Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện sang trọng với 12 chìa khóa. Bạn biết các yếu tố cần thiết của việc lập kế hoạch sự kiện và điều hướng các vấn đề không thể tránh khỏi một cách khéo léo. Giờ đây, bạn đang dự tính đưa doanh nghiệp của mình trở nên cao cấp và tham gia vào thị trường sự kiện sang trọng. Có chắc là các công ty tổ chức sự kiện mới đảm nhiệm được vai trò này, hay chính bạn cũng có thể tự đảm nhiệm được
Để bắt đầu, điều quan trọng là phải hiểu suy nghĩ của khách hàng cao cấp để bạn có thể đáp ứng mong đợi của họ. Để thành công trong thị trường này, bạn phải tạo sự khác biệt cho bản thân và dịch vụ của mình.
Trên hình Sự kiện hội nghị thường niên công ty Tân Á Đại Thành trên Du thuyền 5 sao diễn ra tại Hạ Long do công ty tổ chức sự kiện META thực hiện
Ở đây chúng ta xem xét kỹ hơn những gì cần thiết để chuyển doanh nghiệp lập kế hoạch sự kiện của bạn sang phân khúc cao cấp, đặc biệt. Hiển nhiên các công ty tổ chức sự kiện họ luôn có những thế mạnh riêng, nhưng bạn cũng có những thế mạnh mà các công ty tổ chức sự kiện chưa chắc có được.
Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện sang trọng với 12 chìa khóa
Điều gì đặt luxe trong các sự kiện sang trọng?
Nếu bạn đang xem xét lập kế hoạch sự kiện cao cấp, thì bạn đã biết câu trả lời. Nếu không, hãy nhấn tạm dừng và thực hiện nghiên cứu của bạn để bạn hiểu điều gì làm nên sự khác biệt của các sự kiện sang trọng so với các công việc khác. Nếu công ty tổ chức sự kiện chưa đủ khả năng, cũng bỏ qua và quay lại bàn làm việc của bạn làm những việc hàng ngày.
Xem qua các trang web có đối tượng mục tiêu hiếm, hoặc chỉ cần tìm kiếm ‘sang trọng’ trên các ấn phẩm cao cấp. Instagram là nền tảng tiếp cận để người trong cuộc có cái nhìn sâu sắc về trải nghiệm và thị trường xa xỉ. Đừng giới hạn số lượt theo dõi của bạn đối với các tài khoản lập kế hoạch sự kiện”bao gồm du lịch sang trọng, sản phẩm, trải nghiệm để tìm hiểu (và theo kịp) các xu hướng cao cấp.
Một mẫu của các yếu tố sự kiện sang trọng:
o Hàng ngàn bông hoa tạo thành các tác phẩm nghệ thuật lắp đặt trên trần nhà.
o Tượng pha lê cho mỗi khách dự tiệc cưới.
o Thuê một đầu bếp nổi tiếng cho dịp này.
o Thiết kế một đêm đầy sao trong nhà, hoàn chỉnh với đèn chùm pha lê và đèn cổ tích.
o Quay phim bằng máy bay không người lái.
o Nhạc sống ” chẳng hạn như một ban nhạc nổi tiếng, một dàn đồng ca hoặc một nhóm tứ tấu đàn dây.
Nói tóm lại, các sự kiện sang trọng có các yếu tố khiến khách mời phải trầm trồ về tính độc đáo, tính nghệ thuật và vẻ đẹp của chúng. Nhưng đừng nhầm lẫn về khả năng của các công ty tổ chức sự kiện nhé, có thể họ nghiệp dư có thể họ vừa mới chập chững cho sự sang trọng.
Làm thế nào để chuyển sang thị trường tổ chức sự kiện cao cấp, sang trọng
Một trong những nhà tổ chức đám cưới sang trọng hàng đầu thế giới, cho biết cách tiếp cận tốt nhất là làm việc theo cách của bạn, xây dựng kinh nghiệm và tạo dựng danh tiếng trước khi bước vào thị trường cao cấp. Bạn hay công ty tổ chức sự kiện của bạn có thể bắt đầu với một khát vọng và một mục tiêu, nhưng kinh nghiệm là rất quan trọng. Bạn cần có kinh nghiệm trước khi có thể quản lý và phân bổ ngân sách lớn, cô ấy nói trong Trò chuyện về thị trường đám cưới với Tin tức thị trường đám cưới.
