17 Sai Lầm Lập Kế Hoạch Tổ chức Sự Kiện Thường Gặp Và Cách Tránh Chúng. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện luôn được xếp hạng là một trong những công việc căng thẳng nhất. Cho dù người lập kế hoạch có thấy mình bị buộc phải làm việc với những tính cách khó tính, cố gắng sắp xếp các yêu cầu trùng nhau, sửa lỗi lập kế hoạch tố chức sự kiện hay cân bằng hàng tá thay đổi sự kiện vào phút cuối, thì người lập kế hoạch tổ chức sự kiện có rất nhiều lý do để cảm thấy căng thẳng.
Có thể khó tránh khỏi môi trường làm việc bận rộn và lịch trình làm việc điên cuồng mà nhiều người lập kế hoạch phải đối mặt nhưng việc xác định và tránh những sai lầm khi lập kế hoạch phổ biến có thể giúp tránh được một số căng thẳng không mong muốn. Chúng tôi là những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đã tổng hợp danh sách một số sai lầm phổ biến nhất mà người lập kế hoạch tổ chức sự kiện mắc phải và cách tránh chúng. Từ các công cụ trực tuyến, tài nguyên và tùy chọn phần mềm lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho đến mẹo từ các chuyên gia—danh sách này có tất cả!
Trước khi chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về cuộc thảo luận về các lỗi riêng lẻ, đây là một số chiến lược toàn cảnh để giúp bạn tránh các lỗi lập kế hoạch tổ chức sự kiện phổ biến:
o Theo kịp các xu hướng tổ chức sự kiện và sự phát triển của công nghệ để dẫn đầu đối thủ.
o Chú ý đến các xu hướng kinh doanh của bạn, chẳng hạn như những thay đổi về doanh số bán vé hoặc hỗ trợ cộng đồng, để nắm bắt các vấn đề tiềm ẩn hoặc xác định các mối lo ngại lặp đi lặp lại.
o Tiếp tục tập trung vào những kỳ vọng luôn thay đổi của địa điểm và người tham dự sự kiện, vì chúng thường thay đổi theo thời gian.
o Liên hệ với các chuyên gia và lãnh đạo ngành để được tư vấn, mẹo và học hỏi kinh nghiệm từ họ, đặc biệt là những nhân sự trong những công ty tổ chức sự kiện.
17 Sai Lầm Lập Kế Hoạch Tổ chức Sự Kiện Thường Gặp Và Cách Tránh Chúng
1. Bắt đầu không đủ sớm
Luôn nhấn mãnh vài trò là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi tin rằng một trong những sai lầm phổ biến nhất mà những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện mắc phải là không phân bổ đủ thời gian để lập kế hoạch và thực hiện thành công một sự kiện. Cô ấy giải thích: “Bạn có thể có những người cung cấp thực phẩm tốt nhất, địa điểm tuyệt vời nhất, những nghệ sĩ tuyệt vời và phong cách trang trí lộng lẫy, nhưng trừ khi tuân theo một kế hoạch thời gian thực tế, nếu không thì kết quả sẽ không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.”
Đảm bảo địa điểm quá muộn, bỏ qua hướng dẫn sự kiện, không thực hành các tín hiệu kỹ thuật hoặc thực hiện các thay đổi thiết lập vào phút cuối có thể tác động tiêu cực đến sự thành công của sự kiện. Chấp nhận hợp đồng lập kế hoạch tổ chức sự kiện với thời gian quay vòng nhanh cũng có thể dẫn đến việc trình bày ít hơn công việc tốt nhất của bạn.
Tạo lịch trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện dài hạn để đảm bảo rằng mỗi phần của quy trình lập kế hoạch đều nhận được sự tập trung xứng đáng.
2. Bỏ qua các sự kiện cạnh tranh
Khách hàng thường tiếp cận các nhà lập kế hoạch và các công ty tổ chức sự kiện với các chi tiết cụ thể cho một sự kiện, chẳng hạn như ngày, địa điểm hoặc thiết kế sự kiện. Mặc dù các nhà lập kế hoạch muốn đáp ứng mong muốn của khách hàng, nhưng điều quan trọng là không nên hẹn ngày một cách mù quáng. Đồng ý về một ngày và đặt địa điểm mà không nghiên cứu thêm có thể gây ra những rắc rối ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện, khả năng cung cấp chỗ ở và trải nghiệm của người tham dự.
o Có sự kiện, hội nghị hoặc chương trình nghỉ dưỡng nào khác đang diễn ra không?
o Nhìn chung khu vực này có bận rộn do du lịch vào dịp lễ không?
o Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ở một điểm đến trong kỳ nghỉ?
