Tại sao bố cục không gian sự kiện ảnh hưởng đến mọi thứ. Đối với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi thì bố cục sự kiên luôn chứng thực được rằng công ty tổ chức sự kiện đó có thực sự chuyên nghiệp hay không hay rất sơ sài. Mỗi sự kiện lớn mà bạn phục vụ đều cần có kế hoạch tỉ mỉ để diễn ra suôn sẻ và thành công. Một phần quan trọng trong việc chuẩn bị phục vụ ăn uống của bạn là bố trí không gian sự kiện một cách trực quan, để bạn, nhân viên và khách hàng của bạn biết chính xác nơi cần đến và tất cả các món ăn sẽ ở đâu.
Rốt cuộc, mọi thứ đều có thời gian và địa điểm của nó. Tuy nhiên, các chi tiết nhỏ có thể thay đổi dựa trên sự kiện và địa điểm của bạn và mỗi một trong những nhu cầu chi tiết đó phải được vạch ra trong kế hoạch của bạn. Đây là cách chiến lược của bạn có thể thích ứng với nhiều loại sự kiện và địa điểm phổ biến. Những công ty tổ chức sự kiện chúng tôi có một danh sách kiểm tra và so sánh tầm quan trọng của bố cục sự kiện.
Mẹo chuyên nghiệp: Các công ty tổ chức sự kiện như chúng tôi thường xuyên đi khảo sát địa điểm để về dựng lên những chi tiết đồ hoạ 3D trước khi đi đến những bảng báo giá cụ thể cho khách hàng. Vì chúng tôi muốn bố cục sự kiện đóng góp những phần quan trong trong sự thành công của sự kiện.
Tại sao bố cục không gian sự kiện ảnh hưởng đến mọi thứ
Việc chuẩn bị phục vụ ăn uống của bạn phụ thuộc vào cách bố trí và loại sự kiện.
1. Tiệc
Từ đám cưới đến lễ trao giải và các sự kiện từ thiện, cách bố trí tiệc là kiểu ngồi phổ biến cho công ty tổ chức sự kiện / người tổ chức sự kiện và người tham dự. Thường dành cho các bữa ăn ngồi xuống, đây là cách thiết lập cổ điển của bạn bao gồm nhiều bàn riêng lẻ với một nhóm người ở mỗi bàn.
Đối với những người cung cấp thực phẩm, loại bữa ăn ngồi xuống này thường có nghĩa là có người phục vụ. Bạn có thể thoát khỏi việc không có người phục vụ bằng cách chọn tiệc tự chọn, nhưng bạn phải nhớ rằng có rất nhiều tiêu cực đối với tiệc tự chọn mà các phong cách phục vụ khác không gặp phải ” từ việc kiểm soát khẩu phần cho đến việc xếp hàng tiệc tự chọn hỗn loạn. Khi bạn có chỗ ngồi kiểu tiệc với phong cách phục vụ ngồi xuống, nó thường hiệu quả hơn nhiều.
Mẹo chuyên nghiệp: Lập bản đồ xem ai sẽ ngồi ở đâu, xác định những chỗ ngồi có thể có chỉ dẫn đặc biệt về bữa ăn hoặc hạn chế về chế độ ăn uống. Nếu bạn có giải pháp sử dụng để lưu trữ tệp trực tuyến cho các sự kiện, bạn có thể dễ dàng lấy các mẫu trước đây và điều chỉnh chúng cho các cuộc tụ họp ở cùng một địa điểm. Với những bữa tiệc thế này, những công ty tổ chức sự kiện chúng tôi thường có những cơ sở dữ liệu đối chiếu từ nhà hàng và các trung tâm hội nghị tiếc cưới trước đó.
2. Hội nghị
Các công ty tổ chức sự kiện chúng tôi xin khẳng định phần này cực quan trong. Các hội nghị có đủ quy mô khi nói đến số lượng người tham dự. Chỗ ngồi thường được sắp xếp với mục tiêu lấy giữa và phía trước của căn phòng làm tâm điểm. Bố cục hình chữ nhật đôi hoặc bố cục lớp học điển hình là cách sắp xếp chỗ ngồi hội nghị theo truyền thống. Nhưng trong những năm gần đây, việc những người tham dự thúc đẩy lên kế hoạch cho các cuộc họp và sự kiện mang tính trải nghiệm hơn đã khiến bạn không thể tin tưởng vào những kiểu ghế cổ điển này ”, điều này khiến việc vạch ra trước càng trở nên quan trọng hơn.
Thông thường với các hội nghị, mọi người sẽ không ăn trong khi sự kiện đang diễn ra. Họ sẽ ăn trước, sau hoặc trong thời gian nghỉ giải lao trong sự kiện. Vì mọi người đang ăn cùng một lúc, điều quan trọng là bạn phải thiết kế một phong cách phục vụ không quá đông đúc. Nếu khách không ăn cho đến sau hội nghị, rất có thể bạn sẽ thấy đồ ăn của mình bị điên cuồng lao vào. Một cách để chống lại điều này trong quá trình chuẩn bị phục vụ ăn uống của bạn là xem xét có nhiều trạm để bạn có thể chia nhỏ đám đông.
