15 thách thức lập kế hoạch tổ chức sự kiện phổ biến nhất và giải pháp. Rất lạc quan về sự kiện là một điều tốt – công ty tổ chức sự kiện của bạn toàn nhân sự trẻ cũng là một điều tốt, trên thực tế, 67% Millennials và 66% Gen Zers là như vậy! Nhưng khi nói đến việc giao cho những thế hệ này những công việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, công việc của bạn là đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ thì lại là vấn đề khác.
Không phải cứ công ty tổ chức sự kiện nào có đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, sáng tạo là lợi thế. Luôn có những rủi ro khiến các công ty tổ chức sự kiện tin tưởng vào thế hệ trẻ, đó là lý do tại sao việc xem xét các vấn đề và giải pháp lập kế hoạch tổ chức sự kiện phổ biến nhất này sẽ giúp bạn an toàn hơn là hối tiếc.
Ngay cả việc bạn không làm trong bất cứ công ty tổ chức sự kiện nào đi nữa, nhưng bạn đang hướng tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thì. Hãy khám phá các vấn đề và thách thức phổ biến nhất cần chú ý với tư cách là người lập kế hoạch tổ chức sự kiện, nhất là những công ty tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân sự trể thuộc thế hệ Gen Z như bây giờ:
15 thách thức lập kế hoạch tổ chức sự kiện phổ biến nhất và giải pháp
1. Thiếu nhân sự cho một sự kiện là một vấn đề phổ biến về sự kiện.
Thiếu nhân sự là một vấn đề nghiêm trọng đối với các sự kiện. Và nó thường không trở nên rõ ràng cho đến một ngày, khi đã quá muộn để làm bất cứ điều gì. Vì vậy, phòng ngừa chắc chắn là chìa khóa. Nếu bạn đang làm chủ một công ty tổ chức sự kiện, điều này là không được phép, nếu bạn đang làm nhân viên của một công ty tổ chức sự kiện, diều này cũng không được phép, nếu bạn đang thuê một công ty tổ chức sự kiện, điều này càng phải rõ ràng trong hợp đồng với những backup rõ ràng.
Một nghiên cứu điển hình gần đây của các chuyên gia phân tích nhân sự đã phát hiện ra rằng cách tốt nhất để xác định mức nhân sự tối ưu cho bất kỳ tổ chức nào hoặc trong trường hợp này là sự kiện, là:
o Nói chuyện với các bên liên quan chính, chẳng hạn các công ty tổ chức sự kiện và nhận thông tin chi tiết về những gì họ cần trợ giúp trong (những) ngày diễn ra sự kiện.
o Viết ra từng chức danh hoặc chức năng vai trò mong muốn cùng với mô tả chi tiết về những gì họ sẽ chịu trách nhiệm.
o Tính xem bạn sẽ cần bao nhiêu nhân viên nếu chỉ có 25% số người tham dự có mặt. Sau đó tính xem bạn sẽ cần bao nhiêu nhân viên nếu 75% số người tham dự của bạn có mặt. Thuê số lượng người trung bình và xem xét có một vài người theo yêu cầu.
2. Bội chi cho sự kiện là một thách thức lớn đối với sự kiện.
Theo các công ty tổ chức sự kiện trong cuộc khảo sát gần đây, việc lập ngân sách là khía cạnh thách thức nhất của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì vậy, nếu đây là điều bạn lo lắng, thì chắc chắn bạn không đơn độc.
Bởi vì có rất nhiều điều nhỏ nhặt thay đổi hoặc bất ngờ xuất hiện trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, tốt nhất bạn nên giữ chi phí của mình ở mức vừa phải. So sánh ngân sách sự kiện trước đó và đánh giá những gì bạn có thể làm tốt hơn trong khoảng thời gian này. Hoặc, nếu bạn chưa quen với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đừng ngại yêu cầu xem dữ liệu từ các cuộc họp mặt trước đây của công ty để bạn có thể biết được họ thường chi bao nhiêu cho mỗi dịp.
Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng bạn đánh giá tất cả các yêu cầu thay đổi liên quan đến sự kiện thông qua lăng kính xem những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và dòng thời gian của bạn như thế nào. Ngay cả khi người đưa ra yêu cầu ở trên bạn, vui lòng cho họ biết rằng toàn bộ sự kiện sẽ bị ảnh hưởng và bạn sẽ cần kiểm tra lại tất cả các số, đề phòng.