Khi bạn làm việc với nhiều khách hàng, ngân sách và địa điểm khác nhau, bạn sẽ học cách xử lý tốt, xấu và uh-oh. Bạn muốn hầu hết những sai lầm lớn của mình và cơ hội học hỏi xảy ra trước khi tiếp nhận những khách hàng sang trọng. Thị trường cao cấp nhỏ hơn nhiều và những vụ lừa đảo lớn sẽ nhanh chóng lan rộng khắp vùng Champagne.
Bạn hay thậm chí công ty tổ chức sự kiện của bạn sẽ biết mình đã sẵn sàng khi đối mặt với một tình huống bắt đầu trở nên rắc rối, vẻ bề ngoài chuyên nghiệp của bạn không bao hàm sự hoảng loạn hoàn toàn, mà là kinh nghiệm thực tế sâu sắc và sự hiểu biết về các giải pháp khả thi.
5 bước cần thiết để lập kế hoạch kinh doanh cho sự kiện sang trọng:
1. Tạo thương hiệu tổ chức sự kiện sang trọng của bạn.
Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu xử lý các sự kiện cao cấp, bạn cần có một trang web và danh mục đầu tư dành riêng cho sự sang trọng. Giao diện rất quan trọng: Khách hàng cao cấp muốn xem những gì độc đáo về dịch vụ của bạn. Hãy xem phông chữ khởi sắc trên sách tìm kiếm, phong cách sành điệu và năng lượng được thể hiện, cũng như màu sắc quy mô lớn và sự sang trọng trong phòng trưng bày sự kiện của bạn phải đủ tầm, đừng quá màu mè hoa lá hẹ để giảm tính sang trọng một cách lố bịch. Và chúng tôi hoàn toàn biết rất nhiều công ty tổ chức sự kiện có cách thiết kế chưa được bắt mắt cho lắm.
Hãy tưởng tượng những khách hàng trong mơ của bạn và thiết kế bố trí bàn ăn, bến cảng và sơ đồ chỗ ngồi đặc biệt dành cho khách trong tâm trí họ. Chụp ảnh sáng tạo của bạn để sử dụng trên trang web và tài liệu quảng cáo của bạn. Sử dụng các mối quan hệ bạn đã phát triển trong ngành để giúp bạn lúc đầu; yêu cầu các nhiếp ảnh gia và các nhà cung cấp khác đóng góp thời gian và dịch vụ để đổi lấy cơ hội quảng cáo.
Cân nhắc hỏi khách hàng xem họ có cho phép bạn đưa các yếu tố cao cấp vào các sự kiện của họ miễn phí hay không. Bạn sẽ phải trang trải chi phí, nhưng nó mang lại cho bạn cơ hội chia sẻ những ý tưởng sáng tạo, sang trọng và giới thiệu chúng trên trang web của bạn” và khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao những bổ sung miễn phí, sang trọng.
2. Kết nối với các khách hàng cao cấp tiềm năng.
Sau khi bạn có danh mục đầu tư và trang web phù hợp, hãy tìm hiểu xem khách hàng tiềm năng của bạn ở đâu” và dành thời gian ở đó để bạn có thể xây dựng mối quan hệ và mạng lưới. Nếu bạn chưa nhắm mục tiêu đến đám đông quốc tế, hãy bắt đầu gần nhà hơn: Tham dự các sự kiện chuyên nghiệp tại câu lạc bộ gôn địa phương, tham dự bữa trưa của các nhà tài trợ tại bảo tàng nghệ thuật hoặc làm việc trong phòng trong buổi dạ tiệc gây quỹ tại nhà hát.
Chuẩn bị sẵn danh thiếp và quảng cáo chiêu hàng thang máy của bạn mọi lúc. Với tư cách là một nhóm, khách hàng cao cấp mong đợi và tham gia vào mạng lưới. Duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về hành vi chuyên nghiệp và làm việc chăm chỉ để duy trì các mối quan hệ tốt đẹp, và các kỹ năng kết nối mạng của khách hàng cuối cùng sẽ phát huy tác dụng đối với bạn. Sau khi bạn khẳng định mình là một đối tác đáng tin cậy, những lời truyền miệng và những lời kêu gọi trên mạng xã hội có khả năng trở thành một nguồn kinh doanh quan trọng. Và lúc này nếu công ty tổ chức sự kiện của bạn đang đảm nhiệm vai trò chính, hãy tự hào vì chính công ty tổ chức sự kiện đang làm cầu nối tuyệt vời cho các bên.