Mẹo chuyên nghiệp: Theo một cuộc khảo sát của riếng của nhóm các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhiều nhà lập kế hoạch đang bắt đầu lựa chọn dịch vụ liên tục suốt cả ngày thay vì thời gian ăn tối cố định. Đây là một cơ hội bán thêm tuyệt vời cho các nhà cung cấp thực phẩm và thực sự làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn vì nó loại bỏ sự hỗn loạn của cơn sốt ăn trưa truyền thống.
3. Sự kiện ngoài trời
Các sự kiện ngoài trời luôn mang đến một cơ hội duy nhất cho các nhà cung cấp thực phẩm. Chúng thường là những sự kiện có số lượng lớn diễn ra ở những địa điểm như công viên, bãi biển hoặc công viên giải trí và đôi khi không có chỗ ngồi cố định. Điều đó có nghĩa là số lượng đầu người có thể dao động giữa những gì được mong đợi và những người thực sự đến.
Nếu bạn đang phục vụ một không gian chỉ dành cho ngoài trời, trước tiên bạn sẽ muốn đảm bảo rằng hoạt động của mình ở một nơi râm mát. Bạn không muốn thức ăn của mình bị hỏng trước khi sự kiện kết thúc. Bạn cũng sẽ muốn xem xét nơi thiết lập hoạt động phục vụ ăn uống của mình liên quan đến các điểm thu hút chính của sự kiện. Và nếu sự kiện có sự góp mặt của các nhà cung cấp thực phẩm khác, bạn sẽ muốn định vị bản thân để thu hút phần lớn sự chú ý.
Mẹo chuyên nghiệp: Các sự kiện ngoài trời thường chỉ có khán giả đứng, vì vậy chúng có thể dễ dàng trở nên rất đông đúc. Ngoài ra, mọi người cảm thấy mệt mỏi nhất khi họ ở bên ngoài cả ngày, vì vậy bạn sẽ muốn thiết lập ở một vị trí dễ tiếp cận.
Những công ty tổ chức sự kiện vẫn luôn cân nhắc những khu VIP phải đáp ứng được mọi yêu cầu thời tiết để đảm bảo sự kiện không gián đoạn nếu sự kiện diễn ra vài ngày liên tiếp.
4. Sự kiện phi truyền thống
Những địa điểm và sự kiện phi truyền thống ngày càng phổ biến hơn trong những ngày này. Trên thực tế, đây là một trong những xu hướng sự kiện cần chú ý trong năm tới, vì Dự báo các cuộc họp toàn cầu của AMEX dự đoán nhu cầu đối với các địa điểm phi truyền thống sẽ tăng 3,8%. Mọi người đang tổ chức các sự kiện của họ trong khu phức hợp, nhà kho, bãi đậu xe, sân bay và các địa điểm đáng ngạc nhiên khác, và với những loại địa điểm độc đáo này dẫn đến cách bố trí phòng độc đáo.
Thêm vào đó, cách sắp xếp chỗ ngồi độc đáo và bố cục chung có xu hướng đưa ra những thách thức độc đáo của riêng chúng. Đảm bảo bao gồm tất cả những thách thức này “từ chướng ngại vật đến lối vào không chính thống” trong sơ đồ sự kiện của bạn và chia sẻ nó với nhân viên như một phần trong quá trình chuẩn bị phục vụ cho ngày trọng đại của bạn. Bắt buộc những sự kiện này có sự hợp tác giữa các công ty tổ chức sự kiện với các đơn vị cung ứng sản phẩm và các đơn vị cung ứng dịch vụ đi kèm.
Mẹo chuyên nghiệp: Điều cực kỳ quan trọng là bạn phải xem qua các không gian độc đáo trước sự kiện để chuẩn bị đúng cách. Các không gian phi truyền thống thường không được trang bị để chuẩn bị hoặc phục vụ đồ ăn, vì vậy họ có thể yêu cầu bạn mang thêm nguyên liệu. Các công ty tổ chức sự kiện luôn đắn đo với loại sự kiện như thế này.
Là một công ty tổ chức sự kiện, việc lập kế hoạch bố trí phòng phải luôn là một phần trong quá trình chuẩn bị của bạn. Nó có thể ảnh hưởng đến nhân viên của bạn, lợi nhuận tổng thể của bạn và hạnh phúc của khách hàng của bạn. Mỗi kiểu bố trí chỗ ngồi khác nhau mà bạn và nhóm của bạn gặp phải phải có bộ quy trình riêng về cách bạn vận hành. Bằng cách lập bản đồ trước các sắc thái cụ thể này, bạn sẽ sẵn sàng tham gia bất kỳ sự kiện nào.