Nếu bạn là khách hàng, đừng bị sập bẫy của các công ty tổ chức sự kiện thiếu uy tín. Nếu bạn đang làm trong một công ty tổ chức sự kiện, hãy chi tiết cho khách hàng biết và có những cam kết chi tiêu rõ ràng. Tránh phát sinh một cách tối đa.
3. Không ưu tiên các hoạt động kết nối là một thách thức trong sự kiện.
Đối với các chuyên gia kinh doanh, kết nối mạng là yếu tố chính trong việc ra quyết định của họ khi lựa chọn có tham dự một sự kiện hay không. 41% những người tích cực kết nối mạng không có thời gian để kết nối mạng thường xuyên như họ muốn và 67% người tìm việc ở cấp độ đầu vào nói rằng kết nối trực tiếp có giá trị hơn bất kỳ phương pháp nào khác. Tất cả những điều đó chỉ để cho thấy thành phần sự kiện này thực sự quan trọng như thế nào.
Bất kể bạn đã lên kế hoạch gì cho đến nay, vẫn có rất nhiều cơ hội cho các hoạt động kết nối mạng. Bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, bất kể công ty tổ chức sự kiện có chuyên nghiệp đến đâu, hãy ghi nhớ rằng mọi vấn đề đều có sự phát sinh. Nên bạn có thể kết hợp một số ý tưởng tuyệt vời sau:
o Một giờ hạnh phúc được tổ chức vào cuối ngày lập trình.
o Trạm kết nối mạng tốc độ vào bữa trưa.
o Phòng chờ xã hội, nơi người tham dự có thể thư giãn giữa các hoạt động và gặp gỡ những người mới.
4. Quên theo dõi lịch trình hoặc ngân sách thay đổi nó là một vấn đề sự kiện có thể tránh được.
Bạn sẽ cảm thấy được trao quyền để phê duyệt hoặc từ chối những thay đổi về ngân sách hoặc lịch trình không lường trước được khi chúng xuất hiện. Và khi bạn phê duyệt bất cứ điều gì, bạn phải đảm bảo rằng bạn sẽ tuân theo và điều chỉnh kế hoạch của mình cho phù hợp.
Điều này có nghĩa là theo dõi các bên liên quan chính, duy trì liên lạc với một nền tảng tập trung và có thể truy cập, đồng thời sắp xếp các ghi chú dự án sự kiện của bạn để không có gì bị bỏ sót.
Các chuyên gia cũng đề xuất sử dụng quy trình theo dõi thay đổi chính thức khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Việc có sẵn một hệ thống có thể lặp lại giúp khách hàng hoặc công ty của bạn biết rằng bất kể điều gì xảy ra, họ sẽ luôn được cập nhật thông tin và họ có thể tin tưởng rằng bạn sẽ đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Lưu ý rằng các công ty tổ chức sự kiện không nên quá tin tưởng giao hết việc cho một nhân sự mới vào nghề.
5. Không có phương án dự phòng khi thời tiết xấu là sự cố sự kiện.
Thời tiết khắc nghiệt (như mưa đá, lốc xoáy và cuồng phong) đã gia tăng cả về tần suất và cường độ trong thập kỷ qua. Đó là lý do tại sao bạn nên thận trọng khi chuẩn bị cho sự kiện của mình, ngay cả khi sự kiện đó diễn ra ở miền Nam xinh đẹp, đầy nắng trong những tháng thời tiết tốt nhất.