Nếu vậy, việc đặt chỗ nhà hàng, phương tiện đi lại và các chỗ ở khác tại địa phương có thể trở nên khó đặt hơn khi sự kiện đến gần. Nghiên cứu các sự kiện địa phương trùng lặp với chức năng của bạn. Tìm kiếm Tất cả sự kiện thậm chí cả Sự kiện trên Facebook để tìm các sự kiện cạnh tranh trong khu vực.
Ví dụ cụ thể: Ở Việt Nam nói chúng, các cửa hàng điện thoại / điện máy của FPT và Thế Giới Di Động gần như ở rất gần nhau, đối diện hay sát vách nhau. Và bạn thử tưởng tượng cùng 1 thời gian 2 sự kiện của họ diễn ra song song? Thật mệt mỏi ngay cả với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải không nào.
3. Bỏ qua việc kiểm tra công nghệ của bạn
Bất kỳ sự kiện nào bao gồm thuyết trình kỹ thuật số, tín hiệu âm thanh hoặc ánh sáng đều phải được diễn tập trước ngày trọng đại. Việc không thực hành các tín hiệu hoặc đảm bảo rằng các bài thuyết trình đang hoạt động bình thường có thể gây gián đoạn trong sự kiện, điều này có thể gây tổn hại đến uy tín nghề nghiệp của công ty, thương hiệu hoặc nhóm sản xuất sự kiện.
Cho dù tổ chức một sự kiện trực tiếp, ảo hay kết hợp, diễn tập là một phần quan trọng của quá trình lập kế hoạch, đặc biệt là khi có liên quan đến công nghệ kỹ thuật số hoặc phương tiện truyền thông. Mặc dù các buổi diễn tập rất quan trọng đối với sự thành công của sự kiện ảo, nhưng chúng cũng là một phần quan trọng đối với sự thành công của sự kiện trực tiếp.
Hoàn thành một lượt xuyên suốt sự kiện, từ đầu đến cuối, nhiều lần trước ngày diễn ra sự kiện. Diễn tập không chỉ giúp các diễn giả, người thuyết trình tự tin hơn mà còn đảm bảo đội ngũ tổ chức sự kiện nắm bắt và khắc phục các sự cố kỹ thuật.
Và càng ngày sự cạnh tranh công nghệ càng cao, do đó những công ty tổ chức sự kiện cũng tham gia vào những cuộc đua ứng dụng công nghệ.
4. Phớt lờ các chính sách và quy định của địa phương
Các quy tắc và quy định có thể khác nhau giữa các thị trấn và thành phố. Những người tổ chức sự kiện không nghiên cứu các chính sách, quy định và hạn chế của địa phương có thể sẽ phải trả những khoản phí đắt đỏ cho việc vi phạm chính sách. Họ cũng có thể nhận được một vé phạt hoặc có nguy cơ phá hỏng mối quan hệ bền chặt với các địa điểm khác. Đó là điều khác biệt giữ những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và những người tổ chức sự kiện nghiệp dư.
o Sự kiện của bạn có cản trở tuyến đường diễu hành không?
o Bạn có cần xin giấy phép tiếng ồn không?
o Địa điểm của họ có các quy định về đỗ xe hoặc hạn chế đỗ xe trên đường phố không?
Hỏi địa điểm tổ chức sự kiện về các vấn đề phức tạp, hạn chế hoặc phân vùng tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến sự kiện. Kết nối với các chuyên gia tổ chức sự kiện làm việc trong khu vực và hỏi về các yêu cầu pháp lý mà người tổ chức sự kiện nên biết.
5. Chọn không giảm giá hoặc khuyến mãi
Mặc dù cung cấp một mức giá vé cho tất cả các vé tham dự sự kiện nghe có vẻ như là lựa chọn đơn giản nhất cho các nhà hoạch định sự kiện, nhưng việc chọn làm như vậy có thể khiến bạn mất đi lợi nhuận. Các nhà lập kế hoạch muốn bán nhiều vé sự kiện hơn có xu hướng kết hợp các chiến lược của họ bằng cách kết hợp các ưu đãi, giá vé theo từng cấp hoặc các chương trình khuyến mãi dựa trên thời gian.
