21 thủ thuật năng suất lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Những công ty tổ chức sự kiện hay thậm chí những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện có kinh nghiệm biết rằng chìa khóa thành công là giữ cho kỹ năng của họ sắc bén và hoàn thiện quy trình của họ. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách cải thiện kỹ năng thủ công của mình, thì những thủ thuật năng suất dành cho việc lập kế hoạch sự kiện này là một khởi đầu tốt.
Khám phá các bí quyết năng suất đơn giản để tiết kiệm thời gian khi lên kế hoạch cho các sự kiện. Cho dù bạn làm việc cho một công ty hay có doanh nghiệp của riêng mình, thậm chi kể cả việc bạn đang làm cho một công ty tổ chức sự kiện và bạn đã biết cách lên kế hoạch cho các sự kiện hoành tráng. Nhưng nếu bạn đang tìm cách đẩy mạnh trò chơi của mình, bạn có thể muốn thử một số ý tưởng tuyệt vời này.
21 thủ thuật năng suất lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Làm việc với nền tảng cung cấp KPI dự đoán và quy định.
Có rất nhiều KPI phù phiếm mà nhà tài trợ hoặc đối tác muốn sử dụng khi đo lường mức độ thành công của sự kiện, tuy nhiên, không phải tất cả KPI đều được tạo ra như nhau. KPI dự đoán và theo quy định giúp lập kế hoạch và thiết kế sự kiện nhưng chúng cũng tuyệt vời để dự đoán trước các rào cản.
2. Phát triển công thức ghi chú dự án sự kiện lặp lại.
Tạo một bản ghi cho mọi cuộc họp, lượt truy cập trang web và cuộc gọi điện thoại để giữ cho các ghi chú của bạn nhất quán và có tổ chức. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xáo trộn các thư mục hoặc tệp nhiều trang khác nhau để biết các chi tiết quan trọng. Hầu hết các trình xử lý văn bản đều có khả năng sao chép và dán các tùy chọn định dạng trên nhiều tài liệu, do đó, mẹo nâng cao năng suất này dành cho những người lập kế hoạch có kinh nghiệm thực sự dễ thực hiện nhưng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Trong trường hợp bạn hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện thì những thông tin này hoàn toàn hữu ích
3. Thuê ngoài sản xuất hoặc thiết kế sự kiện.
Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện của công ty, bạn có thể cân nhắc thêm một số chuyên gia vào nhóm của mình. Bên cạnh đó, nếu đây không phải là chuyên môn của bạn, thì bạn sẽ giao nhiệm vụ cho một người thực sự có thể hoàn thành xuất sắc công việc, giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào việc lên kế hoạch thực sự cho toàn bộ công việc. Hoặc cụ thể hơn nữa bạn hãy thuê một công ty tổ chức sự kiện có uy tin và độ chuyên nghiệp cũng như phù hợp với chương trình sự kiện bạn mong muốn
4. Tạo một ngôn ngữ chung với các cộng tác viên của bạn.
Chắc chắn rằng tất cả các bạn đều đồng ý về lý do tại sao sự kiện này lại quan trọng và nội dung của nó là gì, nhưng liệu mọi người có thực sự hiểu? Dành thời gian ở đầu dự án để phát triển tốc ký cho các mục tiêu, đưa chúng xuống 2 hoặc 3 mục tiêu từ khóa. Khi có câu hỏi hoặc nhiệm vụ cần được giao, hãy nhắc nhở các thành viên trong nhóm về ngôn ngữ chung của bạn để giúp mọi người thống nhất quan điểm. Điều này sẽ loại bỏ quá nhiều qua lại hoặc bất kỳ đối tác không tập trung nào mà bạn phải tiếp tục quay lại đúng hướng.
5. So sánh danh sách kiểm tra sự kiện của bạn với các nhà lập kế hoạch cấp trung khác.
Nếu cá nhân bạn không biết nhiều người lập kế hoạch sự kiện ở cấp độ của mình hoặc cao hơn, hãy cân nhắc thử tham gia một nhóm kết nối trên LinkedIn hoặc Facebook. Họ sẽ có những đề xuất hoặc thông tin chi tiết cho bạn để giúp các dự án của bạn diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Nhưng bạn cũng đừng quên rằng ngay cả các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay uy tín, họ cũng đều sử dụng mạng xã hội như một kênh truyền thông hiệu quả, vì thế không có lý do gì bạn từ chối mạng xã hội.
6. Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, hãy xác định Điểm Quảng bá Mạng.