Cho dù bạn cần chống lại thiên tai cho địa điểm tổ chức tiệc cưới ngoài trời của mình hay lên một kế hoạch đề phòng trường hợp bữa tiệc cocktail ngoài vườn của công ty bạn bị mưa, đây là một số mẹo để đối phó với sự ghé thăm bất ngờ từ Mẹ Thiên nhiên:
o Luôn ghi nhớ địa điểm thứ hai. Một nơi cho phép bạn đặt chỗ vào phút cuối, nằm gần đó và không có nhu cầu cao vào thời điểm này trong năm.
o Cân nhắc mua bảo hiểm sự kiện hoặc thời tiết trong trường hợp sự kiện bị hoãn hoặc hủy bỏ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu sự kiện của bạn đang bán vé vì khách sẽ cần được hoàn lại tiền.
o Tạo các kế hoạch tổ chức sự kiện B, C, D và E. Họ thậm chí không cần phải nhìn thấy ánh sáng ban ngày. Nhưng để chúng trong túi sau của bạn sẽ giúp bạn suy nghĩ nhanh và cho mọi người thấy rằng bạn là siêu anh hùng tổ chức sự kiện mà chúng tôi đã biết bạn.
Nếu bạn đang hợp tác với bất cứ một công ty tổ chức sự kiện, bạn có thể hỏi các phương án dự phòng, nếu họ không đưa ra các phương án dự phòng thì tốt nhất bạn dừng ngay việc hợp tác lại.
6. Bỏ qua việc rời khỏi khoảng trống trong dòng thời gian sự kiện của bạn là một vấn đề.
Hết thời gian là một vấn đề lập kế hoạch tổ chức sự kiện lớn. Nhưng tin tốt là nó hoàn toàn có thể tránh được. Lập kế hoạch ngụy biện, một hiện tượng tâm lý được các chuyên gia Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt ra lần đầu tiên vào năm 1979, là xu hướng con người quên rằng mọi thứ đều có thể sai – đặc biệt là khi nói đến các dự án đòi hỏi nhiều bước và con người khác nhau (ahem, giống như các sự kiện).
Chống lại sự thôi thúc tiết kiệm thời gian của bạn bằng cách hiểu rõ nhiệm vụ nào là quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn cũng có thể chuẩn bị cho việc lập kế hoạch ngụy biện ở người khác bằng cách đưa ra cho họ những thời hạn nghiêm ngặt và quá đủ tiến độ trước khi phần ra quyết định hoặc quá trình lập kế hoạch của họ thực sự đến hạn.
7. Thiếu kinh nghiệm làm việc trong thế giới thực có thể là một thách thức trong sự kiện.
Đây không phải là một cú đánh rẻ tiền khi bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Trên thực tế, trang bị cho mình những kiến thức này ngay bây giờ có thể thực sự giúp bạn đỡ đau đầu trong tương lai. Bởi vì hãy đối mặt với nó – bạn sẽ không biết phải làm gì trong mọi tình huống. Và khi bạn đang là trường phòng hay leader cho team của bạn (trong trường hợp bạn đang làm việc ở một công ty tổ chức sự kiện) và bạn hoàn toàn tin tưởng nhân sự mới ra nghề, điều này đáng cảnh báo.
Nhưng đây là một số cách bạn có thể tìm ra trong công việc:
o Có nguồn thông tin về lập kế hoạch tổ chức sự kiện, xu hướng và giáo dục mà bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm lời khuyên khi cần.
o Chỉ định một hoặc hai cố vấn không chính thức cho chính bạn. Bất kỳ ai có kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện hoặc giỏi ứng biến các giải pháp cho các vấn đề đều có thể rất hữu ích khi mọi thứ diễn ra không như ý muốn. Có số của họ (hoặc email) trên quay số nhanh và đảm bảo rằng bạn xin phép họ trước thời hạn.
o Dành thời gian của bạn giữa các sự kiện để đạt được hoặc làm mới chứng chỉ lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn để bạn chuẩn bị tốt nhất có thể khi dự án tiếp theo của bạn bắt đầu.
8. Có nhiều khách hoặc người tham dự hơn dự kiến là một sai lầm trong sự kiện.
Sự kiện của bạn đã hết công suất – đã đến lúc ăn mừng! Nhưng không phải trước khi bạn tìm ra cách họ sẽ tổ chức/cho mọi người ăn/đặt chỗ cho mọi người. Đó là một tình huống tốt nhất mà thực tế không ai có kế hoạch cho (ngoại trừ bạn bây giờ) nhưng nó đã xảy ra.
Cho dù bạn có bán hết vé hay đăng ký trước thời hạn hay không, các chuyên gia lưu ý rằng có rất nhiều cách để dự đoán vấn đề lập kế hoạch tổ chức sự kiện lớn này, miễn là bạn biết những gì cần tìm.