Các chiến lược định giá vé sự kiện phổ biến bao gồm:
o Ưu đãi giảm giá trong thời gian giới hạn
o Mã khuyến mãi
o Mã giới thiệu
o Giảm giá khách hàng thân thiết
o Định giá vé theo lô
o Ưu đãi vé trọn gói
o Tuyển sinh theo bậc (tức là Tuyển sinh chung hoặc VIP)
o Ưu đãi đăng ký sớm
Tạo ra sự phấn khích sớm trong giai đoạn quảng cáo nhưng không giữ được đà phát triển là một sai lầm phổ biến mà những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện mới mắc phải. Giữ động lực cao trong toàn bộ quá trình bằng cách tạo một lịch trình các chiến lược định giá trước sự kiện. Ưu đãi đăng ký sớm, lời nhắc “cơ hội cuối cùng” và các chiến lược định giá vé năng động khác giúp thúc đẩy doanh số bán vé. Những chiến lược này có thể được sử dụng để tạo tiếng vang ổn định cho đến khi sự kiện diễn ra.
6. Không theo dõi được các thay đổi và cập nhật
Thay đổi là một phần không thể tránh khỏi của kế hoạch tổ chức sự kiện và chúng có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong quá trình lập kế hoạch. Thiết lập sự kiện được mở rộng để phù hợp với nhiều người tham dự hơn, các vấn đề về phục vụ phát sinh do thiếu sản phẩm và yêu cầu công nghệ có thể phát triển dựa trên nhu cầu của người thuyết trình.
Tận dụng phần mềm lập kế hoạch tổ chức sự kiện miễn phí giúp dễ dàng truyền đạt thông tin cập nhật về sự kiện. Phân công nhiệm vụ và gửi bản cập nhật để phản ánh các thay đổi, ủy quyền trách nhiệm hoặc thực hiện các thay đổi nhanh đối với bố cục sự kiện.
7. Bỏ qua lợi ích của một kế hoạch dự phòng vững chắc
Ngay khi bạn nghĩ rằng bạn đã ngăn chặn mọi trục trặc có thể xảy ra, thì chắc chắn sẽ có điều gì đó không ổn. Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện được kỳ vọng là có thể xử lý một sự kiện đang đi chệch hướng và đưa nó trở lại đúng hướng mà không mất bình tĩnh.
Nếu trời mưa tại một sự kiện ngoài trời, bạn sẽ hoảng sợ hay bạn sẽ chuẩn bị sẵn lều để che mưa cho khách mời?
Một trong những cách tốt nhất để tránh mất cảnh giác trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoặc trong chính sự kiện đó là tạo một kế hoạch dự phòng. Hãy tính đến những trở ngại tiềm tàng và có sẵn một kế hoạch vững chắc để giải quyết chúng nếu chúng phát sinh. Luôn dành chỗ trong ngân sách của bạn cho các chi phí bất ngờ và tạo Kế hoạch B trong trường hợp có bất kỳ chi tiết sự kiện nào thất bại. Thậm chí những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi còn có cả kế hoạch dự phòng C D E F nữa.
8. Không giữ liên lạc với những người tham dự trước một sự kiện miễn phí
Mặc dù thông tin liên lạc trước sự kiện luôn được đề xuất bất kể chi phí tham dự là bao nhiêu, nhưng tỷ lệ vắng mặt có thể lên tới 50% đối với các sự kiện miễn phí. Tuy nhiên, việc duy trì kết nối với khách trước khi diễn ra sự kiện miễn phí có thể giúp giảm số lượng khách vắng mặt.
Bằng cách gửi lời nhắc sự kiện cho những người tham dự đã đăng ký, cập nhật chương trình làm việc hoặc cảnh hậu trường thú vị của sự kiện, người lập kế hoạch có thể tiếp tục tăng cường dự đoán cho quá trình hậu đăng ký sự kiện. Tạo một danh sách gửi thư để giữ liên lạc với những người tham dự đã đăng ký và mời những người có vé theo dõi các tài khoản mạng xã hội liên quan đến sự kiện.
