu vực đỗ xe có đủ ánh sáng và an toàn không?
• Địa điểm có sân khấu riêng hay có không gian để dựng sân khấu thuê? Có sàn nhảy không?
• Có phòng thay đồ cho nhân viên và nghệ sĩ không?
• Có mức độ tiếng ồn tối đa hoặc thời gian đóng cửa mà bạn cần tính đến không? Có thể có được sự cho phép đặc biệt để vượt qua những hạn chế này không?
• Hệ thống sưởi ấm và/hoặc điều hòa không khí có đầy đủ không? Khi một số lượng lớn khách bước vào phòng liên tiếp, nhiệt độ có thể tăng (quá) nhanh chóng. Hãy hỏi lời khuyên của một công ty chuyên gia: họ có thể cho bạn biết cách tránh lối vào trở nên quá lạnh, trong khi phần còn lại của căn phòng quá ấm.
• Có thể liên tục thông gió cho (các) phòng không? Thiếu không khí có thể dẫn đến mất tập trung, điều này khó lý tưởng cho các đại hội và hội thảo.
• Địa điểm có hệ thống biển báo (kỹ thuật số) để chỉ đường cho khách từ phòng này sang phòng khác không?
• Có kết nối internet tốt và điểm truy cập wifi mà khách có thể sử dụng không?
• Địa điểm có người quản lý địa điểm có thể giúp bạn suy nghĩ về các vấn đề trong quá trình chuẩn bị và hỗ trợ vận hành trơn tru sự kiện thực tế không?
• Có đủ phòng khách sạn gần địa điểm tổ chức không?
• Bạn có thể thuê địa điểm độc quyền hay các sự kiện khác sẽ diễn ra ở đó cùng một lúc?
• Có phòng nào có thể được thiết lập làm phòng báo chí hoặc trung tâm truyền thông không? Phòng này phải được trang bị điện, internet, điện thoại và fax. Bạn cũng có thể xem xét việc thành lập một văn phòng sản xuất, từ đó bạn có thể điều phối việc điều hành sự kiện.
• Nhớ chú ý bảo mật cẩn thận. Có đủ lối thoát hiểm, bình chữa cháy, bộ sơ cứu, v.v. không?
• Địa điểm có dễ dàng tiếp cận cho tất cả các hoạt động hậu cần của bạn, chẳng hạn như giao hàng và thu gom vật liệu và thiết bị không?
• Kiểm tra xem cửa ra vào có đủ rộng không. Ví dụ, sẽ thật đáng tiếc nếu đặt một địa điểm cho buổi ra mắt ô tô mới chỉ để sau này phát hiện ra rằng bạn không thể đưa ô tô vào bên trong tòa nhà!
• Khả năng chịu lực của mái nhà có đủ để nâng đỡ các công trình nặng và tời không? Trần nhà có đủ cao không?
• Bạn có thể sắp xếp cho những người hút thuốc không? Bất chấp lệnh cấm hút thuốc ở những nơi công cộng, một số khách của bạn vẫn muốn ‘thắp lửa’ trong sự kiện của bạn. Có khu vực có mái che (bên ngoài) để họ có thể hút thuốc hoặc bạn có thể dựng một cấu trúc tạm thời với các thiết bị sưởi ấm không?
Và cuối cùng bạn hãy cứ yên tâm, vì công ty tổ chức sự kiện META đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu trên.