3. Kết nối với các đồng nghiệp lập kế hoạch sang trọng.
Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp tốt với các nhà hoạch định sự kiện khác và nói chuyện với các nhà hoạch định sang trọng lâu đời hơn về kinh nghiệm của họ. Bạn không bao giờ biết khi nào sổ ghi chép của đồng nghiệp sẽ đầy và bạn sẽ nhận được giấy giới thiệu. Các sự kiện sang trọng quy mô lớn thường là sự hợp tác giữa các công ty lập kế hoạch, công ty tổ chức sự kiện và nhà thiết kế hoa”, vì vậy việc xây dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp là điều cần thiết.
4. Chú ý đến quyền riêng tư.
Khi bạn bắt đầu có được những khách hàng sang trọng đáng chú ý, hãy luôn tôn trọng mong muốn của họ về tính công khai so với tính riêng tư. Họ có thể khao khát được truyền thông và mạng xã hội đưa tin về sự kiện sang trọng của họ không? Hay họ chủ động muốn đứng ngoài ánh đèn sân khấu? Tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu này, nếu không các lượt giới thiệu và phương tiện truyền thông xã hội @s sẽ cạn kiệt nhanh chóng.
Những công ty tổ chức sự kiện có cách truyền tải thông điệp về sự tùy ý có chữ ký và tính độc quyền với một trang web cực kỳ tối giản chỉ cung cấp danh mục đầu tư của họ theo yêu cầu. Van Wyck & Van Wyck có phần ‘Được bảo vệ’ trên trang web của họ với danh mục đầu tư độc quyền mà khách hàng tiềm năng không thể nhìn thấy nếu không có mật khẩu.
5. Ghi chép.
Cuối cùng, lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh lặp lại bằng cách theo dõi sở thích của khách hàng và khách của họ trong các công cụ lập kế hoạch sự kiện mà toàn bộ nhóm của bạn có thể truy cập. Ví dụ, một đám cưới được tổ chức tốt có thể dẫn đến việc kinh doanh vào dịp sinh nhật, ngày lễ và các lễ kỷ niệm khác. Đừng quên theo dõi những gì không hiệu quả, để bạn không lặp lại một ý tưởng chỉ nhận được sự đón nhận nồng nhiệt.
Làm thế nào để tạo sự khác biệt cho công ty tổ chức sự kiện sang trọng của bạn 3 cách quan trọng
Đương nhiên, ngân sách sang trọng rất xa hoa, cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới ở Maldives hay một lễ kỷ niệm quốc tế ở Côte d’Azur.
Nhưng điều thực sự làm nên sự khác biệt của các công ty tổ chức sự kiện sang trọng là khả năng mang đến những điều bất ngờ và trải nghiệm cảm ứng cao đáp ứng”và vượt lên trên cả” mong muốn của khách hàng.
Những gì công ty tổ chức sự kiện sang trọng của bạn phải cung cấp:
1. Thiết kế theo yêu cầu:
Các sự kiện sang trọng được cá nhân hóa theo mong muốn thường rất cụ thể của khách hàng. Các giải pháp cắt cookie là không đủ và các mốc thời gian dài hơn bình thường đối với việc lập kế hoạch sự kiện chung. Đặt một đầu bếp nổi tiếng cho sự kiện của khách hàng của bạn sẽ mất thời gian để phối hợp.
Ví dụ về tùy chỉnh trong hành động bao gồm đám cưới với cảm giác nhà kho mộc mạc”nhưng không có nhà kho. Thay vào đó, cảm giác mà cặp đôi mong muốn được tái tạo bằng dầm gỗ bên trong một chiếc lều rộng. Một sự kiện do chuyên gia lập kế hoạch sang trọng tổ chức đã tạo ra một bầu không khí sang trọng với sự trợ giúp của các vũ công trên không biểu diễn bên dưới đèn chùm pha lê và chai rượu sâm panh.
2. Dịch vụ chi tiết, cẩn thận:
Khách hàng đang trả tiền cho dịch vụ đặc biệt “cho chính họ và khách của họ” từ đầu đến cuối. Điều này có nghĩa là các công ty tổ chức sự kiện cung cấp nước có ga ướp lạnh trong các cuộc họp lập kế hoạch và đảm bảo việc đến, đăng ký và khởi hành sự kiện liền mạch cho khách. Các công cụ dịch vụ sự kiện có thể giúp bạn hợp lý hóa số lần đến sự kiện và lưu trữ thông tin chi tiết cho phép bạn cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện cho các VIP.