Và đây cũng là một phần ranh rới giữa những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
9. Thủ tục nhận đăng ký không hiệu quả
Thủ tục đăng ký sự kiện không hiệu quả có thể dẫn đến hàng dài người, thời gian bắt đầu muộn và người tham dự không hài lòng. Để hợp lý hóa quy trình đăng ký tại một sự kiện, hãy chuẩn bị trước càng nhiều càng tốt bằng cách:
o Gửi chi tiết đăng ký trong email trước sự kiện.
o Đào tạo nhân viên sự kiện để đạt hiệu quả tối đa.
o Thực hiện quy trình đăng ký không chạm và không cần giấy tờ.
o Bố trí các ki-ốt tự nhận phòng kỹ thuật số xung quanh lối vào sự kiện.
o Sử dụng ứng dụng đăng ký toàn diện để theo dõi người tham dự và liên lạc với nhóm sự kiện.
Việc sử dụng phần mềm đăng ký sự kiện thân thiện với thiết bị di động giúp dễ dàng truyền đạt những thay đổi vào phút cuối, giữ cho thông tin khách chính xác và nhận thông tin truyền thông xã hội theo thời gian thực về những người tham dự sự kiện. Phần mềm đăng ký di động được xây dựng để bảo vệ thông tin nhạy cảm đồng thời cho phép bạn truy cập toàn bộ danh sách người tham dự của mình khi đang di chuyển, từ bất kỳ đâu.
10. Đánh mất mục tiêu chính
Bạn rất dễ bị cuốn vào số lượng đăng ký ngày càng tăng, số lượng tương tác trên mạng xã hội, lợi nhuận tiềm năng và các chỉ số thành công khác có thể khiến bạn đánh mất mục tiêu chính. Đừng để thành công đăng ký hoặc phương tiện truyền thông làm lu mờ mục tiêu cuối cùng của sự kiện của bạn. Xác định các mục tiêu và mục tiêu sự kiện tạo ra tác động sớm trong quá trình lập kế hoạch.
Ngoài ra, một số công ty tổ chức sự kiện dễ bị phân tâm bởi “những thứ hào nhoáng”, chẳng hạn như công nghệ mới hoặc một vị khách thú vị. Đừng để một diễn giả chính nổi tiếng hoặc cuộc thi trên mạng xã hội ngăn cản bạn quảng bá các giá trị cốt lõi của sự kiện hoặc thương hiệu.
11. Lên kế hoạch cho quá nhiều hoạt động
Khi các công ty tổ chức sự kiện nhồi nhét quá nhiều chương trình sự kiện, điều đó có thể dẫn đến sự mệt mỏi khi quyết định ở những người tham dự. Nếu được trình bày với quá nhiều lựa chọn hoặc các hoạt động tiềm năng, những người tham dự có thể bị choáng ngợp. Điều này có thể khiến họ ngừng hoạt động và chọn không tham dự sự kiện thay vì phải đối mặt với quyết định căng thẳng.
Cung cấp thời gian giải lao tùy chọn trùng với các hoạt động đã lên lịch có thể gây áp lực không cần thiết cho những người tham dự sự kiện, những người sợ bỏ lỡ. Tránh FOMO của người tham dự bằng cách lên lịch cho các khoảng thời gian ngừng hoạt động không trùng với bất kỳ sự kiện hoặc hoạt động nào khác. Người lập kế hoạch cũng có thể tạo các chương trình nghị sự đa nhiệm cho phép người tham dự xem nhiều lịch trình sự kiện tiềm năng cùng một lúc và chọn cấu trúc hoạt động phù hợp nhất với họ.
12. Thuê nhân viên sự kiện không có kỹ năng phù hợp
Nhân sự sự kiện trực tiếp sẽ không bao giờ giống nhau, với việc tìm kiếm nhân tài là mối quan tâm lớn nhất của ngành. Với nhóm ứng viên nhỏ hơn để lựa chọn, điều quan trọng là phải xem xét đúng kỹ năng và đào tạo các thành viên tiềm năng trong nhóm.
Thuê các cá nhân dựa trên các kỹ năng và nhiệm vụ mà bạn cần ủy thác để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng nhất có thể cho sự kiện. Từ nhóm lập kế hoạch đến nhân viên điều phối sự kiện, những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công cần có khả năng dựa vào kỹ năng của những người xung quanh.