Theo dõi chặt chẽ các diễn đàn sự kiện, đề cập trên mạng xã hội và hoạt động trên ứng dụng sự kiện của bạn. Nếu số người tương tác với sự kiện của bạn trên các nền tảng này cao hơn số người bạn dự kiến tham dự, hãy đảm bảo bạn điều chỉnh kế hoạch của mình cho phù hợp.
9. Không có quy trình quản lý sự kiện có cấu trúc có thể là một thách thức.
Luồng công việc được sắp xếp hợp lý, giao tiếp tập trung và quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể mở rộng không chỉ là những từ thông dụng. Chúng là những công cụ bạn cần để tối đa hóa năng suất và cuối cùng là sự thành công của sự kiện. Tin tốt là có rất nhiều phần mềm và công cụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện miễn phí.
10. Quên lập kế hoạch thu hút người tham dự trước, trong và sau sự kiện là một thách thức.
Vậy là bạn đã lên kế hoạch cho một sự kiện hoàn hảo. Thật tuyệt! Nhưng còn những người tham dự của bạn thì sao? Nếu họ không tham gia, thì vấn đề là gì?
Có 4 loại tương tác chính của người tham dự mà bạn cần thực hiện cho bất kỳ sự kiện nào mà bạn lên kế hoạch:
o Nội dung liên quan đến triển lãm, diễn giả và các hoạt động sự kiện khác.
o Kết nối giữa người tham dự và nhà tài trợ theo những cách thực sự sáng tạo và xác thực.
o Thông tin liên lạc về hậu cần sự kiện và bất kỳ câu hỏi/nhận xét nào nảy sinh.
o Tương tác giữa những người tham dự thông qua các diễn đàn trực tuyến, kết nối trực tiếp và quản lý cộng đồng.
11. Dành ít hoặc không có thời gian để thiết lập hoặc gỡ bỏ sự kiện là một sai lầm trong sự kiện.
Những người tham dự sẽ đánh giá cao việc đến một sự kiện đã sẵn sàng hoàn toàn cho họ, đó là lý do tại sao điều tối quan trọng là bạn với tư cách là người lập kế hoạch tổ chức sự kiện hãy dành nhiều thời gian cho đối tác của mình – hoặc nhiều thời gian nhất có thể mà địa điểm cho phép – để thu xếp mọi thứ. . Bạn thậm chí có thể phát hiện ra rằng địa điểm tổ chức một sự kiện khác trước hoặc sau sự kiện của bạn, điều này sẽ quyết định khó khăn của bạn trong hay ngoài. Bạn ngay lập tức làm việc lại với công ty tổ chức sự kiện mà bạn đang thuê.
Những chi tiết như thế này có thể lọt qua kẽ hở của bất kỳ quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện phức tạp nào nhưng việc suy nghĩ trước và giao tiếp với mọi người từ người quản lý mối quan hệ địa điểm đến công ty cung cấp thực phẩm cho đến nhóm bảng hiệu của bạn sẽ thực sự giúp đảm bảo sự kiện bắt đầu và kết thúc một cách thành công.
12. Bỏ qua việc nghiên cứu những sự kiện hoặc luật địa phương nào khác có thể ảnh hưởng đến việc tụ tập của bạn là một vấn đề.
Một buổi hòa nhạc ngoài trời trên bãi cỏ của viện bảo tàng là một trải nghiệm tuyệt vời cho những người tham dự. Tất nhiên, trừ khi họ thấy mình đang ở trên một tuyến đường diễu hành không có chỗ đậu xe hoặc, nếu họ đến được địa điểm, bằng bất kỳ cách nào để nghe nhạc một cách thoải mái. Đó là một ví dụ phóng đại hy vọng hiểu rõ vấn đề: bạn không thể ngăn các thế lực bên ngoài ảnh hưởng đến sự kiện của mình nhưng bạn chắc chắn có thể lên kế hoạch cho chúng.