3. Trải nghiệm độc quyền:
Khách hàng và người tham dự các sự kiện sang trọng ngày nay mong đợi những trải nghiệm tuyệt vời” với các yếu tố thiết kế, giải trí, quà tặng và đồ ăn thức uống không được phổ biến rộng rãi. Với tư cách là người lập kế hoạch, bạn có thể cần tìm nguồn vải cụ thể, phông nền, bối cảnh địa điểm bằng sứ, lâu đài, hoa quý hiếm hoặc thậm chí cả xe ngựa kéo.
4 ưu đãi sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện sang trọng của bạn nổi bật
Nhiều kỹ năng cần thiết của người lập kế hoạch sự kiện sang trọng trùng lặp với các kỹ năng không dành riêng cho thị trường cao cấp. Nhưng có những phẩm chất quan trọng mà các công ty tổ chức sự kiện cần phải đưa doanh nghiệp của họ lên tầm cao, bao gồm:
1. Đánh bóng thương hiệu.
Người lập kế hoạch sự kiện sang trọng không chỉ cung cấp sự kiện”bản thân dịch vụ của người lập kế hoạch là một phần của sự sang trọng. MỌI THỨ nên có thương hiệu: Chuyển hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp bạn sang các tạp chí cao cấp và tài liệu quảng cáo bóng bẩy nằm trên bàn cà phê ở các doanh nghiệp cao cấp khác. Các biểu mẫu và hợp đồng nên được in trên giấy cứng. Mọi email và mọi cuộc gọi điện thoại, từ bạn hoặc bất kỳ ai trong nhóm của bạn, sẽ tạo ấn tượng về tính chuyên nghiệp vượt trội đồng thời có vẻ dễ dàng.
Mạng xã hội quan trọng đối với thị trường xa xỉ, vì vậy hãy khám phá nguồn cấp dữ liệu Instagram của các công ty tổ chức sự kiện xa xỉ mà bạn ngưỡng mộ. Trên Instagram để tìm cảm hứng hoặc khám phá danh sách các nhà thiết kế sự kiện hàng đầu để khám phá những người lập kế hoạch phù hợp với gu thẩm mỹ của bạn.
Tất nhiên, cách bạn thể hiện bản thân với khách hàng cũng rất quan trọng. Một vẻ ngoài gọn gàng, chuyên nghiệp và bóng bẩy là điều bắt buộc”và càng tốt hơn nếu vẻ ngoài của bạn phản ánh phong cách rõ ràng. Những khách hàng sang trọng muốn biết bạn có tầm nhìn và bạn tin tưởng vào giá trị của nó.
2. Khả năng hợp nhất tầm nhìn.
Mặc dù cáccông ty tổ chức sự kiện sang trọng thường được thuê vì phong cách và sự sáng tạo độc đáo của họ, nhưng họ phải có khả năng áp dụng phong cách đó vào tầm nhìn và sự nhạy cảm của khách hàng. Điều đó có nghĩa là đảm bảo hiểu và ưu tiên những gì khách hàng muốn ở mọi bước và từng chi tiết.
3. Sức mạnh và ân sủng.
Người lập kế hoạch sự kiện sang trọng phải nắm chắc những gì có thể cho khách hàng của họ trong ngân sách và khung thời gian được phân bổ. Điều này có nghĩa là phát hiện trước mọi xung đột tiềm ẩn hoặc sự ngắt kết nối và sử dụng giao tiếp khéo léo để quản lý kỳ vọng của khách hàng.
4. Tính linh hoạt và khả năng tiếp cận.
Đồng thời, các công ty tổ chức sự kiện sang trọng phải cúi xuống để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của khách hàng. Bạn sẽ cần phải có mặt một cách ân cần vào những thời điểm bất thường và trong thời gian ngắn. Khách hàng sẽ mong đợi mức truy cập này. Một người lập kế hoạch sự kiện sang trọng có lẽ chỉ nói không khi họ hoàn toàn phải”nhưng khi bắt buộc, họ làm điều đó một cách khéo léo. Để tránh thất vọng, hãy làm rõ những thời điểm bạn không thể truy cập được.
Ngoài những đặc điểm này, người lập kế hoạch sự kiện sang trọng còn dựa vào các kỹ năng cơ bản giống như những người lập kế hoạch sự kiện khác: quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề và con người. Khi bạn tiếp nhận nhiều khách hàng sang trọng hơn, bạn sẽ trau dồi các kỹ năng giúp bạn trở thành một chuyên gia cao cấp, người mang lại những mong muốn của khách hàng thành hiện thực” đồng thời tạo dựng tên tuổi cho chính bạn trong suốt chặng đường.