Trước khi thuê nhân viên sự kiện, hãy lập danh sách những điểm mạnh và điểm yếu của riêng bạn. Phần nào của quá trình lập kế hoạch và thực hiện mà bạn sẽ cần trợ giúp nhiều nhất? Tham khảo danh sách kiểm tra kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn để xem hoạt động hoặc mục tiêu nào sẽ khó hoàn thành nhất đối với bạn. Tập trung vào việc lấp đầy nhóm của bạn với sự kết hợp cân bằng giữa các chuyên gia giàu kinh nghiệm, những người có thế mạnh về kỹ năng mà bạn thiếu.
Danh sách các ứng viên mà những công ty tổ chức sự kiện có trong tay là bí kíp của họ đấy nhé.
13. Tạo bố cục sự kiện phức tạp hoặc khó hiểu
Các chuyên gia lập kế hoạch vội vã thiết kế thiết lập vật lý của một sự kiện có thể kết thúc với một bố cục khó hiểu. Các thiết kế kế hoạch sàn sự kiện phức tạp có thể gây ra nhiều vấn đề cho cả nhân viên sự kiện và người tham dự, bao gồm:
o Chỗ ngồi đông đúc.
o Hoạt động bắt đầu muộn.
o Thiết lập nhà cung cấp phức tạp.
o Xếp hàng dài gây tắc nghẽn.
o Bị thất lạc hoặc mất tích các hoạt động sự kiện.
o Giảm mức độ hài lòng của người tham dự.
Tạo sơ đồ bố trí sự kiện của bạn trước thời hạn. Xem trước hình ảnh đại diện trực quan của sự kiện có thể giúp người lập kế hoạch nắm bắt được bố cục khó hiểu hoặc thiết lập xung đột để kịp thời thực hiện các thay đổi trước sự kiện.
Ngoài không gian sự kiện chính, hãy bao gồm các không gian đột phá, phòng họp, khu vực kết nối mạng và các khu vực chung trong sơ đồ sự kiện của bạn. Trực quan hóa toàn bộ sự kiện giúp dễ dàng phát hiện các tuyến đường tham dự không hiệu quả và các khu vực sự kiện đông đúc.
Thế nhé, bạn đừng làm phức tạp vấn đề lên một cách không cần thiết, bạn cũng không cần tỏ ra nguy hiểm khi cho những vấn đề đơn giản, ngay cả những công ty tổ chức sự kiện chưa chuyên nghiệp cũng đừng nên cố thể hiện sự chuyên nghiệp một cách rườm rà không cần thiết.
14. Chờ quá lâu để xác nhận với nhà cung cấp sự kiện
Việc xác nhận sự kiện của bạn với các nhà cung cấp không chỉ đơn giản là đặt trước ngày diễn ra sự kiện và thanh toán tiền đặt cọc. Các nhà lập kế hoạch nên cập nhật cho các nhà cung cấp về các chi tiết liên quan và các thay đổi theo thời gian thực, đồng thời đảm bảo rằng họ có một con đường đáng tin cậy để truyền đạt các thay đổi nhạy cảm về thời gian cho nhân viên sự kiện.
Phần mềm cộng tác sự kiện giúp các nhà lập kế hoạch giữ cho các nhà cung cấp, nhà cung cấp và thậm chí các bên liên quan liên lạc với nhau trước sự kiện. Mời các nhà cung cấp vào nền tảng cộng tác sự kiện trực tuyến của bạn để nhanh chóng gửi lời nhắc hoặc thông báo cập nhật.
Bảo hiểm sự kiện có thể giúp bảo vệ người lập kế hoạch tổ chức sự kiện khỏi trách nhiệm pháp lý và chi phí liên quan đến nhà cung cấp. Tạo thói quen ghi lại các hợp đồng, tiền đặt cọc, ngày hết hạn và thông tin liên lạc của nhà cung cấp để cung cấp cho đại diện bảo hiểm lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn. Tài liệu kỹ lưỡng của nhà cung cấp sẽ giúp bảo vệ bạn khỏi phải chịu trách nhiệm tài chính đối với việc hủy bỏ vào phút cuối hoặc sự gián đoạn của nhà cung cấp.
Những công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi luôn có những sự xác nhận cụ thể rõ ràng thông qua email/zalo và cả tin nhắn hoặc ký kết văn bản đàng hoàng.