Dưới đây là một số cách để nghiên cứu các hoạt động của khu vực địa phương đáng lưu ý:
o Lịch sự kiện của Google cho khu vực, thành phố và vùng lân cận của sự kiện của bạn.
o Hỏi người quản lý địa điểm xem có bất kỳ luật phân vùng nào mà bạn sẽ phải tuân theo không.
o Tiếp cận với những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong khu vực thông qua phương tiện truyền thông xã hội và xem liệu họ có bất kỳ câu chuyện chiến tranh nào mà họ muốn chia sẻ về các khu vực hoặc không gian sự kiện cụ thể hay không.
13. Không nắm bắt được dữ liệu sự kiện có giá trị có thể là một rủi ro sự kiện.
ROI sự kiện của bạn là một trong những cách quan trọng, thiết thực và hiệu quả nhất để đo lường sự thành công của sự kiện. Xin lưu ý là các công ty tổ chức sự kiện luôn luôn, đúng vậy, luôn luôn làm tốt điều này. Bạn đừng biến nó thành thứ mà làm hạ thấp giá trị của công ty tổ chức sự kiện nơi bạn làm việc nhé. Nếu không có, bạn chắc chắn công ty tổ chức sự kiện đó chưa hoàn toàn chuyên nghiệp hoặc chính bạn hãy khắc phục bằng cách có thể ghép các KPI sự kiện quan trọng khác lại với nhau để tìm ra điều gì đã diễn ra tốt đẹp hoặc không diễn ra tốt đẹp. Nhưng dù bằng cách nào, bạn cũng cần dữ liệu để xem tất cả thông tin đó.
Và nó không chỉ quan trọng đối với nhóm của bạn. Các nhà tài trợ trong quá khứ và tương lai cũng sẽ cần xem những con số đó. Ngoài ra, không có cách thực sự nào để xác định những gì bạn có thể cải thiện trong tương lai nếu không có hồ sơ rõ ràng về mức độ hiệu quả của từng sự kiện.
14. Lập trình quá mức lịch trình sự kiện của bạn là một vấn đề.
Cho dù lịch trình của bạn có thú vị đến đâu, mọi người đều cần một chút thời gian nghỉ ngơi ở đây và ở đó. Đảm bảo rằng lịch trình sự kiện của bạn có nhiều điều sau đây:
o Khoảng thời gian miễn phí được chỉ định khi không có sự kiện, hoạt động hoặc bài phát biểu nào đang diễn ra.
o Được nêu rõ ràng hoặc gợi ý giờ nghỉ trưa theo chương trình.
o Thời gian nghỉ ngơi hoàn toàn tách biệt với các sự kiện kết nối mạng, nơi những vị khách hướng nội hơn của bạn có thể xả hơi.
o Thời gian kết thúc sớm vào cuối các sự kiện kéo dài nhiều ngày để người tham dự không bị kiệt sức.
15. Không xác nhận nhà cung cấp của bạn có thể là một lỗi sự kiện.
Lỗi lập kế hoạch tổ chức sự kiện này phổ biến hơn bạn nghĩ. Nếu bạn đang hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện thì ngoài việc thanh toán tiền đặt cọc của bạn, lặp lại chúng trong các chuỗi email có liên quan và xác nhận thời gian thiết lập địa điểm của bạn, bạn cần nhận được một xác nhận cuối cùng trong vòng 48 giờ sau sự kiện. Bạn không thể phó mặc hoàn toàn cho các công ty tổ chức sự kiện khi họi nói rằng họ chuyên nghiệp, khoan hãy tin điều này.
Bạn không bao giờ biết điều gì có thể xảy ra – cho dù đó là công ty tổ chức sự kiện đi nữa và cho dù đó là vấn đề cá nhân trong gia đình hay nhà cung cấp không ổn định, thì việc có văn bản xác nhận từ tất cả các đối tác là một cách tuyệt vời để tránh mọi hiểu lầm. Ngoài ra, nếu có sự cố xảy ra, công ty bảo hiểm sự kiện của bạn có thể sử dụng thông tin liên lạc được lập thành văn bản đó để giúp đảm bảo với họ rằng bạn đã làm mọi thứ trong khả năng của mình để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Nếu không có bảo hiểm, hãy loại ngay những gạch đầu dòng cho sự rủi ro. Ngược lại, hãy chắc chắn rằng có những sự cam kết rõ ràng với các công ty tổ chức sự kiện trên hợp đồng nhé.