Những người tham dự trước đây hoặc khách hàng hiện tại sẽ giới thiệu sự kiện sắp tới của bạn với mạng của họ? Net Promoter Score của bạn có thể giúp dự đoán mức độ thành công của các con đường tiếp thị đó và liệu dự án có cần tăng cường thêm trong các lĩnh vực khác để thực sự cất cánh hay không.
7. Sử dụng các công cụ, chẳng hạn như Zapier, để tự động hóa các công việc hàng ngày.
Zapier là một công cụ tích hợp ứng dụng về cơ bản giúp tất cả các trang web liên lạc và lập kế hoạch sự kiện mà bạn thường sử dụng nói chuyện với nhau. Nó sẽ giúp cập nhật tất cả dữ liệu của bạn mà không làm xáo trộn quy trình làm việc của bạn với các tác vụ thủ công dư thừa.
8. Phát triển chiến lược ghi chép khi đang di chuyển của bạn.
Một thực tế khoa học là những ý tưởng tốt nhất của bạn sẽ đến khi bạn ngừng suy nghĩ quá nhiều về nó. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là tất cả các câu trả lời bạn cố gắng nghĩ ra trong ngày làm việc thường không xuất hiện trong đầu bạn cho đến sau này khi bạn tham gia giao thông, đi uống cà phê với bạn bè hoặc thư giãn vào buổi tối. Giữ những nguồn cảm hứng này ở một nơi (chẳng hạn như trong Evernote, trong hộp thư đến dành riêng cho email hoặc trong nhật ký cũ đơn giản) để bạn không bị mất chúng.
9. Hợp lý hóa sự tham gia của các bên liên quan vào sự kiện quan trọng thông qua một trung tâm liên lạc trung tâm.
Họ nói đúng như vậy – phần mềm lập kế hoạch sự kiện (như những phần mềm trong danh sách này) có thể giúp bạn trở thành ngôi sao nhạc rock lập kế hoạch sự kiện hiệu quả.
10. Lập kế hoạch sự kiện của bạn Linh hoạt.
Nếu bạn chưa quen với quản lý dự án linh hoạt, hãy nhớ xem hướng dẫn hữu ích dành cho người mới bắt đầu này. Về cơ bản, phương pháp này cho phép các cộng tác viên giải quyết vấn đề khi họ thấy phù hợp miễn là việc đó được hoàn thành trong khung thời gian quy định, điều này sẽ giúp bạn không phải thực hiện thêm bất kỳ hoạt động theo dõi hoặc giám sát nào. Và thật ra các công ty tổ chức sự kiện cũng không thoát khỏi những kiểu này, vẫn phải linh hoạt để phù hợp với mọi tình huống.
11. Tạo thói quen tiếp cận và kết nối mạng nền tảng.
Điều này áp dụng cho tất cả các khía cạnh trong sự nghiệp của bạn, bao gồm khách hàng tiềm năng lập kế hoạch sự kiện, người quản lý địa điểm chính và nhà cung cấp mà bạn muốn phát triển mối quan hệ. Bằng cách tạo thói quen kết nối mạng ngay bây giờ, bạn sẽ có một kho tài nguyên tuyệt vời để tùy ý sử dụng trong tương lai. Hãy thử uống cà phê với một người quản lý địa điểm lớn trong thành phố của bạn mỗi tháng. Hoặc kết nối với hai triển vọng lập kế hoạch sự kiện được nhắm mục tiêu cao qua LinkedIn mỗi tuần.
12. Báo lại tài khoản Gmail của bạn vào những ngày diễn ra sự kiện.
Gmail Snooze tốt hơn tính năng trả lời trong kỳ nghỉ vì nó cho phép bạn chọn từng thư và chọn thời điểm bạn muốn chúng bật lên trong hộp thư đến của mình, cho dù đó là vào cuối ngày, ngày mai, cuối tuần hay tuần tới.
13. Bạn đã đăng ký hàng tuần chưa? Thêm lượt trả phòng hàng tuần vào quy trình của bạn.
Cách bạn kết thúc một tuần cũng quan trọng như cách bạn bắt đầu nó. Gửi email nhanh đến cộng tác viên sự kiện hàng đầu của bạn hoặc các bên liên quan vào mỗi sáng thứ Sáu. Bao gồm một hoặc hai câu hỏi dễ trả lời. Đảm bảo nhấn mạnh sự quan tâm thực sự của bạn đối với những gì họ đang nghĩ hoặc trải nghiệm cho đến nay trong quá trình này. Đó là một cách hay để khiến (và giữ) mọi người làm việc, đầu tư về mặt cảm xúc và sẵn sàng bắt đầu một ngày mới vào thứ Hai.