15. Ngừng giao tiếp với những người tham dự khi kết thúc sự kiện
Khi một sự kiện kết thúc, người lập kế hoạch cần biết điều gì hiệu quả và điều gì không. Các nhà tài trợ, diễn giả và người tham gia sự kiện trong tương lai sẽ muốn xem mức độ thành công của sự kiện cũng như thành công dự kiến của các sự kiện trong tương lai. Mặc dù người lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể có hồ sơ vé và báo cáo lợi nhuận để đánh giá thành công về tiền bạc của sự kiện, nhưng việc không theo dõi người tham dự sau sự kiện có thể khiến người lập kế hoạch bỏ lỡ phản hồi có giá trị.
Nhận phản hồi của người tham dự sau sự kiện giúp người lập kế hoạch tổ chức sự kiện:
o Lên kế hoạch tốt hơn cho ngân sách sự kiện trong tương lai.
o Xác định các lĩnh vực cải tiến.
o Tạo bố cục sự kiện hiệu quả hơn.
o Cải thiện sự tham gia của người tham dự trong tương lai.
o Tạo thêm tiếng vang cho các sự kiện trong tương lai.
o Cho các bên liên quan thấy giá trị của một sự kiện.
82% người tham dự sự kiện thảo luận về thông tin chi tiết về sự kiện của họ với đồng nghiệp và người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần biết họ đang nói gì!
Tiếp cận những người tham dự bằng các cuộc khảo sát sau sự kiện, các cuộc thăm dò trực tuyến hoặc thông qua các kênh truyền thông xã hội liên quan đến sự kiện. Xây dựng một danh sách các câu hỏi đánh giá sau sự kiện sẽ mang lại phản hồi có giá trị. Hỏi những người tham dự xem họ thích gì, họ kết nối với điều gì nhất, họ muốn thấy điều gì ở các sự kiện trong tương lai, cũng như họ sẽ thay đổi điều gì về sự kiện này. Bạn chẳng cần phải làm trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mới có thể làm được những việc này, form đầy rẫy ở trên google.
16. Không khai thác được sức mạnh phản hồi sau sự kiện
Gửi cho những người tham dự sự kiện một bản tóm tắt phản hồi của họ, cũng như các kế hoạch trong tương lai để thực hiện các thay đổi được yêu cầu. Cam kết thực hiện phản hồi của họ trong các sự kiện trong tương lai sẽ khiến những người tham dự cảm thấy được trân trọng, được lắng nghe và có thể dẫn đến những người tham dự lặp lại!
Khi bạn đã nhận được phản hồi của khách, xem xét các báo cáo và đánh giá ROI của sự kiện, hãy tạo một báo cáo sự kiện toàn diện. Bao gồm bố cục của sự kiện, các nhà cung cấp và diễn giả tham dự, doanh số bán vé, nhân khẩu học của người tham dự, phản hồi của khách và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Chia sẻ báo cáo sự kiện của bạn với các đối tác quan trọng và triển lãm trong tương lai.
Và đây là công việc cực cực cực quan trong khi nó góp 1 phần đánh dấu tầm của công ty tổ chức sự kiện nghiệp dư và chuyên nghiệp. Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi sẽ khai thác tối đa sức mạnh phản hồi, và cho khách hàng của chúng tôi biết về kết quả. Hiển nhiên khi chúng tôi làm tốt, những sự kiện tiếp theo của khách hàng sẽ hợp tác với chúng tôi nhiều hơn.
17. Không thừa nhận khi cần giúp đỡ
Ngoài các số liệu thống kê, sự kiện và kế hoạch, một trong những sai lầm tồi tệ nhất mà người lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể mắc phải là từ chối yêu cầu trợ giúp. Thậm chí những công ty tổ chức sự kiện nghiệp dưa chưa nhìn ra những điểm yếu của mình để có thể nhận ra và mong muốn sự nâng cấp cao hơn thành những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Nói chuyện với nhóm của bạn, công ty tuyển dụng hoặc nhân viên địa điểm để được hỗ trợ. Việc từ chối yêu cầu trợ giúp có thể dẫn đến các vấn đề chồng chất hoặc các nhiệm vụ bị đẩy đến phút cuối cùng, gây ra sự kiệt sức cho người quản lý sự kiện. Tốt hơn hết là bạn nên yêu cầu sự giúp đỡ—ngay cả khi cảm thấy không thoải mái—hơn là giữ im lặng, gây rủi ro cho sự thành công của sự kiện và gây căng thẳng không cần thiết cho bản thân.
Giờ đây, bạn có thể phát hiện ra những sai lầm có thể xảy ra khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện và tránh chúng ra nhé. Hoặc hãy liên hệ với chúng tôi, những công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp!