14. Hệ thống hóa việc tạo ra các sự kiện tập trung vào trải nghiệm.
Thay vì bắt đầu từ đầu với từng nhân khẩu học mới, hãy tạo mẫu theo loại sự kiện, ngành hoặc chỉ để sử dụng chung (hoạt động tốt nhất cho một chuỗi sự kiện dành cho cùng một đối tượng mục tiêu). Bao gồm tất cả thông tin và nghiên cứu bạn thường làm cho loại nhóm này và lưu nó làm tài liệu tham khảo nhanh khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của mình. Nó sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định tổng thể, tốt hơn, nhấn mạnh trải nghiệm của người tham dự ngay từ đầu.
15. Khi liên hệ với các nhà tài trợ, hãy dành thời gian để nhấn mạnh mức độ tham gia của họ nhiều hơn là việc đặt logo.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian qua lại với hàng chục nhà tài trợ. Và bạn sẽ có thể đạt được thỏa thuận nhanh hơn rất nhiều so với việc bạn gửi một loạt tin nhắn chung chung. Như bạn có thể thấy từ các ví dụ về đề xuất tài trợ sự kiện tuyệt vời này, bạn thực sự sẽ gửi ít tin nhắn hơn nhưng nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn với chiến thuật này. Và tin vui là các công ty tổ chức sự kiện cũng rất thích kẹt hợp với các nhà tài trợ để có thể có những sự đồng hành lâu dài.
16. Tạo mẫu email tiếp cận khách hàng và địa điểm của bạn.
Để lại khoảng trống để cá nhân hóa tên và lý do cụ thể của bạn để liên hệ với người đó nói riêng. Sử dụng các chương trình email phản hồi như GetResponse, Sendy và MailChimp để có thiết kế bóng bẩy hơn và phân tích hiệu suất.
17. Tạo khuôn mẫu cho các hợp đồng của bạn.
Có các yêu cầu và điều khoản cơ bản của bạn được phác thảo cho từng loại khách hàng hoặc tùy chọn dịch vụ khác nhau được cung cấp. Lưu trữ tất cả chúng trong cùng một thư mục để dễ dàng tham khảo. Sử dụng một phần mềm hợp đồng để làm cho mọi thứ thực sự dễ dàng.
18. Chuẩn hóa các biểu mẫu tiếp nhận khách hàng trên trang web của bạn.
Yêu cầu mọi thông tin bạn thường thu thập trong một cuộc gọi thăm dò. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm những rắc rối của một cuộc họp khác. Ngoài ra, bạn có thể phản hồi bằng một đề xuất, một hợp đồng và một số bước tiếp theo được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ khiến quả bóng lăn nhanh hơn nữa.
19. Chuyển sang các nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Việc xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng và thu hẹp các loại địa điểm cụ thể trên nhiều thành phố đều có thể được hoàn thành bởi một trợ lý trên một trong những nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng tuyệt vời này.
20. Loại bỏ mọi phiền nhiễu trong thời gian làm việc được phân bổ.
Dành một ngăn kéo hoặc hộp trang trí cho điện thoại di động của bạn và đặt nó vào đó khi bạn phải tập trung. Bạn cũng có thể cài đặt phần mềm ngăn chặn sự phân tâm trên máy tính của mình. Và nếu tình hình thực sự nghiêm trọng, hãy tìm một người bạn có trách nhiệm để kiểm tra vào đầu mỗi phiên. Nói với họ những gì bạn dự định hoàn thành trong khung thời gian đã định. Sau đó kiểm tra với họ ở cuối. Phân tích lý do tại sao bạn đã làm hoặc không hoàn thành mục tiêu của mình và họ cũng có thể làm như vậy.
21. Sử dụng Nguyên tắc Pareto để hướng dẫn việc ra quyết định của bạn.
20% công việc của bạn dẫn đến 80% kết quả của bạn. Sử dụng cách suy nghĩ này để đánh giá cách bạn tiếp cận với các nhà tài trợ, nhóm người tham dự mục tiêu mà bạn tiếp thị trước tiên và hoạt động lập kế hoạch sự kiện nào đang chiếm quá nhiều thời gian trong lịch của bạn mặc dù trước đây chúng không hiệu quả như thế nào .
